Como parte do seu negócio, os seus funcionários podem precisar de viajar internacionalmente, bem como de realizar tarefas ou conhecer clientes e fornecedores novos ou existentes. As viagens de negócios internacionais trazem um novo conjunto de desafios e responsabilidades para os gestores de viagens de negócios.
O que são viagens de negócios internacionais?
As viagens de negócios internacionais são todas as viagens que os seus funcionários têm de realizar fora das fronteiras do país onde trabalham.
Existem várias circunstâncias em que o seu negócio pode beneficiar de viagens empresariais internacionais. Os seus clientes ou parceiros de negócios podem preferir realizar negócios pessoalmente e viajar para o estrangeiro pode gerar novos clientes.
No entanto, por mais familiarizados que os seus funcionários estejam com as viagens de negócios, existem vários fatores envolvidos quando são necessárias viagens empresariais, os quais tem de ter em consideração e para os quais se deve preparar.
5 fatores a ter em conta nas viagens de negócios internacionais
Em comparação com as viagens domésticas, as viagens empresariais internacionais são completamente diferentes. Reunimos uma lista de fatores que tem de ter em conta ao planear uma viagem de negócios para funcionários no estrangeiro, desde as diferenças culturais à voltagem nas tomadas dos hotéis.
1. Chegar ao destino
Reserve os voos com antecedência. Para garantir o melhor preço para viagens internacionais, tente reservar as viagens empresariais o mais cedo possível. Recomendamos que incentive os seus viajantes a escolherem os lugares. Os voos internacionais de longa distância podem afetar a sua saúde e bem-estar. Quer os viajantes prefiram o lugar na janela ou no corredor, a pré-seleção do lugar pode garantir um voo melhor para que os viajantes cheguem descansados e prontos para trabalhar.
No que diz respeito ao fornecimento da documentação relevante, enquanto responsável pela reserva de viagens de negócios, a sua função é garantir que os viajantes estão preparados com passaporte, visto e outros requisitos de documentação durante as respetivas viagens.
2. Fazer a mala
Para voos internacionais, costumam existir limites de bagagem rígidos para bagagens maiores. O check-in e a recolha da bagagem de porão podem aumentar o tempo de deslocação. Além disso, uma bagagem perdida pode causar um grande inconveniente numa viagem de negócios curta. Recomendamos que aconselhe os funcionários a levar os itens essenciais numa bagagem de mão para situações inesperadas durante a viagem.
Além disso, podem existir voltagens e tomadas diferentes no país para onde os viajantes estão a ir. Certifique-se de que os funcionários estão equipados com os adaptadores necessários para os seus dispositivos, especialmente computadores portáteis, tablets e telefones relacionados com o trabalho.
Verifique se a sua política de viagens cobre os pacotes de dados móveis internacionais durante o período em que os seus funcionários estão no estrangeiro. Isto pode ajudar na navegação e na comunicação, quer sejam pessoais ou estejam relacionadas com o trabalho, e pode mitigar os riscos durante uma emergência.
Pode parecer evidente, mas os viajantes devem consultar e fazer as malas de acordo com o clima antes de partirem.
Pode ler mais dicas sobre fazer malas e descobrir a melhor forma de as fazer para viagens de negócios.
3. Fusos horários e jet lag
Ao viajar para o estrangeiro, pode ser difícil para o corpo ajustar-se à diferença horária. Por sua vez, pode ser um desafio ter um descanso de qualidade para ser produtivo e realizar as tarefas durante as viagens empresariais. Para quem viaja pela primeira vez, os efeitos do jet lag são frequentemente subestimados.
Embora não existam métodos definidos para reduzir o jet lag, recomendamos que aconselhe os funcionários a prepararem-se para este, bem como a fazer uma pesquisa por sua conta relativamente aos métodos que suspeitem ser eficazes para si. Alguns viajantes de negócios usam exercícios para aliviar o jet lag e ajudar a repor o ritmo circadiano. Outros optam por aproveitar o jet lag e agendar as reuniões para a melhor altura do dia, sempre que possível.
4. Deslocação
Costuma ser um desafio navegar numa nova cidade ou país pela primeira vez. Isto intensifica-se quando esse país fala outro idioma. Recomendamos que aconselhe os viajantes a descarregar um mapa offline da cidade antes de partirem para que tenham sempre acesso, mesmo sem dados móveis ou Wi-Fi. Pode até ser útil imprimir esse mapa caso os dispositivos fiquem sem bateria.
Também recomendamos que aconselhe os viajantes a pesquisar e descarregar apps de navegação locais para ajudar a deslocarem-se. Certifique-se de que tem uma política de viagens bem comunicada, que detalhe aos funcionários os tipos de transporte que lhes serão reembolsados.
5. Diferença cultural
Antes de partir, certifique-se de que verifica se existem diferenças culturais e políticas entre o seu país e o destino da sua viagem empresarial. É importante representar a sua empresa profissionalmente e ter em consideração a sua responsabilidade enquanto “cidadão global”. Isto significa respeitar as culturas e as práticas das pessoas de todos os cantos do mundo.
Em certos países, isto pode significar considerar muitas das escolhas diárias dos viajantes, desde o seu vestuário para o tempo de lazer até à forma como se comportam na rua. Aconselhe-os a ser observadores e flexíveis. Se algo não estiver claro, incentive-os a fazer perguntas e a pesquisar as práticas locais.
Se os seus funcionários estiverem a viajar para um país que fala um idioma diferente, pode ser muito útil tentar aprender algumas expressões locais. Isto pode poupar tempo aos viajantes nas interações quotidianas, ajudá-los a respeitar os habitantes locais ou a enfrentar uma situação de emergência.
Que riscos estão associados às viagens de negócios no estrangeiro?
É importante que os viajantes de negócios internacionais prestem muita atenção à sua saúde e bem-estar enquanto estão a viajar. A sua política de viagens e o dever de cuidado devem ser visíveis e claramente comunicados aos funcionários.
A política de despesas com viagens da sua empresa deve estender-se às viagens internacionais, de modo a cobrir aspetos que podem diferir das viagens de negócios domésticas:
- Voos – incluindo atrasos e cancelamentos
- Acomodação – e custos associados (como adaptadores para carregadores)
- Transporte – táxis, aluguer de carros, transporte público e outros meios de transporte
- Custos com dados móveis e chamadas internacionais – roaming para acesso a dados móveis no estrangeiro
- Refeições e alimentação no estrangeiro
O seguro de viagem de negócios internacional pode ajudar a aliviar o stress e as complicações associadas a viagens para o estrangeiro. Também lhe pode poupar custos comerciais substanciais. Leia o nosso guia sobre o seguro para viagens empresariais para saber exatamente o que deve ser incluído na sua apólice de seguro de viagem.
Três dicas para viagens de negócios internacionais
- Pesquise com antecedência – recomendamos que incentive os seus funcionários a fazer uma pesquisa abrangente antes de qualquer viagem para o estrangeiro para diminuir a probabilidade de risco e garantirem a sua própria tranquilidade e conforto durante a viagem.
- Especifique a sua apólice – certifique-se de que a sua apólice de despesas de viagem e a sua apólice de seguro de viagem indicam claramente todas as diferenças na cobertura de viagens internacionais versus viagens domésticas.
- Trabalhe com um especialista local – sempre que possível, trabalhe com um especialista no destino ou em viagens internacionais para garantir que teve em conta todos os fatores necessários.
