Ah, la humilde plantilla de planes de viajes de trabajo… En otros tiempos, era la fiel compañera de cualquier persona de la oficina encargada de reservar servicios de viaje para sus superiores o su equipo. ¡Qué satisfactorio era rellenar meticulosamente aquellas hojas de cálculo de Excel o documentos de Word, apuntar cada detalle y cada plazo! Pero, al igual que los teléfonos plegables y las máquinas de fax, algunas cosas que considerábamos revolucionarias ya están bastante anticuadas.
Veamos siete razones por las que aquellas plantillas de planes de viajes están tan acabadas como la conexión telefónica a Internet.
1. Las personas pueden equivocarse
¿Alguna vez se te ha escapado un pequeño detalle o has cometido un error tipográfico en tu plantilla de planificación de viajes? A todos nos ha pasado. Saber que tu error ha hecho que una persona pierda un vuelo o se presente en el lugar o a la hora equivocados sienta muy mal. En los viajes de trabajo, un minúsculo descuido puede tener graves consecuencias y provocar la insatisfacción de quienes viajan. En comparación con los planes de viaje manuales, los planes de viaje automatizados reducen significativamente la probabilidad de que ocurran estos errores humanos, y aseguran que la información sea coherente y esté correcta y actualizada.
2. Los entornos dinámicos requieren soluciones dinámicas
En este mundo actual tan acelerado, los planes pueden cambiar de un momento a otro. Los vuelos pueden sufrir retrasos, las reuniones pueden modificarse o puede que Bob, el ingeniero, haya decidido que quiere coger el vuelo más temprano. Modificar y redistribuir plantillas manuales de planes de viajes cada vez que se produce un cambio no solo es tedioso, sino que, por desgracia, también resulta ineficaz. Por otra parte, las plataformas de gestión de viajes como Booking.com for Business permiten ver todos los cambios hechos en una reserva para que todo el mundo esté informado y no haya líos.
3. La integración lo es todo
¿Te acuerdas de todo el tiempo que se perdía yendo de una página a otra entre sitios webs de aerolíneas, plataformas de reserva de hoteles y páginas de alquiler de coches, y recopilando toda esa información en un plan de viaje? Es el equivalente administrativo de intentar darte palmaditas en la cabeza con una mano y hacer círculos con la otra sobre tu estómago al mismo tiempo. Las plataformas modernas como Booking.com for Business integran todos estos elementos para que cada pieza del rompecabezas del viaje encaje a la perfección en un sitio.
4. Ahora tienes personalización a escala
En las plantillas de planes de viaje tradicionales tendrías que introducir manualmente cada mínimo detalle de memoria o hacer copia y pega de cada elemento de un plan de viaje anterior. Ahora, los sistemas de gestión de viajes guardan los detalles importantes de quienes viajan (como nombres, fechas de nacimiento, direcciones, nombre del puesto, documentos de viaje —pasaportes y visas—), además de sus preferencias basadas en reservas anteriores, programas de fidelización e incluso otras tarjetas de crédito. Tener todos estos detalles garantiza que puedas reservar de forma rápida sus experiencias de viaje deseadas ahorrándote el trabajo preliminar.
5. Mejor colaboración y comunicación para los viajes en grupo
¿Te acuerdas de aquellos tiempos en los que compartir un plan de viaje significaba mandar un archivo adjunto por email o, peor aún, imprimir copias físicas? Aquellos métodos no solo perjudicaban a los bosques, sino también a la colaboración en tiempo real. Hoy, vivimos en la era de la mensajería instantánea, los calendarios compartidos y las plataformas en la nube, donde los equipos esperan estar coordinados en todo.
Con las plantillas de plan de viaje hacer cualquier cambio en un viaje en grupo (como cambiar un vuelo o añadir una nueva reserva de hotel) implicaba actualizar el documento manualmente y enviar todos esos cambios a todas las partes interesadas. Siempre existía el riesgo de que alguien trabajara con una versión obsoleta o que le faltara una actualización. En cambio, Booking.com for Business garantiza que todas las personas que viajen tengan acceso en tiempo real a los detalles del viaje más recientes. Esto garantiza que todo el mundo esté informado y nadie acabe haciendo el check-in en el hotel equivocado.
6. Mejor información
En los tiempos de las plantillas de plan de viaje manuales, para poder ver un resumen de las tendencias, los gastos y los patrones de los viajes se requerían unos cuantos cálculos numéricos. Si necesitabas saber cuánto habías gastado en vuelos en un trimestre, tenías que pasarte unas cuantas horas rebuscando entre documentos y pulsando teclas en una calculadora. Las plataformas de gestión de viajes modernas como Booking.com for Business ofrecen funciones integradas de análisis e informes. Con tan solo un par de clics puedes acceder a información de gastos de viajes por categoría (vuelos, alojamiento, coches), que se pueden filtrar también por periodo temporal. Esto no solo te ayuda con tus presupuestos y pronósticos, sino que también contribuye a que las empresas tomen mejores decisiones con más información para futuros servicios de viaje. Además, demostrar el retorno de la inversión (ROI) de los viajes de trabajo a los altos cargos tiene un valor incalculable.
7. Mejor experiencia para quienes viajan
Viajar por trabajo no solo es pasar del punto A al punto B, es garantizar a la persona que viaja una experiencia tranquila y sin estrés para que llegue bien y lista para ser productiva. Tener todos sus servicios de viaje actualizados en un solo sitio es muy útil para esto, y reduce las probabilidades de que no sepa dónde o cuándo tienen que estar.
Las plataformas de viajes modernas has sido creadas teniendo esto en cuenta. Ayudan a quienes reservan los viajes a considerar factores como el bienestar de quienes viajan, la comodidad y la seguridad; y garantizan que cada aspecto del viaje se tenga en cuenta y se simplifique, por lo que la persona que viaja (y la que reserva) puede respirar tranquila.
Aunque hay que quitarse el sombrero con las plantillas de plan de viaje de confianza, que nos fueron muy útiles en el pasado, está claro que el futuro de la administración de viajes pasa por las plataformas integradas, automatizadas y dinámicas. Así que, si todavía te aferras a tus plantillas, quizá sea hora de actualizarse. Al fin y al cabo, incluso las personas más nostálgicas no cambiaríamos nuestros teléfonos inteligentes por un mensáfono, ¿verdad?
Para ir un paso por delante en el mundo acelerado de los viajes de trabajo, que no para de evolucionar, hay que adoptar herramientas que ofrezcan eficiencia, precisión y tranquilidad.