Het oude vertrouwde reisplanningssjabloon… Ooit was het een betrouwbaar hulpmiddel voor alle office managers en administrators die een reisarrangement moesten boeken voor hun baas of team. Het gaf veel voldoening om zorgvuldig de bijbehorende Excel-spreadsheets en Word-documenten in te vullen, elk detail te noteren, elke tijdsplanning vast te leggen. Maar net zoals het geval is voor telefoons met een klepje en faxapparaten, zijn sommige dingen die we ooit als revolutionair beschouwden nu behoorlijk verouderd.
Hier volgen zeven redenen waarom deze reisplanningssjablonen net zo passé zijn als inbellen voor internet.
1. Menselijke fouten
Heb je ooit een klein detail gemist of een typfout gemaakt in een reisplanningssjabloon? Het is ons allemaal wel eens overkomen. Het is een vervelend gevoel als je weet dat door jouw fout een zakenreiziger een vlucht heeft gemist, of op de verkeerde plek of op het verkeerde tijdstip is aangekomen. Wat zakenreizen betreft kan zo'n kleine vergissing een grote impact hebben op de zakenreis én op de reiziger. Vergeleken met handmatig opgestelde reisplanningen is het risico op menselijke fouten bij een geautomatiseerde reisplanning aanzienlijk kleiner. Informatie is altijd consistent, correct en actueel.
2. Dynamische omgevingen vragen om dynamische oplossingen
In de snelle wereld van vandaag kunnen plannen à la minute veranderen. Vluchten kunnen vertraging oplopen en vergaderingen worden verschoven, of misschien besluit Bob van engineering ineens dat hij een vlucht eerder wil nemen. Het is niet alleen vervelend om reisplanningssjablonen handmatig te wijzigen telkens wanneer er iets verandert, het is ook zeer inefficiënt. Een modern reisbeheerplatform zoals Booking.com for Business biedt volledige zichtbaarheid van de wijzigingen die worden aangebracht aan een boeking. Hierdoor blijft iedereen eenvoudig op de hoogte.
3. Integratie is alles.
Weet je nog hoe tijdrovend het was om telkens te moeten schakelen tussen websites van luchtvaartmaatschappijen, hotelboekingsplatforms en autoverhuursites, en al deze informatie vervolgens samen te brengen in één reisplanning? Het is de kantoorversie van tegelijkertijd op je hoofd kloppen en rondjes over je buik wrijven. Moderne platforms zoals Booking.com for Business integreren al deze elementen. Zo valt elk stukje van de reispuzzel naadloos op zijn plek.
4. Personalisering op schaal is nu mogelijk
Bij traditionele reisplanningssjablonen moest je elk klein detail handmatig vanuit je geheugen invoeren, of elk item kopiëren en plakken vanuit een eerdere reisplanning voor een boeking. Reisbeheersystemen slaan nu de belangrijke gegevens van reizigers op (zoals naam, geboortedatum, adres, functietitel, reisdocumenten (paspoort en visa)). Ook worden hun voorkeuren opgeslagen, gebaseerd op eerdere boekingen, loyaliteitsprogramma's en afzonderlijke creditcards. Als je al deze details bij de hand hebt, kun je snel hun favoriete reiservaring boeken, zonder extra voorwerk.
5. Verbeterde samenwerking en communicatie voor groepsreizen
Ooit betekende het delen van een reisplanning dat je een e-mailbijlage moest versturen of, erger nog, kopietjes moest maken. Dit was niet alleen slecht voor de bomen, maar ook een belemmering voor samenwerken in realtime. We leven momenteel in een tijdperk van instant messaging, gedeelde agenda's en cloudplatforms, waar teams ervan uitgaan dat ze altijd over dezelfde informatie beschikken.
Wanneer iets in een groepsreis werd gewijzigd (bijvoorbeeld een vlucht of een hotelboeking) betekende dit dat het reisplanningssjabloon handmatig moest worden bijgewerkt. Daarna moest deze opnieuw worden verstuurd naar alle betrokken partijen. Het risico bestond altijd dat iemand nog met een verouderde versie werkte, of zelfs een hele update had gemist. Met Booking.com for Business weet je zeker dat alle reizigers real time toegang hebben tot de meest recente reisgegevens. Dit zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte is en dat niemand in het verkeerde hotel incheckt.
6. Betere inzichten en rapportage
Voor een overzicht van de reistrends, -kosten en -patronen was in de tijd van handmatige reisplanningssjablonen vaak veel rekenwerk nodig. Als je wilde weten hoeveel je in een kwartaal had uitgegeven aan vluchten, moest je urenlang documenten doorzoeken en cijfers invoeren op een rekenmachine. Moderne reisbeheerplatforms zoals Booking.com for Business bieden ingebouwde mogelijkheden voor analyse en rapportage. Met slechts een paar klikken krijg je toegang tot gegevens over reisuitgaven per categorie (vluchten, accommodatie, auto's). Je kunt deze gegevens ook filteren op tijdsperiode. Dit helpt niet alleen bij het budgetteren en het maken van prognoses, maar helpt bedrijven ook om weloverwogen beslissingen te nemen voor toekomstige reisarrangementen. Daarnaast is het onmisbaar bij het presenteren van het ROI (rendement op investeringen) van zakenreizen aan je besluitvormers.
7. Verbeterde ervaring voor reizigers
Reizen voor werk gaat niet alleen over van A naar B gaan. Het gaat ook om de ervaring. Als werknemers een vlotte, stressvrije reis hebben, komen ze fris aan en kunnen ze meteen productief zijn. Het helpt hierbij om alle correcte, up-to-date reisarrangementen op één plek te hebben. Dit vermindert de kans dat werknemers niet weten waar en wanneer ze ergens moeten zijn.
Moderne reisplatforms zijn gebouwd met dit in gedachten. De mensen die zakenreizen boeken, worden geholpen om rekening te houden met factoren als het welzijn, het comfort en de veiligheid van reizigers. Elk aspect van een zakenreis is verantwoord en gestroomlijnd. Zo kunnen zakenreizigers (en de boekers zelf) rustig ademhalen.
We zijn de vertrouwde reisplanningssjablonen die ons in het verleden zo goed hebben gediend, uiteraard dankbaar. Maar het is duidelijk dat de toekomst van reisadministratie ligt bij geïntegreerde, geautomatiseerde en dynamische platforms. Als je je nog steeds vastklampt aan deze sjablonen, wordt het misschien tijd voor een upgrade! Zelfs de meest nostalgische gebruiker onder ons zou de smartphone toch ook niet inruilen voor een pieper?
Als je in deze snelle, steeds veranderende wereld van zakenreizen de concurrentie voor wilt blijven, is het zaak om tools die efficiëntie en nauwkeurigheid bieden, te omarmen.