Si vous faites partie de ces personnes capables de coordonner un voyage d’affaires en toute simplicité, vous possédez certainement un super-pouvoir !
La réussite d’un projet de travail se doit souvent aux responsables administratifs et aux office managers. Rassembler une équipe d'ingénieur(e)s sur un site lointain ou s’assurer que le voyage d’affaires à l’étranger du PDG se déroule sans problèmes ne sont que deux exemples de la multitude de missions qui leur incombent. L’une des tâches les plus importantes ? La gestion des voyages d’affaires.
Il faut faire preuve de ténacité pour réussir à coordonner différents agendas, traquer les meilleures offres et s’assurer que tout se déroule sans heurts. C’est pourquoi nous souhaitons partager quelques conseils de réservation testés et approuvés qui vous permettront d’optimiser vos compétences en matière de coordination de voyages.
1. Utilisez une plateforme intégrée pour toutes les réservations liées aux voyages d’affaires
Conseil : débarrassez-vous des feuilles de calcul et autres post-its.
L’utilisation d’une plateforme complète comme Booking.com for Business vous permet de simplifier l’expérience de réservation de voyages d’affaires dans son ensemble. Plus besoin de passer d’un site à l’autre pour comparer les offres des compagnies aériennes et des hôtels. Vous pouvez réserver des vols et des hébergements, ainsi que des voitures de location pour vos voyages d’affaires, le tout en un seul endroit. C'est comme avoir un assistant numérique à portée de main ! L’avantage ? Avec les itinéraires à partager, plus de saisie manuelle, ce qui vous évitera de commettre des erreurs en rentrant les détails des itinéraires dans des tableurs.
2. Enregistrez les profils des voyageurs et voyageuses d’affaires une seule fois
Conseil : dites adieu à la saisie de données répétitive
Combien de fois avez-vous dû saisir les informations personnelles des voyageurs et voyageuses ? En configurant et en enregistrant les profils, vous avez un accès immédiat aux préférences de chacun, à leurs numéros de voyageurs fréquents, ainsi qu’à d’autres détails importants. Ceci vous permet d’économiser du temps pour les réservations futures, mais également de garantir une expérience de voyage constante et adaptée aux préférences de vos collègues. Savoir que vous vous souvenez toujours des petits détails, fera toute la différence à leurs yeux.
3. Choisissez des options de paiement flexibles
Conseil : tirez profit des options de prépaiement et de l’annulation flexible.
Les voyages d’affaires peuvent être très imprévisibles. En cas d’imprévu, les options de paiement et d’annulation flexibles vous permettent de vous adapter sans contretemps financiers. En outre, pour les personnes ne possédant pas de carte de crédit de l’entreprise, l’option de prépaiement constitue la solution idéale pour éviter toute complication ou de devoir payer des frais liés au voyage d’affaires avec une carte personnelle (ou attendre longtemps pour obtenir un remboursement).
4. Suivez l’emplacement de vos équipes
Conseil : utilisez une plateforme offrant une visibilité totale sur les déplacements.
Si vous devez gérer simultanément un grand nombre de collègues en déplacement professionnel, il peut être difficile de mémoriser où se trouve chaque personne. Vous avez une obligation de diligence envers vos collègues en déplacement et, en cas d’urgence éventuelle, il est dans l’intérêt de tous que vous sachiez où chaque personne se trouve. Par ailleurs, sans un contrôle précis du coût des vols, des hébergements et des voitures de location, les déplacements professionnels fréquents peuvent entraîner un dépassement du budget de voyage. Avec une plateforme de réservation intégrée comme Booking.com for Business, vous pouvez suivre les déplacements de votre équipe, leurs dépenses de voyage ainsi que leurs modifications de dernière minute. De cette manière, vous serez au courant en cas de modification d'une étape de leur voyage.
5. Ne sous-estimez pas le pouvoir de l’assistance 24h/24 et 7j/7
Conseil : assurez-vous d’opter pour une plateforme qui propose une assistance continue.
Même les voyages les mieux planifiés peuvent rencontrer des imprévus, comme l’annulation d’un vol ou une correspondance manquée. Des incidents peuvent survenir. Pour cette raison une équipe spécialisée en assistance de voyage, disponible à tout moment, vous apportera une plus grande tranquillité d'esprit. Vous pouvez compter sur son expertise en cas de modification ou d’annulation d’un voyage.- Tout ne dépend alors pas de vous, toute une équipe est derrière vous. Mieux encore, cela vous évite de payer un service externe !
6. Optimisez chaque centime de votre budget
Conseil : choisissez des plateformes proposant des réductions Business et des programmes de fidélité.
Saviez-vous que vous pouviez accéder à des réductions avantageuses, semblables à celles dont bénéficient les grandes sociétés et agences de voyages ? Booking.com for Business offre des tarifs exclusifs aux entreprises pour les réservations d’hôtels et de vols, garantissant une gestion optimale de votre budget. Pour profiter des meilleures réductions et des tarifs les plus avantageux, il vous suffit de chercher les « Tarifs exclusifs » dans les résultats de recherche. Si vous êtes membre du programme Genius de Booking.com, votre statut s'applique également à votre profil Booking.com for Business pour vous permettre de bénéficier de ces offres. Enfin, si vous associez les programmes de récompenses hôtelières de vos collègues à leur profil, ils pourront à leur tour cumuler des points lorsqu’ils séjourneront dans leurs hôtels préférés.
7. Suivez l’actualité du secteur
Conseil : rejoignez des forums et groupes pour les responsables administratifs.
Le monde des voyages d’affaires est en évolution constante. Qu'il s'agisse des nouvelles politiques des compagnies aériennes ou des ou des super offres du moment proposées par les hôtels, suivre l’actualité vous donne une longueur d’avance. Rejoignez des forums ou groupes en ligne dans lesquels d’autres responsables administratifs ou office managers partagent leurs conseils et astuces. Nous vous recommandons, notamment, les liens utiles suivants :
- [https://business.booking.com/blog/the-8-best-business-travel-blogs-to-follow]https://business.booking.com/blog/the-8-best-business-travel-blogs-to-follow
- https://www.businesstravelnews.com/
- https://skift.com/
- https://thebusinesstravelmag.com/
- https://www.businesstraveller.com/
- https://www.frequentbusinesstraveler.com/
8. Privilégiez la sécurité et le confort
Conseil : donnez la priorité au bien-être des voyageurs et voyageuses d’affaires.
Assurer la sécurité et le confort de vos collègues est fondamental. Allez au bout de vos recherches, en vous renseignant sur les quartiers comme sur les équipements proposés. Après tout, une équipe bien reposée est une équipe plus productive.
9. Préférez les options spécifiques à votre secteur
Conseil : choisissez des plateformes qui répondent aux besoins uniques de votre secteur.
Chaque secteur a ses particularités, et cela se reflète notamment dans les exigences en termes de voyages d'affaires. Prenons l’exemple du secteur du bâtiment. De nombreuses professions privilégiant les déplacements en ville, les voyageurs et voyageuses peuvent opter pour un hôtel à proximité du quartier des affaires ou d'un centre de conférences. Mais dans le secteur du bâtiment, les exigences ne sont pas les mêmes :
-
Emplacements isolés : les projets de construction, notamment des secteurs miniers ou des infrastructures, peuvent se situer dans des zones très reculées ou moins connues. Les plateformes de voyage doivent donc proposer un large éventail d’options au-delà des hébergements traditionnels situés en centre-ville. Il peut s'agir d'hébergements situés à proximité des sites de constructions, ou même, dans les endroits les plus reculés, de chambres d'hôtes.
-
Séjours prolongés : souvent, les séjours des personnes travaillant sur un site de construction s’étendent sur de longues périodes. Par conséquent, il est indispensable d’opter pour des hébergements adaptés aux séjours prolongés, telles que des établissements ou des appart'hôtels, dotés d’un espace cuisine et d’autres équipements.
-
Stockage de matériel : contrairement aux professionnels d'autres secteurs, qui peuvent se contenter d'une valise, les personnes travaillant dans le secteur du bâtiment doivent parfois emporter du matériel, des outils ou des équipements de protection. Les hébergements avec de nombreux rangements ou encore avec des installations prévues pour le stockage de matériel peuvent se révéler un atout majeur.
-
Réveils à l’aube : souvent, les chantiers démarrent avec le lever du soleil. Dans ce cas, il est essentiel de prévoir un service de petit-déjeuner qui commence très tôt ou encore avec un service disponible 24h/24.
-
Protocoles de sécurité : dans les régions à risques ou sur les chantiers, des protocoles d’accès ou autres exigences de sécurité supplémentaires peuvent être requis. Il est fondamental de trouver des établissements en mesure de comprendre et de s'adapter à ces exigences.
-
Réservations groupées : souvent, les projets de construction exigent le déplacement d’équipes entières. Les réservations groupées deviennent alors la norme, plutôt que l’exception. De plus, ces réservations s’étendent sur de longues périodes. La possibilité de réserver un même voyage pour plusieurs personnes peut s’avérer très utile.
En comparaison, d’autres secteurs présentent des besoins très différents. Par exemple, dans le secteur informatique, les voyageurs et voyageuses peuvent privilégier une connexion Internet rapide dans les chambres ou un hébergement à proximité du centre technologique. Par ailleurs, dans le secteur financier, un hôtel de luxe avec des services premium pour les professionnels peut être l'option la plus adaptée pour recevoir des clients ou des partenaires.
Essentiellement, une plateforme de voyages efficace doit comprendre et répondre aux besoins des différents secteurs, de façon fluide. Il ne s’agit pas seulement de réserver une chambre, mais d’assurer un séjour en adéquation avec les objectifs de vos collègues. En gardant ce principe à l’esprit, vous assurez des transitions plus faciles et renforcez la satisfaction des personnes en déplacement.
La gestion de voyages d’affaires est, sans aucun doute, une tâche ardue. D'autant plus que ceci ne représente pas la partie essentielle de votre travail en tant que responsable administratif. Cependant, si vous vous armez des outils appropriés et de quelques astuces, cela peut s’avérer un jeu d’enfants (ou presque). Souvenez-vous, le temps, c’est de l’argent. Grâce à nos conseils, non seulement vous économiserez du temps, mais vous vous assurerez également du succès de chaque voyage coordonné.
Désormais, vous avez tout ce qu’il faut pour optimiser vos compétences dans la réservation des voyages d’affaires.