É essencial estar a postos ao embarcar na sua próxima aventura de viagens empresariais. Isto não só fará com que pareça profissional, mas também facilitará a sua viagem.

Criámos uma lista abrangente de ** dicas para a sua viagem de negócios**, categorizada para todas as fases da sua viagem: antes, durante e depois. Desta forma, pode ter a certeza de que não perderá nenhum aspeto importante e poderá simplesmente concentrar-se no seu networking e no trabalho.

Dicas para se preparar para uma viagem de negócios

Recomendamos que comece a preparar algumas destas dicas umas semanas antes da data da viagem. Assim, pode garantir que inclui todas as dicas e que não precisará de se preocupar com nenhum preparativo de última hora.

1. Conheça a política de viagens de negócios da sua empresa

Antes de reservar uma viagem de negócios ou fazer algo prático, deve ler a política de viagens da sua empresa. Assim, garante que está a fazer tudo corretamente e de acordo com as regras.

2. Verifique com a equipa de TI se tem tudo pronto para trabalhar remotamente

Se não tem por hábito trabalhar remotamente, é uma boa ideia verificar com os serviços de TI da sua empresa se está tudo pronto para trabalhar a partir de uma localização diferente. Isto pode significar que precisa de uma VPN para se ligar com segurança à sua rede ou ativar o roaming no telefone.

Algumas recomendações de cibersegurança ao viajar em trabalho são:

  • Mantenha o seu firewall ativado ao usar uma rede pública
  • Certifique-se de que o seu antivírus está atualizado
  • Use um protetor de privacidade do ecrã no seu computador portátil

3. Escolha a sua acomodação com cuidado

Se estiver a viajar em trabalho, uma boa dica para viagens de negócios é escolher a acomodação que satisfaça as suas necessidades comerciais.

Além disso, deve verificar se a sua empresa colabora com alguma cadeia de hotéis ou se pode obter upgrades gratuitos através de programas de fidelização. Assim, pode obter mais conforto pelo mesmo custo.

Veja outros elementos a ter em conta:

  • Verifique se a política de viagens da sua empresa tem algum critério que deve respeitar ao escolher a sua acomodação.
  • Veja se é preferível ficar perto do seu local de trabalho ou perto do aeroporto.
  • Certifique-se de que o hotel ou o apartamento em que se vai hospedar tem uma ligação Wi-Fi de confiança.
  • Verifique se a acomodação tem serviço de lavandaria (especialmente para uma estadia mais longa).
  • Opte por acomodações com refeições incluídas, para poupar tempo e dinheiro.
  • Leia alguns comentários e certifique-se de que a sua acomodação é silenciosa durante a noite.
  • Escolha uma acomodação que tenha serviço de receção durante 24 horas, no caso de o seu voo se atrasar.

4. Reserve um voo direto

Uma das dicas mais comuns sobre viagens empresariais é tentar evitar escalas ao reservar voos diretos. Isto minimizará a possibilidade de perder o seu voo de ligação e de se atrasar para alguns compromissos de trabalho importantes.

Se não for possível evitar escalas, recomendamos que deixe tempo suficiente entre os 2 voos para não perder uma ligação importante.

5. Pesquise a diferença horária e prepare-se para o jet lag

Por falar em voar: verifique sempre a diferença horária para se preparar para o jet lag. Infelizmente, os sintomas podem ser muito duros e, se não tomar medidas preventivas, poderá sofrer de insónias e dores de cabeça durante toda a viagem de negócios.

6. Faça as malas de forma inteligente

Pode poupar tempo e dinheiro se optar apenas pela bagagem de mão. Também pode passar as etapas de check-in e de recolha de bagagem, e evitar o risco de perder a mesma.

Pode consultar uma lista básica do que levar na mala de viagem para a sua viagem de negócios e faça a mala de forma inteligente na próxima viagem. Alguns elementos fundamentais são:

  • Adaptadores de carga para o país de destino
  • Produtos de higiene pessoal pequenos (de preferência abaixo de 100 ml)
  • Qualquer presente que possa ter para os seus colegas
  • Roupa adequada para o clima

7. Certifique-se de que o seu documento de identidade não está expirado

Não quer perder a sua viagem de negócios devido a um documento de identidade expirado, por isso verifique regularmente se a data de validade do seu documento de identidade ou do passaporte se está a aproximar.

Também é uma boa ideia ter sempre consigo uma cópia do documento de identidade, visto que facilitará os procedimentos administrativos em caso de emergência.

Além disso, certifique-se de que verifica se precisa de um visto para o seu destino antes de viajar. Na política de viagens da sua empresa, deve estar mencionado se ajudarão a pedir um ou não.

8. Prepare todos os seus documentos comerciais com antecedência

Uma viagem de negócios é a oportunidade ideal para criar novas ligações, adquirir clientes e resolver quaisquer dificuldades corporativas. É por este motivo que deve ter todos os documentos necessários prontos antes da partida, bem como imprimir todos os contratos ou recursos necessários.

9. Planeie como chegará e sairá do aeroporto

Pode planear chegar ao aeroporto através de transportes públicos, táxi ou carro de aluguer/privado. De qualquer forma, é uma boa prática verificar o seu plano de viagem com antecedência.

Se a sua empresa cobrir o custo, certifique-se de que reserva o táxi de ida e volta para o aeroporto antes da viagem. Se reservar um táxi não for a melhor opção porque quer ter maior liberdade, alugar um carro pode ser a solução.

Dicas para viagens de negócios quando estiver a viajar

Quando chegar ao aeroporto, a sua viagem de negócios começa oficialmente. Alguns pontos positivos a ter em mente são:

10. Aproveite o tempo no aeroporto

Se for possível, opte por passar as horas antes da partida no lounge do aeroporto. Aí, pode desfrutar de comida e bebida gratuitas, trabalhar se precisar ou simplesmente relaxar antes do voo.

11. Use apps de viagens

As apps de viagens podem ajudar a tornar as viagens de negócios mais fáceis do que nunca. Se descarregar todas as apps desta lista abrangente não precisará de se preocupar com a experiência da sua viagem empresarial.

12. Monitorize as suas despesas

Se não tiver um cartão de crédito da empresa e precisar de pagar antecipadamente, guarde todos os recibos. Além disso, carregá-los para uma ferramenta de despesas ou tirar fotografias para manter como uma cópia garante que mantém o registo de todos os recibos.

Antes de gastar qualquer dinheiro que a sua empresa possa não reembolsar, leia a política de viagens da mesma para saber quanto pode gastar em refeições, bebidas, etc.

13. Troque dinheiro no aeroporto

Se estiver a viajar em trabalho para um destino que tenha uma moeda diferente da sua, é mais fácil trocar dinheiro no aeroporto ou optar por cartões com várias moedas.

Se optar por dinheiro, certifique-se de que tem notas pequenas que possa oferecer como gorjeta por qualquer refeição. Obviamente, verifique antecipadamente se a gorjeta é uma prática popular no seu destino para evitar surpresas desagradáveis.

14. Tente adicionar algum tempo de lazer

Os viajantes de negócios podem ter reparado no aumento do bleisure: uma combinação de negócios e lazer. Também pode concentrar-se em relaxar e aproveitar a nova cultura em que se encontra enquanto viaja em trabalho.

15. Não se esqueça da sua saúde

Uma dica sobre viagens empresariais que muitos viajantes ignoram é concentrar-se na sua saúde. Quer seja ao optar por uma acomodação com ginásio ou ao fazer várias pausas para passear, não pode ignorar este passo importante.

Para aproveitar ao máximo a sua viagem de negócios, preste atenção ao seguinte:

  • Durma o suficiente
  • Tenha cuidado com a alimentação
  • Beba bastante água

Além disso, não se esqueça de levar os seus medicamentos (esteja a postos para apresentar uma receita médica, se necessário) e suplementos habituais para manter a sua rotina diária.

16. Tenha atenção às diferenças culturais

Assim que chegar ao escritório e começar a ter as suas reuniões, não se esqueça de que é convidado noutro país e noutro escritório. Siga as melhores práticas que aprendeu antes de partir ou siga o exemplo dos seus colegas.

Dicas para viagens de negócios depois de viajar

Assim que regressar ao escritório após a sua viagem de negócios, existem algumas coisas que deve fazer para garantir que termina a viagem da melhor forma e que aproveita os contactos estabelecidos.

17. Preencha o seu relatório de despesas

Quando regressar ao escritório, não adie o preenchimento do relatório de despesas. Quanto mais esperar, mais poderá esquecer-se de coisas ou até mesmo perder o prazo de envio.

Certifique-se de que preenche o relatório corretamente:

  • Insira o valor exato, não faça arredondamentos por excesso
  • Anexe cópias dos recibos
  • Não envie despesas pessoais

18. Mantenha-se em contacto

Conheceu novos clientes, colegas de trabalho ou potenciais parceiros durante a viagem? O facto de a viagem de negócios ter terminado não significa que o trabalho para si e para a sua empresa fique por aí.

Algumas formas de se manter em contacto:

  1. Envie-lhes um e-mail para agradecer o tempo dispensado
  2. Partilhe algumas notas sobre as suas reuniões e saliente as ideias ou os itens de ação com os quais tenha concordado
  3. Estabeleça ligação no LinkedIn

19. Dê feedback sobre a política de viagens

A maneira mais fácil de aprender é através da prática. Se notar alguma discrepância entre a realidade de viajar em trabalho e a política de viagens da empresa, certifique-se de que informa a pessoa responsável. Assim, pode garantir a conformidade das viagens por parte de outros viajantes de negócios.

20. Faça um resumo das suas descobertas

Viajar em trabalho pode ensinar muito sobre a empresa, mas também tem de partilhar estas informações. Organize reuniões para resumir o que aprendeu e as melhores práticas que testemunhou para ajudar a fortalecer a sua empresa.

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