Chi non ricorda il semplice modello di itinerario per i viaggi di lavoro? Una volta era lo strumento fidato di ogni manager e amministratore che doveva prenotare i servizi di viaggio per il capo o il team. Era così gratificante compilare meticolosamente i fogli di calcolo di Excel o i documenti di Word, annotando ogni dettaglio e registrando ogni orario. Ma, come i telefoni cellulari e i fax, alcune cose che una volta erano considerate rivoluzionarie ormai sono obsolete.
Scopriamo sette motivi per cui i modelli di itinerario sono ormai superati proprio come la connessione Internet dial-up.
1. L'errore umano esiste
Ti è mai sfuggito un piccolo dettaglio o hai mai fatto un errore di battitura nel modello di itinerario? A chi non è successo? È angosciante sapere che per un tuo errore un viaggiatore business ha perso un volo oppure si è presentato nel posto o nell'orario sbagliato. Quando si tratta di viaggi di lavoro, una piccola svista può avere conseguenze disastrose e creare frustrazione nei viaggiatori. Rispetto agli itinerari creati manualmente, quelli automatizzati riducono notevolmente la portata degli errori umani, facendo in modo che le informazioni siano coerenti, corrette e aggiornate.
2. Gli ambienti dinamici richiedono soluzioni dinamiche
Nel mondo frenetico di oggi, i piani possono cambiare da un momento all'altro. I voli subiscono ritardi, le riunioni vengono riprogrammate o magari un collega semplicemente preferisce prendere una coincidenza che parte prima. Modificare e ridistribuire modelli di itinerari manuali ogni volta che c'è un cambiamento non è solo noioso, ma purtroppo è anche inefficiente. Invece le moderne piattaforme di gestione dei viaggi, come Booking.com for Business, assicurano piena visibilità sulle modifiche apportate a una prenotazione, tenendo chiunque al corrente senza ulteriori complicazioni.
3. L'integrazione è tutto
Ricordi quanto tempo perso per districarti tra i siti web delle compagnie aeree, le piattaforme di prenotazione degli hotel, i siti di autonoleggio e poi per raccogliere tutte queste informazioni in un unico itinerario? Troppe cose da fare tutte insieme. Le moderne piattaforme come Booking.com for Business integrano tutti questi elementi, in modo da incastrare alla perfezione ogni pezzo del puzzle.
4. La personalizzazione su larga scala ora è possibile
Con i modelli di itinerario tradizionali, dovevi ricordarti di inserire manualmente ogni più piccolo dettaglio oppure copiare e incollare ogni voce da un precedente itinerario delle prenotazioni. Con gli odierni sistemi di gestione dei viaggi, puoi salvare i dati importanti dei viaggiatori, per esempio nome, data di nascita, indirizzo, titolo professionale, documenti di viaggio (passaporti e visti), oltre alle loro preferenze basate su prenotazioni precedenti, programmi fedeltà e persino carte di credito distinte. Avere tutti questi dati a portata di mano ti permette di prenotare rapidamente le loro esperienze di viaggio preferite, senza dover indagare ulteriormente.
5. Maggiore collaborazione e comunicazione per i viaggi di gruppo
Ricordi quando, per condividere un itinerario, dovevi inviare un allegato via e-mail o, peggio ancora, stampare delle copie cartacee? Ebbene, questi metodi non solo danneggiavano l'ambiente, ma ostacolavano la collaborazione in tempo reale. Oggi viviamo in un'epoca di messaggi istantanei, calendari condivisi e piattaforme basate sul cloud, dove i team si aspettano di essere sempre sincronizzati.
Con i modelli di itinerario, quando si apportava qualsiasi modifica ai viaggi di gruppo, per esempio alla prenotazione di un volo o di un hotel, era necessario aggiornare manualmente il documento e inviare le modifiche a tutte le parti interessate. C'era sempre il rischio che qualcuno non avesse l'ultima versione o che non vedesse proprio l'aggiornamento. Booking.com for Business, invece, garantisce a tutti i viaggiatori l'accesso in tempo reale ai dati di viaggio più recenti. In questo modo si ha la certezza che tutti siano al corrente delle modifiche e che nessuno si presenti all'hotel sbagliato.
6. Analisi e reportistica migliorati
Ai tempi dei modelli di itinerario manuali, per avere una panoramica dei trend, delle spese e degli schemi di viaggio, poteva essere necessario fare calcoli complicati. Per conoscere la spesa per i voli in un dato trimestre, dovevi passare ore a spulciare documenti e a premere numeri su una calcolatrice. Le moderne piattaforme di gestione dei viaggi, come Booking.com for Business, offrono funzionalità di analisi e reportistica integrate. Con pochi click, puoi accedere ai dati sulle spese di viaggio per categoria (voli, alloggi, auto) e anche filtrarli per intervallo di tempo. Queste funzionalità non solo sono utili per il budget e le previsioni, ma consentono anche alle aziende di prendere decisioni più informate sui servizi di viaggio futuri. Inoltre, sono uno strumento prezioso per dimostrare il ritorno sull'investimento (ROI) dei viaggi di lavoro ai responsabili delle decisioni.
7. Esperienza di viaggio migliorata
Viaggiare per lavoro non significa solo andare dal punto A al punto B, ma è un'esperienza che il viaggiatore deve poter vivere senza intoppi e senza stress, per arrivare a destinazione in forma e avere un buon livello di produttività. A questo scopo, è utile poter trovare in un unico posto tutti i servizi di viaggio corretti e aggiornati per sapere sempre dove andare e quando.
Le moderne piattaforme di viaggio sono state progettate con questo obiettivo. I responsabili delle prenotazioni ora possono considerare fattori come il benessere, il comfort e la sicurezza dei viaggiatori business, trovare le soluzioni migliori per ogni aspetto del viaggio e avere la certezza che tutto si svolgerà senza intoppi.
Se da un lato non possiamo negare che i fidati modelli di itinerario siano stati molto utili in passato, dall'altro è chiaro che il futuro dell'amministrazione dei viaggi risiede nelle piattaforme integrate, automatizzate e dinamiche. Quindi, se stai ancora utilizzando i tuoi modelli, forse è arrivato il momento di aggiornarti. Dopotutto, nessuno scambierebbero uno smartphone con un cercapersone, giusto?
Nel mondo frenetico e in continua evoluzione dei viaggi di lavoro, essere all'avanguardia significa adottare strumenti che offrono efficienza, precisione e tranquillità.