Geschäftsreisen können teuer sein. Hierbei zu sparen erfordert den Einsatz aller Mitarbeiter – nicht nur einen neuen Ansatz höchster Ebene. Vom Finanzmanager, der die jährlichen Kosten eindämmen will, über den Reisemanager, der sich in Details verzettelt und Kollegen zufriedenstellen möchte, bis hin zum müden Reisenden, der vielleicht das Bedürfnis verspürt, mehr auszugeben – es ist eine Teamleistung.

Wie Sie Ihre Geschäftsreisen kosteneffizienter gestalten können

Die primäre Methode zur Kosteneinsparung bei Geschäftsreisen besteht darin, eine genaue und vernünftige Spesenregelung in Ihrer Geschäftsreiserichtlinie festzulegen.

Die zweit effektivste Sparmethode ist, eine angemessene Reiseversicherungsrichtlinie für Geschäftsreisen zu haben. Alles, was Sie hierzu wissen müssen, erfahren Sie hier: Geschäftsreiseversicherung.

Ohne auf Komfort und Qualität zu verzichten, finden Sie hier unsere Tipps zur Kostensenkung in allen wichtigen Bereichen einer Geschäftsreise:

  1. Geld bei Flügen sparen - Es mag kontraproduktiv erscheinen, aber für flexible Geschäftsflüge extra zahlen kann jährlich Tausende an Reisekosten einsparen. Auch wenn Reisewebseiten ein guter Ausgangspunkt für die Suche nach Flugpreisen sind, empfehlen wir Ihnen, die Webseite der Fluggesellschaften zu prüfen, bevor Sie Ihre Zahlung tätigen, da diese häufig ähnliche Tarife für Flüge ohne die zusätzlichen Servicekosten von Reisewebseiten anbieten. Es ist ratsam, frühzeitig zu planen, um die besten Flugangebote zu erhalten.
  2. Geld bei der Unterkunft sparen - Stellen Sie bei der Auswahl Ihres Hotels für Geschäftsreisen sicher, dass Ihr gewähltes Zimmer kostenloses WLAN, kostenloses Frühstück und kostenlosen Zugang zu Tagungs-/Konferenzräumen beinhaltet. Es kann auch von Vorteil sein, ein Hotel zu wählen, das kostenlose Parkplätze sowie kostenlose Stornierung bei kurzfristigen Reiseänderungen anbietet. Auch eine frühzeitige Buchung hilft, Kosten zu sparen.
  3. Geld bei Mietwagen sparen - Um Geld bei Mietwagen für Geschäftsreisen zu sparen, sollen Sie in Betracht ziehen, Mietwagenagenturen an Flughäfen zu meiden, da diese oft eine tägliche Flughafensteuer von bis zu 25% der Gesamtkosten erheben. Einige Firmenkreditkarten decken außerdem die Mietwagenversicherung ab. Eine frühzeitige Buchung hilft, Kosten zu sparen.
  4. Geld bei den Mahlzeiten sparen - Die Buchung eines Hotels inklusive Frühstück ist eine der besten Möglichkeiten, die Kosten für Essen und Mahlzeiten während einer Geschäftsreise zu senken. Wenn für ein Treffen mit einem Kunden ein Restaurant erforderlich ist, empfehlen Sie ein Treffen am Mittag, da Mittagessen bei ähnlicher Portionsgröße oft preiswerter sind als Abendessen.

Eine Geschäftsreisestrategie kann Ihnen bei der Kostenkontrolle helfen

Ohne den Zusammenhang zwischen Strategie und Reisekosteneinsparungen zu verstehen, werden Einsparungsziele oft so festgelegt, dass jeder Geschäftsbereich seinen „gerechten Anteil“ übernimmt - unabhängig davon, ob dies mit der Strategie übereinstimmt oder nicht. Dies kann dazu führen, dass leistungsstarken Bereichen die Ressourcen entzogen werden, die sie für ihr Wachstum benötigen, und einige unterdurchschnittlichen Bereiche über mehr verfügen, als sie benötigen.

Damit Reisemanager effektive Entscheidungen zur Kostensenkung treffen können, benötigen sie Einblick, um die Gründe für die Reisekosten zu verstehen. Beispielsweise verfügt nur jemand wie der Landesverkaufsleiter über das nötige Fachwissen, um entscheiden zu können, welche Kundengespräche persönlich stattfinden müssen und welche auf alternative Weise wie Videokonferenzen durchgeführt werden können.

Wenn Besprechungen persönlich stattfinden müssen, können die Kosten durch eine größere Auswahl an Hoteloptionen weiter gesenkt werden, darunter mehr maßgeschneiderte Hotels und B&B-Optionen, die sowohl den Reisenden ansprechen, als auch günstiger als Firmenhotels sind.

Nur durch die Zusammenarbeit mit diesen internen Interessenvertretern und dem Verständnis für strategische Schwerpunkte können Sie herausfinden, wo Sie bei Ihren Reiseausgaben Prioritäten setzen sollten. Die gleiche Überlegung gilt auch für die Konsolidierung von Geschäftsreisen. Es wird zwar Gelegenheiten geben, bei denen es sinnvoll ist, Geschäftsreisen zu kombinieren oder zu verlängern, um Kosten zu sparen, aber nicht immer ist das auch geschäftlich vernünftig. Wenn Sie beispielsweise auf Reisen mehr als einen Kunden treffen, können Sie die Kosten für einen zusätzlichen Flug oder eine Nacht in einem Hotel einsparen.

Kommt es jedoch zu unerwarteten Verzögerungen, die dazu führen, dass die zweite Besprechung abgesagt wird, oder sind Reisende zu müde, um bei der Besprechung gute Leistungen zu erbringen, ist diese Kosteneinsparung nicht unbedingt die richtige Entscheidung. Auch hier können Sie durch Gespräche mit Teams vor Ort herausfinden, wo eine Reisekonsolidierung sinnvoll ist und wo sie mehr kostet als spart.

So managen Sie versteckte Geschäftskosten

Reisemanager haben in der Regel die Gesamtkosten von Geschäftsreisen, wie Speisen und Getränke sowie Flüge und Unterkunft, gut im Griff. Selbst wenn diese außerhalb der Richtlinie erworben werden, ist es möglich, die Informationen über Firmenkreditkartendaten und Spesenabrechnungen abzugleichen - obwohl diese Situation nicht ideal ist. Es gibt jedoch viele „versteckte“ Kosten im Zusammenhang mit Geschäftsreisen, die nicht so leicht zu kontrollieren sind. Dazu gehören:

  • Internationale Umsatzsteuern - Diese können bei einigen Einkäufen zurückgefordert werden, müssen dafür aber kontrolliert werden.
  • Mobilfunkgebühren für außervertragliche Nutzungen - Die Aktualisierung der Mitarbeiterverträge vor Reisen kann Daten- und andere Gesprächskosten verringern.
  • Trinkgelder - Abhängig von den örtlichen Gepflogenheiten kann das Trinkgeld bis zu 20% der Kosten für Speisen und Getränke betragen. Die Aufnahme von Hinweisen zum Trinkgeld in Ihre Reiserichtlinien ist eine Möglichkeit, diese Kosten zu überblicken. Wenn Trinkgelder z.B. mit der Firmenkreditkarte bezahlt werden, kann auch besser nachvollzogen werden, wie viel Geld ausgegeben wurde.
  • Saisonale Kostenschwankungen - Lokale Feiertage, nationale Feiern und sogar große Geschäftskonferenzen können die Zimmerbelegung und die Gesamtreisekosten in die Höhe treiben. Wenn Reisende während der Hauptsaison nicht vor Ort sein müssen, kann eine Verschiebung der Reise die Kosten senken.
  • Papier-/manuelle Prozesse - Es sind nicht nur Reisende, die zu den versteckten Kosten eines Reiseprogramms beitragen können. Laut einem Bericht von Certify verwenden 20% der Unternehmen immer noch irgendeine Form manueller Prozesse (entweder Papier oder Tabellenkalkulation), um ihre Reise- und Spesendaten zu verwalten, wodurch Fehler und Fehlermeldungen wahrscheinlicher werden.
  • Währungsumrechnungen - In welcher Währung werden die Ausgaben getätigt und in welcher Währung werden sie verbucht? Gibt es Abweichungen?
  • Zeit - Wie lange dauert es, bis Mitarbeiter ihre Reise buchen? Durch die Verbesserung des Benutzererlebnisses bei der Buchung können die Kosten für die Arbeitszeit der Mitarbeiter gesenkt werden.

Das Hauptproblem dieser versteckten Kosten besteht darin, dass sie Lücken in Ihren Ausgabendaten verursachen, die zu Folgendem führen können:

  • Ihr Reisebudget wird überschritten, da Sie nicht alle Kosten im Blick haben
  • Weniger effektive Verhandlungen mit Lieferanten, da Sie keinen vollständigen Überblick über alle Ausgaben mit einem Lieferanten haben
  • Probleme bei der Erfüllung der Sorgfaltspflicht, da Sie nicht wissen, wo sich Reisende aufhalten, was es schwieriger macht, sie im Notfall zu kontaktieren

Um Reiseausgaben verwalten zu können, müssen Sie wissen, nach welchen Daten Sie suchen müssen und wo Sie diese finden.

So legen Sie Ihr Geschäftsreisebudget fest

Ein wichtiger Faktor für Kosteneinsparungen ist ein effektives Budget. Für Reisemanager kann das Wissen um die beste Art der Budgetierung für ihr Unternehmen den Unterschied ausmachen, ob die Kosten niedrig gehalten werden können oder ob sie außer Kontrolle geraten. Probieren Sie diese 4 Tipps zur Festlegung Ihres Geschäftsreisebudgets aus:

  • Feste Budgetierung - Ein festes Budget wird für einen bestimmten Zeitraum geplant und ist ein fester Betrag, der zur Deckung der erwarteten Ausgaben bereitgestellt wird.
  • Flexible Budgetierung - Die Budgets werden für einen bestimmten Zeitraum festgelegt, können aber während dieses Zeitraums geändert werden, um der Nachfrage gerecht zu werden.
  • Leistungsbudgetierung - Budgets werden zur Finanzierung von Aktivitäten bereitgestellt, die zu den Geschäftszielen beitragen. Es geht nicht darum, einen Geschäftsbereich zu bestrafen oder zu belohnen, sondern die Leistungsbudgets konzentrieren sich auf die Arbeit an einem gemeinsamen Ziel. Dieser Ansatz macht es einfacher, Budgetänderungen zu begründen, um den Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. Er wird häufig im öffentlichen Sektor verwendet, kann aber auch auf den privaten Sektor angewendet werden.
  • Zero-Base-Budgetierung - Alle Ausgaben müssen für jeden neuen Zeitraum nachgewiesen werden. Bei diesem Ansatz wird jeder Geschäftsbereich auf seinen Bedarf und seine Kosten hin bewertet. Die Budgets werden dann auf der Grundlage des Bedarfs für den kommenden Zeitraum erstellt, unabhängig davon, ob dieser höher oder niedriger ist als die vorherigen Budgets.

Benchmarking Ihrer Geschäftsreisekosten

Die Festlegung der Art des zu verwendenden Budgets ist nur ein Teil des Puzzles. Der andere Teil besteht darin, einen Maßstab für Ihr Reisebudget festzulegen. Es gibt verschiedene Arten von Geschäftsreisebudgets. Finden Sie heraus, welches Ihren Anforderungen am besten entspricht:

  1. Ausgaben in der Vergangenheit - Legen Sie Ihr Budget basierend auf den Ausgaben der vergangenen Jahre fest.
  2. Jährliche Budgetzuweisung - Durch einen jährlichen Budgetierungsprozess wird ein festgelegter Betrag zur Deckung von Reisekosten und Spesen bereitgestellt.

Kosteneinsparungen in Ihrem Reiseprogramm zu erzielen, wird nie einfach sein. Sie versuchen, einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen, ohne das Budget zu sprengen oder zu streng zu sein. Es gibt keinen einheitlichen Ansatz zur Kostenkontrolle. Aber mit einem neuen Ansatz für Kosteneinsparungen, bei dem Sie sich auf Ihre Strategie konzentrieren und die Festlegung Ihres Reisebudgets überdenken, ist es möglich, einen besseren Einblick zu gewinnen, der es Ihnen ermöglicht, fundierte Entscheidungen über Ihre Kosten zu treffen. Es geht darum, die Bedürfnisse des Unternehmens zu verstehen und einen Ansatz zur Kosteneinsparung zu entwickeln, der dem Unternehmen einen echten Mehrwert bringt.

Im Rahmen einer Initiative zur Einsparung von Reisekosten ist es von entscheidender Bedeutung, dass alle Kosten, einschließlich der genannten versteckten Kosten, im Auge behalten werden. Diese Daten können aus Spesenabrechnungen, Firmenkreditkartendaten und Online-Buchungsmaschinen stammen. Das Wichtige ist, dafür zu sorgen, dass diese Daten leicht konsolidiert und sichtbar sind. Wenn Reisende mit ihren eigenen Tools buchen, können Sie erwägen, diese Tools in Ihr aktuelles Reisemanagementprogramm einzubinden, um die Transparenz zu gewährleisten und genaue Ausgabenberichte zu erhalten.

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