Niet alle helden dragen een cape, maar mensen die probleemloos zakenreizen coördineren voor hun team, hebben absoluut een superkracht.
Vaak zijn beheerders en officemanagers de miskende helden achter elk succesvol werkproject. Van een team van ingenieur naar een verre werkplek zien te krijgen, of ervoor zorgen dat de internationale verkoopreis van de CEO vlekkeloos verloopt… Er komt veel bij kijken. Wat is een van de meest cruciale taken? Het beheer van zakenreizen.
Het is een zware klus om meerdere planningen tegelijk te beheren, de beste deals voor alles te zoeken, plus ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Maar maak je geen zorgen, wij kennen een aantal beproefde hacks voor boekingen om van jou de ultieme reiscoördinator te maken.
1. Gebruik een geïntegreerd platform voor alle boekingen van zakenreizen
Hack: Laat die spreadsheets en kladbriefjes achterwege.
Met een uitgebreid platform zoals Booking.com for Business verloopt jouw boekingservaring van begin tot eind soepel. Je hoeft niet meer de hele tijd te schakelen tussen sites van luchtvaartmaatschappijen en hotelportals. Met de mogelijkheid om vluchten, accommodaties en zelfs huurauto's voor zakenreizen te boeken, allemaal op één plek, heb je een digitale assistent binnen handbereik. Wat zijn de voordelen? Omdat je reisplanningen kunt delen, hoef je niets meer handmatig in te voeren en ben je niet meer verantwoordelijk voor fouten in reisplanningsgegevens.
2. Sla profielen van zakenreizigers één keer op
Hack: Je hoeft gegevens niet meer meerdere keren in te voeren.
Hoe vaak moest je reizigersgegevens tot nu toe invoeren? Nu je reizigersprofielen kunt instellen en opslaan, heb je direct toegang tot persoonlijke voorkeuren, frequent flyer-klantnummers en andere belangrijke gegevens. Dit bespaart je niet alleen veel tijd voor toekomstige boekingen, maar biedt reizende werknemers ook een ervaring die is afgestemd op hun voorkeuren. Ze zullen het geweldig vinden dat je altijd oog hebt voor die kleine details.
3. Gebruik flexibele betalingsmogelijkheden
Hack: Profiteer van vooruitbetalingen en flexibele annuleringsmogelijkheden.
Een zakenreis kan zomaar ineens worden gewijzigd. Als dat gebeurt, kun je de plannen zonder financiële problemen aanpassen, dankzij de flexibele opties voor betalen en annuleren. Voor reizigers zonder zakelijke creditcard zijn vooruitbetalingen bovendien een redder in nood. Het zorgt ervoor dat ze niet ergens stranden of hoge zakelijke kosten zelf moeten afrekenen (of lang moeten wachten op een restitutie).
4. Houd je reizigers in de gaten
Hack: Gebruik een platform dat reisbewegingen zichtbaar maakt.
Als er veel mensen tegelijk op zakenreis zijn, kan het lastig zijn om bij te houden waar ze precies zijn. Je hebt een zorgplicht voor je reizende collega's en het is in ieders belang dat je weet waar ze zich bevinden, mocht er iets gebeuren. Regelmatige zakenreizen kunnen er ook voor zorgen dat reisbudgetten worden overschreden als je de kosten van vluchten, accommodaties en huurauto's niet in de gaten houdt. Met een geïntegreerd boekingsplatform zoals Booking.com for Business heb je zicht op de locatie en reisuitgaven van je team en zelfs op eventuele wijzigingen die ze op het laatste moment doorvoeren. Op deze manier blijf je op de hoogte, zelfs als maar een klein deel van de reis wordt aangepast.
5. Onderschat nooit de kracht van 24/7 support
Hack: Kies voor een platform dat 24 uur per dag ondersteuning biedt.
Zelfs bij de beste planningen kan er iets onverwachts gebeuren: vluchten kunnen worden geannuleerd en reizigers kunnen een overstap missen. Onverwachte dingen kunnen (en zullen) voorvallen. De wetenschap dat er een toegewijd team van reisadviseurs klaar staat om op elk gewenst moment in actie te komen, biedt daarom de nodige gemoedsrust. Wanneer je een reis moet wijzigen of annuleren, kun je op hun expertise vertrouwen.- Je staat er niet alleen voor, zij staan altijd achter je. En beter nog, ze rekenen helemaal niets voor hun diensten!
6. Haal het meeste uit elke euro in je budget
Hack: Gebruik een platform dat bedrijfskortingen en loyaliteitsprogramma's aanbiedt.
Wist je dat je toegang hebt tot dezelfde forse kortingen als grote bedrijven en reisbureaus? Booking.com for Business biedt exclusieve zakelijke tarieven voor hotels en luchtvaartmaatschappijen, zodat je het meeste waar voor je geld krijgt. Ga naar 'Exclusieve tarieven' in de zoekresultaten en vind de beste prijs en de grootste kortingen. Je persoonlijke Booking.com Genius-lidmaatschap is ook gekoppeld aan Booking.com for Business, dus je krijgt ook die aanbiedingen. En nog een extra voordeel: als je de gegevens van je hotelloyaliteitslidmaatschap opslaat in hun profiel, verdienen ze ook waardevolle punten wanneer ze hun favoriete hotels bezoeken.
7. Blijf altijd op de hoogte
Hack: Neem deel aan forums en groepen voor beheerders.
De wereld van zakenreizen ontwikkelt zich voortdurend. Van nieuw beleid voor luchtvaartmaatschappijen, tot de meest recente beste hotelaanbiedingen, als je op de hoogte blijft, heb je een voorsprong. Neem deel aan forums of onlinegroepen waar andere beheerders en officemanagers hun tips en trucs delen. Dit zijn een paar geweldige bronnen die we aanbevelen:
- https://business.booking.com/blog/the-8-best-business-travel-blogs-to-follow
- https://www.businesstravelnews.com/
- https://skift.com/
- https://thebusinesstravelmag.com/
- https://www.businesstraveller.com/
- https://www.frequentbusinesstraveler.com/
8. Geef prioriteit aan veiligheid en comfort
Hack: Stel het welzijn van zakenreizigers voorop.
Het is van het grootste belang om ervoor te zorgen dat je reizigers veilig en comfortabel zijn. Zet die extra stap! Onderzoek bijvoorbeeld wat een fijne buurt is en welke voorzieningen de accommodatie biedt. Een goed uitgerust teamlid is ten slotte productiever.
9. Branchespecifieke opties zijn goud waard
Hack: Kies voor platforms die voorzien in de unieke behoeften van je branche.
Elke branche heeft andere eisen, met name als het gaat om reisbehoeften. Laten we de bouw als voorbeeld nemen. In tegenstelling tot zakenreizigers in een stad (die misschien liever een hotel in het centrum kiezen, dicht bij een zakendistrict of conferentielocatie), hebben mensen uit de bouwsector vaak heel andere wensen:
-
Afgelegen locaties: vooral in sectoren zoals mijnbouw of infrastructuur bevinden bouwprojecten zich vaak in afgelegen of minder bekende gebieden. Dit betekent dat reisplatforms veel verschillende opties voor accommodaties moeten bieden, die verder reiken dan de gebruikelijke stadscentra. Denk hierbij aan accommodaties in de buurt van een bouwplaats of B&B's in zeer afgelegen gebieden.
-
** Langdurig verblijf**: bij een bouwproject moeten werknemers mogelijk langere tijd blijven. Opties voor accommodaties voor een langer verblijf of zelfstandige appartementen met keukenvoorzieningen en andere huiselijke gemakken zijn dan cruciaal.
-
Opslag van apparatuur: in tegenstelling tot de standaard zakenreiziger die alleen met een koffer reist, hebben bouwprofessionals mogelijk materiaal, gereedschap of beschermende uitrusting bij zich. Accommodaties met voldoende opslagruimte, of zelfs gespecialiseerde faciliteiten, zijn dan heel handig.
-
Vroege start: de dagen in de bouwsector beginnen vaak heel vroeg. Het is daarom belangrijk dat het ontbijt heel vroeg wordt geserveerd, of dat er een 24-uurs serviceopties is.
-
Veiligheidsprotocollen: met name in hoogrisicogebieden of op specifieke projectlocaties kunnen er veiligheidsprotocollen of -vereisten zijn voor aankomen en weggaan. Accommodaties die dit eenvoudig kunnen faciliteren, zijn heel waardevol.
-
Bulkboekingen: bij bouwprojecten moeten vaak hele teams worden verplaatst, met als gevolg dat groepsboekingen eerder regel dan uitzondering zijn. Daarbij gaat het meestal niet om enkele dagen maar om langere periodes. Het is erg handig als je één reis voor meerdere personen kunt boeken.
Vergelijk dit met de IT-industrie, waar reizigers wellicht een accommodatie met een zeer snelle internetverbinding nodig hebben, of in de buurt van een technische hub. Of denk aan de financiële sector. Hier gaat de voorkeur misschien uit naar luxe hotels met eersteklas zakelijke faciliteiten voor het hosten van klanten of partners.
In essentie begrijpt een goed reisplatform deze branchenuances en speelt hierop in, waardoor het proces soepel verloopt. Het is meer dan alleen een kamer boeken. Het verblijf moet perfect aansluiten bij het doel van de reiziger. Wanneer deze afstemming er is, zorgt dit niet alleen voor een soepel verloop, maar ook voor meer tevreden reizigers.
Het valt niet te ontkennen dat het beheren van zakenreizen nogal wat uitdagingen met zich meebrengt. Vooral omdat het vaak geen hoofdonderdeel is van je werk als beheerder. Maar met de juiste tools en een paar trucjes achter de hand, wordt het een koud kunstje! Onthoud dat elke bespaarde minuut geld waard is. Met deze hacks bespaar je niet alleen tijd, maar zorg je ervoor dat elke reis die je coördineert, een daverend succes wordt.
Word de ultieme boekingskampioen voor zakenreizen in je organisatie.