Consigli per risparmiare tempo | Booking.com for Business

Non tutti gli eroi indossano il mantello: infatti chi riesce a coordinare senza problemi un viaggio di lavoro per il proprio team ha sicuramente un superpotere.

Dietro ogni progetto di lavoro di successo spesso ci sono amministratori e office manager, veri e propri eroi senza riconoscimento. Le cose da gestire sono molte, dal team di ingegneri in una sede remota al viaggio finalizzato alle vendite internazionali del CEO che deve svolgersi senza intoppi. E sai qual è uno dei compiti più importanti? Gestire i viaggi di lavoro.

Destreggiarsi tra più programmi, andare a caccia delle migliori offerte e assicurarsi che tutto fili liscio può essere un'impresa ardua. Ma non preoccuparti. Abbiamo alcuni trucchi collaudati per le prenotazioni, che ti consentiranno di coordinare ogni viaggio nel migliore dei modi.

1. Utilizza una piattaforma integrata per tutte le prenotazioni di viaggi di lavoro

Trucco: lascia perdere i fogli di calcolo e i post-it

Una piattaforma completa come Booking.com for Business ottimizza l'intera esperienza di prenotazione per i viaggi di lavoro. Non devi più fare avanti e indietro tra i siti delle compagnie aeree o i portali degli hotel. Hai a portata di mano un assistente digitale per prenotare in un unico posto voli, alloggi e persino auto a noleggio. Il vantaggio? Grazie agli itinerari condivisibili, non dovrai più inserire nulla manualmente e non sarai più responsabile di quegli errori da cardiopalma dovuti a dati errati nell'itinerario.

2. Salva una sola volta i profili dei viaggiatori business

Trucco: di' addio all'inserimento ripetitivo dei dati

Finora quante volte hai dovuto immettere i dati dei viaggiatori? Potendo configurare e salvare i profili dei viaggiatori, hai accesso immediato alle loro preferenze, ai numeri frequent flyer e ad altri dati essenziali. In questo modo, non solo risparmi tantissimo tempo per le prenotazioni future, ma hai anche la possibilità di assicurare sempre ai dipendenti un'esperienza di viaggio su misura per loro. Penseranno che riesci sempre a ricordare piccoli dettagli per ognuno di loro e diventerai la loro superstar.

3. Utilizza opzioni di pagamento flessibili

Trucco: approfitta delle opzioni di pagamento anticipato e di cancellazione flessibile.

I viaggi di lavoro possono subire variazioni improvvise. In questi casi, le opzioni flessibili di pagamento e cancellazione ti consentono di adattare i piani senza intoppi finanziari. Inoltre, per chi non dispone di carte di credito aziendali, la funzionalità di pagamento anticipato è una salvezza perché evita di rimanere a piedi o di far addebitare le costose spese dei viaggi di lavoro sulla carta personale e di attendere i lunghi tempi di rimborso.

4. Tieni d'occhio i viaggiatori

Trucco: utilizza una piattaforma che ti dia completa visibilità sugli spostamenti dei viaggiatori

Se molte persone sono fuori sede per lavoro contemporaneamente, può essere difficile ricordare dov'è ognuna di loro. Il duty of care prevede che tu ti prenda cura dei colleghi in viaggio ed è nell'interesse di tutti sapere dove si trova ognuno di loro, in caso di problemi. Se i viaggi di lavoro sono frequenti, il budget potrebbe sfuggirti di mano se non tieni controllati i costi di voli, alloggi e noleggi auto. Con una piattaforma di prenotazione integrata come Booking.com for Business, puoi sempre conoscere la posizione del team, le spese di viaggio e persino le variazioni dell'ultimo minuto. In questo modo, anche se decidono di modificare una tappa del viaggio, ne sarai al corrente.

5. Non sottovalutare il valore dell'assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7

Trucco: assicurati di scegliere una piattaforma che offre assistenza continua.

Anche i piani migliori possono andare storti, i voli essere cancellati, i viaggiatori perdere le coincidenze. Gli incidenti possono accadere e accadono, quindi sapere di avere un team di consulenti dedicato, pronto a entrare in azione in qualsiasi momento, ti darà la massima tranquillità. Puoi affidarti alla loro esperienza per modificare o cancellare un viaggio: - non devi pensare tu a tutto, ci sono loro a coprirti le spalle. Per di più, non ti faranno pagare un centesimo per i loro servizi.

6. Sfrutta al massimo ogni euro del budget

Trucco: utilizza piattaforme che offrono sconti per le aziende e programmi fedeltà.

Sapevi di avere diritto allo stesso tipo di sconti elevati di cui godono le grandi aziende e le agenzie di viaggi? Booking.com for Business offre tariffe business esclusive per hotel e compagnie aeree, assicurandoti la massima convenienza. Trova "Tariffe esclusive" nei risultati della ricerca per ottenere il miglior rapporto qualità-prezzo e gli sconti più elevati. Il tuo status Genius personale di Booking.com si estende anche a Booking.com for Business, quindi riceverai anche queste offerte. E come bonus finale, i viaggiatori, se salvi i dettagli delle iscrizioni ai programmi fedeltà degli hotel nei loro profili, guadagneranno anche quei fantastici punti quando alloggeranno nei loro hotel preferiti.

7. Tieniti sempre al corrente

Trucco: partecipa ai forum e ai gruppi degli amministratori.

Il mondo dei viaggi di lavoro è in continua evoluzione. Dalle nuove politiche delle compagnie aeree alle ultime offerte degli hotel, rimanere al passo può essere un vantaggio. Partecipa ai forum o ai gruppi online in cui amministratori e office manager condividono suggerimenti e trucchi. Ecco alcune ottime risorse da consultare:

8. Dai priorità alla sicurezza e al comfort

Trucco: il benessere dei viaggiatori business deve essere al centro dell'attenzione.

Garantire la sicurezza e il comfort dei viaggiatori è fondamentale. Fai il possibile per trovare i quartieri migliori e informarti sui servizi disponibili. Dopotutto, un membro del team riposato è più produttivo.

9. Le opzioni specifiche per il settore sono preziose

Trucco: scegli una piattaforma che risponda alle esigenze specifiche del tuo settore.

Ogni settore ha le sue peculiarità, in particolare quando si tratta di esigenze di viaggio. Consideriamo per esempio il settore delle costruzioni. A differenza del normale viaggiatore aziendale, per cui potrebbe essere prioritario un hotel in centro vicino al quartiere degli affari o a un centro congressi, i lavoratori edili hanno spesso esigenze molto diverse:

Località remote: i progetti di costruzione, soprattutto in settori come quello minerario o delle infrastrutture, possono essere realizzati in aree più remote o meno conosciute. Pertanto le piattaforme di viaggio devono disporre di un'ampia gamma di opzioni di alloggio non limitate ai soliti centri urbani. Pensa a strutture nei pressi dei cantieri o addirittura a B&B in aree molto remote.
Soggiorni lunghi: un progetto di costruzione può richiedere la presenza dei lavoratori per periodi prolungati. Per questo motivo, diventano fondamentali strutture per soggiorni prolungati o appartamenti con cucina e altri servizi che fanno sentire a casa.
Deposito per le attrezzature: a differenza del tipico viaggiatore business che in genere ha con sé solo una valigia, i professionisti del settore edilizio potrebbero avere attrezzature, utensili o dispositivi di protezione. Un alloggio con un ampio magazzino o addirittura con strutture specializzate può essere di grande utilità.
Servizi anticipati: spesso i lavori di costruzione iniziano alle prime luci dell'alba. Pertanto il servizio di prima colazione deve iniziare molto presto e anche le opzioni di servizio 24 ore su 24 possono essere essenziali.
Protocolli di sicurezza: soprattutto in aree ad alto rischio o in siti specifici, potrebbero essere previsti protocolli o requisiti di sicurezza aggiuntivi per l'ingresso e l'uscita. Le strutture che conoscono e riescono ad agevolare questi protocolli senza problemi sono fondamentali.
Prenotazioni in blocco: spesso i progetti di costruzione prevedono lo spostamento di interi team, quindi le prenotazioni per i gruppi sono all'ordine del giorno. E non per pochi giorni, ma per periodi prolungati. Poter prenotare un viaggio per più persone è davvero utile.

Nel settore IT invece i viaggiatori potrebbero dare la priorità alla connettività Internet ad alta velocità in camera o alla vicinanza ai centri tecnologici. O ancora, nel settore finanziario, gli hotel di lusso con servizi business di alto livello potrebbero essere ideali per ospitare clienti o partner.

In sostanza, la piattaforma di viaggio giusta è quella che conosce e si adatta a queste peculiarità del settore, rendendo fluida la procedura. Non si tratta solo di prenotare una camera, ma di garantire che il soggiorno risponda perfettamente agli obiettivi del viaggiatore. E quando questo avviene, non solo le transizioni sono più fluide, ma anche i viaggiatori sono considerevolmente più soddisfatti.

È innegabile che la gestione dei viaggi di lavoro comporti una buona dose di sfide. Soprattutto perché spesso non è l'aspetto principale del tuo lavoro di amministratore. Ma con gli strumenti giusti e qualche asso nella manica, può essere tutto molto più semplice. Ricorda che ogni minuto risparmiato è un minuto guadagnato. Grazie a questi trucchi, non solo risparmierai tempo, ma avrai la certezza che ogni viaggio da te coordinato sarà un vero successo.

Diventerai un vero asso della prenotazione dei viaggi di lavoro nella tua organizzazione.

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