Tipps zum Zeitsparen für Büroleiter | Booking.com for Business

Nicht alle Helden tragen einen Umhang, aber diejenigen, die Geschäftsreisen für ihr Team reibungslos koordinieren können, müssen sicherlich über Superkräfte verfügen.

Administratoren und Büroleiter sind oft die unbesungenen Helden hinter jedem erfolgreichen Arbeitsprojekt. Es gibt immer eine Menge zu erledigen: Sie müssen dafür sorgen, dass ein Team von Ingenieuren zu einem entfernten Arbeitsort gelangt oder dass die internationale Vertriebsreise Ihres CEO reibungslos verläuft. Eine der wichtigsten Aufgaben? Die Organisation von Geschäftsreisen.

Das Jonglieren mit mehreren Terminplänen, die Jagd nach den besten Angeboten und das Sicherstellen eines reibungslosen Ablaufs kann überwältigend sein. Aber keine Sorge, wir haben ein paar bewährte Buchungstipps, die Sie zum ultimativen Reiseprofi machen.

1. Nutzen Sie eine integrierte Plattform für alle Geschäftsreisebuchungen

Tipp: Schluss mit Tabellen und Post-its.

Durch die Verwendung einer umfassenden Plattform wie Booking.com for Business werden alle Ihre Buchungsvorgänge für Geschäftsreisen optimiert. Kein Hin- und Herspringen zwischen Websites von Fluggesellschaften oder Hotelportalen mehr. Mit der Möglichkeit, Flüge, Unterkünfte und sogar Mietwagen für Geschäftsreisen an einem Ort zu buchen, haben Sie immer einen digitalen Assistenten zur Hand. Das ist aber noch nicht alles. Dank gemeinsam genutzter Reisepläne entfallen manuelle Eingaben und Sie werden nie wieder für die Fehler aufgrund falscher Reisedaten verantwortlich gemacht.

2. Speichern Sie einmalig die Profile von Geschäftsreisenden

Tipp: Verabschieden Sie sich von wiederholten Dateneingaben.

Wie oft mussten Sie die Daten der Reisenden bereits eingeben? Durch das Einrichten und Speichern von Reisendenprofilen haben Sie sofortigen Zugriff auf Präferenzen, Vielfliegernummern und andere wichtige Details. Dadurch sparen Sie nicht nur jede Menge Zeit bei zukünftigen Buchungen, sondern stellen auch sicher, dass die Geschäftsreisenden stets ein auf ihre Vorlieben zugeschnittenes Erlebnis haben. Sie werden denken, dass Sie ein absoluter Star sind, weil Sie sich immer an diese kleinen Details für sie erinnern.

3. Nutzen Sie flexible Zahlungsmöglichkeiten

Tipp: Profitieren Sie von Vorauszahlungen und flexiblen Stornierungsoptionen.

Geschäftsreisepläne können sich im Handumdrehen ändern. In diesem Fall können Sie dank flexibler Zahlungs- und Stornierungsoptionen die Pläne anpassen, ohne dass es zu finanziellen Problemen kommt. Darüber hinaus ist die Vorauszahlungsfunktion für Reisende ohne Firmenkreditkarte eine echte Hilfe, denn sie sorgt dafür, dass sie nicht irgendwo stranden und keine teuren Geschäftsreisekosten auf ihre private Karte buchen müssen (oder lange auf die Rückerstattung warten müssen).

4. Haben Sie Ihre Reisenden auf dem Schirm

Tipp: Nutzen Sie eine Plattform, die vollständige Transparenz über Reisebewegungen bietet.

Wenn viele Leute gleichzeitig auf Geschäftsreisen unterwegs sind, kann es schwierig sein, sich zu merken, wo sich alle befinden. Sie haben eine Sorgfaltspflicht gegenüber Ihren reisenden Kollegen und es liegt im Interesse aller, dass Sie wissen, wo sie sich befinden, falls etwas passiert. Häufige Geschäftsreisen können auch dazu führen, dass Ihnen das Reisebudget entgleitet, wenn Sie die Kosten für Flüge, Unterkunft und Mietwagen nicht im Auge behalten. Mit einer integrierten Buchungsplattform wie Booking.com for Business erhalten Sie Einblicke in die Aufenthaltsorte Ihrer Teams, ihre Reisekosten und sogar in etwaige Last-Minute-Änderungen, die sie vornehmen. Selbst wenn sie sich dazu entschließen, etwas an den Reiseplänen zu ändern, bleiben Sie auf dem Laufenden.

5. Unterschätzen Sie nicht die Macht des rund um die Uhr erreichbaren Kundenservice

Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie eine Plattform nutzen, die rund um die Uhr Kundenservice bietet.

Selbst bei den besten Plänen kann es zu Schwierigkeiten kommen: Flüge werden abgesagt, Reisende verpassen Anschlussflüge usw. Unfälle können passieren und passieren auch. Daher gibt Ihnen das Wissen, dass Ihnen ein engagiertes Team von Reiseberatern jederzeit zur Seite steht und sofort helfen kann, die nötige Sicherheit. Sie können sich auf ihr Fachwissen verlassen, wenn Sie eine Reise ändern oder stornieren müssen. - Das bedeutet, Sie sind nicht komplett auf sich gestellt – der Kundenservice unterstützt Sie. Und noch besser: Für den Service fallen keinerlei Kosten an.

6. Holen Sie alles aus Ihrem Budget heraus

Tipp: Nutzen Sie Plattformen, die Geschäftsrabatte und Treueprogramme anbieten.

Wussten Sie, dass Sie von den gleichen hohen Rabatten profitieren können wie große Unternehmen und Reiseagenturen? Booking.com for Business bietet exklusive Preise für Geschäftsreisende für Hotels und Fluggesellschaften und sorgt so dafür, dass Sie das Meiste aus Ihrem Budget herausholen können. Schauen Sie in den Suchergebnissen einfach nach „Exklusive Ermäßigungen“, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis und die höchsten Rabatte zu erhalten. Ihre persönliche Booking.com Genius-Mitgliedschaft gilt auch für Booking.com for Business, sodass Sie auch auf diese Angebote zugreifen können. Und noch ein Vorteil: Wenn Sie die Mitgliedsdetails Ihres Hotel-Treueprogramms in den Profilen speichern, sammeln Ihre Reisenden auch beim Besuch ihrer Lieblingshotels tolle Punkte.

7. Bleiben Sie immer auf dem Laufenden

Tipp: Treten Sie Administratorforen und -gruppen bei.

Die Welt der Geschäftsreisen entwickelt sich ständig weiter. Von neuen Richtlinien der Fluggesellschaften bis hin zu den aktuellsten und besten Hotelangeboten: Auf dem Laufenden zu bleiben kann Ihnen einen Vorteil verschaffen. Treten Sie Foren oder Online-Gruppen bei, in denen andere Administratoren und Büroleiter sich austauschen und ihre Tipps und Tricks teilen. Wir empfehlen unter anderem folgende großartige Ressourcen:

8. Sicherheit und Komfort haben Priorität

Tipp: Das Wohlbefinden der Geschäftsreisenden steht an erster Stelle.

Die Sicherheit und der Komfort der Reisenden hat oberste Priorität. Gehen Sie noch einen Schritt weiter und informieren Sie sich über den Zielort und über die angebotene Ausstattung. Denn nur ein entspanntes Teammitglied ist auch produktiv.

9. Branchenspezifische Optionen sind Gold wert

Tipp: Entscheiden Sie sich für Plattformen, die die besonderen Anforderungen Ihrer Branche erfüllen.

Jede Branche hat ihre Eigenheiten, und das trifft besonders auf Reiseanforderungen zu. Nehmen wir als Beispiel das Baugewerbe. Im Gegensatz zu städtischen Geschäftsreisenden, die vielleicht ein Hotel im Stadtzentrum in der Nähe eines Geschäftsviertels oder eines Konferenzzentrums bevorzugen, haben Bauarbeiter oft ganz andere Anforderungen:

Abgelegene Orte – Bauprojekte, insbesondere im Bereich Bergbau oder Infrastruktur, könnten sich in entlegeneren oder weniger bekannten Gebieten befinden. Dafür müssen Reiseplattformen über ein breites Angebot an Unterkünften verfügen, das über die üblichen Gebiete hinausgeht. Denken Sie an Unterkünfte in der Nähe von Baustellen oder sogar B&Bs in sehr abgelegenen Gebieten.
Langzeitaufenthalte – Bei einem Bauprojekt kann es nötig sein, dass Mitarbeitende für längere Zeit vor Ort bleiben. Deshalb sind Optionen für Langzeitaufenthalte oder Aparthotels, die über eine Küche und andere wohnliche Annehmlichkeiten verfügen, von entscheidender Bedeutung.
Lagerung der Ausrüstung – Anders als der typische Geschäftsreisende, der vielleicht nur einen Koffer dabei hat, benötigen Baufachleute unter Umständen Ausrüstung, Werkzeuge oder Schutzausrüstung. Eine Unterkunft mit viel Stauraum oder sogar speziellen Einrichtungen kann ein großer Vorteil sein.
Früher Arbeitsbeginn – Der Arbeitstag von Baufachleuten beginnt oft im Morgengrauen. Daher kann ein frühes Frühstück oder sogar ein 24-Stunden-Frühstücksservice unabdingbar sein.
Sicherheitsprotokolle – Insbesondere in Hochrisikobereichen oder an bestimmten Projektstandorten können zusätzliche Sicherheitsprotokolle oder Anforderungen für das Betreten und Verlassen gelten. Von entscheidender Bedeutung sind Unterkünfte, die dies verstehen und problemlos ermöglichen können.
Gesammelte Buchungen – Bei Bauprojekten müssen häufig ganze Teams an einen Ort reisen. Das bedeutet, dass Gruppenbuchungen eher die Regel als die Ausnahme sind. Und meist dauern die Bauprojekte nicht nur ein paar Tage, sondern länger. Die Möglichkeit, eine Reise für mehrere Personen buchen zu können, ist wirklich hilfreich.

Im Gegensatz dazu legen Reisende in der IT-Branche Wert auf eine schnelle Internetverbindung im Zimmer oder die Nähe zu Technologiezentren. Oder denken Sie an den Finanzsektor, wo für die Unterbringung von Kunden oder Partnern möglicherweise Luxushotels mit erstklassigen Geschäftseinrichtungen bevorzugt werden.

Im Wesentlichen versteht und berücksichtigt die richtige Reiseplattform diese feinen Unterschiede, damit der Prozess reibungslos ablaufen kann. Es geht nicht nur darum, ein Zimmer zu buchen, sondern sicherzustellen, dass der Aufenthalt perfekt auf die Ziele des Reisenden abgestimmt ist. Und wenn das der Fall ist, sorgen Sie nicht nur für reibungslosere Übergänge, sondern auch für deutlich zufriedenere Reisende.

Es lässt sich nicht leugnen, dass die Organisation von Geschäftsreisen einige Herausforderungen mit sich bringt. Das gilt besonders, da es sich hierbei oftmals nicht um den Hauptbestandteil Ihrer Arbeit als Administrator handelt. Aber mit den richtigen Tools und ein paar Tricks auf Lager kann es so entspannt sein wie ein Strandurlaub (na ja, nicht ganz, aber Sie verstehen schon). Denken Sie daran: Zeit ist Geld. Mit diesen Tipps sparen Sie nicht nur Zeit, sondern stellen auch sicher, dass jede von Ihnen koordinierte Reise ein voller Erfolg wird.

So werden Sie zum ultimativen Champion für Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen.

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