20 wskazówek dotyczących podróży służbowych – przed, w trakcie i po

Wyruszając w kolejną podróż służbową, musisz odpowiednio się przygotować. Sprawi to, że nie tylko będziesz wyglądać profesjonalnie, ale też ułatwisz sobie podróż.

Przygotowaliśmy kompleksową listę wskazówek dotyczących podróży służbowych, podzieloną na kategorie według etapów podróży: przed jej rozpoczęciem, w trakcie i po zakończeniu. Dzięki temu nie przeoczysz żadnego ważnego aspektu i po prostu skupisz się na networkingu i pracy.

Wskazówki dotyczące przygotowania do podróży służbowej

Zalecamy, aby niektóre z tych wskazówek zacząć stosować na kilka tygodni przed terminem podróży. Dzięki temu uwzględnisz je wszystkie i nie będziesz martwić się przygotowaniami na ostatnią chwilę.

1. Zapoznaj się z zasadami swojej firmy dotyczącymi podróży służbowych

Zanim zarezerwujesz podróż służbową lub przystąpisz do działania, przeczytaj firmowe zasady dotyczące podróży służbowych. Dzięki temu uzyskasz pewność, że robisz wszystko dobrze i zgodnie z zasadami.

2. Upewnij się w dziale IT, że masz wszystko gotowe do pracy zdalnej

Jeśli nie masz doświadczenia w pracy zdalnej, warto sprawdzić w firmowym dziale IT, czy wszystko jest gotowe do pracy z innej lokalizacji. Może to oznaczać, że potrzebujesz połączenia VPN do bezpiecznego łączenia się ze swoją siecią lub musisz aktywować roaming dla swojego numeru telefonu.

Oto kilka zaleceń dotyczących cyberbezpieczeństwa podczas podróży służbowych:

• Podczas korzystania z sieci publicznej miej włączoną zaporę sieciową.
• Upewnij się, że Twoje oprogramowanie antywirusowe jest aktualne.
• Na laptopie stosuj osłonę ekranu zapewniającą prywatność.

3. Starannie wybierz zakwaterowanie

Jeśli podróżujesz służbowo, wybierz zakwaterowanie odpowiadające Twoim potrzebom biznesowym.

Warto też sprawdzić, czy Twoja firma współpracuje z sieciami hotelowymi lub czy możesz skorzystać z bezpłatnego podniesienia standardu w ramach programów lojalnościowych. W ten sposób możesz mieć większy komfort za tę samą cenę.

Inne kwestie do rozważenia:

• Sprawdź, czy zasady Twojej firmy dotyczące podróży zawierają kryteria, którymi należy się kierować przy wyborze zakwaterowania.
• Zastanów się, czy lepiej jest zamieszkać blisko miejsca pracy, czy blisko lotniska.
• Upewnij się, że hotel lub apartament, w którym się zatrzymujesz, ma niezawodne połączenie Wi-Fi.
• Sprawdź, czy obiekt oferuje usługi pralnicze (szczególnie w przypadku dłuższego pobytu).
• Wybierz zakwaterowanie z wliczonymi posiłkami, dzięki czemu zaoszczędzisz czas i pieniądze.
• Przeczytaj kilka opinii i upewnij się, że w Twoim miejscu pobytu jest cicho w nocy.
• Wybierz obiekt z całodobową recepcją na wypadek opóźnienia lotu.

4. Zarezerwuj lot bezpośredni

Jedną z typowych wskazówek dotyczących podróży służbowych jest rezerwowanie lotów bezpośrednich, aby unikać przesiadek. Obniża to ryzyko spóźnienia się na lot przesiadkowy i na ważne spotkania służbowe.

Jeśli nie możesz uniknąć przesiadek, zalecamy pozostawienie wystarczającej ilości czasu między dwoma lotami, aby nie spóźnić się na ważną przesiadkę.

5. Sprawdź różnicę czasu i przygotuj się na jet lag

A propos latania: zawsze sprawdzaj różnicę czasu, aby przygotować się na jet lag. Objawy mogą być niestety bardzo dotkliwe i jeśli nie podejmiesz działań zapobiegawczych, przez całą podróż służbową możesz cierpieć na bezsenność i bóle głowy.

6. Odpowiednio spakuj bagaż

Jeśli zdecydujesz się jedynie na bagaż podręczny, zaoszczędzisz czas i pieniądze. W ten sposób pominiesz etapy odprawy i odbioru bagażu oraz unikniesz ryzyka zagubienia bagażu.

Możesz skorzystać z listy podstawowych rzeczy do spakowania na podróż służbową i odpowiednio spakować się na nadchodzącą podróż. Niektóre podstawowe rzeczy:

• Adaptery do ładowania urządzeń w kraju docelowym
• Niewielkie kosmetyki (najlepiej poniżej 100 ml)
• Wszelkie upominki dla współpracowników
• Ubrania odpowiednie do pogody

7. Upewnij się, że Twój dowód tożsamości nie utracił ważności

Aby uniknąć problemu z podróżą służbową spowodowanego utratą ważności dowodu tożsamości, regularnie sprawdzaj, kiedy Twój dowód osobisty lub paszport utraci ważność.

Warto też zawsze mieć przy sobie kopię dowodu tożsamości, gdyż ułatwi to procedury administracyjne w nagłych wypadkach.

Przed podróżą sprawdź też, czy potrzebujesz wizy, aby udać się do miejsca docelowego. Zasady Twojej firmy dotyczące podróży powinny informować o tym, czy firma pomoże Ci złożyć wniosek.

8. Przygotuj wcześniej wszystkie dokumenty biznesowe

Podróż służbowa to doskonała okazja do nawiązania nowych kontaktów, pozyskania klientów i rozwiązania różnych problemów w firmie. Dlatego przed wyjazdem warto przygotować wszystkie potrzebne dokumenty oraz wydrukować niezbędne umowy i materiały.

9. Zaplanuj sposób dotarcia na lotnisko i powrót

Możesz zaplanować przyjazd na lotnisko komunikacją miejską, taksówką lub prywatnym bądź wypożyczonym samochodem. W każdym przypadku dobrą praktyką jest wcześniejsze sprawdzenie planu podróży.

Jeśli firma pokrywa koszty, jeszcze przed podróżą upewnij się, że masz zarezerwowaną taksówkę na lotnisko i z powrotem. Jeśli rezerwacja taksówki nie jest najlepszym wyjściem, bo chcesz mieć więcej swobody, dobrym rozwiązaniem może być wynajęcie samochodu.

Wskazówki, których należy przestrzegać podczas podróży służbowej

Gdy dotrzesz na lotnisko, oficjalnie rozpoczyna się Twoja podróż służbowa. Kilka przydatnych porad, o których warto pamiętać:

10. Dobrze wykorzystaj czas spędzony na lotnisku

Jeśli możesz, spędź czas przed odlotem w poczekalni na lotnisku. Można tam skorzystać z darmowych posiłków i napojów, popracować w razie potrzeby lub po prostu odpocząć przed lotem.

11. Korzystaj z aplikacji podróżniczych

Aplikacje podróżnicze mogą znacznie ułatwić podróże służbowe. Jeśli pobierzesz wszystkie aplikacje z tej kompleksowej listy, nie będziesz się martwić o przebieg swoich podróży służbowych.

12. Śledź swoje wydatki

Jeśli nie masz firmowej karty kredytowej i musisz płacić z góry, pamiętaj o zachowaniu wszystkich rachunków. Co więcej, przesłanie ich do narzędzia do rozliczania wydatków lub zrobienie zdjęć w celu zachowania jako kopii umożliwi Ci śledzenie ich wszystkich.

Zanim wydasz pieniądze, których Twoja firma może nie zwrócić, sprawdź w zasadach Twojej firmy dotyczących podróży, ile możesz wydać na posiłki, napoje itp.

13. Wymieniaj pieniądze na lotnisku

Jeśli podróżujesz służbowo do miejsca, w którym obowiązuje inna waluta niż Twoja, łatwiej jest wymienić pieniądze na lotnisku lub zdecydować się na karty obsługujące wiele walut.

Jeśli wybierzesz gotówkę, pamiętaj, aby mieć przy sobie banknoty o niskich nominałach, które możesz zaoferować jako napiwki za zjedzone posiłki. Oczywiście sprawdź wcześniej, czy dawanie napiwków jest ogólnie przyjęte w miejscu docelowym, aby uniknąć przykrych niespodzianek.

14. Spróbuj uwzględnić trochę czasu wolnego

Osoby podróżujące służbowo mogą zauważyć wzrost popularności bleisure: połączenia obowiązków służbowych i czasu wolnego. Możesz też skupić się na relaksie i poznawaniu nowej kultury, jednocześnie podróżując służbowo.

15. Pamiętaj o swoim zdrowiu

Wielu podróżujących zapomina o dbaniu o swoje zdrowie. Aby nie zignorować tego ważnego kroku, wybierz zakwaterowanie z siłownią albo rób liczne przerwy na spacer.

Aby jak najlepiej wykorzystać podróż służbową, zwróć uwagę na następujące kwestie:

• Pamiętaj o odpowiedniej ilości snu
• Dbaj o dietę
• Pij dużo wody

Nie zapomnij spakować przyjmowanych leków (przygotuj receptę od lekarza, aby ją okazać, gdyby zaszła taka konieczność) i suplementów, aby móc zachować codzienną aktywność.

16. Pamiętaj o różnicach kulturowych

Po przybyciu do biura i rozpoczęciu spotkań pamiętaj, że jesteś gościem w innym kraju i innym biurze. Przed odjazdem zastosuj najlepsze praktyki, których Cię nauczono, lub postępuj według wskazówek swoich współpracowników.

Wskazówki do stosowania po zakończeniu podróży służbowej

Gdy wrócisz do biura po zakończeniu podróży służbowej, zrób kilka rzeczy, aby mieć pewność, że zakończysz podróż we właściwy sposób i wykorzystasz nawiązane kontakty.

17. Złóż raport wydatków

Po powrocie do biura nie zwlekaj ze złożeniem raportu wydatków. Im dłużej będziesz czekać, tym bardziej możesz o czymś zapomnieć lub nawet przeoczyć termin złożenia wniosku.

Pamiętaj o prawidłowym złożeniu raportu:

• Wprowadź dokładną kwotę, nie zaokrąglaj jej w górę.
• Dołącz kopie rachunków.
• Nie podawaj wydatków osobistych.

18. Pozostań w kontakcie

Czy podczas podróży udało Ci się poznać nowych klientów, współpracowników lub potencjalnych partnerów? Zakończenie podróży służbowej nie oznacza, że na tym kończy się praca dla Ciebie i Twojej firmy.

Oto kilka sposobów na pozostanie w kontakcie:

1. Wyślij wiadomość e-mail z podziękowaniem za poświęcony czas.
2. Udostępnij notatki ze swoich spotkań i podkreśl wszelkie uzgodnione działania lub pomysły.
3. Nawiąż kontakt na LinkedIn.

19. Przekaż opinię o zasadach dotyczących podróży

Najłatwiej jest uczyć się przez działanie. Jeśli zauważysz rozbieżności między realiami podróży służbowych a zasadami Twojej firmy dotyczącymi podróży, koniecznie poinformuj o tym odpowiedzialną osobę. W ten sposób możesz zapewnić przestrzeganie zasad dotyczących podróży służbowych przez inne osoby podróżujące służbowo.

20. Omów swoje ustalenia

Podróże służbowe mogą Cię wiele nauczyć o biznesie, ale należy też szybko podzielić się tymi informacjami. Zorganizuj spotkania podsumowujące zdobytą wiedzę i zaobserwowane najlepsze praktyki, aby zwiększyć efektywność swojej firmy.