I viaggi business possono essere costosi. Risparmiare richiede uno sforzo da parte di tutti i dipendenti, non solo un nuovo approccio dai livelli alti. Tutto il team è coinvolto: il direttore finanziario cerca di assorbire i costi annuali, il travel manager è sommerso dai dettagli del viaggio e cerca di soddisfare le esigenze dei colleghi, e il viaggiatore può avere la necessità di spendere di più in casi di emergenza.
Come risparmiare per i viaggi business
Il metodo più efficace per risparmiare per un viaggio di lavoro è stabilire delle regole precise e ragionevoli sulle spese nella politica di viaggio.
Il secondo metodo consiste invece nell’avere un’adeguata polizza assicurativa, specifica per i viaggi business. Scopri tutto quello che devi sapere sull’assicurazione per i viaggi di lavoro.
Ti diamo una serie di consigli su come ridurre i costi in tutte le fasi dei viaggi aziendali, senza dover rinunciare al comfort e alla qualità:
- Risparmiare sui voli - Potrebbe sembrare controproducente, ma pagare un extra per avere voli business con biglietto flessibile può farti risparmiare tantissimo ogni anno sui costi di viaggio. Anche se i siti di viaggio sono un buon punto di partenza per cercare tariffe aeree, ti consigliamo di controllare il sito della compagnia aerea prima di effettuare il pagamento, perché spesso le tariffe sono simili ed eviti di pagare i costi di servizio aggiuntivi dei siti di viaggio. Per ottenere le offerte migliori sui voli, è consigliabile organizzare il tutto con largo anticipo.
- Risparmiare sull’alloggio - Quando scegli l’hotel per il tuo viaggio business, assicurati che il Wi-Fi, la colazione e l’accesso alle sale meeting/conferenze siano inclusi nella tariffa. Potrebbero essere vantaggiosi anche il parcheggio gratuito e la cancellazione gratuita, nel caso in cui ci fosse un cambio di programma dell’ultimo minuto. Anche prenotare in anticipo aiuterà a risparmiare.
- Risparmiare sulle auto a noleggio - Per pagare di meno le auto a noleggio aziendali, dovresti evitare i punti di noleggio in aeroporto, perché spesso prevedono una tassa aeroportuale giornaliera che può ammontare al 25% del costo totale. Inoltre, alcune carte di credito aziendali coprono l'assicurazione dell’auto a noleggio. Prenotare con largo anticipo aiuterà a risparmiare sui costi.
- Risparmiare sui pasti - Prenotare un hotel con la colazione inclusa è uno dei modi migliori per ridurre i costi sui pasti durante un viaggio business. Se è necessario che i viaggiatori vadano in un ristorante per incontrare un cliente, è preferibile optare per il pranzo di lavoro, che spesso è meno caro della cena (con porzioni simili).
Avere una strategia per i viaggi business può aiutarti a gestire i costi
Se non si comprende il legame tra la strategia e il risparmio sui costi di viaggio, spesso vengono stabiliti degli obiettivi di riduzione affinché ogni unità aziendale si assuma la propria “quota equa”- , indipendentemente dal fatto che sia in linea o meno con la strategia. Questo può privare le unità con prestazioni elevate delle risorse che servono a crescere, e lasciare le unità con prestazioni insufficienti con più risorse di quelle effettivamente necessarie.
I travel manager hanno bisogno di capire a fondo le ragioni dei costi di viaggio per prendere decisioni efficaci per risparmiare. Per esempio, solo qualcuno come il responsabile delle vendite del Paese ha una conoscenza tale da sapere quali meeting con i clienti devono essere di persona e quali invece possono avvenire con metodi alternativi, come per esempio la video conferenza.
Quando il meeting deve essere di persona, è possibile ridurre i costi ulteriormente con una scelta maggiore di opzioni per l’hotel, inclusi alberghi e B&B più personalizzati, che attirano i viaggiatori e sono anche più economici rispetto agli hotel prettamente business.
Solo collaborando con queste parti interne interessate e capendo le priorità della strategia è possibile stabilire la giusta priorità alle spese di viaggio. Questa regola vale anche quando si cerca di consolidare i viaggi di lavoro. Pur essendoci casi in cui ha senso combinare o prolungare i viaggi di lavoro per risparmiare sui costi, non sempre questo approccio ha senso ai fini lavorativi. Per esempio, organizzarsi in modo tale da incontrare più di un cliente durante il viaggio può evitare il costo di un volo extra o di una notte in più in hotel.
Tuttavia, se si verificano ritardi inaspettati che comportano la disdetta del secondo incontro con il cliente, o i viaggiatori sono troppo stanchi per avere un incontro fruttuoso, quel risparmio non è necessariamente la scelta più giusta. Per questo parlare con i team locali ti aiuterà a capire dove ha senso il consolidamento del viaggio e dove invece costerà più del risparmio.
Come gestire i costi aziendali nascosti
Solitamente, i travel manager hanno una buona padronanza dei costi principali dei viaggi di lavoro, come i pasti, i voli e l’alloggio. Quando questi vengono acquistati al di fuori della politica di viaggio, è possibile recuperare le informazioni attraverso i dati della carta di credito aziendale e le note spese - , ma questa non è una situazione ideale. Ci sono molti costi "nascosti" associati ai viaggi di lavoro che non sono così facili da monitorare. Questi includono:
- Imposte sulle vendite internazionali - Queste possono essere recuperate su alcuni acquisti, ma è necessario monitorarle affinché questo avvenga.
- Costi telefonici per gli usi fuori contratto - Aggiornare il contratto dei dipendenti prima del viaggio può aiutare a risparmiare sui dati e su altre spese telefoniche.
- Mance - A seconda degli usi locali, la mancia può aumentare fino al 20% il costo di cibo e bevande. Includere nella politica di viaggio delle linee guida sulle mance è un modo per gestire questi costi. Inoltre, incoraggiare i viaggiatori a pagare le mance con le carte di credito aziendali servirà ad avere una maggiore visibilità di quanto è stato speso realmente.
- Fluttuazioni stagionali dei costi - Le festività locali, le celebrazioni nazionali e i grandi eventi aziendali possono far aumentare la percentuale di occupazione delle camere e i costi di viaggio complessivi. Se i dipendenti non devono necessariamente trovarsi in un posto durante l’alta stagione, posticipare il viaggio può ridurre i costi.
- Procedure manuali/cartacee - Non sono solo i viaggiatori a far aumentare i costi nascosti di viaggio. In base a un report di Certify, il 20% delle aziende usa ancora alcuni tipi di procedure manuali (che prevedono l’uso di carta o di fogli di calcolo) per gestire i dati del viaggio e delle spese, con un largo margine di errore.
- Conversione delle valute - In quale valuta viene effettuata la spesa e quale valuta viene usata per la nota spese? Ci sono discrepanze?
- Tempo - Quanto tempo impiegano i dipendenti a prenotare il viaggio? Migliorare l’esperienza di prenotazione può ridurre i costi in termini di tempo impiegato dai dipendenti.
Il problema principale con questi costi nascosti è che causano lacune nei dati relativi alle spese, che possono causare quanto segue:
- sforamento del budget del viaggio, perché non hai visibilità su tutti i costi
- negoziazioni meno efficaci con i fornitori, perché non hai una visione completa di tutte le spese con un fornitore
- problemi con l’adempimento del Duty of Care, perché non sai dove soggiornano i viaggiatori e quindi è più difficile contattarli in caso di emergenza
Per gestire le spese di viaggio, devi sapere quali dati cercare e dove trovarli.
Come impostare il budget per i viaggi business
Un fattore importante per risparmiare sui costi è disporre di un budget efficace. Per i travel manager, conoscere il modo migliore per pianificare il budget per la propria azienda può fare la differenza tra contenere i costi e vederli diventare incontrollabili. Ti consigliamo 4 opzioni che possono aiutarti a stabilire un budget per i viaggi aziendali:
- Budgeting fisso - Da pianificare in anticipo per un determinato periodo di tempo, il budget fisso consiste in un importo prestabilito destinato a coprire le spese previste.
- Budgeting flessibile - In questo caso il budget viene stabilito per un periodo di tempo, ma durante questo intervallo può essere modificato per riflettere la domanda.
- Budgeting basato sulla performance - In questo caso il budget è destinato a finanziare le attività che contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Non viene stabilito per punire o premiare nessuna unità aziendale, ma ha lo scopo di contribuire a un obiettivo comune. Con questo approccio è più facile giustificare le modifiche nel budget per soddisfare le esigenze aziendali. Viene usato spesso nel settore pubblico, ma può essere applicato anche a quello privato.
- Budgeting a base zero - Tutte le spese devono essere giustificate per ogni nuovo periodo. Con questo approccio, ciascuna unità aziendale viene valutata in base alle proprie esigenze e ai propri costi. I budget vengono quindi creati a seconda delle necessità per il periodo successivo, a prescindere dal fatto che questi siano superiori o inferiori ai budget precedenti.
Effettuare un’analisi comparativa dei costi dei viaggi business
Stabilire il tipo di budget da utilizzare è solo una parte del processo. Poi si tratta di stabilire un punto di riferimento per il tuo budget. Esistono diversi tipi di budget per i viaggi di lavoro. Scopri quale si adatta meglio alle tue esigenze:
- Storico delle spese - Stabilisci il budget in base a quanto è stato speso negli anni precedenti.
- Assegnazione annuale del budget - Attraverso un processo di budgeting annuale, viene assegnato un importo fisso che copra il viaggio e le spese.
Ridurre i costi di un programma di viaggio sarà sempre complicato. Cerchi di fornire valore all'azienda senza prosciugare le finanze né imporre troppe restrizioni. Non esiste un unico approccio per controllare i costi. Tuttavia, adottando un nuovo approccio al risparmio dei costi, rielaborando la strategia e rivedendo il modo in cui stabilisci il budget di viaggio, puoi ottenere una visione più ampia che ti permette di prendere decisioni informate sui costi. Si tratta di capire le esigenze aziendali e di creare un nuovo approccio al risparmio dei costi, che apporti un vero valore all’azienda.
Quando si vuole risparmiare sui costi di viaggio, è fondamentale tenere traccia di tutti i costi, compresi quelli nascosti menzionati. Queste informazioni possono provenire dalle note spese, dai dati delle carte di credito aziendali e dai motori di prenotazione online, ma è importante assicurarsi che questi siano facilmente consolidati e visibili. Se i viaggiatori prenotano utilizzando i propri strumenti, potresti prendere in considerazione l'idea di collegare questi strumenti al tuo attuale programma di gestione dei viaggi, per mantenere la visibilità e le note spese accurate.
