20 consigli per viaggiare per lavoro senza intoppi, dalla lista delle cose da mettere in valigia al monitoraggio delle spese.
Quando stai per partire per un viaggio aziendale, è essenziale organizzarti bene. In questo modo, apparirai professionale e viaggerai più agevolmente.
Abbiamo creato un elenco completo di consigli per il tuo viaggio di lavoro, suddivisi per fase: prima, durante e dopo. Con questi suggerimenti, avrai la certezza di non perdere nulla di importante e di poterti concentrare sul lavoro e sul networking.
L'ideale è iniziare a mettere in pratica alcuni di questi consigli qualche settimana prima della partenza. In questo modo, avrai la sicurezza di averli seguiti tutti e non dovrai preoccuparti di eventuali preparativi dell'ultimo minuto.
Prima di prenotare un viaggio di affari o di intraprendere qualsiasi azione concreta, leggi la politica dell'azienda sui viaggi business. Questo ti permetterà di fare tutto correttamente e secondo le regole.
Se di solito non lavori da remoto, è bene verificare con i servizi IT dell'azienda se puoi lavorare da un altro luogo. Potrebbe essere necessaria una VPN per connetterti in modo sicuro alla rete o attivare il roaming sul telefono.
Ecco alcuni suggerimenti sulla sicurezza informatica quando viaggi per lavoro:
Se viaggi per lavoro, ti consigliamo di scegliere l'alloggio più adatto alle tue esigenze di business.
Vale anche la pena di verificare se la tua azienda ha delle convenzioni con qualche catena alberghiera o se hai accesso ad upgrade gratuiti attraverso i programmi fedeltà. In questo modo, ti assicurerai una sistemazione migliore a parità di costo.
Ecco altri aspetti da tenere in considerazione:
Uno dei consigli più consueti per i viaggi aziendali è quello di evitare gli scali prenotando voli diretti. In questo modo, eviti di perdere coincidenze e di arrivare in ritardo a importanti appuntamenti di lavoro.
Se non puoi evitare di fare scalo, ti consigliamo di lasciare tempo sufficiente tra due voli per non perdere coincidenze importanti.
Se devi prendere un volo, controlla sempre il fuso orario, in modo da prepararti al jet lag. Purtroppo i sintomi possono essere molto forti e, se non prendi misure preventive, rischi di soffrire di insonnia e mal di testa durante tutta la permanenza.
Puoi risparmiare tempo e denaro se opti per il solo bagaglio a mano. Puoi anche saltare le fasi del check-in e del ritiro bagagli evitando il rischio che la tua valigia venga smarrita.
Puoi consultare una lista delle cose da mettere in valigia per prepararti in modo intelligente ai tuoi viaggi di lavoro. Ecco alcuni oggetti fondamentali:
Se non vuoi rinunciare a un viaggio di lavoro a causa di un documento d'identità scaduto, controlla regolarmente se la data di scadenza della carta d'identità o del passaporto si sta avvicinando.
È una buona idea anche avere sempre con sé una copia del documento d'identità, che faciliterà le procedure amministrative in caso di emergenza.
Inoltre, prima di partire, controlla se è necessario un visto per raggiungere la tua destinazione. Nella politica di viaggio aziendale dovrebbe essere indicato se riceverai o meno assistenza per richiederlo.
Un viaggio di affari è l'occasione perfetta per instaurare nuovi contatti, procurarsi clienti e risolvere eventuali criticità aziendali. Ecco perché prima della partenza dovresti avere pronti tutti i documenti di cui potresti aver bisogno, oltre a stampare tutti i contratti o le informazioni necessarie.
Puoi pianificare di raggiungere l'aeroporto con i mezzi pubblici, in taxi oppure con un'auto a noleggio o privata. In ogni caso, è consigliabile controllare in anticipo l'itinerario.
Se la tua azienda copre il costo, prenota il taxi da e per l'aeroporto prima di partire. Se preferisci non prenotare un taxi perché vuoi avere più libertà, allora scegli un'auto a noleggio.
Una volta raggiunto l'aeroporto, ha ufficialmente inizio il viaggio di lavoro. Ecco alcuni aspetti utili da tenere a mente:
Se puoi, trascorri le ore prima della partenza nella lounge dell'aeroporto. Qui potrai gustare cibi e bevande gratuiti, lavorare se necessario o semplicemente rilassarti prima del volo.
Queste app possono agevolare moltissimo i viaggi di lavoro. Scarica tutte le app di questo elenco completo e non dovrai più preoccuparti della tua esperienza di viaggio aziendale.
Se non hai una carta di credito aziendale e devi pagare in anticipo, assicurati di conservare tutte le ricevute. Per non perderne nessuna, caricale anche in uno strumento di gestione delle spese o fotografale per salvarne una copia.
Prima di spendere qualsiasi somma che potrebbe non esserti rimborsata, consulta la politica di viaggio dell'azienda per sapere quanto puoi spendere per pasti, bevande, ecc.
Se devi recarti per lavoro in una destinazione con una valuta diversa dalla tua, è più semplice cambiare il denaro in aeroporto o optare per carte con più valute.
Se scegli i contanti, assicurati di avere banconote di piccolo taglio da lasciare come mancia al ristorante. Per evitare spiacevoli sorprese, controlla in anticipo se nella tua destinazione è abitudine comune lasciare la mancia.
Chi viaggia per lavoro avrà notato la crescente diffusione del bleisure, una combinazione di lavoro e tempo libero. Anche mentre viaggi per affari, puoi goderti un po' di relax e conoscere la nuova cultura in cui ti trovi.
Durante i viaggi aziendali, molte persone tendono a trascurare la propria salute. È un aspetto importante che può essere curato, per esempio, scegliendo un alloggio dotato di palestra oppure facendo molte pause per passeggiare.
Per ottimizzare il rendimento di un viaggio di affari, tieni a mente questi consigli:
Inoltre, non dimenticare di mettere in valigia le medicine e gli integratori che prendi abitualmente, in modo da non sospendere la tua routine quotidiana. Porta con te anche eventuali prescrizioni mediche che potrebbero servirti
Quando arrivi in ufficio e iniziano le riunioni, ricorda che sei ospite in un altro Paese e in un altro ufficio. Attieniti alle norme di comportamento che ti sono state illustrate prima di partire o segui l'esempio dei colleghi.
Al rientro in ufficio, ci sono alcune cose che dovresti fare per assicurarti di concludere il viaggio di affari nel modo giusto e mettere a frutto le conoscenze acquisite.
Al rientro in ufficio, compila subito la nota spese. Più aspetti, più è facile dimenticare di inserire alcune voci o addirittura non rispettare la scadenza per la presentazione.
Assicurati di compilare correttamente la nota:
Durante il viaggio hai conosciuto nuovi clienti, colleghi o potenziali partner? Anche se il viaggio di affari è terminato, ciò non significa che lo sia anche il lavoro per te e la tua azienda.
Ecco alcuni modi per mantenere i contatti:
Fare pratica è il modo più semplice per imparare. Se ritieni che la politica di viaggio dell'azienda non rispecchi la realtà dei viaggi di lavoro, parlane con la persona responsabile. In questo modo, si avrà la certezza che gli altri viaggiatori business rispetteranno la politica aziendale.
Viaggiare per lavoro può insegnarti molto sul business, ma è necessario condividere queste informazioni con gli altri. Organizza riunioni per illustrare ciò che hai imparato e le best practice a cui hai assistito, per contribuire a rafforzare la tua azienda.
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