Ontdek 20 zakenreistips voor een voorspoedige reis: van een inpaklijst tot het bijhouden van onkosten.
Het is heel belangrijk om goed voorbereid te zijn wanneer je aan je volgende zakenreisavontuur begint. Dit is niet alleen professioneel, maar het maakt je reis ook gemakkelijker.
We hebben een uitgebreide lijst samengesteld met tips voor je zakenreis, opgesplitst in de drie fasen van je reis: voor, tijdens en na. Zo weet je zeker dat je niets vergeet en kun je je beter concentreren op netwerken en op je werk.
We raden je aan om enkele van deze tips al een paar weken vóór de reisdatum voor te bereiden. Op deze manier weet je zeker dat aan alles is gedacht, en hoef je je geen zorgen te maken over voorbereidingen op het allerlaatste moment.
Lees het zakenreisbeleid van je bedrijf eerst goed door, vóórdat je een zakenreis boekt of iets praktisch onderneemt. Zo weet je zeker dat je alles correct en volgens het boekje doet.
Als je niet gewend bent om op afstand te werken, is het een goed idee om bij de IT-afdeling van je bedrijf na te gaan of je er helemaal klaar voor bent om vanaf een andere locatie te werken. Dit kan betekenen dat je een VPN nodig hebt om veilig verbinding te maken met je netwerk, of dat je roaming op je telefoon moet activeren.
Een paar aanbevelingen voor cyberveiligheid tijdens zakenreizen:
Als je reist voor werk, is het een goede tip om de accommodatie te kiezen die het beste past bij je zakelijke behoeften.
Kijk ook of je bedrijf misschien samenwerkt met hotelketens, en of er loyaliteitsprogramma's zijn die gratis upgrades bieden. Zo krijg je meer comfort voor dezelfde prijs.
Hier volgen nog een paar dingen om rekening mee te houden:
Een van de meest voorkomende tips voor zakenreizen is om tussenstops te vermijden door rechtstreekse vluchten te boeken. Hierdoor is er minder risico dat je een aansluitende vlucht mist en te laat komt voor belangrijke werkafspraken.
Als je tussenstops niet kunt vermijden, raden we je aan voldoende tijd tussen twee vluchten te laten, zodat je de overstap niet mist.
Over vliegen gesproken: controleer altijd of er een tijdsverschil is, zodat je voorbereid bent op een jetlag. Helaas kunnen de symptomen hiervan heel vervelend zijn. Als je geen preventieve maatregelen neemt, kun je gedurende de hele zakenreis last hebben van slapeloosheid en hoofdpijn.
Je kunt tijd en geld besparen door ervoor te kiezen om alleen handbagage mee te nemen. Je hoeft dan niet op de luchthaven jezelf en je bagage in te checken. Bovendien voorkom je zo het risico dat je een koffer kwijtraakt.
Je kunt een eenvoudige inpaklijst voor reizen raadplegen en efficiënt inpakken voor je volgende zakenreis. Wat je zeker niet moet vergeten in te pakken:
Het zou jammer zijn als je zakenreis niet doorgaat vanwege een verlopen identiteitsbewijs. Controleer dus regelmatig de vervaldatum van je ID of paspoort.
Het is ook een goed idee om altijd een kopie van je identiteitsbewijs bij je te hebben, omdat dit de administratieve procedures bij een noodgeval gemakkelijker maakt.
Controleer voordat je op reis gaat ook of voor jouw bestemming een visum nodig is. In het reisbeleid staat zeer waarschijnlijk of jouw bedrijf helpt bij het aanvragen hiervan of niet.
Een zakenreis is de perfecte gelegenheid om nieuwe connecties te maken, klanten te werven en eventuele bedrijfsproblemen op te lossen. Zorg er daarom voor dat je vóór vertrek over alle benodigde documenten beschikt en dat je eventuele benodigde contracten of bronnen hebt uitgeprint.
Je kunt met het openbaar vervoer naar de luchthaven gaan, per taxi, of met je eigenof een gehuurde auto. In al deze gevallen is het een goed idee om vooraf de route te bekijken.
Als je bedrijf de kosten van een taxi dekt, zorg er dan voor dat je de taxi van en naar de luchthaven vóór de reis al hebt geboekt. Als het boeken van een taxi niet de beste optie is omdat je meer vrijheid wilt, is het huren van een auto wellicht de beste keuze.
Je zakenreis begint officieel zodra je bij de luchthaven bent. Enkele dingen om rekening mee te houden:
Kies er indien mogelijk voor om de tijd vóór vertrek door te brengen in de luchthavenlounge. Je kunt daar rustig zitten, gratis eten en drinken, en wat werken als je wilt, of gewoon ontspannen voor de vlucht.
Reis-apps kunnen je zakenreis eenvoudiger maken dan ooit tevoren. Als je alle apps in deze uitgebreide lijst downloadt, hoef je je geen zorgen te maken over het verloop van je zakenreis.
Als je geen creditcard van je bedrijf hebt en alles moet voorschieten, vergeet dan niet om alle betalingsbewijzen te bewaren. Bewaar ze en upload ze in een kostentool of maak foto's om ze als kopie te bewaren. Op deze manier kun je alle kosten bijhouden.
Lees het reisbeleid van je bedrijf goed door voordat je geld uitgeeft aan dingen die het bedrijf mogelijk niet vergoedt. Zo weet je hoeveel je mag uitgeven aan maaltijden, drankjes enz.
Als je voor zaken naar een bestemming reist die een andere valuta heeft dan je eigen land, kun je beter geld wisselen op de luchthaven, of kiezen voor betaalkaarten die werken met meerdere valuta.
Als je kiest voor contant geld, zorg er dan voor dat je ook kleingeld bij je hebt zodat je een fooi kunt geven wanneer je ergens wat gaat eten. Controleer uiteraard vooraf of het geven van een fooi op jouw bestemming gebruikelijk is, om niet voor onaangename verrassingen te komen staan.
Zakenreizigers is misschien de opkomst van het woord "bleisure" opgevallen: een combinatie van werktijd ("business") en vrije tijd ("leisure"). Je kunt je tijdens een zakenreis ook focussen op ontspanning en genieten van de nieuwe cultuur waarin je je bevindt.
Veel reizigers vergeten tijdens een zakenreis om te letten op hun gezondheid. Als je kiest voor een accommodatie met een fitnessruimte of wanneer je regelmatig pauzeert om een wandeling te maken, zet je een grote stap in de goede richting.
Let op het volgende om het meeste uit je zakenreis te halen:
Vergeet ook niet om eventuele medicijnen die je gebruikt (plus je doktersrecept) en supplementen mee te nemen, zodat je jouw dagelijkse routine gewoon kunt voortzetten.
Zodra je op de werklocatie aankomt en begint met vergaderen, vergeet dan niet dat je te gast bent in een ander land en op een ander kantoor. Volg de best practices die je voor vertrek hebt geleerd, of volg het voorbeeld van collega's.
Wanneer je zakenreis voorbij is en je weer op kantoor bent, moet je een paar dingen doen om jouw reis op de juiste manier af te ronden en het meeste te halen uit de connecties die je hebt gemaakt.
Wacht zodra je weer op kantoor bent niet te lang met het indienen van je onkostendeclaratie. Hoe langer je wacht, hoe meer dingen je vergeet. Misschien mis je zelfs een deadline voor het indienen van je declaratie.
Zorg dat je declaratie klopt:
Heb je tijdens je reis nieuwe klanten, collega's of potentiële partners ontmoet? Het feit dat de zakenreis ten einde is, betekent niet dat het werk voor jou en je bedrijf daar ophoudt.
Enkele manieren om in contact te blijven:
De beste manier om te leren is door te doen. Als jou discrepanties zijn opgevallen tussen de realiteit van je zakenreis en het reisbeleid van je bedrijf, breng dan de verantwoordelijke persoon hiervan op de hoogte. Zo kun je ervoor zorgen dat andere zakenreizigers het reisbeleid beter kunnen naleven.
Een zakenreis kan je veel leren over het bedrijf. Deel deze informatie ook meteen met anderen. Organiseer een bijeenkomst om na te bespreken wat je hebt geleerd en wat de best practices zijn die je zijn opgevallen. Zo help je om jouw bedrijf sterker te maken.
Waar je op moet letten bij het kiezen van hotels voor zakenreizen. Waar letten zakenreizigers op bij...
Hier zijn 8 dingen om op te letten als je overweegt een auto te huren tijdens je zakenreis.
Ontdek 10 items en advies voor een geslaagde zakenreis: paklijst en tips!
