Las tarjetas virtuales pueden ser muy útiles durante los viajes de trabajo, ya que en el mundo empresarial, los cheques y el efectivo ya no son eficientes. Con el tiempo, se han sustituido por métodos de pago digitales más prácticos que ofrecen muchas ventajas tanto para las empresas como para el personal que viaja por trabajo. Descubre las tarjetas virtuales, un emocionante paso hacia el gasto empresarial inteligente.
¿Qué son las tarjetas virtuales?
Una tarjeta virtual es una copia digital de una tarjeta bancaria física que se almacena en tu dispositivo. Las tarjetas virtuales, sobre todo en el caso de las empresas, pueden usarse en lugar de cualquier tarjeta física. Su uso se extiende desde el pago sin contacto en tiendas hasta las transacciones online. Una tarjeta virtual tiene los mismos datos e información de identificación que una tarjeta física de crédito o débito, entre ellos:
- Nombre de la persona titular
- Número de la tarjeta de crédito
- Dirección de facturación
- CVV
- Fecha de caducidad
La diferencia es que las tarjetas de crédito virtuales ofrecen a las empresas minoristas online información dinámica para que, cada vez que se pague mediante una tarjeta de crédito virtual, el código de verificación sea distinto. Los 16 dígitos se crean únicamente para pagar una sola transacción con un importe predeterminado.
Tipos de tarjetas virtuales
Existen dos tipos de tarjetas virtuales para los viajes de trabajo:
- Tarjetas de crédito virtuales: Una tarjeta virtual empresarial es como una tarjeta común, en la que la plataforma de gestión añadirá un importe de crédito que sirve como saldo. Cuando se añade una suma de dinero a una cuenta, se puede crear una tarjeta de crédito virtual, asignar presupuestos, hacer pagos y pagar el importe gastado al final del período de pago
- Tarjetas de débito virtuales: Las tarjetas de débito virtuales son parecidas a las tarjetas de cajero automático de las cuentas bancarias, pero estas pueden utilizarse para un uso empresarial. Con las tarjetas de débito virtuales, la empresa puede cargar un importe determinado al saldo de una cuenta bancaria empresarial, que se refleja en el saldo general de la tarjeta. Al hacer transacciones mediante las tarjetas de débito virtuales, quienes viajan por trabajo pueden pagar con dinero de la empresa, lo que elimina la necesidad de reembolsos.
Cómo influyen las tarjetas virtuales en los viajes de trabajo
El sector de viajes lleva más de 20 años usando las tarjetas virtuales. Este método de pago se ha vuelto indispensable para los viajes de trabajo porque es accesible, fácil de emitir y supone un gran nivel de transparencia.
5 ventajas de las tarjetas virtuales para los viajes de trabajo
Son muchas las ventajas que un programa de tarjetas de crédito virtuales puede aportar a tu empresa. Estas son cinco de ellas:
1. Mejora del seguimiento de costes
Al eliminar la tarjeta de plástico tradicional, se hace un seguimiento automático de los gastos del viaje de trabajo y su coste total se registra en un solo lugar.
2. Prevención de fraudes
Las probabilidades de fraude disminuirán al no tener más tarjetas perdidas ni cuentas hackeadas. Con las tarjetas virtuales, se puede congelar, cancelar o eliminar una tarjeta al instante cuando te des cuenta de que ha ocurrido una filtración o violación de la seguridad.
3. Visibilidad en tiempo real de la actividad de pagos y transacciones
Gracias a las tarjetas virtuales, tienes la información que necesitas cuando la necesitas. Las personas titulares pueden ver el saldo de la tarjeta y consultar los detalles de las transacciones para estar al tanto de los gastos. En el caso de tarjetas rechazadas, canceladas o suspendidas, o límites del umbral, se notifica tanto a los gestores de viajes como a la persona titular de la tarjeta que está viajando. Esto permite que quienes viajan por trabajo tengan una mayor responsabilidad.
4. Gestión de gastos simplificada
Los gestores de viajes de trabajo pueden recopilar la información de pago para las finanzas de la empresa, con la opción de ver y hacer un seguimiento de los pagos entre equipos remotos, que posibilitará un gasto empresarial controlado y seguro sin necesidad de reembolsos ni adelantos en efectivo.
5. Mejora del control de gastos
Con las tarjetas virtuales, se pueden configurar tarjetas para cada gasto y presupuesto estipulado. Puedes establecer límites que no permitan gastar más allá del presupuesto asignado con notificaciones que te informen del saldo a medida que cambie.
¿Para qué se pueden usar las tarjetas virtuales durante los viajes de trabajo?
Se pueden optimizar muchos aspectos de los viajes de trabajo con el uso de las tarjetas virtuales:
1. Transporte
El personal que viaja puede usar las tarjetas virtuales en taxis, Uber u otros servicios de transporte compartido. Las tarjetas también se pueden cargar con importes por día y así cubrir cualquier compra online o en apps.
2. Optimización del proceso de las cuentas por pagar
Las tarjetas de pago virtuales son un sustituto eficaz de las tareas tediosas en papel y que suponen mucho trabajo. Con las tarjetas virtuales, el equipo de cuentas por pagar tiene que centrar sus esfuerzos en la planificación financiera y otras responsabilidades.
Gracias a ello, se ahorra tiempo y se disminuye la probabilidad de los errores humanos, a la vez que se optimiza todo el proceso de las cuentas por pagar.
3. Pagos y reservas de hoteles
Al igual que con el transporte, es mucho más práctico pagar con una tarjeta virtual que con una física. Además, los gastos de alojamiento son, probablemente, más elevados que los del transporte compartido, por lo que el uso de las tarjetas virtuales puede protegerte de fraudes y amenazas financieras.
4. Gastos de comidas y bebidas
Si se usa una tarjeta virtual, quienes viajan por trabajo pueden pagar sin esfuerzo ni contacto cualquier gasto empresarial directamente desde el saldo de la empresa y ver información sobre el presupuesto asignado restante. De esta forma, quien viaja por trabajo puede ajustarse al presupuesto con facilidad y no pagar nada de su bolsillo durante el viaje, ya que la empresa puede cargar la tarjeta.
El deber de asistencia y las tarjetas virtuales
En lo que respecta a la mejora de la seguridad de quienes viajan por trabajo, las tarjetas virtuales de crédito y débito presentan muchas ventajas. Ofrecen pagos simplificados y sin contacto para procesos como el check-in de un hotel, que puede suponer mucha interacción humana.
Además, estas tarjetas son seguras, lo que limita el riesgo de robos durante un viaje de trabajo y cubre el deber de asistencia del personal que viaja.
Las tarjetas virtuales y la facturación de los viajes de trabajo
Las tarjetas virtuales de un proveedor seguro y bien elegido ofrecen un control total porque se pueden integrar con tu sistema de automatización de las cuentas por pagar. De este modo, un proceso para solicitar, aprobar y crear tarjetas de crédito virtuales se basa en tus necesidades empresariales únicas.
Se asemeja al procesamiento de facturas, pero las aprobaciones se realizan antes de que se haga la compra. Además, estas tarjetas virtuales registran automáticamente las transacciones en cuanto se realizan y se pueden sincronizar con el sistema de planificación de recursos empresarial.
Las tarjetas virtuales y la gestión de proveedores
Se pueden crear tarjetas de pago virtuales en la plataforma de gestión de tarjetas en función de los proveedores que tengas. Gracias a ello, ves el número total de proveedores que la empresa tiene en todos los departamentos y cuánto dinero se les dedica.
Esta visibilidad de las cuentas por pagar también es útil a la hora de trabajar en análisis y datos de los gastos.
Para la gestión de viajes de empresa, las tarjetas virtuales ofrecen más ventajas que las físicas cuando se tienen en cuenta todos los factores anteriores. En caso de trabajo conjunto con colaboradores o proveedores durante los viajes de trabajo, los pagos puntuales están garantizados.
Las empresas, tanto grandes como pequeñas, pueden beneficiarse del aumento de seguridad y eficiencia que supone proporcionar a quienes viajan por trabajo tarjetas virtuales para usarlas durante los viajes de empresa.
El personal viajero también se beneficia de la comodidad y la facilidad de los pagos virtuales sin contacto que son seguros y se realizan a tiempo.
