A organização de viagens de negócios pode ser uma tarefa complexa, com procedimentos complicados e uma monitorização constante. O desenvolvimento de inovadoras soluções de software que ajudam a gerir e automatizar todos os elementos, desde reserva de voos e hotéis, bem como despesas de organização, tornaram-se um recurso inestimável para as empresas da atualidade.

Na era da globalização, as viagens de negócios são muitas vezes uma necessidade, mesmo para empresas de pequena dimensão onde os funcionários trabalham predominantemente de forma remota. As apps de gestão de viagens de negócios oferecem uma vasta gama de funcionalidades que simplificam o processo e evitam que a sua organização se torne uma dor de cabeça.

Se tem interesse em cortar custos, aumentar a eficiência, a produtividade, estar em conformidade com as políticas da empresa ou simplesmente manter os funcionários satisfeitos, os benefícios das apps de gestão de viagens empresariais são enormes. Estas apps também podem fornecer informações importantes sobre os padrões de custos das viagens de negócios, permitindo que os gastos futuros sejam mais eficientes.

O que é um software de gestão de viagens empresariais?

Um software de gestão de viagens empresariais refere-se à tecnologia usada para planear, reservar e gerir todos os elementos das viagens de negócios – desde voos e táxis até alojamentos e despesas. As ferramentas de gestão de viagens empresariais tratam de tudoantes e mesmo após uma viagem de negócios. Além disso, oferecem a possibilidade de automatizar as faturas e as políticas de viagem da empresa.

Um sistema de viagens empresariais eficiente promete agilizar consideravelmente o processo, garantir que as viagens da empresa corram sem complicações e que se encontrem em conformidade com o orçamento e com as políticas de viagem da empresa.

Anteriormente, as empresas tinham que gerir o processo manualmente – desde garantir que todos os funcionários estavam atualizados sobre a política de viagens de negócios da empresa e permitir-lhes utilizar qualquer website para reservar os elementos da sua viagem, até ao processamento de recibos de despesas em complexos sistemas internos. Outra opção consistia em contratar uma agência de viagens empresariais externa para tratar de tudo, o que pode ser uma solução cara graças às comissões e à menor supervisão da eficiência do dia a dia.

Atualmente, os desenvolvimentos nos softwares de reservas de viagens permitem que as empresas possam garantir que os próprios funcionários reservem viagens de negócios, ao mesmo tempo que cumprem o orçamento e as políticas de viagens. Além disso, estas apps de viagens empresariais muitas vezes incluem os dados de pagamento da empresa, pelo que deixa de ser necessário reunir recibos e reembolsar as despesas dos funcionários.

Vantagens de usar ferramentas de gestão de viagens empresariais

O desenvolvimento de ferramentas de gestão de viagens empresariais aumentou em larga escala a facilidade e a eficiência do planeamento e da realização de viagens de negócios.

São bastantes os passos em que um software inteligente de viagens de negócios pode ajudar:

  • Planeamento de viagens – quando se está na fase de planear uma viagem de negócios, as ferramentas de gestão de viagens empresariais facilitam o acompanhamento dos preparativos da viagem. Esta tecnologia permite organizar a informação e ter acesso à mesma durante a viagem, incluindo os e-mails de confirmação, bilhetes e reservas de viagens num único plano de viagem guardado numa única app.
  • Reserva de viagens – na fase de reserva de uma viagem de negócios, o software de gestão de viagens permite comparar opções de voos, hotéis, aluguer de carros e muito mais, tudo através de uma ferramenta (e ter certeza de que tudo o que reservar estará de acordo com a política da empresa).
  • Aprovação de viagens – do ponto de vista do gestor ou da empresa, a tecnologia que automatiza o processo de aprovação de viagens de negócios é extremamente útil. Com fluxos de trabalho automatizados, os pedidos de viagens dos funcionários passam por vários canais para serem analisados, aprovados ou rejeitados, eliminando o risco de erros humanos no procedimento.
  • Garantia de cumprimento da política de viagens da empresa – as políticas de viagens de negócios da empresa podem ser complexas e pouco claras para os funcionários. O software de viagens empresariais pode estabelecer e manter diretrizes de conformidade claras que são mais fáceis de serem compreendidas pelos funcionários e aplicadas pelos empregadores.
  • Fornecer apoio para viagens de negócios – a tecnologia moderna torna muito mais fácil para as empresas oferecerem apoio aos colaboradores antes, durante e após uma viagem de negócios. Com chatbots de IA e sistemas automatizados, é possível fornecer apoio 24 horas por dia, 7 dias por semana, seja a ajudar os viajantes de negócios a encontrarem as melhores ofertas, a aconselhar em emergências relacionadas com viagens, problemas ou simplesmente garantir uma viagem tranquila.
  • Gestão de despesas e reembolsos – as apps de gestão de viagens de negócios lidam especificamente com despesas, permitindo que as empresas integrem os seus processos de viagens de negócios com sistemas de contabilidade e RH. Isto vai agilizar o lado financeiro e permite poupar bastante tempo.
  • Recolha de dados – ao utilizar um software de gestão de viagens empresariais para recolher e analisar dados, as empresas podem obter informações sobre como agilizar futuros planos de viagens de negócios. Desde a monitorização de despesas até aos custos de reserva de voos, esta tecnologia pode revelar padrões que contribuirão para poupar tempo e dinheiro posteriormente.

De que ferramentas de gestão de viagens precisam as empresas?

1. Ferramentas de reserva

A maioria dos funcionários prefere reservar as suas próprias viagens de negócios, mas podem ter dificuldades ao navegar pelas políticas da empresa e garantir que estão a seguir os procedimentos e políticas corretos. As ferramentas ou aplicações de reserva dão acesso a instruções claras, uma variedade de opções de reserva e registos de viagens passadas.

2. Ferramentas de gestão de despesas

Manter e enviar manualmente os recibos de viagens de negócios para reembolsos pode ser o aspeto mais frustrante das viagens empresariais, quer para os viajantes de negócios quer para as equipas financeiras. Desde a digitalização de faturas até à geração e armazenamento de relatórios de gastos de viagens, as ferramentas de gestão de despesas ajudam as empresas a automatizar o processo e integrar os procedimentos de viagens de negócios com os sistemas de contabilidade e RH.

3. Ferramentas para criação de planos de viagem

As ferramentas de gestão de planos de viagem centralizam os vários elementos do planeamento de viagens de negócios. Estas aplicações e ferramentas organizam as confirmações por e-mail e os bilhetes num calendário principal ou num plano de viagem, facilitando a visualização e a gestão de planos de viagens de negócios.

Principais ferramentas de gestão de viagens

1. Booking.com for Business

Booking.com for Business é uma plataforma gratuita de viagens de negócios projetada para ajudar a gerir as suas viagens de negócios do início ao fim. É muito fácil de usar. Esta plataforma garante que a sua empresa poupa dinheiro em viagens empresariais e permite reservar viagens de negócios em apenas alguns cliques por entre várias opções. Para além disso, assegura que todo o processo seja tranquilo. Os viajantes de negócios também beneficiam de tarifas empresariais exclusivas, ganham pontos de fidelização e apoio gratuito 24 horas por dia, 7 dias por semana, da CWT, empresa líder em gestão de viagens.

2. Travelperk

A Travelperk é uma app útil que reúne todos os aspetos de uma viagem de negócios que precisa reservar num só lugar – incluindo voos e comboios, ou hotéis e refeições. Com uma app móvel muito prática que compara preços e comodidade em diversos websites, facilita bastante a localização de opções adequadas dentro de um orçamento específico da empresa. Também acelera as fases de pesquisa, planeamento e reserva do processo, poupando assim dinheiro e tempo, revelando-se um recurso inestimável para quem está encarregue de organizar viagens empresariais.

3. SAP Concur Travel

SAP Concur Travel é uma das apps de viagens empresariais mais conhecidas, onde pode reservar voos, hotéis e aluguer de carros, bem como gerir despesas e cumprimento de políticas. Através do reconhecimento ótico de caracteres (OCR), a SAP também pode captar recibos e integrá-los nos sistemas de contabilidade.

4. Egencia

Egencia é uma engenhosa plataforma tecnológica global B2B para gestão de viagens. Com apoio ao cliente disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, os utilizadores podem reservar serviços de viagem e alojamento, bem como gerir toda a sua viagem. Ao mesmo tempo, as empresas podem utilizar as funcionalidades relacionadas com dados e cumprimento das políticas de viagens, tudo numa plataforma conveniente e de confiança.

5. CWT

Além de oferecer uma ampla gama de opções de reservas, a CWT oferece recursos para gestão de reuniões e eventos. Com apoio 24 horas por dia aos viajantes, gestão de riscos e cumprimento das políticas de viagens, torna-a uma app abrangente para as necessidades das viagens de negócios, seja da perspetiva do empregador ou do funcionário.

6. Navan

Uma app intuitiva e fácil de usar projetada para simplificar os processos de viagens empresariais, a Navan oferece soluções para viagens de negócios e despesas. As suas funcionalidades proporcionam flexibilidade e uma potencial poupança de tempo relativamente aos programas de viagens de negócios. Entre as suas funções encontra-se a sincronização automática de sistemas de despesas personalizados e fluxos de trabalho de aprovação, apoio ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana e pontos de fidelização para beneficiar de viagens económicas. Portanto, não surpreende que esta plataforma integrada seja frequentemente classificada como um dos principais serviços de software de gestão de viagens.

As melhores ferramentas de gestão de despesas de viagem:

7. Spendesk

Focado na gestão de gastos, Spendesk é um software que revoluciona o processo de gestão de despesas e a parte financeira das viagens empresariais em geral. Os utilizadores desfrutam de funcionalidades como relatórios de gastos e informações em tempo real sobre custos de viagens de negócios, aconselhamento e informações sobre orçamento, automação sobre contabilidade e oferta de cartão de crédito.

8. Happay

Happay oferece aos viajantes de negócios e empresas um interface simples que torna todos os seus processos de gestão de gastos mais fáceis. As suas sólidas funcionalidades permitem aos utilizadores carregarem despesas para fins de reembolso de forma rápida e eficiente, bem como utilizarem cartões pré-pagos da empresa para acompanharem todos os pagamentos e cumprir os limites de gastos. Também possui um painel analítico, integração de sistemas de contabilidade, aplicação de conformidade e muitos outros benefícios atrativos.

9. Zoho Expense

Uma valiosa ferramenta de gestão, Zoho é uma app web e móvel que categoriza todas as despesas de forma organizada e automatiza processos em todos os passos da viagem de negócios. Com a opção de teste gratuito, as empresas podem experimentar várias funcionalidades personalizáveis, desde o envio de relatórios de despesas e dados sobre a eficiência das viagens de negócios até à deteção de fraudes. Como o Zoho pode ser integrado aos fluxos de trabalho existentes, requer ajustes mínimos e promete melhorar, de forma imediata, a eficiência das viagens de negócios.

10. Yokoy

Yokoy é uma plataforma de gestão de gastos baseada em IA que agiliza os processos de viagens empresariais, automatizando e consolidando dados em relatórios detalhados. O seu principal atrativo está no software de gestão de despesas, no processamento de faturas e nos cartões corporativos inteligentes. As políticas de gastos podem ser adaptadas às necessidades das empresas, enquanto a app também rastreia e deteta violações de políticas durante todo o processo de despesas. Outros destaques incluem fluxos de trabalho de aprovação tranquilos e análises de gastos que garantem que a eficiência dos custos das viagens de negócios de uma empresa seja constantemente otimizada.

11. Fyle

Fyle oferece aos utilizadores uma integração automatizada de software de contabilidade com cartões de crédito Visa, Mastercard e American Express. Sem mencionar o reembolso de funcionários e relatórios de despesas. Poupando horas de trabalho manual, esta app tornou-se popular entre as empresas graças à sua interface amiga do utilizador e à conveniência de gerir despesas onde quer que esteja.

Como escolher o melhor sistema de viagens de negócios?

O melhor sistema de viagens de negócios dependerá da dimensão e das necessidades da sua empresa. Se é uma grande empresa com milhares de funcionários viajantes e políticas fortes, pode optar por uma plataforma com apoio a políticas e gestão de contas mais complexas. Considerando que, se for uma empresa de pequena ou média dimensão, poderá preferir um serviço gratuito, uma ferramenta self-service como Booking.com for Business para minimizar os seus custos e maximizar os seus resultados.

Se deseja otimizar e facilitar o processo das viagens de negócios, uma app ou plataforma como Booking.com for Business pode ser o mais eficaz; permitindo que os utilizadores reservem todos os elementos das suas viagens de negócios e guardem num só lugar as confirmações e bilhetes.

Mas com a vasta gama de soluções de gestão de viagens disponíveis atualmente, poderá encontrar um software de viagens de negócios que possa ser adaptado para atender às suas necessidades específicas. É uma ótima ajuda para que as empresas consigam atingir os seus objetivos e poupem dinheiro. Para além disso, ajudam os gestores de viagens a gerir e reservar viagens para os funcionários de forma mais eficiente e os viajantes a escolherem facilmente entre uma variedade de opções disponíveis. Desde a oferta de apoio ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana, até dados de viagens de negócios em tempo real, as apps e ferramentas atuais para a gestão de viagens prometem agilizar e aprimorar perfeitamente toda a experiência das viagens empresariais para a sua empresa.

Artigos sugeridos

26/05/23
8 minutos de leitura
11 dicas de cibersegurança para viagens de negócios

Algumas dicas de cibersegurança para viagens de negócios a saber antes da sua próxima viagem e garan...

Segurança e proteção Viajantes de negócios
04/10/22
5 minutos de leitura
As melhores aplicações para viajantes de negócios

Para quem viaja muito e deseja maximizar a sua experiência, as aplicações para viagens de negócios p...

Dicas para viagens de negócios Produtividade no trabalho Viajantes de negócios
26/01/23
6 minutos de leitura
Como garantir a segurança e a proteção durante as viagens de negócios

Dicas importantes sobre como garantir a segurança em viagens de negócios, como se preparar e como av...

Segurança e proteção Proprietários de pequenas empresas Equipas de RH