Descubre la nueva era de los viajes de empresa con los avances tecnológicos
A medida que evoluciona el cambiante sector de los viajes de empresa, se desarrolla tecnología para este tipo de viajes con la que satisfacer las necesidades de quienes realizan los viajes y de quienes se encargan de gestionarlos. Estas innovaciones, que van desde el seguimiento personalizado de los gastos de viaje hasta la planificación de viajes con la ayuda de la inteligencia artificial, han simplificado en gran medida la gestión de los viajes y los desplazamientos de las personas que viajan por motivos laborales, lo que en última instancia redunda en beneficio de tu empresa.
En este artículo, profundizaremos en las formas en que se usa la tecnología para optimizar los viajes de empresa para quienes los realizan y gestionan antes, durante y después de uno.
Las tecnologías de viajes de empresa, la aplicación de soluciones informáticas o de comercio electrónico al turismo, los viajes y la hostelería, tienen como objetivo ahorrar tiempo, automatizar los viajes, reducir costes o crear una experiencia de viaje perfecta para todas las partes implicadas.
Para la planificación de los viajes, los equipos de gestión suele recurrir a este tipo de tecnología para optimizar las reservas, el inventario, los pagos y los itinerarios para quienes realizan los viajes. La tecnología puede mejorar toda la experiencia de viajes de empresa, lo que en general conduce a viajes más productivos y satisfactorios.
La planificación de un viaje de empresa empieza con la búsqueda de vuelos y hoteles para encontrar las mejores opciones. Este proceso puede resultar largo y costoso, ya que se trata de hallar el equilibrio entre la comodidad de quienes viajan y la necesidad de cumplir con la política de viaje y las limitaciones presupuestarias. Además, debido a la naturaleza dinámica del mundo de los viajes de empresa, quienes viajan necesitan mucha asistencia durante el viaje para gestionar los cambios, las emergencias u otros imprevistos que puedan surgir.
Aquí es donde entra en juego la inteligencia artificial (IA). La IA es uno de los últimos y más impactantes avances en el sector de la tecnología de viajes de empresa. Las herramientas de viajes con IA han sido fundamentales para personalizar las recomendaciones de viajes de empresa. Estas herramientas emplean el aprendizaje automático y el análisis predictivo para seleccionar opciones de reserva personalizadas basadas en preferencias anteriores y las políticas de viajes de empresa. Booking.com for Business utiliza la tecnología de aprendizaje automático de manera eficiente para ayudar a los equipos de gestión de viajes a planificar y gestionar los viajes de empresa más eficientemente
En nuestro artículo reciente, profundizamos en todo lo que conlleva el uso de la IA. Por ejemplo, debes evitar introducir datos del personal o datos confidenciales de la empresa.
Los viajes de empresa son sinónimo de muchas transacciones. Más allá de los gastos elevados, como reservar vuelos y alojamiento, existen numerosos costes que se acumulan durante los viajes de empresa, desde el transporte en el destino hasta los aperitivos y el entretenimiento. Llevar efectivo para estos costes puede ser peligroso, por no hablar del inconveniente cambio de moneda.
Gracias a los recientes avances en tecnología de viajes y tecnología financiera (fintech), la realización y el seguimiento de los viajes de empresa resultan mucho más fáciles y seguros. Los bancos digitales y las tarjetas virtuales han transformado por completo los viajes de empresa, desde el pago online con una tarjeta de empresa hasta el uso de funciones de monedero digital para pagar sin problemas en cualquier parte del mundo.
Los bancos digitales y las tarjetas virtuales agilizan el control financiero y la planificación, así como la gestión de gastos, a los equipos de gestión de viajes de empresa y responsables de la toma de decisiones. Descubre más ventajas de las tarjetas virtuales y otros avances en tecnología de pagos en este artículo.
Un obstáculo habitual al gestionar los viajes de empresa es tener que basarse en fotos de mala calidad y reseñas de desconocidos para encontrar un lugar donde alojarse. En ocasiones, el personal puede recibir información engañosa y llegar, con jetlag y un calendario repleto reuniones a las que asistir, a una habitación cuando menos poco agradable.
Para solucionarlo, algunos hoteles utilizan ya realidad aumentada y virtual para evitar diferencias entre las expectativas y la realidad. Ahora, muchos hoteles también graban las habitaciones y los servicios de manera digital, y lo integran con información sobre los precios y el alojamiento. Así, se puede recorrer el hotel virtualmente antes de decidir alojarse en él. Nuestro estudio reciente sugiere que están aumentando las expectativas relativas a los recorridos virtuales de los hoteles y destinos de viajes de trabajo, tanto por parte de quienes viajan como de quienes organizan los viajes.
Los viajes internacionales conllevan una gran cantidad de riesgos y posibles emergencias. Las empresas son responsables de ir más allá del deber de asistencia establecido para garantizar la seguridad de quienes viajan.
El software de gestión de viajes puede ayudar a rastrear la ubicación exacta de los viajeros para garantizar su seguridad en situaciones desconocidas. Puedes recopilar datos en tiempo real de aerolíneas y hoteles sobre su política de seguridad y tomar mejores decisiones con herramientas como Traxo, una aplicación de seguimiento en tiempo real que se integra perfectamente con otros servicios como aplicaciones de seguimiento de gastos.
Muchas empresas todavía prefieren gestionar sus gastos de forma manual, aunque sea menos eficiente en muchos sentidos. Depende en gran medida del lento papeleo, es una solución cara y no ofrece métodos de prevención o detención de fraude de gastos.
La tecnología de viajes puede facilitar la transición de la gestión manual de gastos a la automatización. Es hora de pasar a la gestión automatizada de los gastos, empezando por el escaneo digital de recibos o las tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
Las personas encargadas de la consultoría de viajes se ocupan de múltiples operaciones organizativas para las empresas. No obstante, no proporcionan opciones de reserva personalizadas ni pueden dar información para medir la eficacia de la política de viajes y gastos.
Las asistencia de viajes virtual se ha convertido en una de las tendencias de tecnología de viajes más prometedoras. Es una función basada en IA integrada en cualquier solución de software de gestión de viajes actual que puede proporcionar opciones de reserva basadas en preferencias anteriores. La asistencia virtual ahorra tiempo y costes a largo plazo al optimizar los procesos de reserva y viajes.
Los chatbots, generalmente utilizados por herramientas como Booking.com for Business, emplean técnicas de aprendizaje automático para proporcionar respuestas personalizadas a indicaciones. Las funciones del chatbot pueden mejorar las recomendaciones personalizadas y las respuestas de asistentes de viajes virtuales. Los chatbots también pueden ayudar a verificar los requisitos de los visados o el estados de vuelos o a cancelar y buscar vuelos alternativos. Todo ello permite que la gestión de viajes lleve menos tiempo.
La NDC ha supuesto un antes y un después en el mundo de la tecnología de viajes de empresa. Proporciona acceso en tiempo real al inventario de las aerolíneas para garantizar que la información esté lo más actualizada posible. Esto resulta especialmente beneficioso para el equipo de gestión de viajes de empresa y el personal que viaje en situaciones imprevistas, como cancelaciones o retrasos de vuelos.
Esta tecnología ha hecho que los viajes de empresa sean más llevaderos y agradables, tanto en términos de eficacia y productividad como de seguridad. A medida que las nuevas tecnologías siguen desarrollándose, puedes mantenerte al día de las cambiantes necesidades de tu empresa y de quienes realizan viajes de empresa mediante plataformas de viajes de empresa como Booking.com for Business, para optimizar la planificación y ejecución de tus viajes de empresa.
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