L’organisation de voyages d’affaires peut être une tâche conséquente, nécessitant des procédures complexes et un suivi constant. Le développement de solutions logicielles innovantes, qui aident à gérer et automatiser un grand nombre de tâches, de la réservation de vols et de chambres d’hôtel à l’organisation des dépenses, est une opportunité précieuse pour les entreprises d’aujourd’hui.

Avec la mondialisation, les voyages professionnels sont souvent une nécessité, même pour les petites entreprises dont le personnel travaille principalement à distance. **Les applications de gestion de voyages d'affaires **proposent de nombreuses fonctionnalités qui simplifient les processus et l’organisation.

Que vous souhaitiez réduire les coûts, augmenter l'efficacité et la productivité, faire respecter la politique de voyage de votre société ou simplement satisfaire vos équipes, vous trouverez d’importants avantages à utiliser les applis de gestion des voyages d'affaires. Celles-ci peuvent également fournir des informations clés sur les principaux postes de dépenses des voyages d'affaires, ce qui permet d’optimiser les dépenses futures.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des voyages d’affaires ?

Un logiciel de gestion des voyages d’affaires est une solution permettant d’organiser, de réserver et de gérer chaque aspect des déplacements professionnels, des vols aux taxis en passant par l'hébergement et les dépenses. En plus de gérer l’avant et l’après d’un déplacement professionnel, les outils de gestion des voyages permettent aussi d’automatiser la facturation et l’application de la politique de voyage de la société.

Un système de gestion des voyages efficace promet une importante simplification des processus, pour que les déplacements professionnels se passent sans accroc, tout en respectant le budget et la politique de voyage d’une société.

Les entreprises devaient auparavant gérer tous les processus manuellement : vérifier que tout le personnel a connaissance de la politique de voyage, autoriser l’utilisation des sites Internet nécessaires à la réservation de chaque étape d’un voyage, ou encore traiter les notes de frais via des systèmes internes fastidieux. Elles pouvaient aussi faire appel à une agence externe de gestion des voyages d'affaires, un choix potentiellement coûteux en raison des commissions et ne permettant pas un suivi quotidien de l’efficacité.

De nos jours, grâce au développement des logiciels de réservation, les sociétés peuvent laisser leurs équipes réserver elles-mêmes leurs déplacements professionnels, tout en respectant un budget et une politique de voyage. De plus, ces applis de voyages d'affaires incluent souvent les informations de paiement de l’entreprise, ce qui évite de devoir collecter les reçus et rembourser les dépenses avancées.

Les avantages des outils de gestion des voyages d’affaires

Le développement des outils de gestion des voyages d’affaires a considérablement facilité et optimisé l’organisation et le déroulement des déplacements professionnels.

Un bon logiciel de gestion des voyages d’affaires peut vous aider à plusieurs étapes :

  • La planification du voyage : à l’étape de planification d’un déplacement professionnel, les outils de gestion des voyages facilitent le suivi des services de voyage. En rassemblant les e-mails de confirmation, les billets et les réservations de voyages au sein d’un même itinéraire stocké sur une seule appli, vous pouvez organiser les informations et y accéder lors de vos déplacements.
  • La réservation des voyages : à l’étape de réservation, les logiciels de gestion des voyages vous permettent de comparer les vols, les hôtels, les voitures de location, etc., via un seul outil (et de vous assurer que vous respectez la politique de voyage de l’entreprise).
  • L’approbation des voyages : du point de vue de l’entreprise ou de ses managers, l’automatisation des processus d'approbation des voyages d'affaires est extrêmement utile. Les demandes des employé(e)s passent par différents canaux selon des flux de travail automatisés. Elles sont ensuite examinées puis approuvées ou refusées, éliminant ainsi le risque d'erreur humaine.
  • Le respect de la politique de voyages d’affaires : suivre la politique de voyage de la société peut être complexe et déconcertant pour le personnel. Les logiciels de voyages d'affaires permettent de fixer des règles directrices faciles à comprendre pour les employé(e)s, et faciles à mettre en place pour les entreprises.
  • L’assistance lors des voyages d'affaires : la technologie permet maintenant aux entreprises d’assister leurs équipes bien plus facilement qu’avant, et ce, avant, pendant et après un déplacement professionnel. Grâce aux chatbots à intelligence artificielle et aux systèmes automatisés, il est possible d’obtenir une assistance 24h/24 et 7j/7, qu'il s'agisse de trouver les meilleures offres, d’apporter des réponses en cas d'urgence ou de perturbation liée au voyage, ou encore de s'assurer que le déplacement se passe sans problème.
  • La gestion et le remboursement des dépenses : les applis de gestion des voyages d'affaires dotées de fonctionnalités dédiées aux notes de frais permettent aux entreprises d'incorporer les processus liés aux voyages d'affaires dans les systèmes comptables et RH. Les processus comptables sont ainsi simplifiés, vous permettant de gagner beaucoup de temps.
  • L’analyse des données : en tirant parti des logiciels de gestion des voyages d’affaires pour collecter et analyser des données, les entreprises peuvent mieux comprendre comment rationaliser l’organisation des déplacements à venir. Du suivi des dépenses aux coûts de réservation de vols, cette technologie peut mettre en évidence des tendances qui permettront d'économiser du temps et de l'argent par la suite.

Quels outils de gestion des voyages sont utiles pour les entreprises ?

1. Les outils de réservation

La plupart des personnes préfèrent réserver elles-mêmes leurs voyages d'affaires, mais elles peuvent avoir du mal à appréhender la politique de voyage de l'entreprise et à suivre les bonnes procédures et recommandations. Les outils et applis de réservation permettent d’accéder à des instructions claires, à un grand choix d’options de réservation et à un historique des déplacements précédents.

2. Les outils de gestion des dépenses

Devoir conserver et envoyer manuellement les reçus des dépenses encourues lors des voyages d'affaires pour se faire rembourser, c’est peut-être le point le plus frustrant tant pour les personnes qui voyagent que pour les équipes comptables. De la numérisation des factures à la génération et à l’archivage de rapports sur les dépenses encourues en voyage, les outils de gestion des dépenses aident les entreprises à automatiser les processus et à les intégrer aux systèmes comptables et RH.

3. Les outils de planification d'itinéraire

Les outils de gestion d’itinéraires de voyage centralisent les nombreux éléments de la planification des voyages d’affaires. En organisant les e-mails de confirmation et les billets au sein d’un calendrier ou d’un itinéraire unique, ces applications et outils rendent la planification des déplacements professionnels plus facile à visualiser et à gérer.

Les meilleurs outils de gestion de voyages

1. Booking.com for Business

Booking.com for Business est une plateforme gratuite de réservation de voyages d'affaires, conçue pour vous aider à gérer vos déplacements professionnels de A à Z. Facile à utiliser, elle vous fera économiser sur les voyages d'affaires, vous permettra de réserver en quelques clics parmi de nombreuses options, et vous promet un processus de réservation fluide. Les voyageurs et voyageuses d'affaires y bénéficient également de tarifs Business exclusifs, de points de fidélité et d'une assistance gratuite 24h/24 et 7j/7 proposée par CWT, société leader de la gestion des voyages d’affaires.

2. Travelperk

Travelperk est une application pratique qui rassemble tous les aspects des voyages d'affaires sur une seule plateforme : vols, trains, hôtels ou encore repas. Permettant de comparer toutes sortes de sites Internet depuis votre mobile selon des critères tarifaires et de praticité, cette appli facilite la vie des entreprises qui cherchent des options dans un budget donné. Elle accélère aussi les étapes de recherche, de planification et de réservation, vous économisant ainsi du temps et de l’argent. C’est une ressource précieuse pour les responsables des voyages d'affaires.

3. SAP Concur Travel

SAP Concur Travel est l'une des applications de voyages d'affaires les plus connues. Elle permet de réserver des vols, des hôtels et des locations de voitures, de gérer les dépenses et de faire appliquer la politique de voyage des entreprises. Grâce à son système de reconnaissance optique de caractères (OCR, pour optical character recognition), SAP peut également numériser les reçus et les intégrer aux systèmes comptables.

4. Egencia

Egencia est une ingénieuse plateforme B2B internationale dédiée à la gestion des voyages. Dotée d’un service clients 24h/24 et 7j/7, elle permet de réserver des services de voyage et d'hébergement, ainsi que de gérer l'intégralité de son voyage. Les entreprises apprécieront ses fonctionnalités d’analyse de données et de respect de la politique de voyage, le tout sur une seule plateforme fiable et pratique.

5. CWT

En plus de proposer une large gamme d'options de réservation, CWT propose des fonctionnalités de gestion des réunions et des événements. Cette application, proposant une assistance voyage 24h/24, la gestion des risques et le contrôle du respect de la politique de voyage, couvrira tous les besoins de vos équipes comme de vos responsables en matière de voyages d'affaires.

6. Navan

Conçue pour simplifier les processus des voyages d'affaires, Navan est une application intuitive et facile à utiliser qui propose des solutions pour les voyages d'affaires et la gestion des dépenses. Ses fonctionnalités offrent flexibilité et gain de temps aux programmes de voyages d’affaires : synchronisation automatique de systèmes de dépenses et d'approbation sur mesure, service clients 24h/24 et 7j/7 et de points de fidélité pour des déplacements professionnels au meilleur rapport qualité/prix. Il n'est donc pas surprenant que cette plateforme intégrée soit fréquemment classée parmi les meilleurs logiciels de gestion de voyages.

Les meilleurs outils de gestion des notes de frais :

7. Spendesk

Axé sur la gestion des dépenses, Spendesk est un logiciel qui révolutionne le processus d’envoi de notes de frais et la comptabilité des voyages d'affaires en général. Parmi ses fonctionnalités appréciables, citons les rapports de dépenses, la possibilité de suivre en temps réel les frais des voyages d'affaires, l’accès à des conseils et à des informations budgétaires, l'automatisation de la comptabilité et la possibilité de souscrire à une carte de crédit.

8. Happay

Happay propose aux entreprises et aux voyageurs d'affaires une interface simple, qui facilite tous les processus de gestion des dépenses. Ses fonctionnalités robustes permettent d’importer rapidement et efficacement ses notes de frais, et d'utiliser des cartes professionnelles prépayées pour suivre tous les paiements et faire respecter les limites de dépenses. Le logiciel dispose aussi d’un tableau de bord analytique, d’un système de comptes intégré, d’un système d’application de la politique de voyage, et d’autres avantages encore.

9. Zoho Expense

Zoho, une application Web et mobile, est un outil de gestion très utile qui catégorise efficacement toutes les dépenses et qui automatise les processus à chaque étape de vos voyages d'affaires. Le logiciel propose une version d’essai gratuite pour tester ses diverses fonctionnalités personnalisables, de l’envoi des notes de frais à l’analyse de l’efficacité des déplacements professionnels en passant par la détection des fraudes. Zoho peut également être intégré à vos flux de travail existants, permettant une amélioration immédiate de l’efficacité de vos déplacements professionnels sans nécessiter une refonte complète.

10. Yokoy

Yokoy est une plateforme de gestion des dépenses basée sur l'IA qui rationalise les processus de voyages d'affaires en automatisant le traitement des données et en les consolidant sous forme de rapports détaillés. Ses forces principales sont sa fonctionnalité de gestion des dépenses, son traitement des factures et son offre de cartes professionnelles. La plateforme permet de personnaliser la politique de dépenses selon les besoins de l’entreprise, et de détecter et d’analyser les cas de non-respect de la politique de voyage tout au long du processus de gestion des dépenses. On notera aussi des processus d’approbation fluides et une analyse des dépenses qui permet aux entreprises de s’assurer que la rentabilité de leurs déplacements professionnels est optimisée en continu.

11. Fyle

Fyle propose l’intégration automatisée de son logiciel de comptabilité, qui prend en charge les cartes de crédit Visa, Mastercard et American Express. Elle permet aussi le remboursement des notes de frais et le suivi des dépenses. Économisant des heures de travail manuel, c'est une application populaire auprès des entreprises grâce à son interface conviviale et à sa façon de simplifier la gestion des dépenses lors des déplacements.

Comment choisir le meilleur système de gestion des voyages d’affaires ?

Le meilleur système de gestion des voyages d’affaires dépend de la taille et des besoins de votre entreprise. Si vous êtes une grande entreprise dont plusieurs milliers d'employés sont amenés à se déplacer et que vous disposez de politiques solides, optez pour une plateforme capable de prendre en charge la complexité de votre de organisation et de votre politique de voyage. En revanche, si vous êtes une petite ou moyenne entreprise, vous préférerez peut-être un outil gratuit en libre-service comme Booking.com for Business pour minimiser vos coûts et maximiser vos résultats.

Si vous souhaitez optimiser et faciliter les processus liés aux voyages d'affaires, une application ou une plateforme telle que Booking.com for Business est sans doute la plus efficace. En effet, elle permet aux utilisateurs et utilisatrices de réserver chaque étape de leur déplacement professionnel et de stocker leurs e-mails de confirmation et leurs billets sur une seule et même plateforme.

Quoiqu’il en soit, grâce au grand choix de solutions de gestion des voyages disponibles aujourd'hui, vous trouverez forcément un logiciel adapté et pouvant répondre à vos besoins spécifiques. Ces plateformes aident les entreprises à atteindre leurs objectifs et à économiser de l’argent. Elles permettent aux responsables des voyages de gérer et de réserver les déplacements de leurs collègues de manière plus efficace, et aux personnes qui voyagent de choisir facilement parmi un grand nombre d’options disponibles. Proposant un service clients 24h/24 et 7j/7 ou encore l’accès à des données en temps réel sur les voyages d'affaires, les applications et outils de gestion des voyages promettent aujourd’hui de rationaliser et d'améliorer l'ensemble de l'expérience de voyage d'affaires, selon vos besoins.

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