Aplikacje do zarządzania podróżami służbowymi są niezbędne do usprawniania procesów podróży służbowych w 2024 r. Odkryj najlepsze z nich.
Organizacja podróży służbowych może być ogromnym wyzwaniem, wymagającym skomplikowanych procedur i stałego monitorowania. Nieocenionym zasobem dla współczesnych firm okazał się rozwój innowacyjnych rozwiązań programowych, które pomagają zarządzać wszystkim i wszystko zautomatyzować, od rezerwacji lotów i hoteli po porządkowanie wydatków.
W świecie globalizacji podróże służbowe są często koniecznością, nawet dla małych firm, w których pracownicy pracują głównie zdalnie. Aplikacje do zarządzania podróżami służbowymi oferują szeroki wachlarz funkcji, które upraszczają cały proces i sprawiają, że planowanie podróży przestaje przyprawiać o ból głowy.
Niezależnie od tego, czy interesuje Cię obniżenie kosztów, poprawienie wydajności, produktywności i przestrzegania zasad firmy, czy po prostu dbałość o zadowolenie pracowników, korzyści płynące z aplikacji do zarządzania podróżami służbowymi są ogromne. Aplikacje te mogą również zapewnić kluczowy wgląd we wzorce kosztów podróży służbowych, umożliwiając bardziej efektywne wydawanie pieniędzy w przyszłości.
Oprogramowanie do zarządzania podróżami służbowymi oznacza technologię stosowaną do planowania każdego aspektu podróży służbowych, dokonywania ich rezerwacji i zarządzania nimi – od lotów i taksówek po zakwaterowanie i wydatki. Dbając o wszystko, co przed, a nawet po zakończeniu podróży służbowej, narzędzia do zarządzania podróżami służbowymi oferują również automatyzację obsługi zasad dotyczących podróży służbowych i faktur.
Wydajny system podróży służbowych pozwala znacznie usprawnić proces, zapewniając bezproblemowy przebieg podróży służbowych, i może działać w ramach budżetu firmy oraz zasad dotyczących podróży.
Dawniej firmy musiały zarządzać procesem ręcznie – od zapewnienia, że wszyscy pracownicy są na bieżąco z zasadami dotyczącymi podróży służbowych, i umożliwienia im korzystania z dowolnej strony internetowej do rezerwacji etapów podróży, po przetwarzanie rachunków za wydatki za pomocą skomplikowanych systemów wewnętrznych. Innym rozwiązaniem było zatrudnienie zewnętrznego biura organizującego podróże służbowe, które zajmowało się wszystkim, co mogło być kosztownym rozwiązaniem z uwagi na pobieraną prowizję i mniejszy nadzór nad codzienną wydajnością.
W dzisiejszych czasach rozwój oprogramowania do rezerwacji podróży oznacza, że firmy mogą dać pracownikom możliwość samodzielnego rezerwowania podróży służbowych z jednoczesnym trzymaniem się budżetu i zasad dotyczących podróży. Te aplikacje do obsługi podróży służbowych często zawierają firmowe dane dotyczące płatności, więc zbieranie rachunków i zwracanie kosztów pracownikom nie jest już konieczne.
Rozwój narzędzi do zarządzania podróżami służbowymi znacznie zwiększył łatwość i wydajność planowania oraz odbywania podróży służbowych.
Etapów, na których inteligentne oprogramowanie do podróży służbowych może pomóc, jest wiele:
Większość pracowników woli sama rezerwować własne podróże służbowe, ale trudność może im sprawiać poruszanie się po zasadach firmy i zapewnianie, że przestrzegają prawidłowych procedur i zasad. Narzędzia lub aplikacje do rezerwacji dają dostęp do przejrzystych instrukcji, szeregu opcji rezerwacji i danych z wcześniejszych podróży.
Zachowywanie i ręczne przesyłanie rachunków z podróży służbowych w celu zwrotu kosztów może być najbardziej frustrującym aspektem podróży służbowych zarówno dla podróżujących służbowo, jak i zespołów finansowych. Narzędzia do zarządzania wydatkami pomagają firmom zautomatyzować cały proces, od skanowania faktur po generowanie i przechowywanie raportów wydatków w podróży, i zintegrować procesy podróży służbowych z systemami księgowymi oraz HR.
Narzędzia do zarządzania planami podróży centralizują wiele elementów planowania podróży służbowych. Te aplikacje i narzędzia ułatwiają przeglądanie planów podróży służbowych i zarządzanie nimi, porządkując potwierdzenia e-mail i bilety w głównym kalendarzu lub planie podróży.
Booking.com for Business to bezpłatna platforma podróży służbowych zaprojektowana tak, aby pomóc Ci całościowo zająć się podróżami służbowymi. Ponieważ jest łatwa w użyciu, sprawi, że Twoja firma zaoszczędzi pieniądze na podróżach służbowych, podróże służbowe będzie można zarezerwować kilkoma kliknięciami, mając wiele opcji do wyboru, a cały proces będzie przebiegał płynnie. Podróżujący służbowo korzystają również z ekskluzywnych cen dla biznesu, zdobywają punkty lojalnościowe i korzystają z bezpłatnego całodobowego wsparcia CWT, czyli wiodącej firmy zajmującej się zarządzaniem podróżami.
Travelperk to poręczna aplikacja gromadząca wszystkie aspekty podróży służbowej, które musisz zarezerwować, w jednym miejscu – niezależnie od tego, czy obejmuje to loty i pociągi, czy hotele i posiłki. Wygodne porównywanie cen z różnych witryn z całego Internetu w poręcznej aplikacji mobilnej znacznie ułatwia znalezienie odpowiednich opcji w ramach określonego budżetu firmy. Skraca również etapy poszukiwań, planowania i rezerwacji w ramach procesu, oszczędzając w ten sposób pieniądze i czas oraz okazując się nieocenionym zasobem dla personelu, którego zadaniem jest organizowanie podróży służbowych.
SAP Concur Travel to jedna z najbardziej znanych aplikacji do obsługi podróży służbowych, w której można rezerwować loty, hotele i wynajem samochodów, a także korzystać z zarządzania wydatkami i egzekwowania zasad. Korzystając z optycznego rozpoznawania znaków (OCR), aplikacja SAP potrafi również odczytywać pokwitowania i integrować je z systemami księgowymi.
Egencia to genialna globalna platforma technologiczna B2B do zarządzania podróżami. Dzięki dostępnej całodobowo obsłudze klienta użytkownicy mogą rezerwować usługi podróży i zakwaterowania, a także zarządzać całą podróżą. Jednocześnie firmy mogą korzystać z funkcji wglądu w dane i pilnowania zasad dotyczących podróży na jednej wygodnej i niezawodnej platformie.
Oprócz zapewniania szerokiego wachlarza opcji rezerwacji, CWT oferuje funkcje zarządzania spotkaniami i wydarzeniami. Całodobowa obsługa podróżujących, zarządzanie ryzykiem i pilnowanie przestrzegania zasad dotyczących podróży sprawiają, że jest to aplikacja kompleksowo spełniająca potrzeby w zakresie podróży służbowych – niezależnie od tego, czy patrzysz na nią z perspektywy pracodawcy, czy pracownika.
Navan to intuicyjna i łatwa w użyciu aplikacja, którą zaprojektowano w celu uproszczenia procesów podróży służbowych. Oferuje rozwiązania z zakresu podróży służbowych i wydatków. Jej elastyczne funkcje mogą potencjalnie oszczędzać czas w ramach programów podróży służbowych — od automatycznej synchronizacji z niestandardowymi systemami wydatków i przepływami pracy dotyczącymi zatwierdzania, po całodobową obsługę klienta i punkty lojalnościowe obniżające koszty podróży. Nic więc dziwnego, że ta zintegrowana platforma jest często klasyfikowana jako jedna z najlepszych usług oprogramowania do zarządzania podróżami.
Skoncentrowane na zarządzaniu wydatkami oprogramowanie Spendesk rewolucjonizuje cały proces zarządzania wydatkami i finansowania podróży służbowych. Użytkownicy mają dostęp do takich funkcji jak raporty wydatków i wgląd w koszty podróży służbowych w czasie rzeczywistym, porady i informacje budżetowe, automatyzacja księgowości i oferta kart kredytowych.
Rozwiązanie Happay oferuje podróżującym służbowo i firmom prosty interfejs, który sprawia, że wszystkie procesy zarządzania wydatkami są płynniejsze. Jego niezawodne funkcje umożliwiają użytkownikom szybkie i wydajne przesyłanie wydatków w celu uzyskania zwrotu kosztów, a także korzystanie z przedpłaconych kart firmowych do śledzenia wszystkich płatności i egzekwowania limitów wydatków. Oferuje również pulpit analityczny, integrację systemu kont, egzekwowanie zgodności z zasadami i wiele innych atrakcyjnych korzyści.
Wartościowe narzędzie do zarządzania Zoho jest dostępne w formie aplikacji internetowej i mobilnej. Skutecznie kategoryzuje wszystkie wydatki i automatyzuje procesy na każdym etapie podróży służbowej. Dzięki opcji bezpłatnego okresu próbnego firmy mogą wypróbować różne konfigurowalne funkcje, od przesyłania raportów wydatków i wglądu w efektywność podróży służbowych, po wykrywanie oszustw. A ponieważ narzędzie Zoho można zintegrować z istniejącymi przepływami pracy, pozwala przy minimalnych zmianach natychmiast poprawić efektywność podróży służbowych.
Yokoy to oparta na sztucznej inteligencji platforma zarządzania wydatkami, która usprawnia procesy obsługi podróży służbowych poprzez automatyzację i konsolidowanie danych w szczegółowych raportach. Jej największymi atutami są oprogramowanie do zarządzania wydatkami, przetwarzanie faktur i inteligentne karty firmowe. Zasady dotyczące wydatków można dostosować do potrzeb firm, a aplikacja dodatkowo skanuje procesy wydatkowania i wykrywa w nich naruszenia zasad. Inne najważniejsze cechy obejmują płynne przepływy pracy zatwierdzania i analizę wydatków, która zapewnia ciągłą optymalizację wydajności kosztowej firmowych podróży służbowych.
Aplikacja Fyle oferuje użytkownikom zautomatyzowaną integrację oprogramowania księgowego z kartami kredytowymi Visa, Mastercard i American Express. Obsługuje też oczywiście zwroty kosztów dla pracowników oraz raportowanie wydatków. Ta aplikacja, oszczędzająca godziny ręcznej pracy, cieszy się popularnością wśród firm dzięki przyjaznemu interfejsowi i wygodzie zarządzania wydatkami w podróży.
Najlepszy system do obsługi podróży służbowych będzie zależał od wielkości i potrzeb Twojej firmy. Jeśli reprezentujesz dużą korporację z tysiącami podróżujących pracowników i rozbudowanymi zasadami, możesz wybrać platformę z obsługą bardziej złożonych zasad i zarządzaniem kontami. Natomiast jeśli pracujesz w małej lub średniej firmie, możesz preferować bezpłatne, samoobsługowe narzędzie, takie jak Booking.com for Business, aby zminimalizować koszty i zmaksymalizować wyniki.
Jeśli chcesz zoptymalizować i uprościć proces obsługi podróży służbowych, najlepsza może być aplikacja lub platforma, taka jak Booking.com for Business, ponieważ będzie umożliwiać użytkownikom rezerwację każdego etapu podróży służbowych oraz przechowywanie potwierdzeń i biletów w jednym miejscu.
Z pewnością dzięki szerokiej gamie dostępnych obecnie rozwiązań do zarządzania podróżami będziesz w stanie znaleźć oprogramowanie do obsługi podróży służbowych, które da się odpowiednio dostosować i które spełni Twoje konkretne potrzeby. Tego rodzaju oprogramowanie pomaga firmom osiągać ich cele i oszczędzać pieniądze, administratorom ds. podróży zarządzać podróżami dla pracowników i rezerwować je w bardziej efektywny sposób, a podróżującym łatwiej dokonywać wyboru spośród różnych dostępnych opcji. Współczesne aplikacje i narzędzia do zarządzania podróżami mają za zadanie usprawnić podróże służbowe i ulepszyć dla Ciebie całość wrażeń z nich, od oferowania całodobowej obsługi klienta, po dane dotyczące podróży służbowych w czasie rzeczywistym.
Najlepsze wskazówki, jak zapewnić bezpieczeństwo podczas podróży służbowych, jak się do nich przygot...
Oto wskazówki, które warto poznać przed kolejną podróżą służbową, aby zapewnić swojej firmie bezpiec...
Aplikacje do podróży służbowych mogą poprawić wrażenia z podróży osób, które często wyjeżdżają.
