Dans le cadre de vos activités, il peut être nécessaire pour vos employé(e)s de voyager à l’étranger afin d’accomplir des tâches ou de rencontrer des clients et fournisseurs, nouveaux ou existants. Les voyages d'affaires internationaux engendrent de nouvelles responsabilités et soulèvent des défis inédits pour les responsables des voyages d’affaires.
Qu’est-ce qu’un voyage d’affaires international ?
Les voyages d’affaires internationaux désignent tous les déplacements professionnels que vos équipes doivent effectuer en dehors des frontières de leur pays d’emploi.
Il existe de nombreux cas de figure dans lesquels un voyage à l’international peut être bénéfique pour votre entreprise. Vos partenaires commerciaux ou vos clients peuvent préférer faire des affaires en personne, et voyager à l’étranger peut vous apporter de nouveaux clients.
Même si vos équipes ont l’habitude des voyages d’affaires, il y a plusieurs facteurs à prendre en compte et à préparer lorsque des voyages d’affaires internationaux sont nécessaires.
5 facteurs à garder en tête pour les voyages d’affaires à l’étranger
Comparés aux déplacements nationaux, les voyages d’affaires internationaux sont une tout autre histoire. Nous avons dressé une liste de facteurs dont vous devez tenir compte lorsque vous planifiez un voyage d’affaires à l’étranger pour des membres de votre personnel, des différences culturelles à la tension dans les prises électriques des hôtels.
1. Se rendre sur place
Réservez les vols en avance. Afin d’obtenir les meilleurs prix pour vos déplacements internationaux, essayez de réserver les voyages d’affaires le plus tôt possible. Nous vous recommandons d’encourager les voyageurs et les voyageuses à choisir leur siège. En effet, les vols long-courriers à l’international peuvent affecter leur santé et leur bien-être. Côté hublot ou côté couloir, il leur est donc recommandé de sélectionner à l'avance leur siège de prédilection, afin que le vol se déroule au mieux. Cela leur permettra d'être en forme et aptes à travailler dès leur arrivée.
En ce qui concerne les documents nécessaires au voyage, la personne effectuant la réservation doit veiller à ce que les voyageurs disposent d’un passeport et de tout visa ou autre document requis.
2. Faire ses valises
Pour les vols internationaux, les bagages de plus grande taille sont généralement soumis à des limites strictes. Enregistrer et récupérer des bagages en soute peut prolonger le trajet. En outre, la perte de bagages peut entraîner d’importants désagréments pour un court voyage d’affaires. Nous vous recommandons de conseiller à vos équipes d’emporter leurs articles essentiels dans leur bagage cabine au cas où une situation imprévue se présente au cours du voyage.
Par ailleurs, les prises de courant et la tension électrique peuvent être différentes dans le pays de destination. Assurez-vous que vos employé(e)s sont équipés des adaptateurs nécessaires pour leurs appareils, en particulier leurs ordinateurs portables, tablettes et téléphones professionnels.
Vérifiez que votre politique de voyage couvre les forfaits de données internationales pour les déplacements à l’étranger. Cela peut faciliter les déplacements et les communications, tant professionnelles que personnelles, et peut atténuer les risques en cas d’urgence.
Cela peut sembler évident, mais assurez-vous que les voyageurs vérifient les conditions météorologiques avant de partir et qu’ils font leurs valises en conséquence.
Dans cet article, vous pouvez lire d’autres conseils sur comment préparer ses bagages et découvrir la meilleure façon de faire ses valises pour un voyage d’affaires.
3. Fuseaux horaires et décalage horaire
Lors d’un voyage à l’étranger, il peut être difficile pour l’organisme de s’adapter au décalage horaire. De même, il peut être difficile d’obtenir un repos de qualité pour travailler de façon productive et obtenir des résultats durant les voyages d’affaires. Les personnes qui n'ont pas l'habitude de voyager sous-estiment souvent les effets du décalage horaire.
Il n'y a pas qu'une seule façon de gérer le décalage horaire. Nous vous recommandons donc de conseiller à vos employé(e)s de se préparer à subir les effets du décalage horaire et de se renseigner sur les méthodes pour minimiser ces derniers, afin de trouver celles qui leur conviendront le mieux. Certaines personnes utilisent le sport pour atténuer les effets du décalage horaire et aider à réinitialiser leur rythme circadien. D’autres choisissent d’accepter le décalage horaire et de programmer leurs réunions aux horaires qui leur conviennent le mieux, lorsque cela est possible.
4. Se déplacer sur place
Il est souvent difficile de trouver son chemin lorsque l’on se rend pour la première fois dans une ville ou un pays. Cela est d’autant plus difficile lorsque l’on ne parle pas la langue du pays. Il vous est recommandé d’encourager les voyageurs à télécharger une carte de la ville en mode hors ligne avant de partir afin qu’ils puissent toujours y avoir accès, même sans données ni connexion Wi-Fi. Il peut même être utile d’imprimer la carte au cas où leurs appareils n’auraient plus de batterie.
Il est également recommandé de conseiller aux voyageurs de rechercher et de télécharger des applications de navigation locales pour les aider à se déplacer. Assurez-vous d’avoir une politique de voyage connue de tous et de toutes, qui donne des informations précises sur les types de transport qui leur seront remboursés.
5. Différences culturelles
Avant de partir, renseignez-vous sur les différences culturelles et politiques éventuelles entre votre pays et votre destination. Il est important de représenter votre société de manière professionnelle et de prendre en considération votre responsabilité en tant que « citoyen du monde ». Cela suppose de respecter les cultures et les pratiques des peuples du monde entier.
Avant que vos équipes se déplacent dans certains pays, il peut être nécessaire de se pencher sur une part importante de leurs choix quotidiens, des vêtements portés pendant leur temps libre à leur façon de se comporter en public Conseillez-leur d’observer leur environnement et de faire preuve de souplesse. Si quelque chose n’est pas clair, encouragez-les à poser des questions et à étudier les pratiques locales.
Si vos employés se rendent dans un pays dont ils ne parlent pas la langue, il peut être extrêmement utile d’essayer d’apprendre quelques expressions locales. Cela leur permettrait de gagner du temps dans leurs interactions quotidiennes, témoignerait de leur respect envers les habitants et pourrait les aider à gérer une situation d’urgence.
Quels sont les risques associés aux voyages d’affaires à l’étranger ?
Il est important que les voyageurs d’affaires internationaux accordent une attention particulière à leur santé et à leur bien-être. Votre politique de voyage et votre obligation de diligence doivent être visibles et clairement communiquées aux employés.
La politique en matière de frais de voyage de votre société devrait s’étendre aux voyages internationaux pour couvrir des frais qui peuvent différer des voyages d’affaires nationaux :
- Vols, y compris les retards et les annulations
- Hébergement, et coûts associés (tels que les adaptateurs pour chargeurs)
- Transports : taxis, location de voitures, transports en commun et autres modes de transport
- Coûts des données mobiles et appels internationaux : itinérance pour l’accès aux données à l’étranger
- Repas à l’étranger
L’assurance voyage d’affaires internationaux peut contribuer à soulager les complications et le stress et les liés aux voyages à l’étranger. Cela peut également vous épargner des coûts commerciaux considérables. Lisez notre guide sur l’assurance voyage d’affaires pour savoir précisément ce qui doit être compris dans votre politique d’assurance voyage.
3 conseils pour les voyages d’affaires internationaux
- Faites des recherches à l’avance : encouragez vos employé(e)s à effectuer des recherches approfondies avant tout voyage à l’étranger afin de réduire les risques et de garantir leur sérénité et confort au cours du voyage.
- Rédigez une politique précise : assurez-vous que vos politiques de frais de voyage et d’assurance voyage indiquent clairement toute différence de couverture entre les voyages internationaux et les voyages nationaux.
- Travaillez avec un expert local : si possible, travaillez avec une personne spécialiste de la destination ou des voyages à l’étranger pour vous assurer que vous avez pris en considération tous les facteurs nécessaires.
