Die nächste Geschäftsreise steht an? Dann sollten Sie vorbereitet sein. Das vermittelt nicht nur ein professionelles Bild, sondern macht auch Ihre Reise angenehmer.

Wir haben eine umfassende Liste mit Tipps für alle Phasen Ihrer Geschäftsreise erstellt: davor, während und danach. So können Sie sicher sein, dass Sie keine wichtigen Aspekte übersehen. Sie können sich einfach auf das Networking und Ihren Job konzentrieren.

Tipps zur Vorbereitung von Geschäftsreisen

Wir empfehlen Ihnen, mit der Vorbereitung einiger dieser Tipps schon ein paar Wochen vor Ihrem Reisedatum zu beginnen. Dadurch können Sie sicher sein, dass für alles gesorgt ist und Sie keinen Stress mit kurzfristigen Vorbereitungen haben werden.

1. Sie sollten die Reiserichtlinie Ihres Unternehmens kennen.

Bevor Sie buchen oder irgendwelche anderen praktischen Vorkehrungen treffen, sollten Sie sich die Geschäftsreiserichtlinie Ihres Unternehmens ansehen. So stellen Sie sicher, dass Sie alles richtig und nach Vorschrift machen.

2. Klären Sie mit der IT-Abteilung, dass alles für die Remotearbeit eingerichtet ist.

Wenn Sie in der Regel nicht remote arbeiten, sollten Sie dies mit der IT-Abteilung oder dem IT-Serviceanbieter Ihres Unternehmen abklären, damit alles reibungslos funktioniert. Möglicherweise benötigen Sie ein VPN, um sich sicher mit Ihrem Netzwerk zu verbinden oder das Roaming auf Ihrem Smartphone zu aktivieren.

Hier einige Empfehlungen für mehr Cybersicherheit bei Geschäftsreisen:

  • Achten Sie bei der Nutzung öffentlicher Netzwerke stets darauf, dass Ihre Firewall aktiviert ist.

  • Stellen Sie sicher, dass Ihr Antivirusprogramm auf dem neuesten Stand ist.

  • Benutzen Sie einen Schutzfilm für Ihren Laptopbildschirm, der die Sicht für andere einschränkt.### 3. Wählen Sie Ihre Unterkunft sorgfältig.

Wenn Sie auf Geschäftsreise sind, ist ein guter Tipp, die Unterkunft zu wählen, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht.

Außerdem sollten Sie herausfinden, ob Ihr Unternehmen mit einer Hotelkette zusammenarbeitet oder ob Sie kostenlose Upgrades durch Treueprogramme nutzen können. So bekommen Sie zusätzlichen Komfort zum gleichen Preis.

Hier sind noch einige weitere Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten:

  • Überprüfen Sie, ob die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens irgendwelche Kriterien enthalten, die Sie bei der Wahl Ihrer Unterkunft beachten sollten.
  • Überlegen Sie, ob Sie lieber in der Nähe Ihres Arbeitsplatzes oder in der Nähe des Flughafens übernachten möchten.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihr Hotel oder Ihre Ferienwohnung über eine zuverlässige WLAN-Verbindung verfügt.
  • Informieren Sie sich, ob die Unterkunft einen Wäscheservice bietet – vor allem bei längeren Aufenthalten ist das nützlich.
  • Buchen Sie eine Unterkunft mit Verpflegung, um Zeit und Geld zu sparen.
  • Lesen Sie einige Bewertungen und stellen Sie sicher, dass Ihre Unterkunft nachts ruhig ist.
  • Wählen Sie eine Unterkunft mit 24-Stunden-Rezeption, falls Ihr Flug verspätet ist.

4. Buchen Sie einen Direktflug.

Einer der häufigsten Tipps für Geschäftsreisen ist, durch die Buchung von Direktflügen lästige Zwischenstopps zu vermeiden. So verpassen Sie keine Anschlussflüge mehr und minimieren die Gefahr, zu spät zu wichtigen Terminen zu kommen.

Wenn sich Zwischenstopps nicht vermeiden lassen, sollten Sie genügend Zeit zwischen zwei Flügen lassen, damit Sie keinen Anschlussflug verpassen.

5. Informieren Sie sich über die Zeitverschiebung und seien Sie auf einen Jetlag vorbereitet.

Besonders bei Flugreisen sollten Sie sich immer über eine mögliche Zeitverschiebung informieren, damit Sie auf einen Jetlag vorbereitet sind. Die Symptome können Sie wahrlich aus der Bahn werfen, und wenn Sie keine vorbeugenden Maßnahmen treffen, kann es passieren, dass Sie während der gesamten Geschäftsreise an Schlaflosigkeit und Kopfschmerzen leiden.

6. Packen Sie smart.

Wenn Sie nur mit Handgepäck reisen, können Sie Zeit und Geld sparen. Sie können den Check-in und das Warten bei der Gepäckausgabe einfach überspringen und vermeiden außerdem das Risiko, dass Ihr Gepäck verloren geht.

Wir haben eine allgemeine Packliste für Ihre nächste Geschäftsreise zusammengestellt, die Ihnen helfen soll, möglichst smart zu packen. Hier einige Sachen, die nicht fehlen sollten:

  • Passende Steckdosenadapter für das Zielland
  • Pflegeprodukte in Reisegröße (vorzugsweise unter 100 ml)
  • Ggf. Geschenke für Ihre Teammitglieder
  • Wettergerechte Kleidung

7. Achten Sie darauf, dass Ihr Ausweisdokument nicht abgelaufen ist.

Es wäre ärgerlich, wenn Sie Ihre Geschäftsreise wegen eines abgelaufenen Ausweisdokuments verpassen würden. Deshalb sollten Sie regelmäßig überprüfen, bis wann Ihr Personalausweis oder Reisepass gültig ist.

Es kann außerdem hilfreich sein, immer eine Kopie oder ein Foto Ihres Ausweisdokuments bei sich zu haben. Im Fall der Fälle erleichtert das die Verwaltungsverfahren.

Bitte informieren Sie sich außerdem vor der Reise, ob Sie für Ihr Reiseziel ein Visum benötigen. In der Reiserichtlinie Ihres Unternehmens steht in der Regel, ob Sie Unterstützung beim Beantragen des Visums bekommen.

8. Bereiten Sie Ihre Geschäftsunterlagen vor.

Eine Geschäftsreise ist eine tolle Möglichkeit, neue Kontakte zu knüpfen, Kunden zu gewinnen und geschäftliche Herausforderungen zu lösen. Deshalb sollten Sie alle Dokumente, die Sie vor Ihrer Abreise benötigen, bereithalten und alle notwendigen Verträge oder Ressourcen ausdrucken.

9. Planen Sie, wie Sie Ihre Fahrt zum und vom Flughafen.

Sie sollten sich überlegen, ob Sie den Flughafen mit den öffentlichen Verkehrsmitteln, einem Taxi oder einem privaten Fahrzeug/[page=479]Mietwagen() erreichen möchten. So oder so ist es eine gute Idee, sich vorab Ihre Reiseroute anzusehen.

Wenn Ihr Unternehmen die Kosten übernimmt, stellen Sie sicher, dass Ihr Taxi zum und vom Flughafen schon vor Ihrem Reiseantritt gebucht ist. Wenn die Buchung eines Taxis nicht die beste Option ist, weil Sie sich mehr Flexibilität wünschen, könnte ein Mietwagen die richtige Wahl sein.

Tipps während der Geschäftsreise

Wenn Sie den Flughafen erreichen, beginnt Ihre Geschäftsreise offiziell. Auch hier gibt es einige Dinge, die Sie berücksichtigen sollten:

10. Genießen Sie Ihre Zeit am Flughafen.

Wenn möglich, verbringen Sie Ihre Zeit vor dem Abflug in der Flughafenlounge. Dort können Sie kostenlose Speisen und Getränke genießen, arbeiten oder sich einfach vor Ihrem Flug entspannen.

11. Benutzen Sie Reiseapps.

Reiseapps können Ihnen helfen, Ihre Geschäftsreisen noch einfacher zu machen. Wenn Sie alle Apps von dieser umfassenden Liste herunterladen, können Sie ganz entspannt Reisen.

12. Behalten Sie Ihre Ausgaben im Blick.

Wenn Sie keine Firmenkreditkarte haben und im Voraus bezahlen müssen, sollten Sie darauf achten, alle Quittungen und Belege zu behalten. Wenn Sie die Belege zusätzlich in einem digitalen Tool für die Reisekostenabrechnung hochladen oder ein Foto als Kopie machen, sorgen Sie dafür, dass Sie nicht den Überblick verlieren.

Bevor Sie Geld ausgeben, das Ihr Unternehmen möglicherweise nicht erstattet, lesen Sie sich die Reiserichtlinien des Unternehmens durch. So wissen Sie immer ganz genau, wie viel Sie für Mahlzeiten, Getränke usw. ausgeben dürfen.

13. Wechseln Sie Geld am Flughafen.

Wenn Sie in ein Land mit einer anderen Währung reisen, es ist einfacher, Geld am Flughafen zu tauschen oder Karten mit mehreren Währungen zu wählen.

Wenn Sie sich für Bargeld entscheiden, stellen Sie sicher, dass etwas Kleingeld übrig behalten, das Sie als Trinkgeld nutzen können. Natürlich sollten Sie sich Voraus informieren, ob das Geben von Trinkgeld an Ihrem Reiseziel üblich ist, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.

14. Versuchen Sie, sich etwas freie Zeit zu schaffen.

Geschäftsreisende wissen vielleicht, dass die sogenannte „bleisure“ („business“ und „leisure“), eine Mischung aus Arbeits- und Freizeit, immer beliebter wird. Nutzen Sie also auf Geschäftsreisen Ihre freie Zeit, um sich zu entspannen und neue Kulturen kennenzulernen.

15. Denken Sie an Ihre Gesundheit.

Dieser Tipp wird von vielen Geschäftsreisenden gerne übersehen – doch Ihre Gesundheit ist wichtig. Wählen Sie entweder eine Unterkunft mit einem Fitnessraum oder machen Sie viele Pausen, in denen Sie die Gegend erkunden, damit die Bewegung auf Reisen nicht zu kurz kommt.

Folgendes sollten Sie beachten, um das Beste aus Ihrer Geschäftsreise herauszuholen:

  • Achten Sie darauf, genug Schlaf zu bekommen.
  • Ernähren Sie sich ausgewogen.
  • Trinken Sie ausreichend Wasser.

Denken Sie auch daran, Medikamente und/oder Nahrungsergänzungsmittel einzupacken, die Sie regelmäßig einnehmen

16. Achten Sie auf kulturelle Unterschiede.

Sobald Sie im Büro angekommen sind und mit Ihren Meetings beginnen, denken Sie daran, dass Sie Gast in einem anderen Land und einem anderen Büro sind. Halten Sie sich an bewährte Vorgehensweisen, die Sie vor der Abreise gelernt haben, oder orientieren Sie sich an Ihren Teammitgliedern.

Tipps nach der Geschäftsreise

Wenn Sie nach Ihrer Geschäftsreise wieder ins Büro zurückkehren, sollten Sie einige Dinge tun, um Ihre Reise richtig abzuschließen und Ihre neuen Kontakte zu nutzen.

17. Füllen Sie Ihre Reisekostenabrechnung aus.

Sobald Sie wieder im Büro sind, sollten Sie möglichst bald Ihre Reisekostenabrechnung einreichen. Je länger Sie damit warten, desto eher vergessen Sie Dinge oder verpassen sogar die Frist zur Einreichung

Achten Sie darauf, die Abrechnung ordnungsgemäß einzureichen:

  • Geben Sie genaue Beträge an, ohne aufzurunden.
  • Fügen Sie Quittungen oder Belege der Ausgaben bei.
  • Reichen Sie keine persönlichen Ausgaben ein.

18. Bleiben Sie in Kontakt.

Sie haben während Ihrer Geschäftsreise neue Kunden, Kolleginnen und Kollegen oder potenzielle Partner kennengelernt? Nur weil Ihre Geschäftsreise zu Ende ist, bedeutet das nicht, dass die Arbeit für Sie und Ihr Unternehmen dort endet.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie in Kontakt bleiben können:

  1. Schreiben Sie eine E-Mail und sagen Sie „danke“ für die Zeit.
  2. Teilen Sie einige Gedanken zu Ihren Meetings und verweisen Sie noch einmal auf Aktionspunkte oder Ideen, auf die Sie sich geeinigt haben.
  3. Vernetzen Sie sich auf LinkedIn.

19. Geben Sie Feedback zur Reiserichtlinie.

Auch bei Themen wie Reiserichtlinien gilt „Learning by Doing“. Wenn Sie Abweichungen zwischen Geschäftsreisen in der Praxis und der Reiserichtlinie Ihres Unternehmens feststellen, informieren Sie bitte die verantwortliche Person. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass andere Geschäftsreisende die Reiserichtlinie einhalten.

20. Besprechen Sie zum Abschluss Ihre Erkenntnisse.

Eine Geschäftsreise kann Ihnen viel über das Geschäft beibringen, aber Sie sollten diese Informationen auch direkt weitergeben. Planen Sie Meetings, um zu besprechen, was Sie gelernt haben und von welchen bewährten Vorgehensweisen Ihr Unternehmen profitieren könnte.

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