Het is heel belangrijk om goed voorbereid te zijn wanneer je aan je volgende zakenreisavontuur begint. Dit is niet alleen professioneel, maar het maakt je reis ook gemakkelijker.

We hebben een uitgebreide lijst samengesteld met tips voor je zakenreis, opgesplitst in de drie fasen van je reis: voor, tijdens en na. Zo weet je zeker dat je niets vergeet en kun je je beter concentreren op netwerken en op je werk.

Tips ter voorbereiding op een zakenreis

We raden je aan om enkele van deze tips al een paar weken vóór de reisdatum voor te bereiden. Op deze manier weet je zeker dat aan alles is gedacht, en hoef je je geen zorgen te maken over voorbereidingen op het allerlaatste moment.

1. Ken het zakenreisbeleid van je bedrijf

Lees het zakenreisbeleid van je bedrijf eerst goed door, vóórdat je een zakenreis boekt of iets praktisch onderneemt. Zo weet je zeker dat je alles correct en volgens het boekje doet.

2. Neem contact op met IT om te controleren of alles gereed is om op afstand te werken

Als je niet gewend bent om op afstand te werken, is het een goed idee om bij de IT-afdeling van je bedrijf na te gaan of je er helemaal klaar voor bent om vanaf een andere locatie te werken. Dit kan betekenen dat je een VPN nodig hebt om veilig verbinding te maken met je netwerk, of dat je roaming op je telefoon moet activeren.

Een paar aanbevelingen voor cyberveiligheid tijdens zakenreizen:

  • Houd de firewall ingeschakeld wanneer je een openbaar netwerk gebruikt
  • Zorg ervoor dat het antivirusprogramma up-to-date is
  • Gebruik een schermprivacybeschermer op je laptop

3. Kies je accommodatie zorgvuldig

Als je reist voor werk, is het een goede tip om de accommodatie te kiezen die het beste past bij je zakelijke behoeften.

Kijk ook of je bedrijf misschien samenwerkt met hotelketens, en of er loyaliteitsprogramma's zijn die gratis upgrades bieden. Zo krijg je meer comfort voor dezelfde prijs.

Hier volgen nog een paar dingen om rekening mee te houden:

  • Controleer of het reisbeleid van je bedrijf criteria bevat waaraan je je moet houden bij het kiezen van een accommodatie.
  • Bedenk of het beter is om dicht bij de werklocatie te zitten of bij de luchthaven te blijven.
  • Controleer of het hotel of appartement waar je verblijft een goede wifiverbinding heeft.
  • Controleer of de accommodatie over een wasservice beschikt (vooral bij een langer verblijf).
  • Kies voor accommodaties met inbegrepen maaltijden, om tijd en geld te besparen.
  • Lees de recensies en zorg ervoor dat de accommodatie 's nachts rustig is.
  • Kies een accommodatie met een 24-uursreceptie, voor het geval je vlucht vertraging heeft.

4. Boek een rechtstreekse vlucht

Een van de meest voorkomende tips voor zakenreizen is om tussenstops te vermijden door rechtstreekse vluchten te boeken. Hierdoor is er minder risico dat je een aansluitende vlucht mist en te laat komt voor belangrijke werkafspraken.

Als je tussenstops niet kunt vermijden, raden we je aan voldoende tijd tussen twee vluchten te laten, zodat je de overstap niet mist.

5. Houd rekening met tijdsverschillen en wees voorbereid op een jetlag

Over vliegen gesproken: controleer altijd of er een tijdsverschil is, zodat je voorbereid bent op een jetlag. Helaas kunnen de symptomen hiervan heel vervelend zijn. Als je geen preventieve maatregelen neemt, kun je gedurende de hele zakenreis last hebben van slapeloosheid en hoofdpijn.

6. Pak slim in

Je kunt tijd en geld besparen door ervoor te kiezen om alleen handbagage mee te nemen. Je hoeft dan niet op de luchthaven jezelf en je bagage in te checken. Bovendien voorkom je zo het risico dat je een koffer kwijtraakt.

Je kunt een eenvoudige inpaklijst voor reizen raadplegen en efficiënt inpakken voor je volgende zakenreis. Wat je zeker niet moet vergeten in te pakken:

  • Adapters voor opladers voor het land van bestemming
  • Kleine toiletartikelen (bij voorkeur minder dan 100 ml)
  • Eventueel cadeaus voor collega's
  • Geschikte kleding voor de weersomstandigheden daar

7. Zorg ervoor dat je identiteitsbewijs niet is verlopen

Het zou jammer zijn als je zakenreis niet doorgaat vanwege een verlopen identiteitsbewijs. Controleer dus regelmatig de vervaldatum van je ID of paspoort.

Het is ook een goed idee om altijd een kopie van je identiteitsbewijs bij je te hebben, omdat dit de administratieve procedures bij een noodgeval gemakkelijker maakt.

Controleer voordat je op reis gaat ook of voor jouw bestemming een visum nodig is. In het reisbeleid staat zeer waarschijnlijk of jouw bedrijf helpt bij het aanvragen hiervan of niet.

8. Bereid alle zakelijke documenten vooraf voor

Een zakenreis is de perfecte gelegenheid om nieuwe connecties te maken, klanten te werven en eventuele bedrijfsproblemen op te lossen. Zorg er daarom voor dat je vóór vertrek over alle benodigde documenten beschikt en dat je eventuele benodigde contracten of bronnen hebt uitgeprint.

9. Plan hoe je van en naar de luchthaven gaat

Je kunt met het openbaar vervoer naar de luchthaven gaan, per taxi, of met je eigenof een gehuurde auto. In al deze gevallen is het een goed idee om vooraf de route te bekijken.

Als je bedrijf de kosten van een taxi dekt, zorg er dan voor dat je de taxi van en naar de luchthaven vóór de reis al hebt geboekt. Als het boeken van een taxi niet de beste optie is omdat je meer vrijheid wilt, is het huren van een auto wellicht de beste keuze.

Tips voor zakenreizen voor onderweg

Je zakenreis begint officieel zodra je bij de luchthaven bent. Enkele dingen om rekening mee te houden:

10. Geniet van je tijd op de luchthaven

Kies er indien mogelijk voor om de tijd vóór vertrek door te brengen in de luchthavenlounge. Je kunt daar rustig zitten, gratis eten en drinken, en wat werken als je wilt, of gewoon ontspannen voor de vlucht.

11. Gebruik reis-apps

Reis-apps kunnen je zakenreis eenvoudiger maken dan ooit tevoren. Als je alle apps in deze uitgebreide lijst downloadt, hoef je je geen zorgen te maken over het verloop van je zakenreis.

12. Houd je uitgaven bij

Als je geen creditcard van je bedrijf hebt en alles moet voorschieten, vergeet dan niet om alle betalingsbewijzen te bewaren. Bewaar ze en upload ze in een kostentool of maak foto's om ze als kopie te bewaren. Op deze manier kun je alle kosten bijhouden.

Lees het reisbeleid van je bedrijf goed door voordat je geld uitgeeft aan dingen die het bedrijf mogelijk niet vergoedt. Zo weet je hoeveel je mag uitgeven aan maaltijden, drankjes enz.

13. Geld wisselen op de luchthaven

Als je voor zaken naar een bestemming reist die een andere valuta heeft dan je eigen land, kun je beter geld wisselen op de luchthaven, of kiezen voor betaalkaarten die werken met meerdere valuta.

Als je kiest voor contant geld, zorg er dan voor dat je ook kleingeld bij je hebt zodat je een fooi kunt geven wanneer je ergens wat gaat eten. Controleer uiteraard vooraf of het geven van een fooi op jouw bestemming gebruikelijk is, om niet voor onaangename verrassingen te komen staan.

14. Probeer wat vrije tijd in te plannen

Zakenreizigers is misschien de opkomst van het woord "bleisure" opgevallen: een combinatie van werktijd ("business") en vrije tijd ("leisure"). Je kunt je tijdens een zakenreis ook focussen op ontspanning en genieten van de nieuwe cultuur waarin je je bevindt.

15. Vergeet je gezondheid niet

Veel reizigers vergeten tijdens een zakenreis om te letten op hun gezondheid. Als je kiest voor een accommodatie met een fitnessruimte of wanneer je regelmatig pauzeert om een wandeling te maken, zet je een grote stap in de goede richting.

Let op het volgende om het meeste uit je zakenreis te halen:

  • Zorg ervoor dat je voldoende slaap krijgt
  • Let op wat je eet
  • Drink genoeg water

Vergeet ook niet om eventuele medicijnen die je gebruikt (plus je doktersrecept) en supplementen mee te nemen, zodat je jouw dagelijkse routine gewoon kunt voortzetten.

16. Houd rekening met culturele verschillen

Zodra je op de werklocatie aankomt en begint met vergaderen, vergeet dan niet dat je te gast bent in een ander land en op een ander kantoor. Volg de best practices die je voor vertrek hebt geleerd, of volg het voorbeeld van collega's.

Zakenreistips voor na het reizen

Wanneer je zakenreis voorbij is en je weer op kantoor bent, moet je een paar dingen doen om jouw reis op de juiste manier af te ronden en het meeste te halen uit de connecties die je hebt gemaakt.

17. Dien je onkostendeclaratie in

Wacht zodra je weer op kantoor bent niet te lang met het indienen van je onkostendeclaratie. Hoe langer je wacht, hoe meer dingen je vergeet. Misschien mis je zelfs een deadline voor het indienen van je declaratie.

Zorg dat je declaratie klopt:

  • Voer het exacte bedrag in, rond niet naar boven af
  • Voeg kopieën van bonnen bij
  • Geef geen persoonlijke uitgaven op

18. Houd contact

Heb je tijdens je reis nieuwe klanten, collega's of potentiële partners ontmoet? Het feit dat de zakenreis ten einde is, betekent niet dat het werk voor jou en je bedrijf daar ophoudt.

Enkele manieren om in contact te blijven:

  1. Stuur e-mails om mensen te bedanken voor hun tijd
  2. Deel wat van je bevindingen over jullie ontmoeting, en onderstreep eventuele actiepunten of ideeën waar jullie het over eens waren
  3. Maak verbinding op LinkedIn

19. Geef feedback op het reisbeleid

De beste manier om te leren is door te doen. Als jou discrepanties zijn opgevallen tussen de realiteit van je zakenreis en het reisbeleid van je bedrijf, breng dan de verantwoordelijke persoon hiervan op de hoogte. Zo kun je ervoor zorgen dat andere zakenreizigers het reisbeleid beter kunnen naleven.

20. Bespreek je conclusies na

Een zakenreis kan je veel leren over het bedrijf. Deel deze informatie ook meteen met anderen. Organiseer een bijeenkomst om na te bespreken wat je hebt geleerd en wat de best practices zijn die je zijn opgevallen. Zo help je om jouw bedrijf sterker te maken.

Aanbevolen artikelen

01-08-22
7 minuten lezen
10 tips voor de perfecte voorbereiding van je zakenreis

Ontdek 10 items en advies voor een geslaagde zakenreis: paklijst en tips!

Zakenreistips Zakenreizigers
26-09-22
7 minuten lezen
Tips voor het kiezen van het perfecte hotel voor zakenreizen

Waar je op moet letten bij het kiezen van hotels voor zakenreizen. Waar letten zakenreizigers op bij...

Zakenreistips Boekers/Admins Zakenreizigers
02-09-22
5 minuten lezen
8 dingen om op te letten als je een auto huurt voor zaken

Hier zijn 8 dingen om op te letten als je overweegt een auto te huren tijdens je zakenreis.

Zakenreistips Zakenreizigers