Wat is een zakenreismanager?

Een zakenreismanager is een professional die verantwoordelijk is voor alle aspecten van zakenreizen- , van het plannen ervan tot het opstellen van een reisbeleid voor het bedrijf, waarin uitgaven, zorgplicht en meer worden beschreven. Ze zorgen ervoor dat werknemers veilig reizen en dat alle reizen voldoen aan de richtlijnen van het reisbeleid van het bedrijf.

Ze zijn doorgaans belast met het beheer van reiskosten, het leiden van leveranciers- en partnercontracten en het monitoren van de behoeften van zakenreizigers. In het onderstaande artikel onderzoeken we wat een zakenreismanager is, wat hun vier meest gangbare taken zijn en waarom hun vaardigheden belangrijk zijn voor zakenreizen.

Wat is een zakenreismanager?

Reismanagers helpen bij het opstellen van het reisbeleid van een bedrijf, bij het beheren van reisarrangementen en bij het kiezen van het beste zakenreisbureau voor het bedrijf. Ze ordenen en controleren ook reisuitgaven en zorgen voor het welzijn van zakenreizigers.

Na afloop van een zakenreis is de reismanager verantwoordelijk voor het analyseren van gegevens en het gebruik ervan om toekomstige reizen te stroomlijnen en te verbeteren. Ze moeten beschikken over uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden en scherpe, strategische denkers zijn.

Voorheen werd de rol van reismanager vervuld door office managers of iemand binnen de HR-afdeling die naast hun andere verantwoordelijkheden ook reizen organiseerden. Nu zien steeds meer bedrijven, groot en klein, het voordeel in van een toegewijde zakenreismanager.

Deze functie is nuttig voor alle bedrijven voor wie werknemers vaak moeten reizen.

De 4 hoofdtaken van een zakenreismanager

Reismanagers spelen een cruciale rol bij het laten slagen van een zakenreisprogramma. Ze zijn meestal verantwoordelijk voor de volgende vier taken:

1. Toezicht houden op reisplannen en -arrangementen

Sommige bedrijven besluiten hun reismanager verantwoordelijkheid te geven voor het boeken van alle belangrijke onderdelen van zakenreizen van werknemers, maar andere bedrijven laten dat over aan de werknemers zelf. De twee belangrijkste aspecten zijn vervoer en accommodatie, maar de verantwoordelijkheden omvatten ook reisverzekeringen, luchthaventransfers, visumregelingen, enz.

Als het zakenreisbeleid is vastgesteld, proberen reismanagers reizen te boeken volgens de vooraf afgesproken richtlijnen, zodat bedrijfsleiders weten dat ze de beste deals krijgen. Reismanagers geven ook meer specifieke informatie over vervoer en accommodatie. In de meeste beleidsregels voor zakenreizen worden bijvoorbeeld reisklassen (zoals business class of economy) en hotelcategorieën gespecificeerd.

2. Beheer van uitgaven en het reisbudget

Een ander aspect van zakenreizen dat relatief moeilijk te voorspellen is, is het beheer van creditcards en uitgaven op bestemming. Reismanagers zijn verantwoordelijk voor het vaststellen van aanvaardbare uitgavenlimieten voor reizen om het bijhouden van financiën te vereenvoudigen.

Door een limiet te stellen op creditcards en uitgaven heeft het bedrijf meer controle over de uitgaven voor zakenreizen. Voor het moreel van werknemers is er echter een zekere mate van vrijheid nodig. Een reismanager is verantwoordelijk voor het vinden van de balans tussen vrijheid en kostenefficiëntie. Aangezien de kosten van levensonderhoud variëren van bestemming tot bestemming, moeten de uitgavenlimieten ook variëren.

Een mogelijke valkuil hierbij is dat het moeilijk is om voor elke reis het juiste bedrag in te schatten. Daarom is een reismanager met ervaring in de branche vaak een goede keuze vanwege de kennis en middelen waarover ze beschikken. Zij zijn verantwoordelijk voor het verstrekken van onkostenrapportages en prognoses voor de komende periodes.

3. Gegevens analyseren

Hoewel een zakenreisbeleid erop gericht is alle mogelijke gevolgen van zakenreizen van een bedrijf te dekken, is het belangrijk om gemaakte reizen te analyseren. Een reismanager moet gegevens van alle reizen verzamelen om weloverwogen beslissingen te nemen voor het reisbeleid in de toekomst. Dit omvat ook het analyseren van gegevens voor en na reizen.

Als werknemers bijvoorbeeld regelmatig reizen boeken die het budget overschrijden, moet dit aspect worden aangepakt. Met een betrouwbare database met gegevens over eerdere reizen kan een reismanager problemen identificeren en medewerkers raadplegen om te zien welke wijzigingen nodig zijn.

Tot slot zijn financiële gegevens nuttig bij het vaststellen van KPI's en het analyseren van de winstgevendheid van zakenreizen. Reismanagers kunnen een goede vergelijking maken tussen de kosten en baten van elke reis, om te zien welke reizen het meeste opleveren.

4. Ontwikkelen met nieuwe technologie

De technologie op het gebied van zakenreizen evolueert zeer snel en reismanagers moeten op de hoogte blijven om de beste resultaten te behalen voor hun zakelijke behoeften. Verbeteringen in tools om te boeken maken alles sneller en efficiënter voor het hele bedrijf.

Veranderingen kunnen ook de reiservaring van reizigers enorm verbeteren. Met een reisbeleid hebben werknemers nu de mogelijkheid om hun eigen reis te boeken met inachtneming van de beleidsrichtlijnen.

Door gelijke tred te houden met nieuwe technologische ontwikkelingen krijgen werknemers meer autonomie en hebben reismanagers meer tijd om zich op andere zaken te concentreren.

Uitdagingen voor reismanagers

1. Gebrek aan controle

Reizigers die rechtstreeks op externe sites boeken, zijn zich niet altijd bewust van het reisbeleid van hun bedrijf. Je zou ze kunnen zien als 'irreguliere boekers'. De reismanager merkt vaak pas als de reiziger terug is van de reis, en de onkosten indient, dat er sprake is van een overtreding van het geldende reisbeleid.

Waarom is dat een probleem?

Het is een probleem omdat de controle over de reiziger verloren raakt, en het zorgt voor problemen met de zorgplicht. Hoe kun je er nog zeker van zijn waar ze zich bevinden als dat niet in je systeem zit? Zonder controle wordt rapportage ook een probleem en is het moeilijker om de kosten voor deze reizen vast te stellen. De gegevens worden namelijk pas bekend nadat de uitgaven zijn ingediend.

Hoe de uitdaging aan te gaan:

Het terugwinnen van controle over reizigers, en met name over degenen die ervoor kiezen het reisbeleid te negeren, is niet eenvoudig, maar onderzoek toont aan dat visuele communicatie veel effectiever is dan schriftelijke communicatie. Uit onderzoek blijkt dat als een tekst verrijkt wordt met beeld en kleuren, de bereidheid om de informatie te lezen 80% hoger ligt. Op die manier kun je ervoor zorgen dat reizigers zich meer betrokken voelen, in de hoop dat ze eerder bereid zijn om kennis te nemen van het reisbeleid en zich eraan te houden.

Probeer een meer visuele versie van je reisbeleid te maken die gemakkelijk te begrijpen en te volgen is. Het is mogelijk dat het gebrek aan betrokkenheid de echte reden is voor de uitdaging die bestaat bij het controleren van het reisbeleid.

2. Slechte zichtbaarheid van gegevens

Wanneer gegevens over de hele organisatie verspreid zijn, en de bijbehorende systemen slecht functioneren, dan is het bijna onmogelijk om een volledig beeld te krijgen van wat er werkelijk gebeurt.

Waarom is dat een probleem?

Het is heel belangrijk om toegang te hebben tot hoogwaardige gegevens en deze te kunnen combineren om tijdige en nauwkeurige rapporten te maken. Als het gaat om het rapporteren van de uitgaven aan het management, hebben we vastgesteld dat meer dan een kwart van de reismanagers dit als een belangrijke uitdaging ziet.

Zonder de gegevens is het veel moeilijker om betrokkenheid te creëren bij de belanghebbenden binnen de organisatie. Ze moeten ook de gegevens tot in detail kunnen inzien, om onregelmatigheden in de uitgaven op te sporen en toekomstige uitgaven te kunnen begroten.

Hoe de uitdaging aan te gaan:

De ideale oplossing zou zijn om alle gegevens, uit alle bronnen en regio's, te integreren in één systeem. Dit kan veel tijd en investeringen vergen, die niet altijd beschikbaar zijn.

Een tussentijds proces zou kunnen bestaan uit het kiezen van een hoofdbron/regio en het verzamelen van gegevens uit andere bronnen/regio's om de gegevens samen te brengen en te normaliseren voor rapportagedoeleinden.

3. Gefrustreerde zakenreizigers

Last but not least, een van de meest interessante uitdagingen: gefrustreerde zakenreizigers en reizigerstevredenheid. Het is een uitdaging waar reismanagers verschillend over denken. Sommigen zijn van mening dat de reizigerstevredenheid essentieel is, terwijl anderen er meer op uit zijn om daarnaast de kosten laag, en de naleving van het reisbeleid hoog te houden.

Werknemers willen steeds vaker de tools die ze privé voor hun reizen gebruiken ook inzetten om zakenreizen te regelen. Dat heeft dan weer tot gevolg dat de 'irreguliere reiziger' als probleem om de hoek komt. Ze willen zich niet beperkt voelen door het reisbeleid van het bedrijf en voldoen daarom niet aan de regels. Als ze bijvoorbeeld online een goedkopere vluchtoptie vinden, waarmee ze ook airmiles kunnen verdienen, is het onwaarschijnlijk dat ze van deze optie zullen afzien, en kiezen voor een minder handige optie die binnen het reisbeleid valt.

Waarom is dat een probleem?

Het veroorzaakt wrijving en wantrouwen tussen reizigers en reismanagers. De zakenreiziger begint de reismanager te zien als een sta-in-de-weg in plaats van een facilitator. Als zakenreizigers er zo over denken, dan is de kans kleiner dat ze binnen het beleid boeken.

Hoe de uitdaging aan te gaan:

In veel opzichten is het antwoord een compromis. In de meeste gevallen willen zakenreizigers het juiste doen voor hun organisatie. Zoek dus, in plaats van ze te controleren, naar oplossingen waarmee je hun favoriete tools in je systeem kunt opnemen.

Op deze manier zullen reizigers zich beter aan de regels houden, minder gefrustreerd zijn en hopelijk meer tevreden zijn. Maar nog belangrijker, het vergemakkelijkt jouw werkzaamheden, want door de tools in het bedrijfssysteem in te voeren, kun je de controle herwinnen en cruciale gegevens invoeren voor rapportage. Deze oplossing zou het aantal directe – en daarmee irreguliere – boekers moeten verminderen.

Met moderne tools, zoals Booking.com for Business, zijn zakenreismanagers beter uitgerust om de reizen van de werknemers van hun bedrijf te beheren.

Waarom zijn zakenreismanagers belangrijk?

De kosten in verband met zakenreizen vormen vaak de een na grootste kostenpost voor bedrijven, na salarissen en secundaire arbeidsvoorwaarden van werknemers. En hoewel COVID-19 het zakenreizen in 2020 drastisch heeft verminderd, herstelt de sector zich nu al in een bemoedigend tempo en wordt verwacht dat het zich de komende jaren volledig zal herstellen.

Beide punten betekenen dat reizen een grote rol zullen blijven spelen in de uitgaven van een bedrijf. Daarom is het een goed idee om zakenreizen professioneel te beheren.