Quando stai per partire per un viaggio aziendale, è essenziale organizzarti bene. In questo modo, apparirai professionale e viaggerai più agevolmente.

Abbiamo creato un elenco completo di consigli per il tuo viaggio di lavoro, suddivisi per fase: prima, durante e dopo. Con questi suggerimenti, avrai la certezza di non perdere nulla di importante e di poterti concentrare sul lavoro e sul networking.

Consigli per prepararsi a un viaggio di lavoro

L'ideale è iniziare a mettere in pratica alcuni di questi consigli qualche settimana prima della partenza. In questo modo, avrai la sicurezza di averli seguiti tutti e non dovrai preoccuparti di eventuali preparativi dell'ultimo minuto.

1. Consulta la politica di viaggio dell'azienda

Prima di prenotare un viaggio di affari o di intraprendere qualsiasi azione concreta, leggi la politica dell'azienda sui viaggi business. Questo ti permetterà di fare tutto correttamente e secondo le regole.

2. Verifica con il dipartimento IT se puoi lavorare da remoto

Se di solito non lavori da remoto, è bene verificare con i servizi IT dell'azienda se puoi lavorare da un altro luogo. Potrebbe essere necessaria una VPN per connetterti in modo sicuro alla rete o attivare il roaming sul telefono.

Ecco alcuni suggerimenti sulla sicurezza informatica quando viaggi per lavoro:

  • Tieni il firewall attivo quando utilizzi una rete pubblica
  • Verifica che l'antivirus sia aggiornato
  • Applica al laptop una protezione per lo schermo con filtro privacy

3. Scegli con cura l'alloggio

Se viaggi per lavoro, ti consigliamo di scegliere l'alloggio più adatto alle tue esigenze di business.

Vale anche la pena di verificare se la tua azienda ha delle convenzioni con qualche catena alberghiera o se hai accesso ad upgrade gratuiti attraverso i programmi fedeltà. In questo modo, ti assicurerai una sistemazione migliore a parità di costo.

Ecco altri aspetti da tenere in considerazione:

  • Controlla se la politica di viaggio dell'azienda prevede criteri da rispettare nella scelta dell'alloggio.
  • Valuta se è meglio soggiornare vicino al luogo di lavoro o all'aeroporto.
  • Assicurati che l'hotel o l'appartamento in cui soggiornerai abbia una connessione WiFi affidabile.
  • Controlla se l'alloggio offre il servizio lavanderia, soprattutto in caso di soggiorno prolungato.
  • Scegli alloggi con servizio di pensione completa per risparmiare tempo e denaro.
  • Leggi qualche recensione per assicurarti che l'alloggio sia tranquillo durante la notte.
  • Scegli un alloggio con servizio di reception 24 ore su 24, in caso di ritardo del volo.

4. Prenota un volo diretto

Uno dei consigli più consueti per i viaggi aziendali è quello di evitare gli scali prenotando voli diretti. In questo modo, eviti di perdere coincidenze e di arrivare in ritardo a importanti appuntamenti di lavoro.

Se non puoi evitare di fare scalo, ti consigliamo di lasciare tempo sufficiente tra due voli per non perdere coincidenze importanti.

5. Controlla il fuso orario e preparati al jet lag

Se devi prendere un volo, controlla sempre il fuso orario, in modo da prepararti al jet lag. Purtroppo i sintomi possono essere molto forti e, se non prendi misure preventive, rischi di soffrire di insonnia e mal di testa durante tutta la permanenza.

6. Prepara il bagaglio in modo intelligente

Puoi risparmiare tempo e denaro se opti per il solo bagaglio a mano. Puoi anche saltare le fasi del check-in e del ritiro bagagli evitando il rischio che la tua valigia venga smarrita.

Puoi consultare una lista delle cose da mettere in valigia per prepararti in modo intelligente ai tuoi viaggi di lavoro. Ecco alcuni oggetti fondamentali:

  • Adattatori per caricabatterie per il Paese di destinazione
  • Prodotti da bagno formato viaggio, preferibilmente sotto i 100 ml
  • Eventuali regali per i colleghi
  • Abbigliamento adatto al clima

7. Verifica che il tuo documento di identità non sia scaduto

Se non vuoi rinunciare a un viaggio di lavoro a causa di un documento d'identità scaduto, controlla regolarmente se la data di scadenza della carta d'identità o del passaporto si sta avvicinando.

È una buona idea anche avere sempre con sé una copia del documento d'identità, che faciliterà le procedure amministrative in caso di emergenza.

Inoltre, prima di partire, controlla se è necessario un visto per raggiungere la tua destinazione. Nella politica di viaggio aziendale dovrebbe essere indicato se riceverai o meno assistenza per richiederlo.

8. Prepara in anticipo tutti i documenti di lavoro

Un viaggio di affari è l'occasione perfetta per instaurare nuovi contatti, procurarsi clienti e risolvere eventuali criticità aziendali. Ecco perché prima della partenza dovresti avere pronti tutti i documenti di cui potresti aver bisogno, oltre a stampare tutti i contratti o le informazioni necessarie.

9. Pianifica come andare e tornare dall'aeroporto

Puoi pianificare di raggiungere l'aeroporto con i mezzi pubblici, in taxi oppure con un'auto a noleggio o privata. In ogni caso, è consigliabile controllare in anticipo l'itinerario.

Se la tua azienda copre il costo, prenota il taxi da e per l'aeroporto prima di partire. Se preferisci non prenotare un taxi perché vuoi avere più libertà, allora scegli un'auto a noleggio.

Consigli da seguire durante un viaggio di lavoro

Una volta raggiunto l'aeroporto, ha ufficialmente inizio il viaggio di lavoro. Ecco alcuni aspetti utili da tenere a mente:

10. Approfitta del tempo in aeroporto

Se puoi, trascorri le ore prima della partenza nella lounge dell'aeroporto. Qui potrai gustare cibi e bevande gratuiti, lavorare se necessario o semplicemente rilassarti prima del volo.

11. Utilizza le app per i viaggi

Queste app possono agevolare moltissimo i viaggi di lavoro. Scarica tutte le app di questo elenco completo e non dovrai più preoccuparti della tua esperienza di viaggio aziendale.

12. Tieni traccia delle spese

Se non hai una carta di credito aziendale e devi pagare in anticipo, assicurati di conservare tutte le ricevute. Per non perderne nessuna, caricale anche in uno strumento di gestione delle spese o fotografale per salvarne una copia.

Prima di spendere qualsiasi somma che potrebbe non esserti rimborsata, consulta la politica di viaggio dell'azienda per sapere quanto puoi spendere per pasti, bevande, ecc.

13. Cambia il denaro all'aeroporto

Se devi recarti per lavoro in una destinazione con una valuta diversa dalla tua, è più semplice cambiare il denaro in aeroporto o optare per carte con più valute.

Se scegli i contanti, assicurati di avere banconote di piccolo taglio da lasciare come mancia al ristorante. Per evitare spiacevoli sorprese, controlla in anticipo se nella tua destinazione è abitudine comune lasciare la mancia.

14. Cerca di ritagliarti un po' di tempo libero

Chi viaggia per lavoro avrà notato la crescente diffusione del bleisure, una combinazione di lavoro e tempo libero. Anche mentre viaggi per affari, puoi goderti un po' di relax e conoscere la nuova cultura in cui ti trovi.

15. Non dimenticare la salute

Durante i viaggi aziendali, molte persone tendono a trascurare la propria salute. È un aspetto importante che può essere curato, per esempio, scegliendo un alloggio dotato di palestra oppure facendo molte pause per passeggiare.

Per ottimizzare il rendimento di un viaggio di affari, tieni a mente questi consigli:

  • Assicurati di dormire abbastanza
  • Presta attenzione a ciò che mangi
  • Bevi molta acqua

Inoltre, non dimenticare di mettere in valigia le medicine e gli integratori che prendi abitualmente, in modo da non sospendere la tua routine quotidiana. Porta con te anche eventuali prescrizioni mediche che potrebbero servirti

16. Tieni presenti le differenze culturali

Quando arrivi in ufficio e iniziano le riunioni, ricorda che sei ospite in un altro Paese e in un altro ufficio. Attieniti alle norme di comportamento che ti sono state illustrate prima di partire o segui l'esempio dei colleghi.

Consigli per il rientro dal viaggio di lavoro

Al rientro in ufficio, ci sono alcune cose che dovresti fare per assicurarti di concludere il viaggio di affari nel modo giusto e mettere a frutto le conoscenze acquisite.

17. Compila la nota spese

Al rientro in ufficio, compila subito la nota spese. Più aspetti, più è facile dimenticare di inserire alcune voci o addirittura non rispettare la scadenza per la presentazione.

Assicurati di compilare correttamente la nota:

  • Inserisci l'importo esatto, senza arrotondare per eccesso
  • Allega le copie delle ricevute
  • Non presentare spese personali

18. Mantieni i contatti

Durante il viaggio hai conosciuto nuovi clienti, colleghi o potenziali partner? Anche se il viaggio di affari è terminato, ciò non significa che lo sia anche il lavoro per te e la tua azienda.

Ecco alcuni modi per mantenere i contatti:

  1. Invia un'e-mail per ringraziarli del tempo che ti hanno dedicato
  2. Condividi alcuni appunti sulle riunioni e sottolinea eventuali azioni da intraprendere o idee su cui hai concordato
  3. Contattali su LinkedIn

19. Condividi un feedback sulla politica di viaggio

Fare pratica è il modo più semplice per imparare. Se ritieni che la politica di viaggio dell'azienda non rispecchi la realtà dei viaggi di lavoro, parlane con la persona responsabile. In questo modo, si avrà la certezza che gli altri viaggiatori business rispetteranno la politica aziendale.

20. Riferisci le tue osservazioni

Viaggiare per lavoro può insegnarti molto sul business, ma è necessario condividere queste informazioni con gli altri. Organizza riunioni per illustrare ciò che hai imparato e le best practice a cui hai assistito, per contribuire a rafforzare la tua azienda.

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