O humilde modelo de planos de viagem de negócios já foi o fiel companheiro de todos os administradores e gestores de escritórios que tinham de reservar serviços de viagem para o seu patrão ou equipa. Era muito gratificante preencher meticulosamente aquelas folhas de cálculo do Excel ou os documentos do Word, anotar todos os detalhes, registar todos os horários. No entanto, tal como os telefones flip e os aparelhos de fax, algumas coisas que antes considerávamos revolucionárias estão agora algo desatualizadas.
Vamos analisar 7 motivos pelos quais esses modelos de planos de viagem são tão obsoletos quanto a Internet discada.
1. O erro humano é real
Já se esqueceu de um pequeno detalhe ou cometeu um erro de digitação no seu modelo de plano de viagem? Já toda a gente passou por isso. É uma sensação angustiante saber que o seu próprio erro fez com que o seu viajante de negócios perdesse um voo ou aparecesse no lugar errado ou à hora errada. Quando se trata de viagens de negócios, um destes pequenos descuidos pode ter consequências dramáticas e deixar os viajantes muito insatisfeitos. Em comparação com planos de viagem criados manualmente, os planos de viagem automatizados reduzem significativamente a possibilidade destes erros humanos, garantindo que a informação é consistente, correta e atualizada.
2. Os ambientes dinâmicos necessitam de soluções dinâmicas
No mundo acelerado de hoje, os planos podem mudar instantaneamente. Os voos atrasam-se, as reuniões são remarcadas ou talvez o Bob da engenharia tenha decidido que queria apanhar uma ligação mais cedo. Editar e redistribuir os modelos de planos de viagem manuais cada vez que há uma mudança não é apenas fastidioso, é lamentavelmente ineficiente. Por outro lado, plataformas modernas de gestão de viagens, como Booking.com for Business, oferecem visibilidade total das alterações feitas a uma reserva, mantendo todas as pessoas informadas sem complicações adicionais.
3. A integração é fundamental
Lembra-se das demoradas idas e vindas entre websites de companhias aéreas, plataformas de reserva de hotéis, websites de aluguer de carros e, depois, de reunir todas essas informações num único plano de viagem? É o equivalente administrativo de tentar bater na cabeça e esfregar a barriga ao mesmo tempo. As plataformas modernas, como Booking.com for Business, integram todos estes elementos para que todas as peças do puzzle da viagem se encaixem perfeitamente num só lugar.
4. A personalização em escala já é possível
Com modelos de planos de viagem tradicionais, teria de inserir manualmente todos os pequenos detalhes de memória ou copiar e colar cada item de um plano de viagem de reserva anterior. Agora, os sistemas de gestão de viagens armazenam os dados importantes dos seus viajantes, como nomes, data de nascimento, morada, títulos das funções, documentos de viagem (passaportes e vistos), juntamente com as respetivas preferências com base em reservas anteriores, programas de fidelização e até cartões de crédito separados. O facto de ter todos estes dados à mão garante que pode reservar rapidamente as suas experiências de viagem preferenciais sem trabalho adicional.
5. Melhor colaboração e comunicação para viagens em grupo
Lembra-se de quando partilhar um plano de viagem significava enviar um anexo de e-mail ou, pior, imprimir cópias físicas? Esses métodos não só prejudicaram as árvores, como também impediram a colaboração em tempo real. Hoje, vivemos numa era de mensagens instantâneas, calendários partilhados e plataformas baseadas na nuvem, em que as equipas esperam estar na mesma página, literal e de forma figurativa.
Com os modelos de planos de viagem, fazer qualquer alteração nas viagens em grupo (como alterar um voo ou uma nova reserva de hotel) significava atualizar manualmente o documento e enviar essas alterações a todas as partes envolvidas. Havia sempre o risco de alguém estar a trabalhar com uma versão desatualizada ou de não ter feito a atualização. Por outro lado, Booking.com for Business garante que todos os viajantes têm acesso em tempo real aos dados mais recentes da viagem. Isto garante que todas as pessoas estão atualizadas e que ninguém faz o check-in no hotel errado.
6. Melhores informações e relatórios
Na época dos modelos de planos de viagem manuais, obter uma visão geral das tendências, despesas e padrões de viagens poderia exigir muitos cálculos numéricos. Se precisasse de saber quanto gastou em voos num trimestre, teria de se preparar para passar horas a analisar documentos e a introduzir números numa calculadora. As plataformas modernas de gestão de viagens, como Booking.com for Business, oferecem funcionalidades integradas de análise e elaboração de relatórios. Com apenas alguns cliques, pode aceder a dados sobre gastos com viagens por categoria (voos, acomodação, carros) que também podem ser filtrados por período. Isto não só ajuda com os seus orçamentos e previsões, mas também ajuda as empresas a tomar decisões mais informadas para futuros serviços de viagem. Além disso, é essencial para demonstrar o retorno do investimento (ROI) das viagens de negócios aos responsáveis pela tomada de decisões.
7. Melhoria da experiência do viajante
As viagens de negócios não implicam apenas ir do ponto A ao ponto B. É uma questão de experiência, garantindo que o viajante tem uma viagem tranquila e sem stress para que chegue revigorado e pronto para ser produtivo. Ter todos os serviços de viagem corretos e atualizados num único lugar ajuda neste aspeto e reduz a possibilidade de os viajantes não saberem onde têm de estar ou quando.
As plataformas de viagens modernas foram criadas com isto em mente. Ao ajudar aqueles que reservam viagens a considerar fatores como o bem-estar, o conforto e a segurança do viajante e ao garantir que todos os aspetos da sua viagem são tidos em conta e otimizados, o viajante de negócios (e a pessoa responsável pela reserva) pode respirar tranquilamente.
Embora estejamos agradecidos pelos fiéis modelos de planos de viagens que nos serviram bem no passado, é evidente que o futuro da administração de viagens reside em plataformas integradas, automatizadas e dinâmicas. Por isso, se ainda está a usar os seus modelos, talvez esteja na altura de fazer um upgrade! Afinal, mesmo os mais nostálgicos não trocariam os seus smartphones por um pager, pois não?
No mundo acelerado e em constante evolução das viagens de negócios, ficar à frente da concorrência significa adotar ferramentas que oferecem eficiência, precisão e tranquilidade.