Os cartões virtuais podem ser um salva-vidas quando se trata de viagens de negócios, visto que, no mundo empresarial, os cheques e o dinheiro tornaram-se ineficientes. Com o tempo, estes foram substituídos por métodos de pagamento digitais mais convenientes, que oferecem várias vantagens para as empresas e os funcionários que viajam em trabalho. Surgiram os cartões virtuais: um passo emocionante para gastos empresariais inteligentes.
O que são os cartões virtuais?
Um cartão virtual é uma cópia digital do seu cartão bancário físico que é armazenado no seu dispositivo. Os cartões virtuais, especialmente para as empresas, podem existir na ausência de qualquer cartão físico. Pode ser usado para fazer pagamentos sem contacto em lojas ou para transações online. Um cartão virtual tem todos os mesmos dados e informações de identificação que um cartão de crédito ou débito físico, incluindo:
- Nome do titular do cartão
- Número do cartão de crédito
- Morada de faturação
- CVV
- Data de validade
A diferença é que os cartões de crédito virtuais fornecem aos retalhistas online informações dinâmicas, pelo que, cada vez que paga através de um cartão de crédito virtual, o código de verificação é diferente. Os 16 dígitos são criados apenas para pagar uma única transação num valor predeterminado.
Os tipos de cartões virtuais
Existem 2 tipos de cartões virtuais para viagens de negócios:
- Cartões de crédito virtuais: um cartão virtual empresarial é como um cartão normal em que a sua plataforma de gestão irá adicionar um valor de crédito ao seu cartão que serve como saldo. Quando uma soma de dinheiro é adicionada a uma conta, é possível criar um cartão de crédito virtual, atribuir orçamentos, fazer pagamentos e pagar o valor gasto no final do período de pagamento.
- Cartões de débito virtuais: os cartões de débito virtuais são semelhantes aos cartões multibanco das contas bancárias, exceto que podem ser usados para fins comerciais. Com cartões de débito virtuais, a sua empresa pode carregar um determinado valor para o saldo de uma conta bancária da empresa, que se reflete no saldo total do cartão. Assim, quando efetuam transações com cartões de débito virtuais, os viajantes de negócios podem pagar com o dinheiro da empresa, o que elimina a necessidade de reembolso.
Como os cartões virtuais afetam as viagens de negócios
A indústria das viagens usa cartões virtuais há mais de 20 anos. Este método de pagamento tornou-se indispensável para viagens de negócios devido à sua acessibilidade, facilidade de emissão e elevado nível de transparência.
Cinco benefícios dos cartões virtuais para as viagens de negócios
Os benefícios de um programa de cartão de crédito virtual para a sua empresa são inúmeros. Veja 5 desses benefícios:
1. Melhores monitorização de custos
Ao remover o cartão de plástico tradicional da equação, as despesas das viagens de negócios são automaticamente monitorizadas e o custo total da viagem é captado num só lugar.
2. Prevenção de fraudes
Não havendo cartões perdidos nem contas pirateadas, a possibilidade de fraude irá reduzir. Com cartões virtuais pode congelar, cancelar ou eliminar um cartão instantaneamente quando se aperceber de uma violação ou um comprometimento da segurança.
3. Visibilidade em tempo real da atividade dos pagamentos e das transações
Com os cartões virtuais, obtém as informações necessárias quando precisa. Os titulares dos cartões podem ver o saldo do cartão e aceder aos detalhes da transação para controlar os gastos. Quando se trata de cartões recusados, cancelados ou suspensos, ou de limites máximos, tanto os gestores de viagens como os viajantes titulares de cartões são notificados. Isto permite que os viajantes de negócios tenham uma maior responsabilidade.
4. Gestão de despesas simplificada
Os gestores de viagens de negócios podem recolher informações de pagamento para as finanças da sua empresa, bem como ver e monitorizar os pagamentos das equipas remotas, o que permitirá o controlo e a segurança das despesas da empresa, sem necessidade de reembolsos ou adiantamentos em dinheiro.
5. Controlo dos gastos melhorado
Com cartões virtuais, pode configurar cartões para cada despesa e orçamento designado. Pode definir limites que não permitem gastos além do orçamento atribuído, com notificações que façam uma atualização do saldo à medida que se altera.
Para que podem ser usados os cartões virtuais durante as viagens de negócios?
Muitos aspetos das viagens de negócios podem ser otimizados através dos cartões virtuais:
1. Transporte
Para os funcionários que estejam a viajar, os cartões virtuais podem ser usados para táxis, Uber ou outros serviços de transporte partilhado. Os cartões também podem ser carregados com valores por dia para cobrir quaisquer compras online ou em apps.
2. Simplificação do processo de contas a pagar
Os cartões de pagamento virtuais substituem de forma eficaz as tarefas incómodas em papel e de trabalho intensivo. Com cartões virtuais, os membros da equipa de Contas a Pagar têm de direcionar as suas energias para o planeamento financeiro e outras responsabilidades.
Isto poupa tempo e diminui a vulnerabilidade ao erro humano, enquanto simplifica todo o processo de contas a pagar.
3. Reservas de hotéis e pagamentos
Tal como acontece com o transporte, é muito mais conveniente pagar com um cartão virtual do que com um cartão físico. Além disso, os montantes da acomodação são provavelmente mais elevados do que os custos de partilha de uma viagem, pelo que o uso de um cartão virtual pode garantir a sua proteção contra fraudes ou ameaças financeiras.
4. Despesas com comida e bebidas
Ao usar um cartão virtual, os viajantes de negócios podem fazer pagamentos sem contacto para quaisquer despesas comerciais diretamente a partir do saldo da empresa com conhecimento do restante orçamento atribuído. Desta forma, os viajantes de negócios podem facilmente ficar dentro do orçamento e não terem de pagar com o seu dinheiro durante a viagem, visto que o cartão pode ser carregado pela empresa.
Dever de cuidado e cartões virtuais
No que diz respeito à melhoria da segurança e da proteção dos viajantes de negócios, os cartões de crédito e débito virtuais são extremamente benéficos. Estes oferecem pagamentos simplificados e sem contacto para processos como o check-in num hotel que, de outra forma, pode envolver muita interação humana.
Além disso, estes cartões são seguros, o que limita o risco de serem roubados durante a viagem de negócios, o que gere o dever de cuidado dos viajantes de negócios.
Cartões virtuais e faturação das viagens de negócios
Os cartões virtuais, por parte de um provedor seguro e bem escolhido, proporcionam controlo completo, visto que podem ser integrados com o seu sistema de automatização de contas a pagar. Aqui, um processo para pedir, aprovar e gerar cartões de crédito virtuais tem por base as necessidades específicas da sua empresa.
Isto é semelhante ao processamento de faturas, mas as aprovações ocorrem antes da compra ser efetuada. Estes cartões virtuais também captam automaticamente as transações à medida que ocorrem e podem ser sincronizadas com o seu sistema de planeamento de recursos empresariais.
Cartões virtuais e gestão de fornecedores
Pode criar cartões de pagamento virtuais na sua plataforma de gestão de cartões com base no número de fornecedores que possui. Desta forma, vê o número total de fornecedores que a sua empresa possui em todos os departamentos e o dinheiro gasto com os mesmos.
Esta visibilidade sobre as contas a pagar também é vantajosa quando está a trabalhar na análise de despesas e nas informações.
Para a gestão de viagens empresariais, os cartões virtuais são mais benéficos do que os cartões físicos, tendo em conta todos os fatores mencionados acima. Com qualquer colaboração com parceiros ou fornecedores durante as viagens de negócios, os pagamentos em tempo útil são outra característica garantida.
As empresas, grandes e pequenas, podem beneficiar do aumento da segurança e da eficiência que surge do fornecimento de cartões virtuais aos viajantes de negócios para uso durante as viagens empresariais.
Os viajantes de negócios também beneficiam da conveniência e da facilidade dos pagamentos virtuais e sem contacto seguros e em tempo útil.
