Les voyages d’affaires peuvent coûter cher. Économiser de l'argent sur les voyages d'affaires nécessite des efforts de la part de tous les employés, pas seulement de la hiérarchie. Que ce soit le directeur financier ou la directrice financière qui cherche à réduire les coûts annuels, le ou la responsable des voyages dépassé(e) par les événements qui cherche à faire plaisir à ses collègues, ou le voyageur ou la voyageuse épuisé(e) qui peut soudain éprouver le besoin de dépenser plus, tout le monde doit y mettre du sien.
Comment économiser davantage lors des voyages d'affaires ?
La méthode principale pour réduire les coûts pendant un voyage d'affaires consiste à définir une règle de dépenses précise et raisonnable dans votre politique de voyages d'affaires.
La deuxième méthode la plus efficace consiste à s’assurer que vous disposez d’une assurance voyage d'affaires adéquate. Vous trouverez tout ce que vous devez savoir sur l’assurance voyage d'affaires ici.
Voici nos conseils pour réduire les coûts dans chacun des domaines des déplacements professionnels où c’est nécessaire, sans pour autant sacrifier le confort et la qualité :
- Économiser de l'argent sur les vols - Même si cela peut sembler contre-productif, payer un supplément pour des vols d'affaires flexibles peut vous faire économiser énormément d’argent sur les frais de déplacement chaque année. Vous pouvez consulter des sites de voyage pour commencer vos recherches de billets d’avion, mais nous vous conseillons de vous rendre sur le site Internet de la compagnie aérienne avant d'effectuer votre paiement, car il est fréquent d’y trouver des tarifs similaires pour les vols avec les coûts de service en moins. Il est recommandé de planifier ses voyages longtemps à l'avance afin d’obtenir les meilleures offres sur les vols.
- Économiser de l'argent sur l'hébergement - Lorsque vous choisissez votre hôtel pour un voyage d'affaires, assurez-vous de choisir un hébergement qui comprenne le Wi-Fi gratuit, le petit-déjeuner gratuit et l'accès gratuit aux salles de réunion/conférence. Il peut également être avantageux de sélectionner un hôtel qui met à disposition des clients un parking gratuit et qui propose l’annulation gratuite. Cette dernière peut s’avérer très utile si vous devez modifier votre voyage en urgence. Effectuer votre réservation à l'avance vous aidera également à réduire les coûts.
- Économiser de l'argent sur les voitures de location - Pour faire des économies sur les locations de voitures d'entreprise, vous devriez envisager d'éviter les agences de location dans les aéroports, car elles facturent souvent une taxe d'aéroport quotidienne pouvant atteindre 25 % du coût total. De plus, certaines cartes de crédit professionnelles couvrent l'assurance des voitures de location. Effectuer votre réservation bien à l'avance vous aidera également à réduire les coûts.
- Faire des économies sur les repas - Réserver un hôtel avec petit-déjeuner inclus est l'un des meilleurs moyens de réduire les coûts liés à la nourriture lors d'un voyage d'affaires. Pour les repas d’affaires, optez pour des déjeuners plutôt que des dîners, car ceux-ci sont souvent moins chers et proposent généralement des portions similaires.
Faire preuve de stratégie lors de la planification des voyages d'affaires peut vous aider à mieux gérer les coûts
Sans une réelle compréhension du lien entre stratégie et économies sur les frais de déplacement, les objectifs de réduction sont souvent fixés de manière à ce que chaque unité commerciale prenne « la part qui lui revient » - sans que l’on se demande si cela est en accord avec la stratégie de l’entreprise. Par conséquent, cela peut priver les unités de haute performance des ressources dont elles ont besoin pour se développer et attribuer plus à certaines unités sous-performantes que ce dont elles ont vraiment besoin.
Pour que les responsables des voyages puissent prendre des décisions efficaces en matière de réduction des coûts, certaines informations sont nécessaires pour comprendre les raisons qui se cachent derrière les frais de déplacement. À titre d’exemple, seul le responsable des ventes d’un pays donné dispose des connaissances à avoir pour décider s’il est préférable de rencontrer tel ou tel client en personne ou si un rendez-vous en vidéoconférence suffit.
Lorsqu’il est jugé nécessaire de rencontrer un client en personne, les coûts peuvent encore être réduits grâce à un choix plus large d'hôtels, y compris des hôtels sur mesure et des Bed & Breakfasts qui satisfont les voyageurs en plus d’être moins chers que les hôtels d'entreprise.
Ce n'est qu'en incluant ces parties prenantes internes dans la discussion et en prenant en compte vos priorités stratégiques que vous saurez dans quel domaine vous pouvez ou non faire des économies. La même logique est valable lorsque l'on cherche à faire d’une pierre deux coups avec les voyages d'affaires. Bien qu'il y ait des occasions où il semble logique de combiner ou de prolonger ses voyages d'affaires pour réduire les coûts, cela ne sera pas toujours judicieux pour l’entreprise. Par exemple, il est tentant de s’arranger pour rencontrer plus d'un client lors d'un déplacement afin d’économiser le coût d’un vol supplémentaire ou d'une nuit d’hôtel.
Cependant, en cas de retard inopiné ayant pour conséquence l’annulation de la deuxième réunion, ou si les voyageurs sont trop fatigués pour être vraiment performants lors de cette réunion, la réduction des coûts n'est pas forcément la meilleure décision. Une fois de plus, échanger avec les équipes locales vous aidera à identifier les cas où cumuler les rendez-vous pendant un déplacement vous permettra de réellement économiser et ceux où cela n’en vaudra pas la peine.
Comment gérer les coûts d’entreprise cachés ?
Les responsables des voyages ont généralement une bonne maîtrise des frais généraux des voyages d'affaires : la nourriture et les boissons, ainsi que les vols et l'hébergement. Même dans les cas où ces derniers ne sont pas achetés dans le cadre de la politique de voyage, il est possible de récupérer ces informations via les données de carte de crédit d'entreprise et les rapports de dépenses, - bien que cette façon de faire ne soit pas idéale. Toutefois, il existe un certain nombre de frais « cachés » associés aux voyages d’affaires qui ne sont pas faciles à surveiller. Ils comprennent notamment :
- Les taxes sur les ventes internationales - Celles-ci peuvent être récupérées sur certains achats, mais il faut faire la démarche.
- Frais mobiles en cas de hors forfait - Adapter le forfait des employés avant un déplacement peut vous aider à économiser sur les données et autres frais liés aux appels.
- Pourboires - En ce qui concerne la nourriture et les boissons, le pourboire peut faire grimper l’addition de jusqu’à 20 %, selon les us et coutumes du pays. Inclure des conseils sur les pourboires dans votre politique de voyage peut permettre de gérer ce coût. De plus, encourager l’usage de la carte de crédit d’entreprise pour payer les pourboires permettra d’avoir davantage de visibilité sur les montants dépensés.
- Fluctuations saisonnières des coûts - Les jours fériés locaux, les célébrations nationales et même les grandes conférences d’entreprises sont autant d’événements qui peuvent vite accroître les taux d'occupation des hébergements et les frais de déplacement en général. Si vos employés n'ont pas besoin d'être quelque part à un moment d’affluence, retarder certains voyages peut permettre de réduire les coûts.
- Procédures manuelles/sur papier - Il n'y a pas que les voyageurs qui peuvent contribuer à l’augmentation des coûts cachés d'un programme de voyage. Selon un rapport de Certify, 20 % des entreprises utilisent encore des procédures manuelles (papier ou feuille de calcul) pour gérer leurs données de voyage et de dépenses, ce qui augmente le risque d'erreurs.
- Conversion de devises - Dans quelle devise les dépenses sont-elles effectuées et quelle est la devise utilisée dans les notes de frais ? Y a-t-il des incohérences ?
- Temps - Combien de temps les employés passent-ils à réserver leur voyage ? L'amélioration de l'expérience utilisateur concernant la réservation peut réduire les coûts dans le sens où les employés y passeront moins de temps.
Le principal problème avec les coûts cachés, c’est qu’ils donnent lieu à des trous dans vos données de dépenses, ce qui peut entraîner les conséquences suivantes :
- Dépassement de votre budget voyage, car vous n'avez pas de visibilité sur l'ensemble de vos dépenses
- Négociations avec les fournisseurs moins efficaces, car vous n'avez pas une vision complète de tout ce qui est dépensé avec tel ou tel fournisseur
- Problèmes liés à l’obligation de diligence, car vous ne savez pas où séjournent les voyageurs et vous aurez donc du mal à les contacter en cas d'urgence
Pour gérer les dépenses de voyage, vous devez savoir quelles données rechercher et où les trouver.
Comment définir son budget pour les voyages d'affaires ?
La réduction des coûts repose notamment sur la mise en place d’un budget efficace. Pour les responsables des voyages, trouver la meilleure façon de budgétiser chaque déplacement peut permettre d’empêcher vos dépenses de devenir incontrôlables. Essayez ces 4 conseils pour définir votre budget voyages d'affaires :
- Budget fixe - Planifié à l'avance sur une période de temps déterminée, un budget fixe est un montant fixe alloué pour couvrir les dépenses prévues.
- Budgétisation flexible - Les budgets sont établis pour une période de temps définie, mais peuvent être modifiés au cours de la période, pour refléter la demande.
- Budgétisation de la performance - Les budgets sont alloués aux activités qui contribuent à atteindre les objectifs de l'entreprise. Ce système n'est pas conçu pour punir ou récompenser une unité commerciale, mais les budgets de performance se concentrent sur la réalisation d'un objectif commun. Cette approche facilite la justification des modifications budgétaires destinées à répondre aux besoins de l'entreprise. Elle est souvent utilisée dans le secteur public, mais peut également être appliquée au secteur privé.
- Budgétisation base zéro - Toutes les dépenses doivent être justifiées pour chaque nouvelle période. Selon cette approche, chaque unité commerciale est évaluée en fonction de ses besoins et de ses coûts. Les budgets sont ensuite établis en fonction des besoins pour la période à venir, qu'ils soient supérieurs ou inférieurs aux budgets précédents.
Effectuer une analyse comparative de vos frais de voyage d’affaires
Définir un type de budget n'est qu'un élément du puzzle. L'autre élément consiste à effectuer une analyse comparative pour votre budget de voyage. Il existe différents types de budgets de voyages d'affaires. Découvrez ce qui correspond le mieux à votre besoin :
- Données historiques de dépenses - Définissez votre budget en fonction de ce que vous avez dépensé au cours des années précédentes.
- Allocation budgétaire annuelle - Dans le cadre d'une procédure de budgétisation annuelle, un montant fixe est destiné à couvrir les frais de déplacement et autres dépenses.
Réaliser des économies sur votre programme de voyage ne sera jamais chose aisée. Votre but est d'apporter de la valeur à l'entreprise sans vous ruiner ni être trop restrictif. Il n'y a pas une seule bonne approche en matière de contrôle des coûts. Mais en adoptant une nouvelle approche de réduction des coûts, en vous recentrant sur votre stratégie et en repensant la façon dont vous définissez votre budget de voyage, il est possible d'obtenir des données plus pertinentes qui vous permettront de prendre les bonnes décisions concernant vos coûts. Il s'agit de chercher à comprendre les besoins de l'entreprise et de mettre en place une approche de réduction des coûts qui représente une véritable valeur ajoutée pour l'organisation.
Dans le cadre d'une initiative de réduction des coûts de voyage, il est crucial que tous les coûts soient suivis, y compris les coûts cachés mentionnés précédemment. Ces données peuvent provenir de notes de frais, de données de carte de crédit d'entreprise et de moteurs de réservation en ligne, mais le plus important est de s'assurer que ces données sont facilement consolidées et visibles. Dans le cas où les voyageurs réservent à l'aide de leurs propres outils, vous pouvez envisager de connecter ces outils à votre programme actuel de gestion des voyages pour toujours avoir de la visibilité sur les rapports de dépenses et vous assurer que ces derniers sont exacts.
