Ah, le bon vieux temps des modèles d'itinéraire de voyage d'affaires ! C’était l’outil de confiance des responsables administratifs chargés de réserver les voyages pour leurs responsables hiérarchiques ou leur équipe. Remplir les feuilles de calcul Excel ou les documents Word, où chaque détail était noté et tous les horaires enregistrés, leur procurait une certaine satisfaction. Cependant, à l’image des téléphones à clapet et des télécopieurs, certains objets considérés jadis révolutionnaires sont devenus aujourd’hui obsolètes.
Examinons les 7 raisons pour lesquelles ces modèles d’itinéraire sont aussi dépassés que l’accès Internet par ligne commutée.
1. L’erreur est humaine
Cela vous est-il déjà arrivé de passer à côté d’un petit détail ou de faire une faute de frappe dans votre modèle d’itinéraire ? Cela peut arriver à tout le monde. Savoir que votre erreur a conduit votre collègue en déplacement professionnel à rater un vol ou à se présenter au mauvais endroit ou au mauvais horaire, peut peser sur vous. En effet, la moindre inattention peut avoir des conséquences graves sur le voyage d’affaires et entraîner le mécontentement de vos collègues. En comparaison, les itinéraires automatisés permettent de réduire considérablement les erreurs humaines, garantissant ainsi des informations cohérentes, précises et actualisées.
2. Les environnements dynamiques exigent des solutions dynamiques
Dans le monde frénétique dans lequel nous vivons, les programmes peuvent rapidement changer. Les vols peuvent être retardés, les réunions peuvent être repoussées ou votre collègue peut soudainement décider de prendre un vol plus tôt. Modifier et redistribuer des modèles d’itinéraire à la main à chaque changement de programme se révèle donc, non seulement fastidieux, mais aussi totalement inefficace. Pour y remédier, les plateformes de gestion des voyages modernes, comme Booking.com for Business, vous permettent de consulter tous les changements apportés à une réservation. Ainsi, toutes les parties impliquées sont tenues informées sans complications supplémentaires.
3. L’intégration avant tout
Vous souvenez-vous des interminables va-et-vient sur les sites des compagnies aériennes, sur les plateformes de réservation d’hôtels ou encore sur les sites de location de voitures ? Tout autant d’informations qu'il fallait collecter pour ensuite organiser un itinéraire. C’est l’équivalent administratif d’essayer d’être à deux endroits différents en même temps. Les plateformes modernes, telles que Booking.com for Business, intègrent tous ces éléments, afin de les réunir sur une seule et même plateforme.
4. La personnalisation à grande échelle est désormais possible
Avec les modèles d’itinéraire traditionnels, vous deviez saisir manuellement tous les détails de mémoire ou bien copier et coller chaque élément à partir de l’itinéraire d’une réservation antérieure. Désormais, les systèmes de gestion des voyages stockent les données personnelles les plus importantes (notamment, le nom et prénom, la date de naissance, l’adresse, l’intitulé du poste et les documents de voyage comme le passeport ou le visa), ainsi que les préférences de chacun en fonction des réservations antérieures, les programmes de fidélité et même des cartes de crédit individuelles. Avec toutes ces informations à portée de main, vous pouvez rapidement réserver des expériences de voyage personnalisées pour vos collègues, sans démarches supplémentaires.
5. Amélioration de la collaboration et de la communication pour les voyages de groupe
Vous souvenez-vous de l’époque où, pour partager un itinéraire, il fallait l’envoyer par e-mail ou, pire encore, l’imprimer ? En plus d’être peu écologiques, ces méthodes constituaient un frein à la collaboration en temps réel. Aujourd’hui, nous vivons dans l’ère des messages instantanés, des calendriers partagés et des plateformes reliées au cloud, et toutes les équipes s’attendent donc à être informées au même moment.
Avec les modèles d'itinéraires, toute modification apportée à un voyage de groupe (comme un changement de vol ou une nouvelle réservation d'hôtel) impliquait la mise à jour à la main du document et l'envoi de ces modifications à toutes les parties concernées. Il y avait toujours un risque que quelqu'un travaille sur une version obsolète ou passe complètement à côté d’une mise à jour. En revanche, Booking.com for Business garantit à tous les voyageurs et voyageuses un accès en temps réel aux dernières informations sur leur voyage. Cela permet de tenir informées toutes les parties et d’éviter toute erreur d’hôtel.
6. Informations utiles et rapports améliorés
À l'époque des modèles d'itinéraires manuels, un aperçu des tendances, des dépenses et des habitudes en matière de voyages pouvait nécessiter de nombreux calculs. Pour connaître le montant de vos dépenses trimestrielles en billets d'avion, vous deviez passer des heures à scruter des documents et à entrer des chiffres dans une calculatrice. Les plateformes de gestion des voyages modernes, comme Booking.com for Business, proposent des fonctionnalités d’analyse et de rapport intégrées. En quelques clics seulement, vous pouvez consulter les données relatives aux dépenses du voyage en les filtrant par catégorie (vol, hébergement, voiture) ou par période. Ces outils aident les entreprises à définir un budget et à prévoir les dépenses, mais aussi à prendre des décisions informées quant à l’organisation de futurs voyages. En outre, ces plateformes sont un allié indispensable pour démontrer le retour sur investissement (ROI) des voyages d’affaires à vos dirigeants.
7. Expérience de voyage améliorée
Les voyages d’affaires ne se résument pas au déplacement d’un point A vers un point B. Ce qui importe, c'est l'expérience, le fait de veiller à ce que le voyageur ait un voyage agréable et sans stress, de sorte qu'il arrive à destination en pleine forme pour être productif. La centralisation de tous les documents de voyage corrects et actualisés permet d’y parvenir et de tenir vos collègues informés des détails en temps réel de leurs déplacements.
Les plateformes de voyage modernes ont été conçues à cet effet. En aidant les responsables chargés de la réservation des voyages à prendre en compte des facteurs tels que le bien-être, le confort et la sécurité des voyageurs, et en veillant à organiser et à simplifier tous les aspects de leur voyage, les équipes (et les personnes effectuant la réservation) peuvent se sentir rassurées.
Nous pouvons certes reconnaître la fiabilité des modèles d’itinéraire utilisés par le passé, mais il est évident que l’avenir de l’administration de voyages repose désormais sur des plateformes intégrées, automatisées et dynamiques. Donc, si vous continuez à utiliser ces modèles, il serait peut-être temps de vous moderniser ! Après tout, même les plus nostalgiques d’entre nous n’échangeraient certainement pas leur smartphone contre un Minitel.
Dans le monde frénétique des voyages d’affaires en constante évolution, il est essentiel de rester à la pointe de la technologie et d’adopter des outils offrant efficacité, précision et tranquillité d’esprit.