Nem todos os heróis usam capas, mas as pessoas que conseguem coordenar facilmente as viagens de negócios da sua equipa de certeza que têm um superpoder.
Os administradores e os gestores do escritório são muitas vezes os heróis desconhecidos por detrás de cada projeto de trabalho bem-sucedido. Desde reunir uma equipa de engenheiros num local de trabalho remoto até garantir que a viagem internacional de vendas do seu CEO decorre sem problemas, tem muito com que lidar. Uma das tarefas mais importantes? Gerir as viagens de negócios.
Fazer malabarismo com vários horários, procurar as melhores ofertas e garantir que tudo corre bem pode ser cansativo. Mas não se preocupe: temos algumas dicas de reserva testadas e comprovadas para se transformar no melhor gestor de viagens.
1. Use uma plataforma integrada para todas as reservas de viagens de negócios
Dica: deixe as folhas de cálculo e as notas adesivas
Usar uma plataforma abrangente como Booking.com for Business agiliza toda a sua experiência de reserva de viagens de negócios. Não é necessário saltar entre websites de companhias aéreas ou portais de hotéis. Com a capacidade de reservar voos, acomodações e até carros de aluguer para viagens de negócios num só lugar, tem um assistente digital ao seu alcance. O bónus? Os planos de viagem partilháveis significam o fim das inserções manuais e nunca será responsável por aqueles erros desgostosos com os detalhes incorretos do plano de viagem.
2. Armazene os perfis dos viajantes de negócios uma vez
Dica: diga adeus à inserção repetitiva de dados
Quantas vezes já teve de inserir os dados dos seus viajantes? Configurar e guardar os perfis dos viajantes significa que tem acesso imediato às suas preferências, números de passageiro frequentes e outros detalhes essenciais. Isto não só poupa muito tempo em reservas futuras, mas também garante que os funcionários em viagem têm sempre uma experiência adaptada às suas preferências. Vão pensar que é uma estrela por se lembrar sempre desses pequenos detalhes para eles.
3. Use as opções de pagamento flexíveis
Dica: tire partido das opções de pré-pagamento e cancelamento flexível.
As viagens de negócios podem mudar num piscar de olhos. Quando isso acontece, as opções flexíveis de pagamento e cancelamento permitem-lhe adaptar os planos sem problemas financeiros. Além disso, para os viajantes sem cartões de crédito da empresa, a funcionalidade de pré-pagamento é um salva-vidas, garantindo que não ficam retidos ou que têm de cobrar despesas dispendiosas de viagens de negócios nos seus cartões pessoais (ou esperar pelo reembolso demorado).
4. Acompanhe os seus viajantes
Dica: use uma plataforma que forneça visibilidade total dos movimentos da viagem.
Se tem várias pessoas em viagens de negócios ao mesmo tempo, pode ser difícil lembrar-se onde todas estão. Tem o dever de cuidado com os seus colegas de viagem e é do interesse de toda a gente que saiba onde estão, caso algo aconteça. As viagens de negócios frequentes também podem significar que o orçamento de viagens pode escapar-lhe se não tiver atenção aos custos dos voos, da acomodação e do aluguer de carros. Com uma plataforma de reservas integrada como Booking.com for Business, pode obter informações sobre onde a sua equipa está, as suas despesas de viagem e até quaisquer ajustes de última hora que façam à viagem. Assim, mesmo que decidam ajustar um trajeto da viagem, terá conhecimento.
5. Não subestime o poder do apoio ao cliente permanente
Dica: certifique-se de que está em sintonia com uma plataforma que oferece apoio técnico 24 horas por dia.
Até mesmo os planos melhor elaborados podem deparar-se com obstáculos: os voos podem ser cancelados e os viajantes podem perder as ligações. Os acidentes podem acontecer e acontecem, por isso saber que tem uma equipa dedicada de especialistas em viagens pronta para entrar em ação a qualquer momento dar-lhe-á a tranquilidade necessária. Pode contar com a sua experiência quando tiver de modificar ou cancelar uma viagem - nem tudo depende de si, eles dão-lhe apoio. Melhor ainda, não cobram um cêntimo pelos seus serviços!
6. Tire o máximo partido de cada cêntimo do seu orçamento
Dica: use plataformas que oferecem descontos para empresas e programas de fidelização.
Sabia que pode ter acesso aos mesmos descontos de grandes empresas e agências de viagens? Booking.com for Business oferece tarifas empresariais exclusivas em hotéis e companhias aéreas, garantindo que tira o máximo partido do seu investimento. Basta procurar “Tarifas exclusivas” nos resultados de pesquisa para obter o melhor valor e os maiores descontos. O seu estatuto pessoal de membro Genius em Booking.com também se traduz em Booking.com for Business, pelo que também receberá essas ofertas. Como um bónus final, quando guardar os dados do programa de fidelização do hotel dos viajantes nos respetivos perfis, estes também ganharão aqueles pontos maravilhosos quando visitarem os seus hotéis favoritos.
7. Mantenha-se sempre a par
Dica: adira a fóruns e grupos de administradores.
O mundo das viagens de negócios está sempre a evoluir. Desde as novas condições das companhias aéreas até às melhores e mais recentes ofertas de hotéis, manter-se a par pode dar-lhe uma vantagem. Adira a fóruns ou grupos online onde outros administradores e gestores de escritório partilham dicas e truques. Alguns excelentes recursos que recomendamos são:
- https://business.booking.com/blog/the-8-best-business-travel-blogs-to-follow
- https://www.businesstravelnews.com/
- https://skift.com/
- https://thebusinesstravelmag.com/
- https://www.businesstraveller.com/
- https://www.frequentbusinesstraveler.com/
8. Dê prioridade à segurança e ao conforto
Dica: mantenha o bem-estar dos seus viajantes de negócios em primeiro lugar.
É fundamental garantir a segurança e o conforto dos seus viajantes. Desde a pesquisa de bairros até à compreensão das comodidades fornecidas, dê esse passo adicional. Afinal, um membro da equipa com o sono em dia é produtivo.
9. Opções específicas da indústria são preciosas
Dica: opte por plataformas que satisfaçam as necessidades exclusivas da sua indústria.
Cada indústria tem as suas peculiaridades e isto é especialmente verdade quando se trata de necessidades de viagens. Vamos usar a construção como exemplo. Contrariamente ao viajante de negócios urbano que pode dar prioridade a um hotel na baixa, próximo de um centro financeiro ou de conferências, os funcionários da construção civil têm muitas vezes requisitos bastante diferentes:
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Localizações remotas – os projetos de construção, especialmente em indústrias como a mineira ou as infraestruturas, podem estar localizados em zonas mais remotas ou menos conhecidas. Isto significa que as plataformas de viagens têm de ter uma grande variedade de opções de acomodação que vão para além dos habituais centros das cidades. Pense em alojamentos perto de locais de obras ou mesmo B&B em zonas muito remotas.
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Estadias prolongadas – um projeto de construção pode exigir a permanência dos funcionários durante períodos prolongados. Portanto, opções para propriedades para estadias prolongadas ou aparthotéis, que disponibilizam comodidades de cozinha e outras comodidades como em casa, tornam-se fundamentais.
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Armazenamento de equipamento – ao contrário do típico viajante de negócios que leva apenas uma mala, os profissionais da construção podem ter equipamentos, ferramentas ou equipamento de proteção. As acomodações com bastante armazenamento ou mesmo comodidades especializadas podem ser um grande bónus.
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Começar cedo – a construção muitas vezes começa de madrugada. Isto significa que os serviços de pequeno-almoço que começam muito cedo ou mesmo opções de serviço 24 horas por dia podem ser essenciais.
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Protocolos de segurança – especialmente em zonas de alto risco ou em locais específicos dos projetos, podem existir protocolos de segurança adicionais ou requisitos de entrada e saída. As propriedades que compreendem e podem facilitar estas situações sem problemas são vitais.
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Reservas em massa – muitas vezes, os projetos de construção exigem a deslocação de equipas inteiras, o que significa que as reservas de grupo se tornam a norma e não a exceção. E não são por apenas alguns dias, mas durante períodos prolongados. Poder reservar várias pessoas numa viagem é muito útil.
Compare isto com a indústria de informática, na qual os viajantes podem dar prioridade à ligação à Internet de alta velocidade nos seus quartos ou à proximidade de centros tecnológicos. Em alternativa, considere o setor financeiro, onde os hotéis de luxo com comodidades empresariais premium podem ser a preferência para hospedar clientes ou parceiros.
Em essência, a plataforma de viagens certa compreende e responde a estas especificidades da indústria, o que facilita o processo. Não se trata apenas de reservar um quarto, trata-se de garantir que a estadia está perfeitamente alinhada com o objetivo do viajante. Quando este alinhamento acontece, não só garante transições mais suaves, mas também viajantes significativamente mais felizes.
Não há como negar que a gestão de viagens de negócios tem a sua quota-parte de desafios. Especialmente porque, muitas vezes, não é a parte principal do seu trabalho como administrador. No entanto, com as ferramentas certas e alguns truques na manga, pode ser tão fácil como estar de férias na praia (bem, não exatamente, mas percebe a ideia). Não se esqueça: cada minuto poupado é um minuto ganho. Com estas dicas, não só poupará tempo, mas também garantirá que cada viagem que coordena é um sucesso estrondoso.
Um brinde a tornar-se no melhor campeão de reservas de viagens de negócios da sua organização.