In der Geschäftswelt spielen Schecks und Bargeld kaum mehr eine Rolle – deshalb können virtuelle Karten auf Geschäftsreisen eine große Hilfe sein. Im Laufe der Zeit wurden Schecks und Bargeld durch praktischere digitale Zahlungsmethoden ersetzt, die sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeitende, die geschäftlich unterwegs sind, diverse Vorteile bieten. Deshalb werden virtuelle Karten genutzt – sie sind eine praktische Methode für clevere Geschäftsausgaben.
Was sind virtuelle Karten?
Eine virtuelle Karte ist eine digitale Kopie Ihrer physischen Bankkarte, die auf Ihrem Gerät gespeichert ist. Virtuelle Karten können Sie auch ohne die physische Karte nutzen. Das ist besonders für Unternehmen praktisch. Sie können damit kontaktlos in Geschäften bezahlen oder sie für Online-Transaktionen nutzen. Eine virtuelle Karte hat dieselben Kartendetails und Identifikationsinformationen wie eine physische Kredit- oder Debitkarte, darunter:
- den Namen des Karteninhabers,
- die Kreditkartennummer,
- die Rechnungsadresse,
- den CVV,
- das Ablaufdatum.
Der Unterschied besteht darin, dass virtuelle Kreditkarten Online-Händlern dynamische Informationen liefern, sodass bei jeder Zahlung mit einer virtuellen Kreditkarte der Bestätigungscode anders ist. Die 16 Ziffern werden speziell für einzelne Transaktionen über einen vorher festgelegten Betrag generiert.
Die Arten von virtuellen Karten
Es gibt zwei Arten von virtuellen Karten für Geschäftsreisen:
- Virtuelle Kreditkarten: Eine virtuelle Firmenkarte ist wie eine reguläre Karte, bei der Ihre Managementplattform Ihrer Karte einen Kreditbetrag hinzufügt, den Sie als Guthaben nutzen können. Wenn einem Konto ein Geldbetrag gutgeschrieben wird, ist es möglich, eine virtuelle Kreditkarte zu erstellen, Budgets zuzuweisen, Zahlungen vorzunehmen und den ausgegebenen Betrag am Ende des Zahlungszeitraums zu begleichen.
- Virtuelle Debitkarten: Virtuelle Debitkarten ähneln Bargeldbezugskarten für Bankkonten, mit der Ausnahme, dass Sie diese für geschäftliche Zwecke verwenden können. Mit virtuellen Debitkarten kann Ihr Unternehmen einen bestimmten Betrag auf ein Firmenkonto laden, der sich dann im gesamten Kartenguthaben widerspiegelt. Geschäftsreisende können also bei Transaktionen mit virtuellen Debitkarten mit Firmengeldern bezahlen, sodass am Ende kein offener betrag mehr beglichen werden muss.
Wie sich virtuelle Karten auf Geschäftsreisen auswirken
In der Reisebranche werden virtuelle Karten seit mehr als 20 Jahren verwendet. Die einfache Nutzung, Ausstellung und die hohe Transparenz machen virtuelle Karten für Geschäftsreisen unverzichtbar.
5 Vorteile virtueller Karten für Geschäftsreisen
Die Nutzung virtueller Kreditkarten bietet Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile. Wir haben 5 davon aufgeführt:
1. Bessere Kostenverfolgung
Durch den Verzicht auf herkömmliche Karten und die Nutzung virtueller Karten werden die Ausgaben für Geschäftsreisen automatisch erfasst und an einem zentralen Ort festgehalten.
2. Betrugsprävention
Da keine Karten mehr verloren gehen können und keine Konten mehr gehackt werden, sinkt das Betrugsrisiko. Wenn Sie virtuelle Karten nutzen, können Sie eine Karte sofort sperren, kündigen oder löschen, falls eine Sicherheitsverletzung oder ein Sicherheitsrisiko vorliegt.
3. Sichtbarkeit von Zahlungen und Transaktionen in Echtzeit
Mit virtuellen Karten erhalten Sie relevante Informationen genau dann, wenn Sie sie benötigen. Karteninhaber können das Kartenguthaben und die Transaktionsdetails einsehen, um den Überblick über die Ausgaben zu behalten. Bei abgelehnten, gekündigten oder gesperrten Karten oder Ausgabenlimits werden sowohl Reisemanager als auch Reisende, die Karteninhaber sind, benachrichtigt. Dadurch übernehmen Geschäftsreisende Verantwortung.
4. Einfacheres Reisekostenmanagement
Geschäftsreisemanager können Zahlungsinformationen für die Finanzen Ihres Unternehmens erfassen und standortunabhängig Zahlungen von Teams nachverfolgen. So können die Unternehmensausgaben ganz ohne Rückerstattungen oder Barvorschüsse kontrolliert und gesichert werden.
5. Bessere Ausgabenkontrolle
Mit virtuellen Karten können Sie Karten für jegliche Kosten und jedes festgelegte Budget einrichten. Sie können Limits festlegen, damit Ausgaben ein bestimmtes Budget nicht überschreiten, und Sie werden darüber informiert, wenn mit der Karte bezahlt wurde.
Wofür können virtuelle Karten auf Geschäftsreisen verwendet werden?
Viele Aspekte von Geschäftsreisen können durch den Einsatz virtueller Karten optimiert werden:
1. Transport
Ihre Geschäftsreisenden können virtuelle Karten für Taxis, Uber oder andere Fahrdienste nutzen. Die Karten können zudem mit Tagesbeträgen aufgeladen werden, um alle Online- oder In-App-Käufe abzudecken.
2. Optimierte Kreditorenbuchhaltung
**Virtuelle Zahlungskarten ** sind ein effektiver Ersatz für umständliche Papierarbeit und arbeitsintensive Aufgaben. Bei virtuellen Karten kann sich das für die Kreditorenbuchhaltung zuständige Team auf die Finanzplanung und andere Aufgaben konzentrieren.
Das spart Zeit und verringert die Anfälligkeit für menschliche Fehler. Gleichzeitig wird der gesamte Prozess der Kreditorenbuchhaltung rationalisiert.
3. Hotelbuchung und Zahlungen
Genau wie beim Transport ist auch hier das Bezahlen mit einer virtuellen Karte deutlich praktischer. Außerdem sind die Kosten für die Unterkunft aller Wahrscheinlichkeit nach höher als die Kosten für Fahrdienste. Daher kann der Einsatz einer virtuellen Karte Sie vor Betrug oder finanziellen Gefahren schützen.
4. Ausgaben für Essen und Getränke
Mithilfe einer virtuellen Karte können Geschäftsreisende alle Geschäftsausgaben kontaktlos direkt über das Firmenkonto bezahlen. Gleichzeitig wissen sie immer, wie viel Geld ihnen noch zur Verfügung steht. Sie können das Budget also problemlos einhalten und müssen während ihrer Reise keine Ausgaben aus eigener Tasche zahlen, da die Karte vom Unternehmen aufgeladen werden kann.
Sorgfaltspflicht und virtuelle Karten
Wenn es darum geht, die Sicherheit und den Schutz von Geschäftsreisenden zu verbessern, sind virtuelle Kredit- und Debitkarten von großem Vorteil. Sie ermöglichen optimierte, kontaktlose Zahlungen für Vorgänge wie das Einchecken in Hotels, die ansonsten viel menschliche Interaktion erfordern können.
Diese Karten sind außerdem sicher und haben ein geringeres Risiko, dass sie auf Geschäftsreisen gestohlen werden. So erfüllen virtuelle Karten die Sorgfaltspflicht für Geschäftsreisende.
Virtuelle Karten und Rechnungsstellung für Geschäftsreisen
Virtuelle Karten von einem sicheren und sorgfältig ausgewählten Anbieter bieten vollständige Kontrolle, denn sie können in Ihr System zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung integriert werden. Der Prozess zur Beantragung, Genehmigung und Generierung virtueller Kreditkarten basiert auf den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens.
Er ähnelt der Rechnungsverarbeitung, die Genehmigung erfolgt jedoch, bevor die Ausgabe getätigt wird. Virtuelle Karten erfassen automatisch Transaktionen, sobald sie stattfinden, und können mit Ihrem Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) synchronisiert werden.
Virtuelle Karten und Lieferantenmanagement
Sie können virtuelle Zahlungskarten über Ihre Kartenverwaltungsplattform basierend auf der Anzahl Ihrer Lieferanten erstellen. Auf diese Weise sehen Sie die Gesamtzahl der Lieferanten Ihres Unternehmens in allen Abteilungen und die entsprechenden Ausgaben.
Dieser Überblick über die Kreditorenbuchhaltung ist auch von Vorteil, wenn Sie an Ausgabenanalysen arbeiten und Erkenntnisse gewinnen möchten.
In Anbetracht dieser Faktoren bieten virtuelle Karten für das Geschäftsreisemanagement mehr Vorteile als physische Karten. Bei jeder Zusammenarbeit mit Partnern oder Lieferanten während einer Geschäftsreise können Sie mit virtuellen Karten sichergehen, dass die Zahlungen pünktlich erfolgen.
Große und kleine Unternehmen können von der erhöhten Sicherheit und Effizienz profitieren, die virtuelle Karten für Geschäftsreisende bieten.
Geschäftsreisende selbst profitieren ebenfalls von den kontaktlosen Zahlungen, die nicht nur praktisch und unkompliziert, sondern auch schnell und sicher sind.
