Consejos para ahorrar tiempo para gerentes de oficina

No todos los héroes llevan capa, pero quienes coordinan a la perfección los viajes de trabajo de su equipo seguro que tienen algún superpoder.

Los equipos de administración y gestión suelen ser los héroes olvidados detrás del éxito de todo proyecto laboral. Y es que tienen mucho que hacer: desde lidiar con el equipo de ingenieros hasta coordinar un lugar de trabajo remoto y asegurarse de que el viaje de negocios internacional de su CEO transcurra sin contratiempos. Una de sus tareas más importantes consiste en gestionar los viajes de trabajo.

Compaginar distintos calendarios, buscar las mejores ofertas y asegurarse de que todo vaya sobre ruedas puede ser agobiante. Pero, no te preocupes, tenemos algunos trucos infalibles para hacer reservas y ayudarte a dominar la coordinación de viajes.

1. Utiliza una plataforma integrada para todas las reservas de viajes de trabajo

Truco: déjate de hojas de cálculo y pósits.

Usar una plataforma completa como Booking.com for Business simplifica por completo tu experiencia de reserva de viajes de trabajo. Se acabó lo de ir de una página a otra para reservar billetes de avión u hoteles. Ahora tienes un asistente digital al alcance de la mano para reservar vuelos, alojamiento e incluso coches de alquiler para viajes de trabajo. ¿Aún no te convence? Al poderse compartir los planes de viaje, ya no tendrás que añadir los datos manualmente y nunca más cometerás esos errores garrafales que introducían detalles incorrectos en el plan.

2. Almacena una sola vez un perfil de viaje para cada persona

Truco: despídete de las repetitivas entradas de datos.

¿Cuántas veces has tenido que introducir los detalles de cada persona que viajaba? Si configuras y guardas un perfil para cada una, tendrás acceso exclusivo a sus preferencias, programas de fidelización y otros detalles esenciales. Esto no solo te permitirá ahorrar una gran cantidad de tiempo cuando tengas que volver a reservar, sino también adaptar la experiencia del personal a sus preferencias. Te adorarán por acordarte siempre de esos pequeños detalles.

3. Utiliza opciones flexibles de pago

Truco: aprovecha las opciones de pago por adelantado y con flexibilidad de cancelación.

Los viajes de trabajo pueden cambiar en un abrir y cerrar de ojos. Cuando esto ocurra, las opciones de pago y cancelación flexible te permitirán adaptar los planes sin ningún sobresalto financiero. Además, para el personal que viaje sin tarjetas de crédito de la empresa, la función de pago por adelantado es un salvavidas, ya que garantiza que no se quede tirado ni tenga que hacer frente a costosos gastos del viaje de trabajo con su tarjeta personal (o esperar bastante tiempo a que se lo reembolsen).

4. Mantente al tanto de la situación del personal que viaje

Truco: utiliza una plataforma que ofrezca visibilidad completa de los movimientos del viaje.

Si hay muchas personas viajando por trabajo de un lado a otro, puede ser difícil recordar dónde está cada una. Tienes el deber de asistencia a tus compañeros y compañeras de trabajo y lo mejor para todo el mundo es que sepas dónde se encuentran por si ocurriera cualquier cosa. Si se realizan viajes de trabajo constantemente, corres el riesgo de que el presupuesto se te vaya de las manos si no estás pendiente de los costes de los vuelos, el alojamiento y el alquiler de coches. Con una plataforma de reserva integrada como Booking.com for Business, puedes consultar información sobre dónde está tu equipo, sus gastos de viaje e incluso los ajustes de viaje de última hora que se hagan. De esta manera, estarás al tanto de todo, aunque decidan cambiar un tramo de su viaje.

5. No subestimes el poder de la atención a clientes ininterrumpida

Truco: utiliza una plataforma que ofrezca atención las 24 horas.

Incluso los planes mejor elaborados pueden sufrir contratiempos, como cancelaciones o pérdidas de vuelos. Pueden surgir incidentes y, de hecho, surgen, por lo que saber que tienes un equipo especializado en asesoramiento de viajes a tu disposición en cualquier momento te dará una tranquilidad muy necesaria. Puedes contar con su experiencia cuando tengas que modificar o cancelar un viaje. - No tienes por qué ocuparte de esto por tu cuenta, el equipo está ahí para ayudarte. Además, no te cobrarán ni un céntimo por su servicio.

6. Aprovecha al máximo cada euro de tu presupuesto

Truco: utiliza plataformas que ofrezcan reducciones de precio o programas de fidelización.

¿Sabías que puedes acceder a las mismas grandes reducciones de precio de las que gozan las grandes empresas y agencias de viajes? Booking.com for Business ofrece tarifas exclusivas para empresas en hoteles y aerolíneas y garantiza que consigas la mayor ganga. Solo tienes que buscar "Tarifas exclusivas" en los resultados de búsqueda para encontrar la mejor opción calidad-precio y las mayores reducciones de precio. Formar parte de Genius en Booking.com también te sirve en Booking.com for Business, por lo que también podrás recibir esas ofertas. Y como ventaja extra, si guardas los detalles del programa de fidelización del hotel de cada persona en su perfil de viaje, también conseguirá esos excelentes puntos cada vez que se aloje en sus hoteles favoritos.

7. Mantente al tanto de las actualizaciones

Truco: únete a grupos y foros de administración de viajes.

El mundo de los viajes de trabajo está siempre en constante evolución. Estar al tanto de todo es una gran ventaja, desde nuevas condiciones de aerolíneas hasta las mejores ofertas de los hoteles. Únete a foros o grupos online donde otros responsables de administración y gestión compartan sus consejos y trucos. Aquí tienes algunos recursos muy útiles:

8. Prioriza la seguridad y el confort

Truco: ten el bienestar de quienes viajan por trabajo como máxima prioridad.

Garantizar la seguridad y el confort del personal que viaja es fundamental. Ve un paso más allá, desde informarte sobre los barrios hasta averiguar qué servicios ofrecen. Al fin y al cabo, un buen descanso es sinónimo de una gran productividad.

9. Las opciones específicas del sector valen oro

Truco: opta por plataformas que cubran las necesidades exclusivas de tu sector.

Cada sector tiene sus singularidades, sobre todo en lo que respecta a las necesidades de quienes viajan. Tomemos el sector de la construcción como ejemplo. A diferencia de quienes viajan por trabajo a una ciudad, que podrían dar prioridad a un hotel céntrico situado cerca de un distrito empresarial o de un centro de conferencias, el personal de la construcción suele tener necesidades muy distintas:

Lugares apartados. Los proyectos de construcción, en especial en sectores como el minero o el de infraestructuras, podrían estar ubicados en lugares más apartados o zonas menos conocidas. Esto significa que las plataformas de viajes deben tener un rango muy amplio de opciones de alojamiento que vaya más allá de los habituales centros urbanos. Pueden ser alojamientos cercanos a las obras o incluso B&B en zonas muy apartadas.
Estancias prolongadas. Un proyecto de construcción puede requerir que el personal se quede durante periodos prolongados. Por lo tanto, las opciones de alojamientos de larga estancia o apartahoteles, que ofrecen instalaciones de cocina y equipamiento similar al de una casa, pasan a ser cruciales.
Almacenamiento de equipo. A diferencia de otro personal, que podría tan solo llevar una maleta, quienes trabajan profesionalmente en la construcción podrían tener un equipo como herramientas o ropa de protección. Los alojamientos con un almacenamiento amplio o incluso instalaciones especializadas pueden ser una gran ventaja.
Inicios tempraneros. En el sector de la construcción, la jornada laboral suele iniciarse al amanecer. Por ello, puede resultar esencial contar con servicios de desayuno que comiencen muy pronto o incluso con opciones de servicio 24 horas.
Protocolos de seguridad. Se podrían añadir protocolos de seguridad o requisitos para entrar y salir, sobre todo en zonas de alto riesgo o lugares específicos de proyectos. Es vital reservar en alojamientos que comprendan y puedan facilitar esto sin ningún inconveniente.
Reservas múltiples. Los proyectos de construcción suelen requerir trasladar a equipos enteros, por lo que las reservas en grupo son la norma más que la excepción. Y estas no suelen durar un par de días, sino periodos prolongados. Poder reservar para varias personas en un solo viaje es muy útil.

En cambio, si lo comparamos con el sector de la informática, el personal daría prioridad a una conexión a Internet de alta velocidad en sus habitaciones o la cercanía a los centros tecnológicos. O en el sector financiero, los hoteles de lujo con instalaciones empresariales premium serían la opción preferida para alojar a sus clientes o colaboradores.

Básicamente, la plataforma de viajes adecuada comprende y satisface estos detalles de cada sector, lo que evita contratiempos en el proceso de reserva. No se trata solo de reservar una habitación, sino de garantizar que la estancia se ajuste a la perfección al objetivo de quien viaja. Y cuando esto ocurre, no solo garantizas viajes más agradables, sino también la felicidad de quienes los hacen.

Es innegable que gestionar viajes de trabajo conlleva una gran cantidad de dificultades, sobre todo si no suele ser una parte principal de tu trabajo de administración. Pero, con las herramientas adecuadas y un par de trucos infalibles, puede ser tan relajante como unas vacaciones en la playa (bueno… igual nos hemos pasado un poco, pero ya nos entiendes). Recuerda, cada minuto que ahorras es un minuto que ganas. Con estos trucos, no solo ahorrarás tiempo, sino que también garantizarás que cada viaje que coordines sea un éxito total.

Así serás la estrella absoluta de las reservas de viajes de trabajo en tu organización.

Trucos para reservar viajes de trabajo: 9 formas imprescindibles de ahorrar tiempo