Organizzare i viaggi di lavoro può essere un compito immane, che richiede procedure complicate e un monitoraggio costante. Le soluzioni software innovative che aiutano a gestire e automatizzare tutto, dalla prenotazione di voli e alberghi all’organizzazione delle note spese, sono diventate una risorsa inestimabile per le aziende di oggi.

In un mondo globalizzato, le trasferte di lavoro sono spesso una necessità, anche per aziende di piccole dimensioni dove i dipendenti lavorano prevalentemente da remoto. Le app per la gestione dei viaggi business offrono una vasta gamma di funzionalità che semplificano il processo ed evitano che diventi un grattacapo.

Che ti interessi ridurre i costi, aumentare l'efficienza, la produttività, il rispetto delle politiche aziendali o semplicemente mantenere felici i dipendenti, i vantaggi delle app per la gestione dei viaggi di lavoro sono enormi. Le app possono anche fornire informazioni chiave sui modelli di costo dei viaggi aziendali, consentendo una spesa futura più efficiente.

Cos’è un software per la gestione dei viaggi business?

Un software di gestione dei viaggi aziendali è una tecnologia utilizzata per organizzare, prenotare e gestire ogni aspetto dei viaggi di lavoro, da voli e taxi ad alloggi e note spese. Occupandosi di tutto sia prima che dopo che un viaggio di lavoro è stato completato, gli strumenti di gestione dei viaggi offrono anche la possibilità di automatizzare le politiche di viaggio e le fatture.

Un efficiente sistema di viaggi business promette di semplificare notevolmente il processo, garantendo che i viaggi si svolgano senza intoppi e possano rispettare il budget e le politiche di viaggio dell'azienda.

In passato, le aziende dovevano gestire manualmente il processo: assicurarsi che tutti i dipendenti fossero aggiornati sulla politica aziendale sui viaggi di lavoro, consentire loro di utilizzare qualsiasi sito per prenotare e poi elaborare le note spese con complicati sistemi interni. Oppure bisognava impiegare un’agenzia di viaggi esterna che si occupasse di tutto, una soluzione che può essere costosa a causa delle commissioni e del minor controllo sull’efficienza.

Al giorno d'oggi, gli sviluppi nei software di prenotazione dei viaggi consentono alle aziende di garantire che i dipendenti possano prenotare autonomamente i viaggi di lavoro rispettando il budget e le politiche di viaggio. Inoltre, queste app per viaggi business spesso includono i dati di pagamento dell'azienda, quindi non è più necessario raccogliere ricevute e rimborsare le spese ai dipendenti.

Vantaggi dell'utilizzo degli strumenti di gestione dei viaggi business

Lo sviluppo di strumenti di gestione dei viaggi d'affari ha aumentato enormemente la facilità e l'efficienza dell’organizzazione e dello svolgimento delle trasferte di lavoro.

Un software “smart” per i viaggi di lavoro può aiutare in molti passaggi:

  • Organizzazione del viaggio: in questa fase, gli strumenti di gestione semplificano il monitoraggio dell'organizzazione del viaggio stesso. Conservando e-mail di conferma, biglietti e prenotazioni in un unico itinerario archiviato su una singola app, questa tecnologia consente di organizzare le informazioni e accedervi durante gli spostamenti.
  • Prenotazione del viaggio: quando raggiungi la fase di prenotazione di un viaggio d'affari, il software di gestione ti consente di confrontare opzioni per voli, hotel, noleggio auto e altro ancora tramite un unico strumento (e avere la certezza che qualunque cosa prenoti sarà conforme con la politica aziendale).
  • Approvazione del viaggio: dal punto di vista di un manager o di un’azienda, la tecnologia che automatizza il processo di approvazione per i viaggi d’affari è incredibilmente utile. I flussi di lavoro automatizzati indirizzano le richieste di viaggio dei dipendenti attraverso vari canali per essere esaminate e approvate o rifiutate, eliminando il rischio di errore umano nel processo.
  • Garantire la conformità alla politica di viaggio: le politiche aziendali sulle trasferte di lavoro possono essere complesse e confuse da seguire per i dipendenti. I software per i viaggi business possono stabilire e mantenere chiare linee guida di conformità che sono più facili da comprendere per i dipendenti e da far rispettare per i datori di lavoro.
  • Fornire supporto per viaggi d'affari: la tecnologia moderna rende molto più semplice per le aziende offrire supporto ai dipendenti prima, durante e dopo un viaggio di lavoro. Con i chatbot basati sull'intelligenza artificiale e i sistemi automatizzati, è possibile fornire assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7, che si tratti di trovare le migliori offerte, di fornire consulenza in caso di emergenze e interruzioni del viaggio o semplicemente di garantire un viaggio sereno.
  • Gestione e rimborso delle spese: le app per la gestione dei viaggi d’affari che si occupano specificamente delle spese consentono alle aziende di integrare i processi dei viaggi di lavoro con i sistemi della contabilità e delle risorse umane. Ciò semplifica il lato finanziario delle cose e fa risparmiare molto tempo.
  • Raccolta di dati e approfondimenti: utilizzando un software di gestione dei viaggi business per raccogliere e analizzare i dati, le aziende possono ottenere informazioni su come semplificare i futuri piani di viaggio. Dal monitoraggio delle spese ai costi di prenotazione dei voli, questa tecnologia può rivelare modelli che faranno risparmiare tempo e denaro in seguito.

Di quali strumenti di gestione dei viaggi hanno bisogno le aziende?

1. Strumenti di prenotazione

La maggior parte dei dipendenti preferisce prenotare autonomamente il proprio viaggio di lavoro, ma può avere difficoltà a orientarsi nella politica aziendale e assicurarsi di seguire le procedure e le politiche corrette. Gli strumenti o le app di prenotazione forniscono accesso a istruzioni chiare, una gamma di opzioni di prenotazione e la registrazioni dei viaggi passati.

2. Strumenti per la gestione delle spese

Conservare e inviare manualmente le ricevute dei viaggi di lavoro per il rimborso può essere l'aspetto più frustrante delle trasferte, sia per i viaggiatori che per i team della contabilità. Dalla scansione delle fatture alla generazione e archiviazione di report sulle spese di viaggio, gli strumenti di gestione delle spese aiutano le aziende ad automatizzare il processo e a integrarlo con i sistemi della contabilità e delle risorse umane.

3. Strumenti per la pianificazione dell'itinerario

Gli strumenti di gestione degli itinerari di viaggio centralizzano i numerosi elementi della pianificazione dei viaggi d'affari. Organizzando le conferme e-mail e i biglietti in un calendario o itinerario principale, queste app e questi strumenti semplificano la visualizzazione e la gestione dei piani di viaggio d'affari.

I migliori strumenti di gestione dei viaggi

1. Booking.com for Business

Booking.com for Business è una piattaforma gratuita per viaggi di lavoro progettata per aiutarti con i tuoi viaggi d'affari dall'inizio alla fine. Facile da usare, farà in modo che la tua azienda risparmi sui viaggi di lavoro, che le trasferte vengano prenotate in un paio di click tra molte opzioni e che l'intero processo sia fluido. I viaggiatori beneficeranno inoltre di tariffe business esclusive, guadagneranno punti fedeltà e usufruiranno del supporto gratuito 24 ore su 24, 7 giorni su 7, da parte di CWT, società leader nella gestione dei viaggi.

2. Travelperk

Travelperk è una pratica app che raccoglie tutti gli aspetti di un viaggio d'affari da prenotare in un unico posto, siano essi voli e treni oppure hotel e pasti. Con un pratico confronto sul prezzo e sulla convenienza tra i siti di tutto il web, grazie a questa app è molto più semplice trovare le opzioni che rispettano il budget aziendale. Velocizza inoltre le fasi di ricerca, organizzazione e prenotazione, facendo così risparmiare tempo e denaro e rivelandosi una risorsa inestimabile per il personale incaricato di organizzare viaggi aziendali.

3. SAP Concur Travel

SAP Concur Travel è una delle app di viaggio aziendali più conosciute, tramite cui puoi prenotare voli, hotel e noleggio auto, nonché gestire le spese e l’applicazione delle politiche. Utilizzando il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), SAP può anche acquisire le ricevute e integrarle con i sistemi contabili.

4. Egencia

Egencia è un'ingegnosa piattaforma tecnologica B2B globale per la gestione dei viaggi. Grazie al supporto clienti disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, gli utenti possono prenotare servizi di viaggio e alloggi e gestire l'intero viaggio. Allo stesso tempo, le aziende possono utilizzare le funzionalità relative ai dati e al rispetto della politica di viaggio, il tutto su un’unica piattaforma comoda e affidabile.

5. CWT

Oltre a fornire un'ampia gamma di opzioni di prenotazione, CWT offre funzionalità per la gestione di meeting ed eventi. Grazie al supporto 24 ore su 24, alla gestione del rischio e al monitoraggio del rispetto delle politiche di viaggio, è un'app completa per le esigenze dei viaggi d'affari, sia dal punto di vista del datore di lavoro che da quello del dipendente.

6. Navan

Un'app intuitiva e facile da usare progettata per semplificare i processi dei viaggi aziendali, Navan offre soluzioni per trasferte di lavoro e relative spese. Le sue funzionalità offrono flessibilità e potenziale risparmio di tempo per i programmi di viaggi d’affari: sincronizzazione automatica dei sistemi di spesa personalizzati e dei flussi di approvazione, servizio clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e punti fedeltà per viaggi convenienti. Non sorprende quindi che questa piattaforma integrata sia spesso classificata come uno dei migliori servizi software di gestione dei viaggi business.

I migliori strumenti per la gestione delle spese di viaggio:

7. Spendesk

Focalizzato sulla gestione della spesa, Spendesk è un software che rivoluziona il processo di gestione delle spese e delle finanze dei viaggi d'affari in generale. Gli utenti apprezzano funzionalità come resoconti sulle spese e informazioni in tempo reale sui costi dei viaggi aziendali, consigli e informazioni sul budget, automazione della contabilità e un'offerta di carte di credito.

8. Happay

Happay fornisce ai viaggiatori d'affari e alle aziende un'interfaccia immediata che semplifica tutti i processi di gestione della spesa. Le sue robuste funzionalità consentono agli utenti di caricare le note spese per il rimborso in modo rapido ed efficiente, nonché di utilizzare carte aziendali prepagate per tenere traccia di tutti i pagamenti e rispettare i limiti di spesa. Vanta inoltre una dashboard analytics, l’integrazione del sistema di account, funzionalità per il rispetto della conformità e molti altri allettanti benefici.

9. Zoho Expense

Questo prezioso software di gestione sotto forma di app web e mobile classifica tutte le spese in modo ordinato e automatizza i processi in ogni fase dei viaggi d'affari. Grazie all'opzione di una prova gratuita, le aziende possono provare varie funzionalità personalizzabili, dall'invio di note spese agli approfondimenti sull'efficienza dei viaggi di lavoro, passando per il rilevamento delle frodi. Inoltre, poiché Zoho può essere integrato con i flussi di lavoro esistenti, promette una revisione minima e la capacità di migliorare l’efficienza dei viaggi d’affari con effetto immediato.

10. Yokoy

Yokoy è una piattaforma di gestione della spesa basata sull'intelligenza artificiale che semplifica i processi di viaggio aziendali automatizzando e consolidando i dati in report dettagliati. La sua principale attrattiva risiede nel software di gestione delle spese, nell'elaborazione delle fatture e nelle carte aziendali smart. Le politiche di spesa possono essere adattate alle esigenze delle aziende, mentre l'app esegue dei controlli e rileva anche le violazioni delle politiche durante tutto il processo di spesa. Altri punti importanti sono i flussi di approvazione fluidi e analisi delle spese che garantiscono che l'efficienza dei costi dei viaggi d'affari di un'azienda sia costantemente ottimizzata.

11. Fyle

Fyle offre agli utenti l'integrazione automatizzata del software di contabilità con le carte di credito Visa, Mastercard e American Express. Facilita anche i rimborsi ai dipendenti e la rendicontazione delle spese. Permettendo di risparmiare ore di lavoro manuale, è un'app che si è rivelata popolare tra le aziende grazie alla sua interfaccia intuitiva e alla comodità di gestire le spese “on the go”.

Come scegliere il miglior sistema per viaggi d'affari?

Il miglior sistema per i viaggi d’affari dipenderà dalle dimensioni e dalle esigenze della tua azienda. Se sei una grande azienda con migliaia di dipendenti che viaggiano e politiche rigorose, potresti optare per una piattaforma che ti permette più complessità nel supporto per le politiche e nella gestione degli account. Se invece sei un'azienda di piccole o medie dimensioni, potresti preferire un servizio gratuito, uno strumento self-service come Booking.com for Business per ridurre al minimo i costi e massimizzare i risultati.

Se desideri ottimizzare e facilitare il processo dei viaggi di lavoro, allora un'app o una piattaforma come Booking.com for Business potrebbe essere la più efficace, poiché consente agli utenti di prenotare ogni fase della propria trasferta e di conservare conferme e biglietti in un unico posto.

Ma con la vasta gamma di soluzioni di gestione dei viaggi oggi disponibili, sarai in grado di trovare software personalizzabili per i viaggi d'affari che soddisfino le tue esigenze specifiche. Questi aiutano le aziende a raggiungere i propri obiettivi e a risparmiare denaro, aiutano gli amministratori di viaggio a gestire e prenotare i viaggi per i dipendenti in modo più efficiente e aiutano i viaggiatori stessi a scegliere facilmente tra la varietà di opzioni disponibili. Con il supporto per i clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e dati sui viaggi d'affari in tempo reale, le app e gli strumenti di gestione dei viaggi di oggi promettono di semplificare e migliorare l'intera esperienza dei viaggi business.

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