Machen Sie sich bereit für Erfolg

Das Beschleunigen und Vereinfachen von Geschäftsreisen beginnt mit diesem Leitfaden. Er ist für alle, die Booking.com for Business nutzen werden.

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Lernen Sie Booking.com for Business kennen

Booking.com for Business bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen eine einfache, kostengünstige Möglichkeit, Geschäftsreisen für das ganze Team zu buchen und zu verwalten.

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Buchen Sie komplette Reisen

Wählen Sie aus allem, was Booking.com bietet, um Flüge, Aufenthalte und Mietwagen mit wenigen Klicks zu organisieren.

Verwalten Sie das gesamte Team

Alle können die Plattform nutzen – Geschäftsinhaber, Travel Manager, Finanzteams, Administratoren und Einzelreisende.

Gewinnen Sie eine bessere Übersicht

Behalten Sie die Standorte von Reisenden im Blick, falls jemand Hilfe benötigt, und verfolgen Sie die Ausgaben für eine bessere Prognose und Entscheidungsfindung.

Wählen Sie das Setup, das für Sie am besten ist

Administrator

Sie machen es möglich

Sie ermöglichen Reisen in Ihrem Unternehmen. Sie wollen die besten Tarife und Reiseoptionen in einem schnellen, reibungslosen Buchungsprozess. Und Sie haben ein Auge auf die Aufenthaltsorte und Ausgaben der Reisenden.

In der Welt von Booking.com for Business sind Sie ein Administrator. Sie richten das Konto ein und haben vollen Zugriff, einschließlich der Möglichkeit, allen anderen Personen Rollen zuzuweisen.

Wenn das nach Ihnen klingt, beginnen Sie unten mit der Administrator-Einrichtung. Sie können jederzeit hierher zurückkehren, um sich über weitere Funktionen zu informieren.

Reisender

Sie sind unterwegs

In Ihrem Unternehmen sind Sie oft unterwegs und reisen nah und fern.

In der Welt von Booking.com for Business sind Sie ein Reisender. Sie haben die Kontrolle über Ihr Profil, und wenn Ihr Unternehmensadministrator Ihnen Zugang gewährt, können Sie Ihre eigenen Reisen buchen und verwalten.

Wenn dies nach Ihnen klingt, beginnen Sie unten mit Ihrer Reisenden-Einrichtung. Sie können jederzeit hierher zurückkehren, um sich über weitere Funktionen zu informieren.

Administrator

Führen Sie zunächst die grundlegenden Einstellungen durch, um Ihr Konto zum Laufen zu bringen. Folgen Sie dann den Verwaltungseinstellungen, um Ihr Konto mit Funktionen, die speziell für die Optimierung von Geschäftsreisen entwickelt wurden, auf die nächste Stufe zu bringen.

Administrator

Sie machen es möglich

Sie ermöglichen Reisen in Ihrem Unternehmen. Sie wollen die besten Tarife und Reiseoptionen in einem schnellen, reibungslosen Buchungsprozess. Und Sie haben ein Auge auf die Aufenthaltsorte und Ausgaben der Reisenden.

In der Welt von Booking.com for Business sind Sie ein Administrator. Sie richten das Konto ein und haben vollen Zugriff, einschließlich der Möglichkeit, allen anderen Personen Rollen zuzuweisen.

Wenn das nach Ihnen klingt, beginnen Sie unten mit der Administrator-Einrichtung. Sie können jederzeit hierher zurückkehren, um sich über weitere Funktionen zu informieren.

Unternehmensangaben hinzufügen

Bei der Anmeldung haben Sie einige Unternehmensinformationen angegeben. Als Administrator können Sie diese Angaben jederzeit aktualisieren.

Gut zu wissen: Diese Informationen werden an Unterkünfte gesendet, daher sollten Sie sie für Finanz- und Berichtszwecke auf dem neuesten Stand halten.

Gehen Sie zu: Verwaltung > Unternehmensangaben > Angaben hinzufügen > Speichern

Unternehmenslogo hinzufügen

Sie können Ihr Unternehmenslogo auf der Seite „Unternehmensangaben“ hinzufügen. Es erscheint dann auf dem Dashboard aller und hilft Ihrem Team, zwischen diesem Unternehmenskonto und persönlichen Booking.com-Konten zu unterscheiden.

Gut zu wissen: Um sicherzustellen, dass Ihr Logo korrekt angezeigt wird, befolgen Sie bitte diese Richtlinien: Höhe: 80 px, Breite: 380 px, Formate: PNG und JPEG, Dateigröße: 2 MB Wir empfehlen die Verwendung einer weißen Version Ihres Logos mit transparentem Hintergrund.

Gehen Sie zu: Verwaltung > Unternehmensangaben > Logo hochladen

Länder auswählen

Wenn Sie Ihr Booking.com for Business-Konto erstellt haben, haben Sie höchstwahrscheinlich Ihr Hauptland ausgewählt. Wenn Ihre Belegschaft an mehr als einem Ort tätig ist, können Sie (als Administrator) auch diese Länder hinzufügen. Dann können die Mitarbeiter das richtige Land auswählen, wenn sie dem Konto beitreten, und die Organisatoren können für jede Buchung das richtige Land auswählen.

Gut zu wissen: Die in Ihren Buchungen angezeigte Währung ist an das ausgewählte Land gebunden. Wenn Sie die Unterkunftskosten in GBP sehen möchten, wählen Sie Vereinigtes Königreich.

Gehen Sie zu: Verwaltung > Länder/Regionen > Land oder Region hinzufügen > aus dem  Dropdown-Menü wählen > Speichern

Sprache auswählen

Sie können Ihre Bildschirmsprache aus den verfügbaren Sprachen auswählen: Niederländisch, Englisch, Französisch, Deutsch, Italienisch, Polnisch, Portugiesisch und Spanisch.

Gehen Sie zu: Klicken Sie oben rechts auf das Flaggensymbol > Sprache auswählen > Speichern

Persönliches Profil aufrufen

Alle, die sich Ihrem Konto anschließen, haben ein persönliches Profil – auch Sie. Dort können Sie Ihr Foto/Avatar und Ihre Kontaktdaten hinzufügen und aktualisieren. Sie können auch Reisedokumentinformationen, Ihre persönlichen Kreditkartenangaben und mehr hinzufügen.

Gehen Sie zu: Ihr Anfangsbuchstaben oben rechts > Mein Profil

Zahlungsmöglichkeiten hinzufügen

Das Hinzufügen von Kreditkarten spart Ihnen Zeit bei der Buchung und gibt dem Unternehmen Zahlungsflexibilität. Zum Beispiel können Sie und Organisatoren im Namen von Reisenden bezahlen oder Sie können Reisende auffordern, mit ihren eigenen Karten zu bezahlen und diese später zu erstatten.

Booking.com for Business-Buchungen müssen mit einer Kreditkarte bezahlt werden. Akzeptierte Karten sind: American Express, Mastercard, Visa, Diners Club International. Sie können auch virtuelle AirPlus-Karten mit einer 12-stelligen Nummer verwenden.

Als Administrator können Sie bis zu vier Karten auf Ihrem Booking.com for Business-Konto speichern, aus denen Sie, Organisatoren und Reisende bei einer Buchung auswählen können. Es werden nur genügend Informationen angezeigt, um die richtige Karte auswählen zu können. Sobald eine Karte gespeichert ist, ist es einfach, Details zu ändern oder sie zu entfernen, wenn sie abgelaufen ist.

Gut zu wissen: Während das Speichern von Karten Zeit und Wiederholungen reduziert, können alle, die eine Buchung vornehmen, die Daten einer Karte während des Buchungsprozesses manuell hinzufügen.

Gehen Sie zu: Verwaltung > Zahlungen > Karte hinzufügen > Angaben hinzufügen > Speichern

Persönliche Kreditkarte hinzufügen (nur von Ihnen verwendet)

Sie und Ihre Teammitglieder können Kreditkarten jeweils in Ihren eigenen Kontoprofilen speichern. Kartenangaben, die in einem individuellen Profil gespeichert sind, können nur von dieser Person gesehen und verwendet werden.

Gehen Sie zu: Mein Profil > Zahlungsmethoden > Kreditkarte hinzufügen > Angaben hinzufügen > Anwenden

Mit dem Buchen beginnen!

Mit Ihren wesentlichen Angaben sind Sie bereit, Ihre erste Geschäftsreise zu buchen. Klicken Sie in Ihrem Dashboard auf „Reise buchen“ oder auf das Booking.com for Business-Logo, um die Suche zu starten.

Wenn Ihre Kollegen Booking.com for Business auch verwenden werden, fahren Sie bitte mit der Verwaltungseinrichtung fort. Sie behandelt, wie Sie andere Teammitglieder einladen und weitere Funktionen aktivieren können, um Ihrem Unternehmen Zeit und Geld zu sparen.

Reisender

Sie sind unterwegs

In Ihrem Unternehmen sind Sie oft unterwegs und reisen nah und fern.

In der Welt von Booking.com for Business sind Sie ein Reisender. Sie haben die Kontrolle über Ihr Profil, und wenn Ihr Unternehmensadministrator Ihnen Zugang gewährt, können Sie Ihre eigenen Reisen buchen und verwalten.

Wenn dies nach Ihnen klingt, beginnen Sie unten mit Ihrer Reisenden-Einrichtung. Sie können jederzeit hierher zurückkehren, um sich über weitere Funktionen zu informieren.

Rollen und Berechtigungen verstehen

Alle Benutzer von Booking.com for Business benötigen eine Rolle. Diese sind wichtig, weil sie jedem Einzelnen den nötigen Kontozugriff ermöglichen, um seinen beruflichen Aufgaben nachzugehen und seine Reisen effizient zu organisieren. Die Person, die ein Unternehmenskonto erstellt, wird automatisch als Administrator zugewiesen. Nachfolgend sind alle Rollen mit ihren jeweiligen Berechtigungen aufgeführt.

Gut zu wissen: Wir empfehlen, dass Ihr Unternehmen über mindestens zwei Administratoren verfügt, damit jemand anderes umfassenden Kontozugriff hat, wenn Sie selbst nicht verfügbar sind.

Administrator

Sie machen es möglich

Sie ermöglichen Reisen in Ihrem Unternehmen. Sie wollen die besten Tarife und Reiseoptionen in einem schnellen, reibungslosen Buchungsprozess. Und Sie haben ein Auge auf die Aufenthaltsorte und Ausgaben der Reisenden.

In der Welt von Booking.com for Business sind Sie ein Administrator. Sie richten das Konto ein und haben vollen Zugriff, einschließlich der Möglichkeit, allen anderen Personen Rollen zuzuweisen.

Wenn das nach Ihnen klingt, beginnen Sie unten mit der Administrator-Einrichtung. Sie können jederzeit hierher zurückkehren, um sich über weitere Funktionen zu informieren.

Reisender

Sie sind unterwegs

In Ihrem Unternehmen sind Sie oft unterwegs und reisen nah und fern.

In der Welt von Booking.com for Business sind Sie ein Reisender. Sie haben die Kontrolle über Ihr Profil, und wenn Ihr Unternehmensadministrator Ihnen Zugang gewährt, können Sie Ihre eigenen Reisen buchen und verwalten.

Wenn dies nach Ihnen klingt, beginnen Sie unten mit Ihrer Reisenden-Einrichtung. Sie können jederzeit hierher zurückkehren, um sich über weitere Funktionen zu informieren.

Reisender

Reisender ist die Standardrolle, die Kollegen zugewiesen wird, wenn sie eingeladen werden, dem Firmenkonto beizutreten. Sie können ihre Buchungen selbst vornehmen und verwalten sowie ihre Profilinformationen verwalten. Die Buchungen anderer können sie nicht einsehen. Diese Rolle gibt Kollegen Autonomie in Bezug auf ihre eigenen Geschäftsreisen.

Pendler/in

Ein Pendler kann seine Reiserouten einsehen und sein Profil aktualisieren, kann aber keine Buchungen vornehmen oder ändern.

Externe/r Reisende/r

Ein Gastreisender ist eine Person, z. B. ein Auftragnehmer oder Berater, der kein Profil im Booking.com for Business-Konto des Unternehmens hat, für den aber ein Administrator oder Vermittler eine Reise buchen möchte.

	Externe/r Reisende/r	Pendler/in	Reisender	Reisender	Administrator
Administrator
Reisender
Reisender
Pendler/in
Externe/r Reisende/r
Profile erstellen und Personen zum Beitritt einladen
Alle Profile ansehen und bearbeiten
Legen Sie Regeln und Budgets fest und fügen Sie Zahlungsmöglichkeiten für alle Mitarbeiter des Unternehmens hinzu.

Kollegen einladen, hinzufügen und verwalten

Eine der wichtigsten Funktionen von Booking.com for Business ist die Möglichkeit, Kollegen zu Ihrem Konto hinzuzufügen oder einzuladen. Wenn Teammitglieder ein eigenes Profil haben, werden ihre Angaben gespeichert. Das bedeutet, dass Sie, Organisatoren oder einzelne Reisende die Informationen nicht bei jeder Buchung manuell eingeben müssen.

Alle behalten den Überblick über ihre eigenen Reisepläne und Sie können die Standorte und Ausgaben überwachen.

Als Administrator können Sie Kollegen hinzufügen oder einladen und die Informationen und Rollen Ihres Teams verwalten.

Gut zu wissen: Achten Sie beim Hinzufügen von Personen darauf, dass der Name jedes Benutzers mit dem Namen in seinem Reisepass oder auf seinem Lichtbildausweis übereinstimmt. Das System unterstützt derzeit keine Sonderzeichen. Verwenden Sie daher nur lateinische Zeichen.

Eine Person hinzufügen und ihr Profil erstellen

Wenn Sie jemanden hinzufügen, erstellen Sie dessen Profil und weisen ihm eine Rolle zu. Sie benötigen den Vornamen, den Nachnamen und die E-Mail-Adresse der Person. Wir senden der Person dann eine E-Mail mit Anweisungen zur Anmeldung zu.

Gehen Sie zu: Verwaltung > Kollegen einladen > Profil erstellen > Informationen angeben > Jetzt erstellen

Kollegen einladen, hinzufügen und verwalten

Mehrere Personen hinzufügen

Wir haben eine Tabellenvorlage erstellt, mit der Sie die Möglichkeit haben, viele Personen auf einmal hinzuzufügen.

Gehen Sie zu: Verwaltung > Kollegen einladen > Profil erstellen > Vorlage herunterladen

Ausführliche Anweisungen finden Sie auf den Hilfeseiten: Wie kann ich Personen hinzufügen?

Personen zur Selbstregistrierung einladen

Wenn Sie jemanden einladen, erhält diese Person eine E-Mail mit Anweisungen, wie sie sich anmelden und ihr Profil selbst erstellen kann. Der entsprechenden Person wird automatisch die Rolle „Reisender“ zugewiesen (dies können Sie in Zukunft jederzeit ändern).

Bevor jemand eine Selbstregistrierung vornehmen kann, müssen Sie diese Option in Ihrem Konto aktivieren.

Selbstregistrierung aktivieren

Gehen Sie zu: Verwaltung > Allgemeine Einstellungen > Option „Alle können eigene Profile erstellen“ aktivieren > Speichern

Kollegen einladen

Gehen Sie zu: Verwaltung > Kollegen einladen > Kollegen einladen > E-Mail-Adresse eingeben > Jetzt einladen

Team verwalten

Als Administrator können Sie sehen, wer hinzugefügt wurde, Namen bearbeiten, Benutzerrollen ändern und Personen entfernen, die nicht mehr im Unternehmen tätig sind.

Gehen Sie zu: Verwaltung > Team verwalten

Adressen speichern

Als Administrator können Sie die Adressen von bis zu fünf Unterkünften speichern, die Sie oder Ihr Team häufig für Geschäftsreisen buchen. Alle Benutzer können bei der Unterkunftssuche auf diese gespeicherten Adressen zugreifen.

Diese Funktion spart Suchzeit, wenn Sie bevorzugte Hotels in der Nähe von Büro- oder Kundenstandorten oder regelmäßig zu besuchenden Veranstaltungsorten haben.

Gut zu wissen: Um eine Adresse nicht mehr zu speichern, entfernen Sie einfach das Häkchen beim Symbol „Adresse speichern“.

Gehen Sie zu: Suchleiste für Aufenthalte > Unterkunftsname eingeben > In der Liste der Vorschläge rechts auf das Symbol „Adresse speichern“ klicken

Reisegrund hinzufügen

Um einen besseren Überblick über die Gründe von Reisen zu erhalten, können Administratoren die Funktion „Reisegrund“ aktivieren.

Nach der Aktivierung wird jeder Benutzer aufgefordert, einen Grund anzugeben, bevor er seine Buchung abschließen kann.

Gut zu wissen: Neben der Eingabe von Details wie „Kundenpräsentation zum Jahresende“ oder „jährliche Branchenkonferenz“ eignet sich dieser Bereich auch zum Hinzufügen von Kostenstellen- oder Projektnummern.

Gehen Sie zu: Verwaltung > Allgemeine Einstellungen > Option „Reisegrund“ aktivieren > Speichern

Hotelbudgets einrichten

Als Administrator können Sie Obergrenzen für Unterkunftsbudgets nach Land und Stadt festlegen, um eine bessere Kontrolle über die Ausgaben zu haben und gleichzeitig Ihren Reisenden weiterhin Auswahlmöglichkeiten zu bieten.

Wenn Reisende nach einem Aufenthalt suchen, werden alle Unterkünfte, bei denen das Budget überschritten wird, optisch gekennzeichnet. Sie können Hotelbudgets jederzeit bearbeiten oder das Budget für ein bestimmtes Land löschen.

Gut zu wissen: Reisende werden zwar nicht daran gehindert, Unterkünfte zu buchen, aber diese Budgetbenachrichtigung kann sie dazu anregen, eine andere Unterkunft zu wählen.

Gehen Sie zu: Verwaltung > Hotelbudgets > Budget hinzufügen > Informationen hinzufügen > Budget erstellen

Mit dem Buchen beginnen!

Sobald Sie die grundlegenden und Verwaltungseinstellungen abgeschlossen haben, können Sie und Ihre Kollegen mit Booking.com for Business schnell und einfach Geschäftsreisen buchen. Sie haben einen besseren Überblick darüber, wohn Ihre Teammitglieder reisen, und Sie wissen, dass sie von Genius-Rabatten profitieren können, um Geld zu sparen.

Reisender

Hier finden Sie die grundlegenden Informationen, die Sie Ihrem Konto hinzufügen sollten, sowie einige wichtige Funktionen, die Ihnen helfen, Booking.com for Business kennenzulernen, um Flüge, Unterkünfte und Mietwagen für sich selbst zu buchen.

Länder auswählen

Wenn Sie in mehr als ein Land reisen, können Sie den Standort bei jeder Buchung nach Bedarf ändern.

Gut zu wissen: Die in Ihren Buchungen angezeigte Währung ist an das ausgewählte Land gebunden. Wenn Sie die Unterkunftskosten in GBP sehen möchten, wählen Sie „Vereinigtes Königreich“.

Gehen Sie zu: Klicken Sie auf das Flaggensymbol oben rechts > Ein Land auswählen

Sprache auswählen

Sie können Ihre Bildschirmsprache aus den verfügbaren Sprachen auswählen: Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch und Spanisch.

Gehen Sie zu: Klicken Sie oben rechts auf das Flaggensymbol > Sprache auswählen

Persönliches Profil aufrufen

Sie verfügen über ein persönliches Profil innerhalb des Kontos Ihres Unternehmens. Dort können Sie Ihr Foto/Ihren Avatar und Ihre Kontaktdaten hinzufügen und aktualisieren. Sie können auch Reisedokumentinformationen, Ihre persönlichen Kreditkartenangaben und mehr hinzufügen.

Gehen Sie zu: Klicken Sie auf Ihren Anfangsbuchstaben oben rechts > Mein Profil

Zahlungsmöglichkeiten hinzufügen

Ihr Administrator kann Firmenkreditkarten zu Ihrem Konto hinzufügen, was Ihnen Zeit beim Vornehmen von Buchungen spart. Wenn Ihnen die Berechtigung zur Verwendung einer oder mehrerer Karten erteilt wurde, können Sie diese während des Buchungsprozesses auswählen. Sie können auch eine Kreditkarte in Ihrem eigenen Profil speichern, die nur Sie sehen und verwenden können.

Buchungen über Booking.com for Business müssen mit Kreditkarte bezahlt werden. Folgende Kreditkarten werden akzeptiert: American Express, Mastercard, Visa, Diners Club International. Sie können auch virtuelle Karten von AirPlus mit einer 12-stelligen Nummer verwenden.

Gut zu wissen: Die Verwendung einer gespeicherten Karte reduziert Zeitaufwand und Wiederholungen, Sie können die Angaben einer Karte aber auch während des Buchungsprozesses hinzufügen.

Persönliche Kreditkarte hinzufügen (nur von Ihnen verwendet)

Gehen Sie zu: Mein Profil > Zahlungsmethoden > Kreditkarte hinzufügen > Angaben hinzufügen > Anwenden

Gespeicherte Adressen verwenden

Ihr Administrator kann bis zu fünf Unterkunftsadressen speichern, um die Auswahl von Unterkünften zu vereinfachen, die Sie und Ihre Kollegen häufig für Reisen buchen.

Diese Funktion spart Suchzeit, wenn Sie bevorzugte Hotels in der Nähe von Büro- oder Kundenstandorten oder regelmäßig zu besuchenden Veranstaltungsorten haben.

Gehen Sie zu: Suchleiste für Aufenthalte > Unterkunftsname eingeben > In der Liste der Vorschläge die gespeicherte Unterkunft auswählen

Hotelbudgets verstehen

Ihr Administrator kann Obergrenzen für Unterkunftsbudgets nach Land und Stadt festlegen, um Ihnen Auswahlmöglichkeiten zu bieten und gleichzeitig die Kosten zu minimieren.

Wenn Sie nach einem Aufenthalt suchen, werden alle Unterkünfte, bei denen das Budget überschritten wird, visuell gekennzeichnet. Sie werden zwar nicht daran gehindert, Unterkünfte zu buchen, aber Sie können sich für eine andere Unterkunft entscheiden.

Mit dem Buchen beginnen!

Mit diesen wesentlichen Angaben sind Sie bereit, Ihre erste Geschäftsreise zu buchen. Klicken Sie in Ihrem Dashboard auf „Reise buchen“ oder das Booking.com for Business-Logo, um die Suche zu starten.

Wenn Sie Hilfe bei der Verwendung der Plattform oder mit Ihren Buchungen benötigen, können Sie jederzeit auf die Hilfeseiten von Booking.com for Business zugreifen.

Hilfe und Ressourcen

So erhalten Sie Unterstützung und bleiben mit Booking.com for Business auf dem Laufenden. Wir sind immer da, um Ihnen dabei zu helfen, das Beste aus der Plattform herauszuholen.

Hilfeseiten

Die Booking.com for Business Hilfeseiten enthalten hilfreiche Artikel mit visuellen Elementen. Diese Artikel beantworten häufig gestellte Fragen zu Plattformeinstellungen, Rollenmanagement, Buchungen und mehr. Sie können auch den Kundenservice kontaktieren und technische Probleme von hier aus melden.

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Das Booking.com for Business Ressourcenzentrum ist Ihr Ort, an dem Sie mehr über Geschäftsreisen lernen. Hier finden Sie Blogs, Leitfäden, Artikel und E-Books zu Geschäftsreisemanagement von KMU, Richtlinienentwicklung, Kostenkontrolle, Unterkunftsstrategien und vielem mehr. In den FAQs finden Sie zudem schnelle Antworten.

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