La organización de los viajes de trabajo puede ser una tarea enorme, que implica procesos complicados y seguimiento constante. Hoy en día el desarrollo de soluciones de software innovadoras que ayuden a gestionar y automatizar todas las tareas, como reservar vuelos y hoteles u organizar los gastos, se ha convertido en un valioso recurso para las empresas.

En un mundo globalizado, los viajes de negocios a menudo son una necesidad, incluso para empresas de pequeña escala donde el personal trabaja sobre todo de forma remota. Las apps de gestión de viajes de trabajo ofrecen una amplia variedad de opciones para optimizar el proceso y evitar que se convierta en una preocupación.

Estas apps aportan enormes ventajas si te interesa recortar gastos, aumentar la eficiencia o la productividad, el cumplimiento de las políticas de empresa o sencillamente quieres aumentar la satisfacción del personal. También pueden proporcionar información clave sobre patrones de costes en los viajes de empresa para conseguir un gasto más eficiente en el futuro.

¿Qué es el software de gestión de viajes de empresa?

El software de gestión de viajes de empresa se refiere a la tecnología utilizada para planificar, reservar y gestionar todos los aspectos de los viajes de negocios, desde vuelos y taxis hasta alojamiento y gastos. Las herramientas de gestión de viajes de trabajo se encargan de todo antes e incluso después de un viaje de trabajo. Además, ofrecen la posibilidad de automatizar las facturas y las políticas de viaje de la empresa.

Un sistema de viajes de trabajo eficiente promete agilizar considerablemente el proceso, garantiza que los viajes de empresa se desarrollen sin complicaciones y puede ajustarse al presupuesto y las políticas de viaje de la empresa.

Antes, las empresas tenían que gestionar el proceso de forma manual, lo que implicaba asegurarse de que todo el personal conocía la política de viajes de empresa, permitir el uso de cualquier web para reservar cada etapa del viaje o procesar los recibos de gastos con complejos sistemas internos. Otra opción consistía en contratar una agencia externa de viajes de empresa para que se encargara de todo, lo que podía resultar caro debido a la comisión e implicar menos supervisión de la eficiencia diaria.

Hoy en día los avances en software de reservas de viajes permiten que las empresas puedan asegurarse de que el personal puede reservar sus propios viajes sin salirse del presupuesto y cumpliendo la política de viaje. Además, estas apps de viajes de empresa suelen incluir datos de pago de la empresa, así que ya no es necesario recopilar recibos y reembolsar los gastos al personal.

Ventajas de utilizar herramientas de gestión de viajes de trabajo

El desarrollo de herramientas de gestión de viajes de trabajo ha mejorado enormemente la facilidad y eficiencia de la planificación y realización de los viajes de empresa.

Los pasos en los que puede ayudar el software inteligente para viajes de negocios son muchos:

  • Planificación del viaje. En las etapas de planificación de un viaje de negocios, las herramientas de gestión de viajes de trabajo facilitan el seguimiento de los servicios de viaje. Esta tecnología permite organizar la información y tener acceso a ella durante el viaje, ya que reúne los emails de confirmación, los billetes y las reservas de viaje en un plan de viaje, que se guarda en una sola app.
  • Reserva del viaje. Cuando estás en la fase de reservar un viaje de negocios, el software de gestión de viajes te permite comparar opciones de vuelos, hoteles, alquiler de coches y más en una sola herramienta (y está garantizado que lo que reserves cumplirá con la política de la empresa).
  • Aprobación del viaje. Desde la perspectiva de un gerente o de una empresa, la tecnología que automatiza el proceso de aprobación de viajes de negocios es muy útil. Con los flujos de trabajo automatizados, las solicitudes de viaje del personal pasan por varios canales para que se revisen, aprueben o rechacen. Así se elimina el riesgo de errores humanos en el procedimiento.
  • Garantía del cumplimiento de la política de viajes de empresa. Las políticas de viajes de empresa pueden resultar complejas y confusas para el personal. El software de viajes de empresa puede establecer y mantener directrices claras sobre el cumplimiento que sean más fáciles de entender para el personal y de hacer cumplir para la empresa.
  • Asistencia en los viajes de trabajo. La tecnología moderna facilita a las empresas que ofrezcan asistencia al personal antes, durante y después de un viaje de negocios. Con los sistemas automatizados y los chatbots de IA, es posible ofrecer soporte todos los días y a cualquier hora, ya sea para ayudar al personal que viaja por trabajo a encontrar las mejores ofertas, ofrecer asesoramiento cuando hay alguna urgencia o imprevisto con el viaje o garantizar un viaje sin contratiempos.
  • Gestión de los gastos y reembolso. Las apps de gestión de viajes de trabajo que se encargan especialmente de los gastos permiten a las empresas integrar los procedimientos de los viajes de trabajo en sus sistemas de contabilidad y recursos humanos. Esto simplifica la parte financiera y permite ahorrar mucho tiempo.
  • Recopilación de datos clave. El uso de software de gestión de viajes de empresa para recopilar y analizar datos puede ofrecer información sobre cómo simplificar los planes de viaje en el futuro. Desde el seguimiento de los gastos hasta los costes de reserva de vuelos, esta tecnología puede revelar patrones que harán que ahorres tiempo y dinero en el futuro.

¿Qué herramientas de gestión de viajes necesitan las empresas?

1. Herramientas de reserva

La mayoría del personal prefiere reservar sus propios viajes de negocios, pero le puede resultar difícil explorar las políticas de la empresa y asegurarse de que está siguiendo los procedimientos y políticas correctos. Las apps o herramientas de reserva dan acceso a instrucciones claras, una gran variedad de opciones de reserva y registros de viajes anteriores.

2. Herramientas de gestión de gastos

Guardar y enviar manualmente los recibos de los viajes de trabajo para que los reembolsen puede ser uno de los aspectos más frustrantes del viaje tanto para el personal como para el equipo de finanzas. Las herramientas de gestión de gastos ayudan a las empresas a automatizar el proceso e integrar las tareas relacionadas con los viajes de trabajo en los sistemas de contabilidad y recursos humanos, ya se trate de escanear facturas o generar y guardar informes de gastos.

3. Herramientas de planificación de viajes

Las herramientas de gestión de planes de viaje centralizan los diversos aspectos de la planificación de viajes de trabajo. Estas aplicaciones y herramientas organizan las confirmaciones de email y los billetes en un calendario maestro o plan de viaje, y de esta forma resulta más fácil ver y gestionar los planes de viaje de trabajo.

Las mejores herramientas de gestión de viajes

1. Booking.com for Business

Booking.com for Business es una plataforma gratuita para viajes de trabajo diseñada para ayudarte a gestionar tus viajes de negocios de principio a fin. Es muy fácil de usar. Garantiza que tu negocio ahorre dinero en viajes corporativos, que los viajes de empresa se puedan reservar con un par de clics entre muchas opciones y que todo el proceso sea sencillo. Quienes viajan por trabajo también disfrutan de tarifas business exclusivas, ganan puntos de fidelización y se benefician de asistencia gratis 24 horas, todos los días, de la empresa de gestión de viajes líder, CWT.

2. Travelperk

Travelperk es una app muy práctica que reúne en un único sitio todos los elementos que hay que reservar en un viaje de trabajo, ya sean vuelos, trenes, hoteles o comidas. Ofrece una app móvil muy práctica que compara precios y comodidad en diferentes sitios web, y facilita mucho la tarea de encontrar opciones adecuadas dentro de un presupuesto concreto. Además, agiliza las etapas de búsqueda, planificación y reserva, con lo que se ahorra tiempo y dinero. En conjunto, resulta un recurso valioso para quienes se encargan de organizar los viajes de empresa.

3. SAP Concur Travel

SAP Concur Travel es una de las apps de viajes de empresa más conocidas, que permite reservar vuelos, hoteles y alquiler de coches, así como beneficiarse de la gestión de gastos y el cumplimiento de políticas. Al utilizar el reconocimiento óptico de caracteres, SAP también puede capturar recibos e integrarlos con los sistemas de contabilidad.

4. Egencia

Egencia es una ingeniosa plataforma tecnológica B2B global para la gestión de viajes. Ofrece atención al cliente 24/7 y permite reservar servicios de alojamiento y viajes, así como gestionar el viaje entero. Además, las empresas pueden utilizar datos clave y opciones para el cumplimiento de las políticas de viaje, todo en una plataforma cómoda y fiable.

5. CWT

Además de ofrecer una amplia gama de opciones de reserva, CWT ofrece funciones para gestionar reuniones y eventos. Con la asistencia a viajeros 24 horas, la gestión de riesgos y el cumplimiento de la política de viajes, esta app resulta muy completa para las necesidades de los viajes de trabajo tanto para el personal como para la empresa.

6. Navan

Navan es una app intuitiva y fácil de usar diseñada para simplificar los procesos de viajes de empresa, que ofrece soluciones para viajes de trabajo y para los gastos. Proporciona flexibilidad y un potencial ahorro de tiempo para los programas de viajes de trabajo. Entre sus funciones se incluyen la sincronización automática de los sistemas de gastos personalizados y los flujos para autorizaciones, atención al cliente 24/7 y puntos de fidelización para conseguir viajes económicos. No sorprende que esta plataforma integrada suela aparecer en los primeros puestos de la clasificación de software de gestión de viajes.

Las mejores herramientas de gestión de gastos de viaje:

7. Spendesk

Spendesk se centra en la gestión de gastos y es un software que revoluciona el procedimiento de gestión de gastos y de la financiación de viajes de trabajo en general. Los usuarios disfrutan de funciones como informes de gastos e información en tiempo real sobre los costes de viajes de empresa, información y asesoramiento sobre presupuestos, automatización de la contabilidad y una oferta de tarjetas de crédito.

8. Happay

Happay ofrece a las empresas y a quienes viajan por trabajo una interfaz sencilla que simplifica todos los procesos de gestión de gastos. Sus sólidas funciones permiten a los usuarios cargar gastos para su reembolso de manera rápida y eficiente, así como utilizar tarjetas de empresa de prepago para realizar un seguimiento de todos los pagos y hacer cumplir los límites de gastos. También cuenta con un panel de análisis, integración del sistema de cuentas, aplicación del cumplimiento y muchos otros beneficios atractivos.

9. Zoho Expense

Zoho Expense, una valiosa herramienta de gestión de software, es una web y app móvil que clasifica todos los gastos de forma clara y automatiza los procesos en cada etapa de los viajes de trabajo. Con la prueba gratuita, las empresas pueden probar varias funciones personalizables, desde el envío de informes de gastos e información clave sobre la eficiencia de los viajes de negocios hasta la detección de fraude. Puesto que Zoho puede integrarse con los flujos de trabajo existentes, requiere ajustes mínimos y ofrece la capacidad de mejorar la eficiencia en los viajes de trabajo con efecto inmediato.

10. Yokoy

Yokoy es una plataforma de gestión de gastos basada en inteligencia artificial que agiliza los procesos de los viajes de empresa al automatizar y consolidar datos en informes detallados. Su principal atractivo reside en el software de gestión de gastos, el procesamiento de facturas y las tarjetas corporativas inteligentes. Las políticas de gastos se pueden adaptar a las necesidades de las empresas. La app también rastrea y detecta infracciones de las políticas durante todo el proceso de gastos. Otros aspectos destacados son los flujos para autorizaciones y los análisis de gastos que garantizan que la rentabilidad de los viajes de trabajo de una empresa se optimice constantemente.

11. Fyle

Fyle ofrece a los usuarios la integración automatizada de software de contabilidad con tarjetas de crédito Visa, Mastercard y American Express. Además, ofrece la posibilidad de hacer reembolsos al personal y la presentación de informes de gastos. Esta app ahorra horas de trabajo manual y se ha hecho muy famosa entre las empresas gracias a su interfaz intuitiva y la comodidad de poder gestionar gastos durante el viaje.

¿Cómo elegir el mejor sistema para viajes de trabajo?

El mejor sistema de viajes de trabajo dependerá del tamaño y las necesidades de tu empresa. Si tu empresa es grande, con miles de personas que viajan y políticas consolidadas, puede que te interese una plataforma con un soporte en políticas más complejo y gestión de cuentas. Mientras que si tu empresa es pequeña o mediana, es posible que prefieras una herramienta gratis de autoservicio como Booking.com for Business para minimizar costes y maximizar resultados.

Si quieres optimizar y facilitar el procedimiento de los viajes de trabajo, una app o plataforma como Booking.com for Business puede ser la más efectiva. Permite que quienes la usan reserven cada etapa del viaje y guarden las confirmaciones y billetes en un mismo sitio.

Con la amplia variedad de soluciones de gestión de viajes que hay hoy día, podrás encontrar un software de viajes de empresa que se adapte y cubra todas tus necesidades específicas. Es una ayuda para que las empresas consigan sus objetivos y ahorren dinero, los administradores de viajes gestionen y reserven viajes para el personal de forma más eficiente y las personas elijan fácilmente entre la variedad de opciones disponibles. Con la atención al cliente 24 horas o la información sobre viajes de trabajo en tiempo real, las apps y herramientas de gestión de viajes actuales prometen optimizar y mejorar toda la experiencia de los viajes de empresa adaptándose a ti.

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