Im Rahmen Ihrer Geschäftstätigkeiten müssen Mitarbeitende eventuell ins Ausland reisen, um bestimmte Aufgaben zu erledigen oder neue bzw. bestehende Kunden und Lieferanten zu treffen. Internationale Geschäftsreisen bringen für Geschäftsreisemanager eine ganze Reihe neuer Herausforderungen und Verantwortlichkeiten mit sich.
Was sind internationale Geschäftsreisen?
Internationale Geschäftsreisen sind alle Reisen von Mitarbeitenden außerhalb des Landes, in dem sie beschäftigt sind.
Es gibt viele Situationen, in denen Ihr Unternehmen von internationalen Geschäftsreisen profitieren kann. Vielleicht bevorzugen Ihre Geschäftspartner oder Kunden den persönlichen Kontakt. Auch für die Neukundengewinnung können Auslandsreisen von Vorteil sein.
Wenn internationale Geschäftsreisen notwendig sind, gibt es ungeachtet der Erfahrung Ihrer Mitarbeitenden einige Faktoren zu berücksichtigen.
5 wichtige Faktoren bei Geschäftsreisen ins Ausland
Zwischen Inlandsreisen und internationalen Geschäftsreisen gibt es enorme Unterschiede. Deshalb haben wir hier einige Aspekte aufgelistet, die Sie bei der Planung von Geschäftsreisen ins Ausland für Ihre Mitarbeitenden berücksichtigen sollten, von kulturellen Unterschieden bis hin zur Spannung von Hotelsteckdosen.
1. Anreise
Buchen Sie Flüge rechtzeitig. Um sich den besten Preis für internationale Geschäftsreisen zu sichern, sollten Sie so früh wie möglich buchen. Am besten lassen Sie die Reisenden ihre Sitzplätze selbst wählen. Schließlich können sich Langstreckenflüge auf deren Gesundheit und Wohlbefinden auswirken. Ob Fenster- oder Gangplatz – wenn Reisende sich ihren Sitzplatz im Vorfeld selbst aussuchen können, sind sie bei der Ankunft ausgeruhter und fit für die Arbeit.
Was Dokumente anbelangt, müssen Sie als Geschäftsreisemanager sicherstellen, dass Ihre Mitarbeitenden gut vorbereitet sind und ihren Reisepass, ggf. ein Visum und andere erforderliche Unterlagen mit sich führen.
2. Gepäck
Bei internationalen Flügen gelten oft strengere Beschränkungen für größere Gepäckstücke. Außerdem kostet das Abgeben und Abholen von Aufgabegepäck zusätzliche Zeit. Ganz davon abgesehen, dass verlorenes Gepäck bei einer kurzen Geschäftsreise große Unannehmlichkeiten verursachen kann. Am besten raten Sie Mitarbeitenden, das Nötigste im Handgepäck mitzunehmen, um für alle Eventualitäten gewappnet zu sein.
Möglicherweise gibt es in dem Land, in das Ihre Mitarbeitenden reisen, auch eine andere Netzspannung und andere Steckdosen. Sorgen Sie dafür, dass Reisende über die nötigen Adapter für ihre Geräte verfügen, insbesondere für Dienstlaptops, -tablets und -handys.
Vergewissern Sie sich, dass Ihre Reiserichtlinie internationale Datenpakete für die Dauer des Auslandsaufenthalts abdeckt. Das erleichtert nicht nur die Navigation sowie die geschäftliche und private Kommunikation, es verringert auch das Risiko im Notfall.
Es erscheint Ihnen vielleicht selbstverständlich, aber erinnern Sie Reisende daran, vor der Abreise den Wetterbericht zu checken und dementsprechend zu packen.
Hier finden Sie weitere Packtipps und Hinweise, wie Sie am besten für eine Geschäftsreise packen.
3. Zeitzonen und Jetlag
Bei Auslandsreisen kann der Zeitunterschied für den Körper eine Belastung sein. Gleichzeitig ist es nicht immer leicht, genug Ruhe zu bekommen, um die Geschäftsreise dann produktiv und effektiv zu nutzen. Wer zum ersten Mal reist, unterschätzt womöglich die Folgen des Jetlags.
Auch wenn es kein Patentrezept gibt, sollten Sie Ihren Mitarbeitenden raten, sich vorzubereiten und sich über Methoden zu informieren, die ihnen sinnvoll erscheinen. Manche Geschäftsreisende setzen auf Bewegung, um den Jetlag zu lindern und ihren Schlaf-Wach-Rhythmus anzupassen. Andere versuchen eher, sich auf ihre innere Uhr einzustellen und Meetings möglichst auf die für sie günstigste Tageszeit zu legen.
4. Vor Ort unterwegs
Sich beim ersten Besuch in einer neuen Stadt oder einem neuen Land zurechtzufinden, kann eine echte Herausforderung sein – vor allem, wenn dort eine andere Sprache gesprochen wird. Wir empfehlen, Reisenden vor der Abreise zum Herunterladen eines Offline-Stadtplans zu raten. So können sie sicher sein, dass sie immer Zugriff haben, auch ohne mobile Daten oder WLAN. Es kann sogar sinnvoll sein, die Karte auszudrucken, falls der Akku des Geräts mal leer ist.
Empfehlen Sie Reisenden außerdem, lokale Navigations-Apps zu recherchieren und herunterzuladen, um leichter von A nach B zu gelangen. Wichtig ist auch, dass aus Ihrer Reiserichtlinie klar hervorgeht, für welche Transportmittel den Mitarbeitenden die Kosten erstattet werden.
5. Kulturelle Unterschiede
Recherchieren Sie vor der Abreise, ob es kulturelle oder politische Unterschiede zwischen Ihrem Land und dem Ziel der Geschäftsreise gibt. Schließlich sollen Reisende Ihr Unternehmen professionell vertreten und ihrer Verantwortung als „Weltbürger“ gerecht werden. Das bedeutet, die Kulturen und Bräuche der Menschen in aller Welt zu respektieren.
Bei manchen Ländern kann es auch bedeuten, dass Sie viele alltägliche Entscheidungen Ihrer Reisenden beachten müssen, von der Freizeitkleidung bis hin zum Verhalten in der Öffentlichkeit. Raten Sie ihnen zu Aufmerksamkeit und Flexibilität. Wenn etwas unklar ist, sollten sie nachfragen und sich über die örtlichen Gepflogenheiten informieren.
Wenn Ihre Mitarbeitenden in ein Land reisen, in dem eine andere Sprache gesprochen wird, kann es sehr hilfreich sein, sich ein paar Sätze in der Landessprache anzueignen. So können Reisende im Alltag Zeit sparen, respektvoller mit Einheimischen umgehen oder auch in Notsituationen besser zurechtkommen.
Welche Risiken bergen Geschäftsreisen ins Ausland?
Auf internationalen Geschäftsreisen ist es besonders wichtig, auf das eigene Wohlergehen zu achten. Ihre Reiserichtlinie und Sorgfaltspflicht sollten den Mitarbeitenden klar kommuniziert werden.
Die Reisekostenrichtlinie Ihres Unternehmens sollte für internationale Reisen erweitert werden, um Punkte abzudecken, die bei Inlandsgeschäftsreisen vielleicht keine Rolle spielen:
- Flüge – einschließlich Verspätungen und Ausfällen
- Unterkünfte – und damit verbundene Kosten (z.B. Adapter für Ladegeräte)
- Transport – Taxis, Mietwagen, öffentliche Verkehrsmittel und andere Transportmittel
- Internationale Datennutzung und Telefonate – Roaming für Zugriff auf mobile Daten im Ausland
- Verpflegung im Ausland
Mit einer internationalen Geschäftsreiseversicherung lassen sich Stress und Komplikationen im Zusammenhang mit Auslandsreisen zusätzlich eindämmen – und erhebliche Geschäftskosten vermeiden. Lesen Sie unseren Leitfaden zur Geschäftsreiseversicherung, um zu erfahren, was Ihre Versicherungspolice genau beinhalten sollte.
3 Tipps für internationale Geschäftsreisen
- Recherchieren Sie im Voraus. Empfehlen Sie Ihren Mitarbeitenden, sich vor jeder Auslandsreise eingehend zu informieren, um Risiken zu vermeiden und sicherzustellen, dass sie sich während der Reise wohlfühlen.
- Präzisieren Sie Ihre Richtlinien. Achten Sie darauf, dass etwaige Unterschiede zwischen Auslands- und Inlandsreisen klar und deutlich aus Ihrer Reisekostenrichtlinie und Reiseversicherungspolice hervorgehen.
- Lassen Sie sich von Experten beraten. Arbeiten Sie nach Möglichkeit mit einem Experten für das Reiseziel oder Auslandsreisen im Allgemeinen zusammen, um keine wichtigen Faktoren auszulassen.
