Het is voor jouw bedrijf misschien noodzakelijk dat je werknemers internationaal reizen om taken uit te voeren, of om nieuwe of bestaande klanten en leveranciers te ontmoeten. Internationale zakenreizen brengen nieuwe uitdagingen en verantwoordelijkheden voor zakenreismanagers met zich mee.
Wat zijn internationale zakenreizen?
Internationale zakenreizen zijn alle reizen die je werknemers moeten maken buiten de grenzen van het land waar ze werken.
Er zijn veel situaties waarin je bedrijf baat kan hebben bij internationale zakenreizen. Je businesspartners of klanten doen misschien liever persoonlijk zaken met je en reizen naar het buitenland kan nieuwe klanten opleveren.
Hoe gewend je werknemers ook zijn aan zakenreizen, er zijn verschillende factoren waar je rekening mee moet houden en je medewerkers op moet voorbereiden als internationale zakenreizen noodzakelijk zijn.
5 factoren waarmee je rekening moet houden bij zakenreizen naar het buitenland
Reizen binnen eigen land zijn compleet anders dan internationale zakenreizen. We hebben een lijst met factoren samengesteld waarmee je rekening moet houden bij het plannen van een buitenlandse zakenreis voor werknemers, van culturele verschillen tot het voltage van stopcontacten in hotels.
1. De reis zelf
Boek vluchten op tijd. Om de beste prijzen voor internationale reizen te betalen, kun je zakenreizen het beste zo vroeg mogelijk boeken. We raden je aan om je reizigers te vragen hun stoel te kiezen. Lange internationale vluchten kunnen hun gezondheid en welzijn beïnvloeden. Of reizigers nu de voorkeur geven aan een stoel bij het raam of aan het gangpad, het vooraf selecteren van een stoel kan zorgen voor een prettigere vlucht, zodat reizigers uitgerust aankomen en hun werk beter kunnen uitvoeren.
Wat betreft het aanbieden van relevante **documentatie:**Als boeker van een zakenreis draag jij de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat reizigers tijdens hun trip de vereisten voor paspoorten, visa en andere documenten kennen.
2. Inpakken
Bij internationale vluchten gelden vaak strikte bagagelimieten voor grotere bagage. Het inchecken en ophalen van ingecheckte bagage kan extra tijd kosten en zo de reistijd langer maken. Bovendien kan zoekgeraakte bagage veel ongemak veroorzaken tijdens een korte zakenreis. Adviseer je werknemers om essentiële spullen in hun handbagage te vervoeren, zodat ze tijdens het reizen op onverwachte situaties zijn voorbereid.
Ook kunnen de stopcontacten in het land waar je reizigers naartoe gaan een ander voltage en aansluiting hebben. Zorg ervoor dat werknemers de benodigde adapters voor hun apparaten bij zich hebben, vooral voor werkgerelateerde laptops, tablets en telefoons.
Controleer of je reisbeleid internationale databundels dekt gedurende de periode dat je medewerkers in het buitenland verblijven. Dit kan helpen bij navigatie en communicatie, zowel zakelijk als persoonlijk, en kan de risico's tijdens een noodsituatie beperken.
Het klinkt misschien vanzelfsprekend, maar laat reizigers het weer controleren voordat ze vertrekken en hun bagage hierop afstemmen.
Lees hier meer inpaktips en ontdek wat je het beste kunt inpakken voor een zakenreis.
3. Tijdzones en jetlag
Wanneer je naar het buitenland reist, kan je lichaam zich soms moeilijk aanpassen aan het tijdsverschil. Bovendien kan het gedurende de zakenreis zelf lastig zijn om genoeg rust te krijgen om productief te zijn en dingen voor elkaar te krijgen. Nieuwe reizigers onderschatten de gevolgen van een jetlag vaak.
Hoewel er geen bekende methoden zijn om een jetlag tegen te gaan, raden wij je aan om werknemers te adviseren zich voor te bereiden op een jetlag en zelf methoden te onderzoeken waarvan zij vermoeden dat deze voor hen effectief zijn. Sommige zakenreizigers verlichten hun jetlag door middel van lichaamsbeweging om hun bioritme te helpen herstellen. Anderen kiezen ervoor om zich over te geven aan de jetlag en plannen hun vergaderingen waar mogelijk op het voor hen meest optimale tijdstip van de dag.
4. Een nieuwe omgeving
Het is vaak een uitdaging om bij een eerste bezoek je weg te vinden in een onbekende stad of een nieuw land. Dit geldt met name als de mensen in dat land een andere taal spreken. Adviseer reizigers om een offline plattegrond van de stad te downloaden voordat ze vertrekken. Op die manier kunnen ze deze altijd raadplegen, zelfs zonder data of wifiverbinding. Het kan zelfs nuttig zijn om deze plattegrond uit te printen voor het geval de batterij van hun mobiele apparaat leeg raakt.
We raden je ook aan reizigers te adviseren om lokale navigatie-apps te zoeken en te downloaden die kunnen helpen bij het verkennen van de omgeving. Zorg ervoor dat je het reisbeleid duidelijk heeft gecommuniceerd, zodat werknemers in detail kunnen bekijken voor welke typen vervoer zij een vergoeding krijgen.
5. Culturele verschillen
Bekijk voordat je vertrekt welke culturele en politieke verschillen er bestaan tussen jouw land en de bestemming van je zakenreis. Het is belangrijk dat je bedrijf professioneel overkomt en dat je rekening houdt met je verantwoordelijkheid als 'wereldburger'. Dit betekent dat er respect moet worden getoond voor de culturen en gebruiken van mensen uit alle hoeken van de wereld.
In sommige landen kan dit betekenen dat je veel van de dagelijkse keuzes van je reiziger onder de loep moet nemen, van hun vrijetijdskleding tot de manier waarop zij zich buiten gedragen. Adviseer hen om oplettend en flexibel te zijn. Moedig ze aan om vragen te stellen als iets onduidelijk is, en om onderzoek te doen naar de lokale gebruiken.
Als je werknemers naar een land reizen waarin een andere taal wordt gesproken, kan het enorm helpen om een paar veelgebruikte zinnen in deze taal te kunnen spreken. Dit kan reizigers tijd besparen bij dagelijkse interacties, het contact met de lokale bevolking verbeteren en helpen bij het afhandelen van eventuele noodsituaties.
Welke risico’s zijn verbonden aan zakenreizen naar het buitenland?
Het is belangrijk dat internationale zakenreizigers onderweg goed letten op hun gezondheid en welzijn. Je reisbeleid en zorgplicht moeten zichtbaar zijn en duidelijk gecommuniceerd worden met de werknemers.
Het reiskostenbeleid van je bedrijf moet ook internationale reizen omvatten, zodat kosten die verschillen van binnenlandse zakenreizen ook gedekt zijn:
- Vluchten – inclusief vertragingen en annuleringen
- Accommodatie – en bijbehorende kosten (zoals adapters voor opladers)
- Vervoer – taxi's, autoverhuur, openbaar vervoer en andere vervoerswijzen
- Internationale datakosten en internationaal bellen – roaming voor toegang tot data in het buitenland
- Maaltijden en eten in het buitenland
Een reisverzekering voor internationale zakenreizen kan de stress en complicaties die gepaard gaan met reizen naar het buitenland helpen verlichten. Bovendien kan het je ook aanzienlijke bedrijfskosten besparen. Lees onze handleiding voor zakelijke reisverzekeringen om precies te weten wat moet zijn inbegrepen in je reisverzekering.
3 tips voor internationale zakenreizen
- Wees voorbereid: spoor je werknemers aan om vóór elke buitenlandse reis uitgebreid onderzoek te doen om de risico's te verkleinen en voor hun eigen gemoedsrust en comfort tijdens de reis.
- Specificeer je beleid: zorg ervoor dat je reiskostenbeleid en reisverzekeringsbeleid eventuele verschillen in dekking tussen internationale reizen en binnenlandse reizen duidelijk vermelden.
- Werk samen met een lokale expert: werk waar mogelijk samen met iemand die de bestemming goed kent of een expert is op het gebied van buitenlandse reizen om er zeker van te zijn dat je alle noodzakelijke factoren in overweging heeft genomen.
