Het organiseren van zakenreizen kan een enorme taak zijn, die ingewikkelde procedures en constante monitoring vereist. De ontwikkeling van innovatieve softwareoplossingen die helpen bij het beheren en automatiseren van het boeken van vluchten en hotels, en bij het organiseren van uitgaven, zijn een waardevolle hulpbron geworden voor hedendaagse bedrijven.

In een geglobaliseerde wereld zijn zakenreizen vaak een noodzaak, zelfs voor kleinschalige bedrijven waar werknemers voornamelijk op afstand werken. Apps voor zakenreisbeheer bieden een breed scala aan functies die het proces vergemakkelijken en voorkomen dat het regelen van zakenreizen te ingewikkeld wordt.

Of je nu geïnteresseerd bent in het verlagen van kosten, het verhogen van efficiëntie en productiviteit, het verbeteren van naleving van het bedrijfsbeleid of eenvoudigweg werknemers tevreden houden: de voordelen van apps voor zakenreisbeheer zijn aanzienlijk. Apps kunnen ook belangrijk inzicht verschaffen in de kostenpatronen van zakenreizen, waardoor toekomstige uitgaven efficiënter kunnen worden gemaakt.

Wat is software voor zakelijk reisbeheer?

Software voor zakelijk reisbeheer is de technologie die wordt gebruikt voor het plannen, boeken en beheren van elk aspect van zakenreizen – van vluchten en taxi's tot accommodaties en uitgaven. Tools voor zakenreisbeheer bieden naast het regelen van alle elementen voor en zelfs na een zakenreis is voltooid ook de mogelijkheid om het bedrijfsreisbeleid en de facturen te automatiseren.

Met een efficiënt zakenreissysteem wordt het proces aanzienlijk gestroomlijnd, waardoor zakenreizen soepel verlopen en binnen het budget en het reisbeleid van het bedrijf passen.

In het verleden moesten bedrijven het proces handmatig beheren: ze zorgden ervoor dat alle werknemers op de hoogte waren van het zakenreisbeleid van het bedrijf, boden hen de mogelijkheid om verschillende websites te gebruiken om onderdelen van hun reis te boeken, en moesten handmatig betaalbewijzen verwerken in interne systemen. Je kunt ook een extern zakenreisbureau inschakelen om alles te regelen, wat een dure oplossing kan zijn vanwege de commissie. Ook is er in dat geval minder toezicht op de dagelijkse efficiëntie.

Tegenwoordig zorgt de ontwikkelde software voor het boeken van reizen ervoor dat bedrijven werknemers zelf hun zakenreizen kunnen laten boeken en tegelijkertijd binnen het budget en het reisbeleid kunnen blijven. Deze zakelijke reis-apps bevatten vaak ook betalingsgegevens van het bedrijf, zodat het verzamelen van bonnen en het vergoeden van onkosten aan werknemers niet langer nodig is.

Voordelen van het gebruik van tools voor zakenreisbeheer

De ontwikkeling van tools voor het beheer van zakenreizen heeft het gemak en de efficiëntie van het plannen en uitvoeren van zakenreizen enorm vergroot.

Er zijn veel stappen waarbij slimme zakenreissoftware kan helpen:

  • Reizen plannen – wanneer je je in de planningsfase van een zakenreis bevindt, maken de tools voor zakenreisbeheer het gemakkelijk om je reisplannen bij te houden. Door bevestigingsmails, tickets en reisboekingen samen te voegen in één reisplanning, opgeslagen in één app, maakt deze technologie het mogelijk om informatie onderweg te organiseren en te raadplegen.
  • Reizen boeken – wanneer je de boekingsfase van een zakenreis bereikt, kun je met reisbeheersoftware via één tool opties vergelijken voor vluchten, hotels, autoverhuur en meer (én je kunt er zeker van zijn dat alles wat je boekt in overeenstemming is met het bedrijfsbeleid).
  • Reizen goedkeuren – vanuit het perspectief van een manager of bedrijf is technologie die het goedkeuringsproces voor zakenreizen automatiseert ongelooflijk nuttig. Via geautomatiseerde workflows worden reisaanvragen van medewerkers via verschillende kanalen verstuurd zodat ze kunnen worden beoordeeld en goedgekeurd of geweigerd, en waardoor het risico op menselijke fouten wordt beperkt.
  • Naleving van het zakenreisbeleid – het zakenreisbeleid van een bedrijf kan complex en verwarrend zijn voor werknemers om te volgen. Software voor zakenreizen kan duidelijk beleid opstellen en onderhouden dat gemakkelijker te begrijpen is voor werknemers en voor werkgevers om af te dwingen.
  • Ondersteuning op het gebied van zakenreizen – moderne technologie maakt het voor bedrijven veel gemakkelijker om ondersteuning te bieden aan werknemers voor, tijdens en na een zakenreis. Met AI-chatbots en geautomatiseerde systemen is het mogelijk om 24/7 hulp te bieden – of het nu gaat om het helpen van zakenreizigers bij het vinden van de beste deals, advies bij reisgerelateerde noodsituaties of verstoringen, of gewoon om een ​​vlotte reis te garanderen.
  • Reiskostenbeheer en onkostenvergoeding – apps voor zakenreisbeheer die specifiek onkosten kunnen beheren, stellen bedrijven in staat zakenreisprocessen te integreren in boekhoud- en HR-systemen. Zo wordt het financiële onderdeel van zakenreizen gestroomlijnd en wordt er veel tijd bespaard.
  • Verzamelen van data-inzichten – door gebruik te maken van software voor zakenreisbeheer om gegevens te verzamelen en te analyseren, kunnen bedrijven inzicht krijgen in hoe ze toekomstige zakenreisplannen kunnen versoepelen. Door het bijhouden van uitgaven en de kosten voor het boeken van vluchten, kan deze technologie patronen onthullen die later geld en tijd zullen besparen.

Welke reismanagementtools hebben bedrijven nodig?

1. Tools voor boekingen

De meeste werknemers geven er de voorkeur aan om hun eigen zakenreizen te boeken, maar kunnen het moeilijk vinden om binnen het bedrijfsbeleid te blijven en ervoor te zorgen dat ze de juiste procedures en beleidslijnen volgen. Boekingstools of -apps bieden toegang tot duidelijke instructies, verschillende boekingsopties en gegevens van eerdere reizen.

2. Tools voor reiskostenbeheer

Het bewaren en handmatig indienen van ontvangstbewijzen ter declaratie kan een zeer frustrerend aspect van zakenreizen zijn voor zowel zakenreizigers als financiële teams. Van het scannen van facturen tot het genereren en opslaan van rapporten over reiskosten: met tools voor reiskostenbeheer kunnen bedrijven dit proces automatiseren en zakenreisprocessen integreren in boekhoud- en HR-systemen.

3. Tools voor reisplanning

Met reisplanningstools worden de vele elementen van de planning van zakenreizen gecentraliseerd. Door e-mailbevestigingen en tickets in een hoofdkalender of reisplanning te organiseren, wordt het met deze apps en tools gemakkelijk om reisplannen te bekijken en te beheren.

Toptools voor reisbeheer

1. Booking.com for Business

Booking.com for Business is een gratis zakenreisplatform dat is ontworpen om je te helpen je zakenreizen te regelen, van begin tot eind. Het platform is gebruiksvriendelijk en zorgt ervoor dat je bedrijf geld bespaart op zakenreizen. Daarnaast kunnen zakenreizen op dit platform in een paar klikken worden geboekt vanuit vele opties, en verloopt het hele proces soepel. Zakenreizigers profiteren bovendien van exclusieve zakelijke prijzen, ze kunnen loyaliteitspunten verdienen en profiteren van gratis 24/7 ondersteuning van het toonaangevende reismanagementbedrijf CWT.

2. Travelperk

Travelperk is een handige app die alle aspecten van een zakenreis die je moet boeken op één plek verzamelt – of dat nu vluchten en treinen zijn, of hotels en maaltijden. Doordat de app op een handige manier prijs en gemak vergelijkt tussen verschillende websites van over het hele internet, wordt het vinden van de juiste opties binnen een bepaald bedrijfsbudget veel eenvoudiger. Ook worden de onderzoeks-, plannings- en boekingsfasen van het proces versneld, waardoor geld en tijd wordt bespaard. Dit blijkt van onschatbare waarde te zijn voor personeel dat de zakenreizen plant.

3. SAP Concur Travel

SAP Concur Travel is een van de bekendste zakenreis-apps waarmee je vluchten, hotels en autohuur kunt boeken en gebruik kunt maken van reiskostenbeheer en beleidshandhaving. Met behulp van Optical Character Recognition (OCR) kan SAP ontvangstbewijzen lezen en deze integreren in boekhoudsystemen.

4. Egencia

Egencia is een ingenieus wereldwijd B2B-technologieplatform voor reismanagement. Dankzij de 24/7 klantenondersteuning kunnen gebruikers reis- en accommodatiediensten boeken en hun hele reis regelen. Tegelijkertijd kunnen bedrijven gebruik maken van functies voor data-inzichten en naleving van het reisbeleid, allemaal op één handig en betrouwbaar platform.

5. CWT

Naast het bieden van een breed scala aan boekingsopties, biedt CWT functies voor het beheren van vergaderingen en evenementen. Met 24/7 ondersteuning voor reizigers, risicobeheer en naleving van het reisbeleid is dit een allesomvattende app voor zakenreizen – vanuit het oogpunt van werkgever én werknemer.

6. Navan

Navan is een intuïtieve en gebruiksvriendelijke app die is ontworpen om zakenreisprocessen te vereenvoudigen en biedt oplossingen voor zakenreizen en reiskosten. De functies bieden flexibiliteit en tijdbesparend potentieel voor zakenreisprogramma's – van het automatisch synchroniseren van op maat gemaakte uitgavensystemen en goedkeuringsworkflows tot 24/7 klantenservice en loyaliteitspunten voor kosteneffectieve reizen. Het is dus niet verwonderlijk dat dit geïntegreerde platform vaak wordt beschouwd als een van de beste softwarediensten voor reismanagement.

Beste tools voor het beheren van reiskosten:

7. Spendesk

Spendesk is gericht op uitgavenbeheer en brengt een revolutie teweeg in reiskostenbeheer en in het financieren van zakenreizen in het algemeen. Gebruikers kunnen verschillende functies gebruiken, zoals uitgavenrapporten en realtime inzicht in zakelijke reiskosten, budgetadvies en -informatie, boekhoudautomatisering en een creditcard.

8. Happay

Happay biedt zakenreizigers en bedrijven een eenvoudige interface die al het uitgavenbeheer versoepelt. Dankzij de robuuste functies kunnen gebruikers snel en efficiënt onkosten uploaden voor terugbetaling, en prepaid bedrijfskaarten gebruiken om alle betalingen bij te houden en bestedingslimieten af ​​te dwingen. Happay beschikt ook over een dashboard met statistieken, integratie met accountsystemen, nalevingshandhaving en tal van andere aantrekkelijke voordelen.

9. Zoho Expense

Zoho is een zeer handige web- en mobiele app die alle uitgaven netjes categoriseert en processen in elke zakenreisfase automatiseert. Met de optie voor een gratis proefperiode kunnen bedrijven verschillende aanpasbare functies uitproberen, zoals het indienen van onkostendeclaraties, inzicht in de efficiëntie van zakenreizen en fraudedetectie. En aangezien Zoho kan worden geïntegreerd met bestaande workflows, is de app zeer makkelijk in gebruik te nemen zodat de efficiëntie van zakenreizen direct verbeterd kan worden.

10. Yokoy

Yokoy is een AI-platform voor uitgavenbeheer dat zakenreisprocessen stroomlijnt door gegevens te automatiseren en te consolideren in gedetailleerde rapporten. De belangrijkste functie ligt in de software voor onkostenbeheer, de verwerking van facturen en de slimme bedrijfskaarten. Het uitgavenbeleid kan worden afgestemd op de behoeften van bedrijven, en de app kan beleidsovertredingen detecteren tijdens het gehele onkostenproces. Andere highlights: soepele goedkeuringsworkflows en uitgavenanalyses die ervoor zorgen dat de kostenefficiëntie van de zakenreizen van een bedrijf voortdurend wordt geoptimaliseerd.

11. Fyle

Fyle biedt gebruikers geautomatiseerde integratie van boekhoudsoftware met Visa-, Mastercard- en American Express-creditcards. Daarnaast kan het programma gebruikt worden voor onkostenvergoedingen voor werknemers en uitgavenoverzichten. De app bespaart je uren handmatig werk en is populair gebleken bij bedrijven dankzij de gebruiksvriendelijke interface en het gemak waarmee je onderweg je uitgaven kunt beheren.

Hoe kies je het beste zakenreissysteem?

Het beste zakenreissysteem hangt af van de grootte en behoeften van je bedrijf. Als je een groot bedrijf bent met duizenden reizende werknemers en een streng beleid, kun je kiezen voor een platform met complexere beleidsondersteuning en accountbeheer. Als je daarentegen een klein of middelgroot bedrijf bent, geef je wellicht de voorkeur aan een gratis selfservicetool zoals Booking.com for Business om je kosten te minimaliseren en je resultaten te maximaliseren.

Als je het reisproces voor zakenreizen wilt optimaliseren en faciliteren, dan is een app of platform als Booking.com for Business wellicht het meest effectief; hiermee kunnen gebruikers elk onderdeel van hun zakenreizen boeken en bevestigingen en tickets op één plek opslaan.

Maar met het grote aanbod aan reismanagementoplossingen dat vandaag de dag beschikbaar is, zul je zeker zakenreissoftware kunnen vinden die kan worden afgestemd op en voldoet aan jouw specifieke behoeften. Deze aanbieders helpen bedrijven hun doelen te bereiken en geld te besparen, ze helpen reisbeheerders om reizen voor werknemers op een efficiëntere manier te beheren en te boeken, en ze helpen reizigers gemakkelijk te kiezen uit de verscheidenheid aan beschikbare opties. Van het aanbieden van 24/7 klantenondersteuning tot realtime zakenreisgegevens: de hedendaagse reisbeheerapps en -tools beloven de hele zakenreiservaring perfect voor jou te versoepelen en te verbeteren.

Aanbevolen artikelen

26-05-23
8 minuten lezen
11 cyberbeveiligingstips voor zakenreizen

Hier zijn cyberbeveiligingstips voor zakenreizen die je voor je zakenreis moet weten, om digitale ve...

Veiligheid en beveiliging Zakenreizigers
26-01-23
6 minuten lezen
Hoe je veiliger zakenreizen kunt garanderen

De beste tips voor het waarborgen van veiliger zakenreizen, de voorbereiding ervan en het beoordelen...

Veiligheid en beveiliging Eigenaren van kleine bedrijven HR-teams
04-10-22
5 minuten lezen
De beste apps voor zakelijke reizigers

Voor wie veel reist en zoveel mogelijk wil halen uit de ervaring, zorgen apps voor zakenreizen voor...

Zakenreistips Productiviteit op het werk Zakenreizigers