Qué es un gestor de viajes de empresa

Los gestores de viajes de empresa son profesionales que se encargan de todo el proceso de los viajes de negocios, - desde el diseño y la creación de una política de viaje para la empresa hasta el detalle de los gastos, el deber de asistencia, etc. Garantizan que el personal viaje con seguridad y que todos los desplazamientos de trabajo sigan la política de viaje de la empresa.

En general, está al cargo de la gestión de gastos de viaje, los contratos con proveedores y socios, y la supervisión de las necesidades del personal que viaja por trabajo. En el siguiente artículo veremos qué son los gestores de viajes de empresa, cuáles son sus cuatro tareas fundamentales y por qué sus habilidades son importantes para los viajes de trabajo.

¿Qué son los gestores de viajes de empresa?

Los gestores de viajes ayudan a diseñar la política de viaje de una empresa, planifican el desplazamiento y ayudan a elegir la mejor agencia de viajes corporativa para la empresa. También organizan y controlan los gastos de viaje, y cuidan del bienestar de las personas que viajan por trabajo.

Después de un viaje de trabajo, los gestores de viajes se encargan de analizar los datos y utilizarlos para agilizar y mejorar las próximas salidas. Esta figura debe contar con excelentes habilidades de comunicación y organización, y tener la capacidad de pensar de una forma aguda y estratégica.

Antes, este rol lo realizaba la persona responsable de la oficina o alguien del departamento de recursos humanos que organizaba viajes, además de cumplir con sus otras responsabilidades. Hoy en día, cada vez más empresas de cualquier tamaño reconocen las ventajas de tener una figura específica para la gestión de viajes de empresa.

Este puesto cobra sentido en todas las empresas cuya plantilla viaja con frecuencia.

Las 4 tareas principales de la figura del gestor de viajes de empresa

Los gestores de viajes juegan un papel fundamental en garantizar el éxito de un programa de viajes corporativos. En principio, son responsables de estas cuatro tareas:

1. Supervisar los planes y los preparativos del viaje

En algunas empresas están al cargo de reservar todos los elementos relevantes incluidos en los viajes corporativos, mientras que otras dejan estas tareas para el propio personal. Los dos aspectos más importantes son transporte y alojamiento, pero no hay que olvidar el seguro de viaje, los traslados al aeropuerto, las solicitudes de visados, etc.

Una vez consolidada la política de viaje, los gestores intentan reservar los viajes de acuerdo a las pautas preestablecidas y así, los gerentes de la empresa sabrán que están disfrutando de las mejores ofertas. Además, los gestores de viajes incluyen detalles más específicos sobre el transporte y el alojamiento. Por ejemplo, la mayoría de las políticas de viajes corporativos especifican la clase (business o turista) y las categorías de hotel.

2. Gestionar los gastos y el presupuesto del viaje

Otro aspecto de los viajes corporativos que es relativamente difícil de predecir es la gestión de tarjetas de crédito y gastos en destino. Los gestores de viajes deben establecer límites de gasto aceptables para los viajes a fin de simplificar el seguimiento de la contabilidad.

Poner un límite a las tarjetas de crédito y a los gastos otorga a la empresa un mayor control sobre los costes de los viajes de empresa. Sin embargo, para mantener alta la moral del personal en plantilla, debe haber un cierto grado de libertad. Los gestores de viajes son responsables de establecer el equilibrio entre libertad y rentabilidad. Teniendo en cuenta que el coste de la vida es distinto según el destino, los límites de gasto deben variar en consecuencia.

La dificultad potencial reside en estimar el importe justo para cada viaje. Por lo tanto, alguien con experiencia en el sector suele ser una buena opción gracias a sus conocimientos y recursos. Son responsables de proporcionar informes de gastos y previsiones para los períodos futuros.

3. Analizar los datos

Si bien la política de viajes de la empresa pretende cubrir todas las eventualidades de los viajes corporativos, es importante examinar los viajes efectuados. Los gestores deben recopilar datos de todos los viajes para tomar decisiones informadas sobre las políticas de viaje futuras. Esto también incluye realizar encuestas antes y después de los viajes.

Por ejemplo, si hay casos recurrentes de alguien que se pasa del presupuesto, este tema debe ser abordado. Con datos fiables basados en viajes anteriores, los gestores de viajes pueden identificar problemas y consultar a cada persona para ver qué cambios son necesarios.

Por último, los datos financieros son útiles para establecer los KPIs y analizar la rentabilidad de los viajes de empresa. Los gestores pueden ver claramente los gastos y las ganancias de cada viaje para estimar cuáles son los más beneficiosos.

4. Evolucionar con las nuevas tecnologías

La tecnología relacionada con los viajes de negocios avanza muy rápidamente y los gestores de viajes deben estar al día con el fin de ofrecer los mejores resultados para las necesidades de la empresa. Las mejoras en las herramientas de reserva hacen el proceso más rápido y eficiente para toda la empresa.

Los cambios también pueden mejorar mucho la experiencia de viaje del personal. Al tener establecida una política de viaje, el personal tiene la opción de reservar su propio viaje siguiendo las pautas de esta política.

Estar al día de los nuevos avances tecnológicos da a la plantilla más autonomía y a los gestores de viajes más tiempo para centrarse en otros aspectos.

Los retos de los gestores de viajes

1. Falta de control

Cuando alguien reserva directamente en sitios externos no está pensando en la política de viaje. Se podrían considerar "rebeldes" y, a menudo, los gestores de viajes no conocen estas infracciones hasta que la persona empleada vuelve de su viaje y presenta sus gastos.

¿Por qué es un problema?

Porque se pierde el control de los viajeros y plantea conflictos con el deber de asistencia: ¿cómo puedes asegurarte de dónde se encuentran si la reserva no está dentro de tu sistema? Sin control, los informes también se convierten en un problema y es más difícil obtener los costes de estos viajes, ya que solo dispones de los datos después de que se hayan enviado los gastos.

Cómo superar el desafío:

No es fácil recuperar el control de los viajeros y, en particular, de quienes optan por ignorar la política de viaje, pero las investigaciones demuestran que la comunicación visual es mucho más eficaz que la comunicación escrita. Según los estudios, las imágenes en color aumentan la disposición de una persona a leer un contenido en un 80%. De este modo, puedes atraer al personal que viaja con la esperanza de que esté más dispuesto a leer/ver tu política y cumplirla.

Intenta crear una versión más visual de tu política de viaje que sea fácil de entender y de seguir. Puede que la falta de compromiso sea la verdadera razón del desafío al control.

2. Poca visibilidad de los datos

Cuando los datos se distribuyen por toda la organización utilizando múltiples sistemas es casi imposible obtener una imagen completa de lo que realmente está sucediendo.

¿Por qué es un problema?

Es muy importante poder acceder a datos de calidad y combinarlos para crear informes oportunos y precisos. Más de una cuarta parte de los gestores de viajes ven la declaración de gastos como un desafío fundamental.

Sin datos, es mucho más difícil involucrar a las partes interesadas de la empresa. Los gestores de viajes también deben poder profundizar en los datos para encontrar irregularidades en los gastos y ofrecer una previsión.

Cómo superar este reto:

La solución ideal sería tener todos los datos de todas las fuentes y regiones integrados en un solo sistema. Esto puede llevar mucho tiempo e inversión, que puede que no tengas.

Una solución intermedia podría ser la elección de una fuente/región principal y trabajar para recopilar datos de otras fuentes/regiones con el fin de ponerlos en común y normalizar la información para elaborar informes.

3. Frustración en los viajes de trabajo

Dejamos uno de los desafíos más interesantes para el final: frustración del personal que viaja y su nivel de satisfacción. Es un reto que divide a muchos gestores de viajes: mientras hay quien cree que la satisfacción de los viajeros es fundamental, en otros casos se inclinan más por tener a los viajeros suficientemente felices y, al mismo tiempo, mantener los costes bajos y un alto cumplimiento de la política de empresa.

Cada vez más, el personal quiere organizar los viajes de trabajo con las mismas herramientas que suelen utilizar en casa para viajes propios, y esto nos lleva de nuevo al problema de los viajeros "rebeldes". No quieren sentir que la política de viaje de la empresa les limita y, por lo tanto, no la cumplen. Por ejemplo, si encuentran por internet una opción de vuelo más barata, que también les permite ganar millas de vuelo, es poco probable que la rechacen por una alternativa menos conveniente que esté dentro de la política de empresa.

¿Por qué es un problema?

Esto provoca resentimiento y desconfianza entre viajeros y gestores de viaje. Los viajeros empiezan a ver a la figura del gestor de viajes como un obstáculo en vez de como una ayuda. Si alguien se siente así, será menos probable que reserve respetando la política.

Cómo superar el desafío:

En muchos sentidos, la respuesta es el compromiso. En la mayoría de los casos, el personal quiere hacer lo correcto para su empresa. Así que, en vez de controlar, busca soluciones que te permitan introducir sus herramientas preferidas en tu sistema.

De esta manera, el personal que viaja estará más conforme, con menos frustración y, con suerte, más satisfecho. Pero sobre todo, esto reduce tus desafíos, ya que al incorporar esas herramientas a tu sistema, puedes recuperar el control y obtener datos cruciales para los informes. Además, esta solución debería reducir la cantidad de reservas directas y, por lo tanto, de viajeros "rebeldes".

Con herramientas modernas, como Booking.com for Business, los gestores de viajes de empresa están mejor equipados para su cometido.

¿Por qué son importantes los gestores de viajes de empresa?

Los costes relacionados con los viajes corporativos suelen representar el segundo mayor gasto para la empresa, después del salario del personal y los beneficios. A pesar de la drástica reducción de los viajes de empresa en 2020 por la COVID-19, el sector ya se está recuperando a un ritmo alentador y se espera que se recupere por completo en los próximos años.

Ambos puntos significan que los viajes seguirán desempeñando un papel importante en los gastos de la empresa. Por lo tanto, es una buena idea gestionar los viajes de empresa de manera profesional.