W ramach prowadzonej działalności Twoi pracownicy mogą musieć podróżować za granicę w celu wykonywania zadań lub spotykania się z nowymi bądź obecnymi klientami i dostawcami. Międzynarodowe podróże służbowe to zupełnie nowe wyzwania i obowiązki dla menedżerów ds. podróży służbowych.
Co to są międzynarodowe podróże służbowe?
Międzynarodowe podróże służbowe to wszystkie podróże, które Twoi pracownicy muszą odbywać poza granice kraju, w którym pracują.
Istnieje wiele okoliczności, w których Twoja firma może odnieść korzyści z międzynarodowych podróży służbowych. Twoi partnerzy biznesowi lub klienci mogą preferować prowadzenie działalności osobiście, a podróże zagraniczne mogą przynosić nowych klientów.
Niezależnie od tego, jak dobrze Twoi pracownicy są zaznajomieni z podróżami służbowymi, istnieje kilka czynników, które wymagają rozważenia i przygotowania się, gdy niezbędna jest międzynarodowa podróż służbowa.
5 czynników, o których należy pamiętać przy zagranicznych podróżach służbowych
Międzynarodowe podróże służbowe znacznie różnią się od podróży krajowych. Przygotowaliśmy listę czynników, które należy wziąć pod uwagę podczas planowania wyjazdu służbowego pracowników za granicę, od różnic kulturowych po napięcie w gniazdkach hotelowych.
1. Podróż na miejsce
Rezerwuj loty z wyprzedzeniem. Aby zapewnić sobie najlepszą cenę za podróż zagraniczną, staraj się zarezerwować podróż służbową jak najwcześniej. Zalecamy zachęcanie podróżujących do wyboru miejsc. Długodystansowe loty międzynarodowe mogą mieć wpływ na ich zdrowie i samopoczucie. Niezależnie od tego, czy podróżujący wolą miejsce przy oknie, czy przy przejściu, wstępny wybór miejsca może przełożyć się na lepszy lot, dzięki czemu dotrą na miejsce wypoczęci i gotowi do pracy.
Jeśli chodzi o zapewnienie odpowiednich dokumentów, Twoim zadaniem jako osoby zajmującej się rezerwacją podróży służbowych jest upewnienie się, że podróżujący mają paszporty, wizy i inne dokumenty niezbędne do podróży.
2. Pakowanie
W przypadku lotów międzynarodowych obowiązują rygorystyczne limity dotyczące większego bagażu. Odprawa i odbiór bagażu rejestrowanego może wydłużyć czas podróży. Co więcej, zagubienie bagażu może skutkować dużymi niedogodnościami podczas krótkiej podróży służbowej. Zalecamy doradzanie pracownikom, aby najważniejsze rzeczy pakowali do torby podręcznej na wypadek nieoczekiwanych sytuacji podczas podróży.
Ponadto w kraju, do którego udają się podróżujący, mogą być inne gniazdka z innym napięciem. Zadbaj, aby pracownicy mieli niezbędne adaptery do swoich urządzeń, zwłaszcza służbowych laptopów, tabletów i telefonów.
Sprawdź, czy Twoje zasady dotyczące podróży obejmują międzynarodowe pakiety danych na okres pobytu Twoich pracowników za granicą. Może to pomóc w nawigacji i komunikacji, zarówno służbowej, jak i osobistej, a także może zmniejszyć zagrożenie w sytuacjach awaryjnych.
Może się to wydawać oczywiste, ale przed wyjazdem poproś podróżujących o sprawdzenie prognozy pogody i spakowanie odpowiednich rzeczy.
Możesz przeczytać więcej wskazówek dotyczących pakowania i dowiedzieć się, jak najlepiej spakować się na podróż służbową.
3. Strefy czasowe i jet lag
Podczas podróży zagranicznych organizm może mieć trudności z przystosowaniem się do różnicy czasu. Z kolei ciężko może być o wysokiej jakości wypoczynek, który pozwoli na produktywność i osiąganie celów podczas podróży służbowej. W przypadku osób podróżujących po raz pierwszy skutki jet lag są często niedoceniane.
Chociaż nie ma sprawdzonych metod ograniczania efektów jet lag, zalecamy doradzanie pracownikom, aby przygotowali się na zmęczenie spowodowane zmianą strefy czasowej i sami poszukali metod, które według nich będą skuteczne. Niektórzy podróżujący służbowo ćwiczą, aby złagodzić efekty jet lag i zresetować rytm dobowy. Inni wolą zaakceptować jet lag i jeśli to możliwe, planują spotkania o najbardziej optymalnej porze.
4. Poruszanie się
Poruszanie się po nowym mieście lub kraju podczas pierwszej wizyty zwykle stanowi problem. Jest on jeszcze większy, gdy w danym kraju mówi się w innym języku. Zalecamy doradzanie podróżującym pobrania przed wyjazdem planu miasta do użytku offline, aby zawsze mogli z niego skorzystać, nawet bez transmisji danych i sieci Wi-Fi. Jeśli taki plan zostanie wydrukowany, może się przydać także wtedy, gdy urządzenie rozładuje się.
Zalecamy również doradzanie podróżnym, aby znaleźli i pobrali lokalne aplikacje do nawigacji, które pomogą im w poruszaniu się. Pamiętaj, aby mieć dobrze zakomunikowane zasady dotyczące podróży ze szczegółowymi informacjami dla pracowników, za jakie rodzaje transportu otrzymają zwrot kosztów.
5. Różnice kulturowe
Przed wyjazdem sprawdź, czy nie ma żadnych różnic kulturowych i politycznych pomiędzy Twoim krajem a miejscem docelowym Twojej podróży służbowej. Ważne jest, aby profesjonalnie reprezentować swoją firmę i pamiętać o własnej odpowiedzialności jako „obywatela świata”. Oznacza to szacunek dla kultur i praktyk ludzi z każdego zakątka świata.
W niektórych krajach może to oznaczać przemyślenie wielu codziennych wyborów podróżujących, począwszy od ubioru w czasie wolnym po sposób poruszania się po ulicach. Poradź im, aby byli uważni i elastyczni – jeśli coś jest niejasne, zachęć do zadawania pytań i sprawdzania lokalnych praktyk.
Jeśli Twoi pracownicy podróżują do kraju, w którym mówi się w innym języku, bardzo pomocne może być nauczenie się kilku lokalnych zwrotów. Może to oszczędzać czas podróżujących w codziennych kontaktach, ułatwiać im wyrażanie szacunku miejscowym oraz pomagać w poradzeniu sobie w sytuacji awaryjnych.
Jakie ryzyko wiąże się z wyjazdami służbowymi za granicę?
Ważne jest, aby podróżujący służbowo za granicę zwracali szczególną uwagę na swoje zdrowie i dobre samopoczucie podczas podróży. Twoje zasady dotyczące podróży i informacje o należytej staranności powinny być widoczne i wyraźnie zakomunikowane pracownikom.
Zasady dotyczące wydatków na podróże w Twojej firmie powinny rozciągać się na podróże międzynarodowe w zakresie, który może różnić się od krajowych podróży służbowych:
- Loty – łącznie z opóźnieniami i odwołaniami
- Zakwaterowanie – w tym koszty powiązane (np. adaptery do ładowarek)
- Transport – taksówki, wynajem samochodu, transport publiczny i inne środki transportu
- Koszty transmisji danych i połączeń międzynarodowych – roaming zapewniający transfer danych za granicą
- Posiłki i żywność podczas pobytu za granicą
Międzynarodowe ubezpieczenie podróży służbowych może pomóc zredukować stres i komplikacje związane z podróżą zagraniczną. Może także znacznie obniżyć koszty firmy. Przeczytaj nasz przewodnik po korporacyjnych ubezpieczeniach podróżnych, aby dowiedzieć się dokładnie, co powinno znaleźć się w Twojej polisie ubezpieczenia podróżnego.
3 wskazówki dotyczące międzynarodowych podróży służbowych
- Rozeznanie z wyprzedzeniem – zalecamy zachęcanie pracowników do zrobienia szerokiego rozeznania przed wyjazdem za granicę, aby zmniejszyć ryzyko wystąpienia zagrożeń i mieć pewność, że podróż będzie dla nich spokojna i wygodna.
- Określenie zasad – upewnij się, że w Twoich zasadach dotyczących kosztów podróży i polisie ubezpieczenia podróżnego wyraźnie zaznaczono wszelkie różnice w ubezpieczeniu podróży międzynarodowych i podróży krajowych.
- Współpraca z lokalnym ekspertem – jeśli to możliwe, współpracuj z ekspertem ds. miejsca docelowego lub podróży zagranicznych, aby mieć pewność, że zostały uwzględnione wszystkie niezbędne czynniki.
