Como parte de tu empresa, es posible que tu personal deba hacer viajes internacionales para llevar a cabo tareas o reunirse con clientes y proveedores, tanto nuevos como existentes. Los viajes de trabajo internacionales suponen un nuevo conjunto de retos y responsabilidades para el equipo de gestión de viajes de trabajo.
¿Qué son los viajes de trabajo internacionales?
Los viajes de trabajo internacionales son cualquier viaje que tu personal deba hacer fuera de las fronteras de su país de empleo.
Existen muchas situaciones en las que tu empresa podría beneficiarse de los viajes de empresa internacionales. Es posible que tus colaboradores o clientes prefieran negociar en persona, y viajar al extranjero puede generarte nuevos clientes.
Por muy familiarizado que esté tu personal con los viajes de trabajo, existen diversos factores relacionados con los viajes de empresa internacionales que debes tener en cuenta y preparar.
5 factores que tener presentes para los viajes de trabajo al extranjero
En comparación con los nacionales, los viajes de empresa internacionales siguen sus propias reglas. Hemos creado una lista de factores a tener en cuenta a la hora de planificar un viaje de empresa al extranjero para el personal, que abarca desde las diferencias culturales hasta el voltaje en los enchufes de los hoteles.
1. Llegar hasta allí
Reserva los vuelos pronto. Intenta reservar el viaje de empresa cuanto antes para conseguir el mejor precio. Te recomendamos que animes a quienes viajen a elegir sus asientos. Los vuelos internacionales de larga distancia pueden repercutir en su salud y bienestar. Ya prefieran el asiento junto a la ventana o el del pasillo, elegirlos con antelación puede asegurar un mejor vuelo para que lleguen habiendo descansado y con todo listo para trabajar.
En lo que respecta a la documentación pertinente, tu función en la reserva de los viajes de trabajo consiste en asegurar que el personal disponga del pasaporte, visado y otra documentación obligatoria durante los viajes.
2. Hacer la maleta
Suele haber límites de equipaje estrictos en el caso del equipaje más grande para los vuelos internacionales. Facturar y recoger el equipaje puede añadir tiempo al trayecto. Además, su pérdida puede causar grandes inconvenientes en un viaje de trabajo corto. Te recomendamos que aconsejes a tu personal llevar los artículos esenciales en una maleta de mano para imprevistos durante el viaje.
Asimismo, puede haber un voltaje o enchufes distintos en el país al que viajan. Asegúrate de que cuentan con los adaptadores necesarios para sus dispositivos, sobre todo los portátiles, tabletas y móviles de trabajo.
Comprueba que tupolítica de viaje incluya paquetes de datos internacionales durante el tiempo que tu personal esté fuera. Esto puede ayudar con la movilidad y la comunicación (tanto la laboral como la personal), así como a mitigar los riesgos en caso de emergencia.
Puede parecer obvio, pero haz que consulten el tiempo que hará y lleven ropa adecuada antes de irse.
Puedes ver más consejos para hacer la maleta y descubrir cómo hacer el mejor equipaje para los viajes de trabajo.
3. Zonas horarias y jet lag
Puede ser difícil que el cuerpo se adapte a los cambios horarios cuando se viaja al extranjero. Del mismo modo, descansar bien para tener productividad y lograr objetivos durante los viajes de empresa puede ser todo un reto. Se suelen subestimar los efectos del jet lag en quienes viajan por primera vez.
A pesar de que no hay métodos establecidos para reducir el jet lag, te recomendamos aconsejar al personal que se prepare para él y que investigue estrategias que crea que puedan servirle a nivel individual. Algunas personas hacen ejercicio para aliviar el jet lag y ayudar a restablecer su ritmo circadiano. Otras optan por aprovecharlo y programan las reuniones para el horario más óptimo, siempre y cuando sea posible.
4. Desplazamientos
Suele ser un desafío moverse por una nueva ciudad o país durante la primera visita. Dicha dificultad aumenta si en el país se habla otro idioma. Nuestra recomendación es descargar un mapa de la ciudad offline antes de salir, así siempre se puede tener acceso a él aunque no se tengan datos o wifi. Imprimirlo puede ser útil en caso de que los dispositivos se queden sin batería.
También te recomendamos que aconsejes a quienes viajen buscar y descargar apps de navegación locales para que les ayuden con los desplazamientos. Asegúrate de contar con una política de viaje bien comunicada que especifique qué tipo de transporte se reembolsará al personal.
5. Diferencias culturales
Antes de la salida, asegúrate de verificar si existen diferencias culturales y políticas entre tu país y el de destino para el viaje de empresa. Es importante representar a tu empresa de forma profesional y tener en cuenta tu responsabilidad como parte de la "ciudadanía global". Esto significa respetar las culturas y prácticas de las personas de todo el mundo.
En determinados países, podría implicar el tener presente muchas de las decisiones diarias del personal viajero, desde la vestimenta para el tiempo libre hasta la forma en la que se camina por la calle. Aconséjales que observen y sean flexibles: si algo no está claro, anímales a hacer preguntas e investigar las prácticas locales.
Si viajan a un país en el que se habla otro idioma, puede ser de gran ayuda aprender algunas frases. Con ello, se podría ahorrar tiempo en las interacciones diarias, respetar a las personas del país o incluso ser útil para gestionar una situación de emergencia.
¿Cuáles son los riesgos asociados a los viajes de trabajo al extranjero?
Es importante que quienes hagan viajes de trabajo internacionales presten atención a su salud y bienestar mientras estén fuera. La política de viaje y el deber de asistencia tienen que ser visibles y comunicados con claridad al personal.
La póliza de gastos de viaje de tu empresa tiene que cubrir los viajes internacionales para abarcar lo que puede ser distinto para los viajes de trabajo nacionales:
- Vuelos, incluidos los retrasos y las cancelaciones
- Alojamiento y costes asociados (como los adaptadores para los cargadores)
- Transporte, taxis,alquileres de coches, transporte público y otros medios de transporte
- Costes de los datos internacionales y llamadas, así como roaming para acceder a los datos en el extranjero
- Comidas en el extranjero
Los seguros de viajes de trabajo internacionales pueden ayudar a reducir el estrés y las complicaciones asociadas con los viajes al extranjero. También pueden suponer un gran ahorro de costes empresariales. Lee nuestra guía de seguros para viajes de empresa y descubre exactamente qué debería incluir tu póliza de seguros de viaje.
3 consejos para los viajes de trabajo internacionales
- Investigar con antelación: te recomendamos que animes a tu personal a investigar bien antes de cualquier viaje al extranjero para disminuir las probabilidades de riesgo y asegurar su propia tranquilidad y confort durante el viaje.
- Especificar la póliza: asegúrate de que tus pólizas de gastos de viaje y de seguros de viaje indiquen con claridad cualquier diferencia entre la protección para los viajes internacionales y los nacionales.
- Trabajar con especialistas locales: cuando sea posible, trabaja con una persona experta en el país de destino o los viajes al extranjero para asegurarte de que has tenido en cuenta todos los factores necesarios.
