Erfahren Sie, wie kleine und mittlere Unternehmen mit einem durchdachten Geschäftsreisemanagement einfach und effizient Geschäftsreisen planen, buchen und verwalten können.
Ihre Mitarbeiter auf Geschäftsreise zu schicken, ist für kleine Unternehmen ebenso wichtig wie für größere Organisationen. Die Möglichkeit, an Veranstaltungen und Messen teilzunehmen und Kunden, Partner, Lieferanten, Investoren und Stakeholder persönlich zu treffen, stärkt die Beziehungen und fördert den Austausch von Ideen und Wissen. All dies ist für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) von entscheidender Bedeutung.
Spätestens seit der Corona-Pandemie ist klar, dass Videokonferenzen und Tools zur Zusammenarbeit das gemeinsame ortsunabhängige Arbeiten bis zu einem gewissen Grad ermöglichen, persönliche Kontakte jedoch Videokonferenzen – vor allem bei kleinen Unternehmen, die auf eine enge Beziehung zu ihren Geschäftspartnern angewiesen sind. Ein gutes Geschäftsreisemanagement ist für KMU daher unerlässlich für den Erfolg ihres Unternehmens.
Warum sind Geschäftsreisen für kleine Unternehmen wichtig?
Die Planung einer Geschäftsreise ist KMU aufgrund einer Vielzahl von Gründen vonnöten. Hier sind ein paar Beispiele:
- Teilnahme an Veranstaltungen und Konferenzen
- Führen von Presse- oder Vorstellungsgesprächen
- Teilnahme an Seminaren und Meetings
- Ausstellung auf Messen
- Halten von Präsentationen oder Vorträgen am Veranstaltungsort
- Beschaffung von Produkten und Treffen mit Zulieferern
- Teilnahme an Schulungen und anderen Fortbildungsmaßnahmen
- Teilnahme an Betriebsausflügen oder Firmenveranstaltungen
Der Unterschied zwischen Geschäftsreisen von kleinen und Geschäftsreisen von großen Unternehmen
Während globale Unternehmen möglicherweise mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf Geschäftsreise schicken, sind es bei KMU eher nur ein oder zwei. Große Unternehmen verfügen in der Regel über größere Budgets, konzentrieren sich stärker auf das Risikomanagement und nutzen ein Reisebüro oder einen Travel Manager, um ihre Dienstreisen planen zu lassen.
Obwohl KMU in der Regel kleinere Budgets haben, um Geschäftsreisen zu planen, geben sie im Verhältnis zum Gewinn oft mehr aus als größere Unternehmen. Es ist daher unerlässlich, dass KMU die Planung ihrer geschäftlichen Reisen optimal angehen, umfassende Reiserichtlinien für Geschäftsreisen ausarbeiten und ihre Sorgfaltspflicht erfüllen. Dabei können Sie Reiseplattformen oder spezielle Tools für das Geschäftsreisemanagement nutzen, um beim Reisen zu sparen und ihre Gewinne zu maximieren.
Neben der Verwaltung ihres Budgets besteht eine weitere Herausforderung für KMU beim Geschäftsreisemanagement darin, den Überblick darüber zu behalten, wo sich ihre Mitarbeiter aufhalten und welche Sicherheits- und Gesundheitsvorschriften an den einzelnen Orten gelten. Unternehmen haben eine Sorgfaltspflicht in Bezug auf die Sicherheit und das Wohlergehen ihrer Mitarbeiter, egal ob diese im Büro oder auf Geschäftsreise sind. Kleine Unternehmen müssen sich genauso an diese Reiserichtlinien für Geschäftsreisen halten wie große Konzerne.
Kommt es zu einem Notfall oder einer Reiseunterbrechung, während die Mitarbeiter geschäftlich unterwegs sind, müssen KMU in der Lage sein, schnell zu reagieren und ihren Mitarbeitern Unterstützung zu bieten. Wenn sie nicht genau wissen, wo sich die Mitarbeiter auf Geschäftsreise gerade befinden und wie ihre Reiseroute aussieht, kann sich dies als schwierig erweisen. Wenn nicht alle benötigten Geschäftsreisedaten an einem Ort leicht zugänglich sind, können kleine Unternehmen den Überblick über den Aufenthaltsort ihrer Mitarbeiter verlieren und deren Sicherheit und Wohlbefinden unfreiwillig aufs Spiel setzen.
Welchen weiteren Risiken sind KMU ausgesetzt, wenn sie keine spezielle Reisemanagement-Lösung für Geschäftsreisen von kleinen Unternehmen einsetzen?
Business-Reisen zu buchen, kann ein teurer und zeitaufwendiger Prozess sein. Um eine komplette Geschäftsreise zu planen, brauchen Büromanagement-Mitarbeiter durchschnittlich 45 Minuten, da sie geeignete Flug- und Unterkunftsoptionen finden müssen, die im Rahmen des Budgets liegen.
Abgesehen davon, dass sie möglicherweise ihrer Sorgfaltspflicht gegenüber ihren Mitarbeitern nicht nachkommen, wenn diese auf Geschäftsreise sind, riskieren KMU auch, dass ihre Mitarbeiter zu viel Geld für Hotels, Mietwagen und Flüge ausgeben oder dass sie nicht wissen, was als Reisekosten gilt und was erstattungsfähig ist. Mitarbeiter buchen ihre Geschäftsreisen möglicherweise ganz nach Belieben. Wenn sie dann am Ende ihre Belege einreichen, können die Kosten für die geschäftliche Reise höher sein, als erwartet.
Ohne ein durchdachtes Geschäftsreisemanagement kann all dies ein Unternehmen viel Zeit, Geld, aber auch Verwaltungsressourcen kosten. Aus diesem Grund setzen große und kleine Unternehmen eine Vielzahl von Geschäftsreiselösungen ein, um die Organisation von Dienstreisen bzw. Geschäftsreisen zu erleichtern. Dabei kann es sich um eine teure Lösung (ein Reiseverwaltungsunternehmen oder ein Geschäftsreisebüro) oder um eine kostenlose Reiseplattform wie Booking.com for Business handeln.
Die Vorteile einer digitalen Plattform für das Geschäftsreisemanagement
Durch den Einsatz einer speziellen Lösung für das Geschäftsreisemanagement wird der Zeitaufwand für die Planung einer Geschäftsreise erheblich reduziert, da das Reisebüro oder die Reiseplattform praktisch als Komplettlösung für alle Anbieter von Reisedienstleistungen (Fluggesellschaften, Hotels, Mietwagenfirmen usw.) fungiert. Klare Regeln, wie z. B. eine Reiserichtlinie für Geschäftsreisen, gewährleisten eine professionelle und verantwortungsvolle Durchführung.
Obwohl die Beschäftigung eines speziellen Reiseverwaltungsunternehmens (Travel Management Company, TMC) oder eines Reisebüros eine praktikable Option für KMU ist, können die Kosten für die Inanspruchnahme dieser Services manchmal unerschwinglich sein. Durch die Nutzung einer kostenlosen digitalen Reiseplattform für das Geschäftsreisemanagement sparen KMU beim Reisen Geld, indem sie ihre Ausgaben für Hotels, Flüge und Mietwagen an einem Ort im Blick haben. Sie können alle erforderlichen Daten nachverfolgen und alle mit einer Reise verbundenen Vorgänge auf genaue und transparente Weise online dokumentieren.
Onlinelösungen für das Geschäftsreisemanagement verfügen über Dashboards, die einfach zu bedienen und zu navigieren sind und für deren Einrichtung keine zusätzliche Unterstützung durch ein Reisebüro erforderlich ist. Wenn Sie also eine Geschäftsreise planen, kann Ihr Büromanagement innerhalb weniger Minuten damit loslegen. Die Reiseplattform protokolliert alle Reisedaten des Unternehmens, wodurch Verwaltungskosten und Streitigkeiten bei der Geltendmachung von Ansprüchen verringert werden. Darüber hinaus kann sie mit zahlreichen Geräten – Telefon, Laptop, Desktop und Tablet – synchronisiert werden, sodass Sie jederzeit auf alle wichtigen Daten zu Ihrer geschäftlichen Reise zugreifen können.
Spezielle Berechtigungen können so eingerichtet werden, dass neben den Geschäftsreisenden selbst auch andere Mitarbeiter des Unternehmens auf die Plattform zugreifen können, z. B. Mitarbeiter aus dem Finanzmanagement, dem Geschäftsreisemanagement, der Büroleitung, der Geschäftsführung oder der persönlichen Assistenz.
Reiseplattformen machen es auch überflüssig, dass ein Unternehmen selbst individuelle Preise aushandeln muss, da die Technologie das kollektive Volumen nutzt, um im Namen Ihres Unternehmens auf Rabatte und Treueprogramme zuzugreifen. Alles, was Sie tun müssen, ist, sich bei der richtigen Geschäftsreiseplattform anzumelden, um die besten Preise und die besten Angebote für Hotels, Flüge und Mietwagen zu erhalten.
Durch die Nutzung einer Reiseplattform können KMU auch problemlos eine komplette Business-Reise buchen – mit Flug, Hotel und Mietwagen. Sie müssen nicht nach den besten Angeboten suchen und diese separat buchen. Die Plattform erledigt dies für Sie, indem sie ihr Suchvolumen nutzt, um auf alle verfügbaren Reiserabatte zuzugreifen. So brauchen Sie weniger Zeit, sparen beim Reisen Geld und erhöhen die Produktivität Ihrer Mitarbeiter.
Onlinelösungen für das Geschäftsreisemanagement enthalten auch alle Informationen über die Aufenthaltsorte der Mitarbeiter, die auf Knopfdruck abgerufen werden können. Wenn sie wissen, wo sich ihre Mitarbeiter aufhalten, können die Unternehmen sie ausfindig machen und in ihrem Namen die notwendigen Buchungsänderungen vornehmen, wenn sich Umstände ändern oder unvorhergesehene Ereignisse auf der Geschäftsreise eintreffen.
Es gibt viele weitere Vorteile für kleine Unternehmen, die eine digitale Reiseplattform für ihr Geschäftsreisemanagement nutzen. Dazu gehört:
- Die Möglichkeit, an einem Ort eine komplette Geschäftsreise planen, buchen und verwalten zu können (Unterkunft, Flüge, Züge, Mietwagen, Büroräume usw.) – und gleichzeitig auf die besten Angebote zuzugreifen
- Gewährleistung der Sicherheit und bessere Einhaltung der Reiserichtlinien für Geschäftsreisen
- Geld sparen beim Reisen: Viele digitale Reiseplattformen sind billiger als Reisebüros oder Travel Manager – einige sind sogar völlig kostenlos
- Möglichkeit, die Reiseroute eines Mitarbeiters zu teilen und sich mit anderen Mitarbeitern auf der Geschäftsreise abzustimmen
- Verringerung der mit der Erstellung von Spesenabrechnungen verbundenen Verwaltungskosten
- Möglichkeit, berufliche und private Reisen zu kombinieren, z. B. durch digitales Nomadentum oder „Bleisure“-Reisen (Business + Leisure
Der beste Weg, mit der Reiseplattform Booking.com for Business als kleines Unternehmen Geld bei Geschäftsreisen zu sparen
Die Verwendung einer vertrauenswürdigen Onlinelösung für das Geschäftsreisemanagement ist der beste Weg für kleine Unternehmen, Geld bei Geschäftsreisen zu sparen. Die Nutzung von Booking.com for Business ist völlig kostenlos – es fallen keine Buchungsgebühren und keine Registrierungsgebühr an. Es bietet eine schlüsselfertige Lösung für KMU, die ihren gesamten Geschäftsreisebedarf an einem Ort selbst verwalten können. Mit nur wenigen Klicks können Mitarbeiter komplette Dienstreisen planen und buchen – und somit alle Punkte auf ihrer Checkliste für Geschäftsreisen abhaken. Sie erhalten die besten Angebote für Hotels, Mietwagen und Flüge, sodass es nicht nötig ist, nach jedem Teil der Reise einzeln zu suchen.
Die Reiseplattform Booking.com for Business bietet eine große Auswahl an Unterkünften und Reiseservices für KMU sowie Millionen von transparenten Bewertungen von echten Kunden. Benutzer können Genius-Level-Rabatte nutzen und Treuekarten oder Prämienprogramme zum Tool hinzufügen und sparen beim Reisen so noch mehr. Außerdem können sie sich ganz einfach für Hotels mit Richtlinien für nachhaltigeres Reisen entscheiden, da diese durch ihre Teilnahme am Programm „Nachhaltiger reisen“ – ein branchenführendes Rahmenwerk für Nachhaltigkeit – und die Kennzeichnung für nachhaltigeres Reisen leicht zu finden sind.
Die Benutzeroberfläche von Booking.com for Business ist benutzerfreundlich, einfach zu navigieren und schnell zu bedienen. In nicht einmal fünf Minuten können Nutzer damit beginnen, ihre Geschäftsreisen zu planen und zu buchen – ganz ohne Unterstützung durch ein Reisebüro. Die Technologie des maschinellen Lernens hilft den Mitarbeitern bei der Auswahl der besten Optionen für ihre Anforderungen, indem sie die besten Preise entsprechend den betrieblichen Reiserichtlinien für Geschäftsreisen und den bisherigen Entscheidungen der Nutzer hervorhebt.
