Los viajes de trabajo pueden ser caros. Ahorrar en estos viajes requiere del esfuerzo de todos los empleados, no solo de los de alto nivel. Desde el director de finanzas que busca ajustar los gastos anuales, hasta el gestor de viajes de empresa abrumado por un sinfín de detalles y con ganas de complacer a sus compañeros, pasando por el cansado viajero que puede tener la necesidad de gastar un poco más en un momento de apuro: se trata de un trabajo de equipo.
Cómo ser más rentable en los viajes de trabajo
El método principal para ahorrar gastos en los viajes de trabajo es establecer una norma de gastos precisa y razonable en tu política de viajes de trabajo.
El segundo método de ahorro más eficaz es contar con un seguro de viajes adecuado para los viajes de empresa. Descubre todo lo que tienes que saber sobre los seguros de viajes de trabajo aquí.
Estos son nuestros consejos para reducir costes, sin necesidad de sacrificar el confort y la calidad, en cada una de las áreas involucradas en los viajes de empresa:
- Ahorrar en vuelos - Puede parecer contraproducente, pero pagar un poco más por vuelos para viajes de trabajo flexibles puede ahorrar miles de euros anuales en gastos de viaje. Aunque los sitios web de viajes son un buen punto de partida para buscar tarifas aéreas, te recomendamos que eches un vistazo a la página de la aerolínea antes de pagar, ya que a menudo ofrecen tarifas similares por los vuelos sin los gastos de servicio añadidos de los sitos web de viajes. Es aconsejable planificar con bastante antelación para conseguir las mejores ofertas en vuelos.
- Ahorrar en alojamiento - Cuando elijas tu hotel para viajes de trabajo, asegúrate de elegir una habitación que incluya wifi gratuita, desayuno gratuito y que dé acceso gratuito a las salas de reuniones/conferencias. También puede ser positivo elegir un hotel con aparcamiento gratuito y con cancelación gratuita en caso de que haya un cambio de viaje de última hora. Reservar con antelación también contribuye a ahorrar costes.
- Ahorrar en coches de alquiler - Para ahorrar en coches de alquiler para viajes de trabajo, deberías plantearte evitar las agencias de alquiler de los aeropuertos, ya que suelen cargar una tasa de aeropuerto diaria que puede llegar a alcanzar un 25% del coste total. Además, algunas tarjetas de crédito de empresa cubren el seguro del coche de alquiler. Reservar con bastante antelación también contribuye a ahorrar costes.
- Ahorrar en las comidas - Reservar un hotel con desayuno incluido es una de las mejores formas de ahorrar costes en comida durante un viaje de trabajo. Cuando sea necesario ir a un restaurante para reunirse con un cliente, recomienda los almuerzos de negocios, ya que suelen ser menos caros que las cenas con platos de porciones similares.
La estrategia de viajes de trabajo puede ayudarte a gestionar los costes
Si no se entiende la relación entre la estrategia y el ahorro de costes en los viajes, los objetivos de reducción de costes se suelen fijar para que cada unidad de negocio asuma su "parte equitativa" - independientemente de si encaja o no con la estrategia. Como consecuencia, se puede privar a las unidades de alto rendimiento de los recursos que necesitan para crecer y dejar a algunas unidades de bajo rendimiento con más de lo que necesitan.
Para que el gestor de viajes de empresa tome decisiones eficaces para ahorrar, necesita información para comprender los motivos de los gastos de viaje. Por ejemplo, solo alguien como el director nacional de ventas dispone del conocimiento necesario para saber qué reunión con clientes tiene que ser cara a cara y cuál se puede hacer por otros métodos, como una videoconferencia.
Cuando las reuniones tienen que ser presenciales, los costes se pueden reducir aún más con una mayor oferta de opciones de hoteles, que incluya hoteles más a medida y opciones de B&B que también atraigan a los viajeros, pero que al mismo tiempo sean más baratas que los hoteles para viajes de negocios.
Solo al trabajar con estas partes interesadas de la empresa y al comprender las prioridades estratégicas puedes descubrir dónde priorizar los gastos en viajes. Y lo mismo se aplica cuando se busca consolidar los viajes de trabajo. Aunque haya ocasiones en las que tenga sentido combinar o alargar un viaje de trabajo para ahorrar, no siempre tiene sentido desde el punto de vista empresarial. Por ejemplo, planificarse para reunirse con más de un cliente en los viajes podría ahorrar un vuelo adicional o una noche de hotel.
Sin embargo, si hay retrasos imprevistos, lo que supone que se cancele la segunda reunión, o si la persona que viaja está demasiado cansada como para hacerlo bien en la reunión, ese ahorro de costes no tiene por qué ser necesariamente la decisión correcta. De nuevo, hablar con los equipos locales te ayudará a identificar dónde tiene sentido consolidar los viajes y dónde se gastará más de lo que se ahorrará.
Cómo gestionar los costes ocultos de la empresa
El gestor de viajes de empresa suele controlar bien los costes generales de los viajes de empresa, como comidas, bebida, vuelos y alojamiento. Incluso cuando estas compras incumplen la política de la empresa, se puede conciliar la información a través de los datos de la tarjeta de crédito de empresa y los informes de gastos - , aunque esta no sea una situación ideal. No obstante, hay muchos costes "ocultos" relacionados con los viajes de trabajo que no son tan fáciles de controlar. Entre estos se incluyen:
- Impuestos sobre las ventas internacionales - Se pueden reclamar en algunas compras, pero para poder hacerlo hay que controlarlos.
- Cargos del móvil por su uso fuera de contrato - Mejorar los contratos de empleados antes de los viajes puede ahorrar datos y otros cargos por llamadas.
- Propinas - Según la costumbre local, los propinas pueden aumentar hasta un 20% el coste de la comida y la bebida. Una forma de gestionar este coste es orientar sobre las propinas en tu política de viaje. Además, fomentar el pago de propinas con las tarjetas de crédito de empresa aumentará la visibilidad sobre cuánto se ha gastado.
- Fluctuaciones de los costes por temporada - Los festivos locales, las fiestas nacionales e incluso las conferencias de negocios más importantes pueden aumentar el índice de ocupación y los costes generales del viaje. Si no es necesario que el viajero esté en el destino en temporada alta, retrasar el viaje puede reducir los costes.
- Procesos en papel/manuales - No son solo las personas que viajan las que pueden aumentar los costes ocultos del programa de viajes. Según un informe de Certify, el 20% de las empresas sigue utilizando algún tipo de proceso manual (ya sea en papel o en hojas de cálculo) para gestionar los datos de los viajes y gastos, lo que aumenta la probabilidad de cometer errores y de tener que informar de dichos errores.
- Conversión monetaria - ¿En qué moneda se hace el gasto y en qué moneda se contabiliza? ¿Hay discrepancias?
- Tiempo - ¿Cuánto tardan los empleados en reservar su viaje? Mejorar la experiencia del usuario a la hora de reservar puede reducir costes en términos del tiempo que invierten los empleados en el proceso.
El problema principal de estos costes ocultos es que crean lagunas en los datos de gastos, lo que puede traducirse en:
- Rebasar tu presupuesto de viaje, porque no ves todos los costes
- Negociaciones menos eficaces con los proveedores, ya que no tienes una panorámica completa de todo lo que se gasta con un proveedor
- Problemas con el cumplimiento del deber de asistencia, ya que no sabes donde se alojan los viajeros, lo que hace que sea más complicado ponerse en contacto con ellos en caso de emergencia
Para gestionar el gasto en viajes, necesitas saber qué datos buscar y dónde encontrarlos.
Cómo fijar tu presupuesto para viajes de trabajo
Un factor esencial para ahorrar costes es contar con un presupuesto eficaz. Para los gestores de viajes de empresa, conocer la mejor forma de presupuestar para la empresa puede marcar la diferencia entre mantener los costes a raya o ver cómo se descontrolan. Aquí tienes cuatro consejos para fijar tu presupuesto para viajes de empresa:
- Presupuesto fijo - Un presupuesto fijo, planificado antes de un periodo de tiempo determinado, es una cantidad fija asignada para cubrir los gastos previstos.
- Presupuesto flexible - Los presupuestos se fijan para un periodo de tiempo concreto, pero pueden cambiar durante dicho periodo para reflejar la demanda.
- Presupuesto basado en los resultados - Los presupuestos se asignan para financiar actividades que contribuyen a los objetivos empresariales. Los presupuestos basados en los resultados no se diseñan para castigar o recompensar a ninguna unidad de negocio, sino que se centran en trabajar hacia un objetivo común. Este enfoque facilita justificar los cambios presupuestarios para satisfacer las necesidades empresariales. Se suele utilizar en el sector público, pero también se puede aplicar al sector privado.
- Presupuesto de base cero - Todos los gastos se deben justificar para cada nuevo periodo. De acuerdo con este enfoque, cada unidad de negocio se somete a evaluación por sus necesidades y costes. Los presupuestos se crean en función de lo que se necesita para el siguiente periodo, independientemente de si es superior o inferior en comparación con los presupuestos anteriores.
Análisis comparativo de los costes de los viajes de trabajo
Establecer el tipo de presupuesto que se va a utilizar solo es una parte del rompecabezas. La otra parte es establecer el punto de referencia para tu presupuesto para viajes. Hay varios tipos de presupuestos para viajes de empresa. Descubre cuál es el que mejor se adapta a tus necesidades:
- Historial de gastos - Establece tu presupuesto en función de lo que has gastado en los años anteriores.
- Asignación presupuestaria anual - Mediante un proceso de presupuestación anual, se asigna una cantidad fija para cubrir los viajes y los gastos.
Ahorrar en tu programa de viajes nunca será tarea fácil. Estás intentando aportar valor a la empresa sin derrochar ni ser demasiado restrictivo. No existe un único enfoque para controlar los costes. Pero al incorporar un enfoque nuevo al ahorro de costes, reajustando tu estrategia y replanteándote cómo fijas tu presupuesto de viajes, es posible tener una mayor perspectiva que te ayude a tomar decisiones razonadas sobre tus costes. Se trata de trabajar para comprender las necesidades de la empresa y elaborar un enfoque de ahorro de costes que aporte valor real a la organización.
En una iniciativa de ahorro de costes en los viajes, es fundamental hacer un seguimiento de todos los costes, incluidos los costes ocultos ya mencionados. Estos datos pueden proceder de informes de gastos, los datos de las tarjetas de crédito de empresa y los motores de reservas online, pero la clave es asegurarse de que estos datos se consoliden y se vean fácilmente. Si los viajeros reservan por su cuenta con sus propias herramientas, puedes considerar conectar estas herramientas a tu programa actual de gestión de viajes para que la visibilidad y los informes de gastos sean precisos.
