Hoe beheer je kostenbesparing voor zakenreizen

Zakenreizen kan duur zijn. Geld besparen op zakenreizen moet vanuit alle medewerkers komen, niet alleen vanuit de top. Van de financieel manager die de jaarlijkse kosten wil drukken tot de reismanager die verstrikt raakt in de kleine lettertjes en collega's tevreden wil stellen, of de uitgebluste reiziger die in een lastige situatie zit en wellicht meer wil uitgeven - het draait om teamwerk.

Hoe zakenreizen kosteneffectiever te maken

De belangrijkste manier om kosten te besparen op zakenreizen is het bepalen van een nauwkeurige, redelijke reiskostenvergoeding in je zakelijke reisbeleid.

Een tweede effectieve manier van kostenbesparing is een geschikte reisverzekering voor zakenreizen. Alles wat je wilt weten over reisverzekeringen voor zakenreizen vind je hier.

Zonder aan comfort en kwaliteit te tornen, geven we je onze tips om kosten te besparen op elk onderdeel van zakenreizen:

1. Geld besparen op vluchten - Het lijkt misschien contraproductief, maar extra betalen voor flexibele zakelijke vluchten kan jaarlijks duizenden euro's besparen op reiskosten. Reiswebsites zijn een goed beginpunt om naar vliegtickets zoeken, maar controleer voordat je betaalt eerst nog de website van de luchtvaartmaatschappij. Vaak bieden ze vergelijkbare vluchttarieven zonder de extra servicekosten van reiswebsites. Om de beste deals voor vluchten te krijgen kun je het best ruim van tevoren plannen.
2. Geld besparen op accommodatie - Als je een hotel voor zakenreizen kiest, selecteer dan een kamer met gratis WiFi, gratis ontbijt en gratis toegang tot vergader- en conferentiezalen. Het kan ook nuttig zijn om een hotel te kiezen dat gratis parkeergelegenheid en gratis annuleren biedt voor het geval een reis op het laatste moment moet worden gewijzigd. Vooraf boeken helpt ook om kosten te besparen.
3. Geld besparen op huurauto's - Bespaar geld op zakelijke autohuur door de verhuurbedrijven op luchthavens te vermijden. Vaak brengen ze namelijk een dagelijkse luchthavenbelasting in rekening, die tot wel 25% van de totale kosten bedraagt. Verder dekken sommige zakelijke creditcards de huurautoverzekering. Ver van tevoren boeken helpt om de kosten te drukken.
4. Geld besparen op maaltijden - Het boeken van een hotel inclusief ontbijt is een van de beste manieren om geld te besparen op eten en maaltijden tijdens zakenreizen. Wanneer het noodzakelijk is om een klant in een restaurant te ontmoeten, raad dan een lunchbijeenkomst aan, aangezien lunchmaaltijden vaak minder duur zijn dan een diner, maar met vergelijkbare porties.

Een strategie voor zakenreizen kan helpen bij het beheren van de kosten

Zonder het verband tussen strategie en reiskostenbesparingen te begrijpen worden vaak doelstellingen gesteld, waarbij elke bedrijfsafdeling 'op de centen moet letten', - ook al past dit niet binnen de strategie. Hierdoor kan het gebeuren dat goed presterende afdelingen minder geld hebben te besteden om te groeien, terwijl minder presterende afdelingen juist meer krijgen dan ze eigenlijk nodig hebben.

Voor reismanagers is het van belang inzicht te krijgen in de redenen waarom reiskosten worden gemaakt. Alleen een country sales manager weet bijvoorbeeld precies bij welke vergaderingen met klanten men fysiek aanwezig moet zijn, en welke op een andere manier kunnen worden gehouden, zoals per videoconferentie.

Wanneer fysieke aanwezigheid noodzakelijk is, kunnen de kosten verder worden gedrukt door te kiezen uit meerdere hotelopties, waaronder gepersonaliseerde hotels of B&B's, die aantrekkelijk zijn voor de reiziger en bovendien goedkoper dan zakenhotels.

Alleen door samen te werken met deze interne belanghebbende partijen en door de strategische prioriteiten in te zien, ontdek je welke reisuitgaven voorrang moeten krijgen. Hetzelfde geldt voor het samenvoegen van zakenreizen. Soms kan het wellicht nuttig zijn zakenreizen te combineren of te verlengen om kosten te besparen, maar uit zakelijk oogpunt hoeft dit niet altijd de beste oplossing te zijn. Zo kun je besparen op hotelovernachtingen en het aantal vluchten door tijdens een zakenreis meerdere vergaderingen met diverse klanten in te plannen.

Als je dan echter te maken krijgt met onverwachte vertragingen waardoor de tweede vergadering moet worden geannuleerd, of reizigers zijn te moe om goed te presteren tijdens de vergadering, dan is de kostenbesparing niet per se de juiste beslissing. Ook hier geldt: door te praten met de lokale teams kun je bepalen waar het bundelen van reizen zin heeft en waar het meer kost dan het oplevert.

Hoe je verborgen zakelijke kosten kunt beheren

Reismanagers hebben over het algemeen een goed zicht op de hoofdkosten van zakenreizen, zoals eten en drinken, vluchten en accommodatie. Zelfs wanneer deze niet volgens de beleidsregels worden gekocht, kan de informatie worden opgevraagd via de zakelijke creditcardgegevens en onkostendeclaraties, - alhoewel dit niet ideaal is. Er zijn bij zakenreizen echter talloze ‘verborgen’ kosten, die niet zo eenvoudig zijn te controleren. Hiertoe behoren:

• Internationale omzetbelasting - Deze kan worden teruggevorderd op sommige aankopen, maar moeten worden gecontroleerd.
• Mobiele kosten voor gebruik buiten het contract - Het contract van medewerkers voor een reis opwaarderen kan voor besparing zorgen op data en andere telefoonkosten.
• Fooien - Afhankelijk van de lokale gewoonten kunnen fooien het eten en drinken tot 20% duurder maken. Door in je reisbeleid richtlijnen op te nemen over fooien kun je deze kosten beheren. Bovendien kun je reizigers aanmoedigen fooien te geven met de zakelijke creditcard, zodat je makkelijker kunt zien hoeveel is uitgegeven
• Seizoensgebonden schommelingen in kosten - Lokale feestdagen en zelfs grote zakelijke bijeenkomsten kunnen de prijs van kamers en de totale reiskosten opdrijven. Je kunt kosten besparen als reizigers niet per se ergens hoeven te zijn in drukke periodes.
• Papieren/handmatige processen - Niet alleen reizigers zorgen voor hogere verborgen kosten van een reisprogramma. Volgens een rapport van Certify gebruikt 20% van de bedrijven nog steeds op een of andere manier een handmatig proces (papier of spreadsheet) bij het beheer van reis- en kostengegevens, waardoor eerder fouten worden gemaakt.
• Omrekenen van valuta - In welke valuta wordt de uitgave gemaakt en in welke valuta wordt het opgenomen? Kloppen er dingen niet?
• Tijd - Hoe lang duurt het voor medewerkers hun reis boeken? Verbetering van de boekingservaring kan de kosten wat betreft werktijd verminderen.

Het grootste probleem met deze verborgen kosten is dat dit tot gevolg kan hebben dat er informatie ontbreekt in je bestedingsoverzicht, hetgeen kan leiden tot:

• Overschrijding van het reisbudget, omdat je geen zicht hebt op alle kosten
• Minder effectieve onderhandelingen met leveranciers, omdat je geen compleet overzicht hebt van alle uitgaven van een leverancier
• Problemen met zorgplicht, omdat je niet weet waar reizigers verblijven, waardoor je ze in geval van nood moeilijker kunt bereiken

Om reiskosten te beheren moet je weten welke gegevens je moet zoeken en waar je ze kunt vinden.

Hoe kun je een budget voor zakenreizen bepalen

Een belangrijke factor voor kostenbesparingen is een effectief budget. Voor reismanagers is het van belang te weten hoe je een begroting maakt voor je organisatie. Dit kan het verschil maken tussen het laag houden van kosten of ongecontroleerde uitgaven. Probeer deze 4 tips voor het bepalen van je budget voor zakenreizen:

• Vast budget- Een vast budget bestaat uit een vast bedrag dat wordt toegewezen om de verwachte uitgaven te dekken.
• Flexibel budget - Het budget wordt voor een bepaalde periode vastgelegd, maar kan afhankelijk van de vraag en in de loop van de tijd worden aangepast.
• Prestatiebudget - Begrotingen worden toegewezen voor de financiering van activiteiten die bijdragen tot de doelstellingen van het bedrijf. Een prestatiebudget is niet bedoeld om afdelingen binnen het bedrijf te straffen of te belonen, maar is gericht op het werken aan een gemeenschappelijk doel. Deze benadering maakt het makkelijker om veranderingen in het budget te verantwoorden en aan de behoeften van het bedrijf te voldoen. Het wordt vaak gebruikt in de publieke sector, maar kan ook worden toegepast in de private sector.
• Nulbudget - Alle uitgaven dienen voor elke nieuwe periode te worden verantwoord. Bij deze aanpak vindt een evaluatie plaats van de behoeften en kosten van elke afdeling binnen een bedrijf. Vervolgens wordt een begroting gemaakt op basis van de behoeften voor de komende periode, ongeacht de hoogte van eerdere begrotingen.

Het vergelijken van zakelijke reiskosten

Het vaststellen van het te gebruiken soort budget is slechts een stukje van de puzzel. Het andere stukje is het opstellen van een referentiekader voor je reisbudget. Er zijn verschillende soorten budget voor zakenreizen. Ontdek welke het beste bij je behoeften past:

1. Gegevens over uitgaven uit het verleden - Bepaal je budget op basis van de uitgaven in voorgaande jaren.
2. Jaarlijkse toewijzing van budget - Via een jaarlijkse begrotingsprocedure wordt een vast bedrag toegewezen om reis- en onkosten te dekken.

Kostenbesparing op je reisprogramma zal nooit makkelijk zijn. Je probeert een toegevoegde waarde te leveren aan het bedrijf zonder met geld rond te strooien of juist te zuinig te zijn. Er is geen unieke aanpak voor kostenbesparing. Maar met een nieuwe aanpak van kostenbesparingen, door je strategie te heroriënteren en opnieuw na te denken over hoe je het reisbudget bepaalt, krijg je mogelijk een beter inzicht om weloverwogen beslissingen te nemen over je kosten. Het gaat erom de behoeften van het bedrijf te begrijpen en een benadering van kostenbesparingen te creëren die echt van waarde is voor de organisatie.

Om op de reiskosten te kunnen besparen is het essentieel inzicht te hebben in alle kosten, inclusief de hierboven genoemde verborgen kosten. Deze gegevens kunnen afkomstig zijn van onkostendeclaraties, gegevens van zakelijke creditcards en online reserveringsprogramma's. Maar het belangrijkst is dat je deze gegevens eenvoudig kunt bundelen en kunt opvragen. Wanneer reizigers hun eigen boekingstools gebruiken, dan kun je overwegen deze tools toe te voegen aan je huidige reisbeheerprogramma, zodat je de uitgaven nauwkeurig kunt bijhouden.