La tua attività potrebbe richiedere ai dipendenti di viaggiare all'estero per svolgere determinati compiti o incontrare clienti e fornitori nuovi o esistenti. I viaggi di lavoro internazionali comportano una serie di nuove sfide e responsabilità per chi deve organizzarli.

Che cos'è un viaggio di lavoro internazionale?

Con viaggio di lavoro internazionale si indicano tutte le trasferte che i dipendenti devono fare al di fuori dei confini del Paese in cui lavorano.

Sono molte le circostanze in cui un viaggio aziendale internazionale può essere vantaggioso per il tuo business. I tuoi business partner o i tuoi clienti potrebbero voler condurre gli affari di persona e viaggiare all'estero può generare nuovi clienti.

Per quanto i dipendenti abbiano dimestichezza con i viaggi di lavoro, quando si rende necessario un viaggio aziendale internazionale, ci sono diversi fattori da considerare e a cui prepararsi.

5 fattori da considerare per i viaggi di lavoro all'estero

Rispetto a quelli nazionali, i viaggi aziendali internazionali sono tutta un'altra cosa. Abbiamo raccolto un elenco di fattori da tenere in considerazione quando organizzi un viaggio aziendale all'estero per i dipendenti, dalle differenze culturali al voltaggio delle prese elettriche degli hotel.

1. Come arrivare

Prenota i voli in anticipo. Per assicurarti il prezzo migliore per i viaggi aziendali internazionali, cerca di prenotarli il prima possibile. È bene incoraggiare i viaggiatori a scegliere il posto. I voli internazionali a lungo raggio possono avere ripercussioni sulla salute e sul benessere. Che preferiscano il finestrino o il corridoio, preselezionare il posto può garantire ai viaggiatori un volo migliore, che li farà arrivare riposati e pronti per il lavoro.

Per quanto riguarda la documentazione pertinente, essendo la persona addetta alla prenotazione dei viaggi di lavoro, il tuo compito è assicurarti che i viaggiatori in trasferta abbiano con sé passaporto, visto e altri documenti obbligatori.

2. Bagaglio

Per i voli internazionali, i limiti per i bagagli più grandi sono generalmente severi. Bisogna calcolare il tempo necessario per il check-in e il ritiro del bagaglio da stiva. Inoltre, la perdita del bagaglio può essere un grave inconveniente in un viaggio di lavoro breve. Suggerisci ai dipendenti di mettere gli oggetti essenziali in un bagaglio a mano per non essere impreparati di fronte a eventuali imprevisti durante il viaggio.

Inoltre, il voltaggio e le prese di corrente possono essere diversi nel Paese di destinazione. Assicurati che i dipendenti abbiano con sé gli adattatori necessari per i loro dispositivi, in particolare per computer portatili, tablet e telefoni di lavoro.

Verifica che la politica di viaggio copra i pacchetti dati internazionali per il periodo in cui i dipendenti sono all'estero. Ciò può agevolare la navigazione e le comunicazioni, sia di lavoro che personali, e ridurre i rischi in caso di emergenza.

Può sembrare un'ovvietà, ma assicurati che, prima di partire, i viaggiatori controllino il clima che troveranno nella loro destinazione e preparino le valigie di conseguenza.

Leggi altri consigli su cosa mettere in valigia e scopri il modo migliore per preparare i bagagli per i viaggi di lavoro.

3. Fusi orari e jet lag

Quando si viaggia all'estero, non è semplice per il corpo adattarsi al fuso orario. Di conseguenza, può essere difficile riposare bene per avere un buon livello di produttività e ottenere i risultati previsti durante i viaggi aziendali. Chi viaggia per la prima volta spesso sottovaluta gli effetti del jet lag.

Anche se non esistono metodi specifici per ridurre il jet lag, puoi suggerire ai dipendenti di prepararsi facendo una ricerca per trovare i metodi che ritengono più efficaci per loro. Alcuni fanno esercizio fisico per alleviare il jet lag e cercare di ripristinare il ritmo circadiano. Altri scelgono di assecondare il jet lag e di programmare le riunioni nel momento più ottimale della giornata, se possibile.

4. Come muoversi

È sempre una sfida orientarsi in una nuova città o in un Paese sconosciuto. Senza considerare che in quel Paese si parla un'altra lingua. Suggerisci ai viaggiatori di scaricare una mappa offline della città prima della partenza, in modo da averla sempre a disposizione, anche senza rete dati o WiFi. Anche stampare la mappa può essere utile, se i dispositivi dovessero scaricarsi.

Consiglia inoltre ai viaggiatori di cercare e scaricare le app di navigazione locali, utili per spostarsi. Assicurati che la politica di viaggio sia chiara e spieghi in dettaglio ai dipendenti quali tipi di mezzi di trasporto saranno rimborsati.

5. Differenza culturale

Prima di partire, accertati di eventuali differenze culturali e politiche tra il tuo Paese e la destinazione del viaggio aziendale. È importante rappresentare la tua azienda in modo professionale e non trascurare la tua responsabilità di "cittadino globale". Ciò significa avere rispetto della cultura e dei costumi di persone provenienti da ogni angolo del mondo.

Per alcuni Paesi, potrebbe essere necessario prendere in considerazione molte delle scelte quotidiane dei viaggiatori, dall'abbigliamento per il tempo libero al modo in cui si comportano per strada. Suggerisci di usare spirito d'osservazione e flessibilità: se qualcosa non è chiaro, è opportuno che si informino e si documentino sui costumi locali.

Se i dipendenti devono viaggiare in un Paese dove si parla una lingua diversa, può essere di grande aiuto cercare di imparare qualche espressione locale. In questo modo potrebbero risparmiare tempo nelle interazioni quotidiane, non rischiare di mancare di rispetto alle persone del posto o riuscire a gestire una situazione di emergenza.

Quali sono i rischi associati ai viaggi di lavoro all'estero?

È importante che i viaggiatori business internazionali prestino sempre molta attenzione alla propria salute e al proprio benessere mentre sono all'estero. La politica di viaggio e il duty of care devono essere visibili e comunicati con chiarezza ai dipendenti.

La politica sulle spese di viaggio dell'azienda deve essere estesa anche ai viaggi internazionali, con coperture che possono essere diverse da quelle dei viaggi di lavoro nazionali:

  • Voli, inclusi ritardi e cancellazioni
  • Alloggio e costi associati, per esempio per gli adattatori per caricabatterie
  • Trasporti: taxi, noleggi auto, trasporto pubblico e altre modalità di trasporto
  • Costi delle reti dati e delle chiamate internazionali: roaming per l'accesso ai dati all'estero
  • Pasti e cibo

L'assicurazione per i viaggi di lavoro internazionali può contribuire a ridurre lo stress e le complicazioni associati ai viaggi all'estero. Può anche farti risparmiare notevolmente sui costi aziendali. Leggi la nostra guida all'assicurazione per i viaggi aziendali per sapere con esattezza che cosa dovrebbe essere incluso nella tua polizza.

3 consigli per i viaggi di lavoro internazionali

  1. Fai ricerche in anticipo: incoraggia i dipendenti a fare ricerche approfondite prima di qualsiasi viaggio all'estero per evitare di correre rischi e avere la certezza di viaggiare comodamente e a proprio agio.
  2. Specifica la tua politica: assicurati che la politica per le spese di viaggio e la polizza assicurativa sui viaggi indichino chiaramente le differenze di copertura per i viaggi internazionali rispetto a quelli nazionali.
  3. Collabora con un esperto locale: se possibile, collabora con un esperto della destinazione o di viaggi all'estero per assicurarti di aver considerato tutti i fattori necessari.

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