Complete gids voor het reisbeleid

Een reisbeleid is een formeel document van een bedrijf waarin alle procedures omtrent zakenreizen worden beschreven. Het is in wezen een boek met voorschriften dat uiteenzet hoe medewerkers zakenreizen moeten goedkeuren, boeken en declareren, en hoe veiligheid en zorgplicht dienen te worden gehandhaafd. De onderstaande gids dient als complete stapsgewijze handleiding over alle aspecten van een reisbeleid.

Wat is een reisbeleid?

Een zakelijk reisbeleid is in essentie een bedrijfshandleiding met betrekking tot zakenreizen. Dit document bevat een beschrijving van de voorwaarden en budgetten voor alle zakenreizen, veiligheidsmaatregelen en reisgerelateerde kosten. Er is een aantal algemene vuistregels die voor de meeste bedrijven gelden, maar de kaders voor de meeste van deze voorwaarden worden bepaald door het individuele bedrijf. Na verloop van tijd worden deze voorwaarden beproefd, getest en verbeterd, waardoor je reisbeleid met je bedrijf meegroeit. In een zakelijk reisbeleid worden normaal gesproken de volgende onderwerpen behandeld:

1. Boekingsproces – tijdlijnen, websites/platforms, goedkeuringsvereisten, enz.
2. Budgetten – hoeveel kan worden uitgegeven aan maaltijden, drankjes, accommodatie, enz.
3. Vluchten – voorwaarden voor tickets zoals budget, bagage, klasse en het beleid omtrent gemiste vluchten
4. Grondtransport – voorwaarden omtrent taxi's, openbaar vervoer, autohuur en parkeren
5. Contactpersonen bij noodgevallen
6. Reisverzekeringsbeleid
7. Voorwaarden voor het reizen met een partner, kinderen of gezin
8. Voorwaarden omtrent het toevoegen van vrije tijd bij een reis
9. Voorwaarden omtrent uitgaven – wat kan wel en niet worden gedeclareerd
10. Veiligheidsmaatregelen en voorwaarden omtrent zorgplicht

Wat is het voordeel van een reisbeleid?

Duidelijke richtlijnen betekenen eerlijkheid voor iedereen. Reisbeleid kan een positieve invloed hebben op zowel reizigers als bedrijven.

De voordelen voor reizigers zijn onder andere:

• Flexibiliteit en autonomie om hun eigen reizen te boeken volgens de richtlijnen
• De verblijfplaats en activiteiten van reizigers zijn bekend, wat de veiligheid verhoogt
• Verwarring over het boekingsproces voor zakenreizen is verminderd

Voordelen voor het bedrijf zijn onder andere:

• Pieken in uitgaven voor reizen worden verminderd en je kunt eenvoudigere terugbetalingsprocessen realiseren
• Het bevordert meer eerlijkheid en een positieve bedrijfscultuur
• Reizigers hebben duidelijk gecommuniceerde voorwaarden over welke hotels en vluchten ze kunnen boeken

Wat moet je in je reisbeleid opnemen?

Het zakelijk reisbeleid van je bedrijf hangt sterk af van verschillende aspecten – hoe je als bedrijf reist, wie er reist en waarom ze reizen. Met deze aspecten moet rekening worden gehouden voordat je je zakelijk reisbeleid opstelt.

Hoewel je beleid de unieke behoeften van je bedrijf en medewerkers moet weerspiegelen, moeten de volgende fundamentele elementen zeker aan de orde komen:

1. Reserveringen van vlucht, trein, hotelen huurauto
2. Het gebruik van ander vervoer, zoals openbaar vervoer, taxi's of ritten
3. Voorwaarden voor uitgaven ter plaatse, waaronder maaltijden, entertainment en gesprekken via de telefoon van het bedrijf
4. Veiligheid met betrekking tot reizen – voor persoonlijke veiligheid en werkmateriaal
5. Voorwaarden voor het geven en ontvangen van geschenken die tijdens zakenreizen kunnen worden gekocht of ontvangen
6. Het goedkeuringsproces dat medewerkers en managers moeten volgen
7. Het betalingssysteem voor eventuele reiskosten

Hoe moet het reisbeleid worden gestructureerd?

Om effectief te zijn, moet een reisbeleid alles bevatten wat een reiziger moet weten over zakenreizen in het algemeen:

• Reisrichtlijnen – welk vervoer, eerste of tweede klas en verblijfsstructuur
• Kostenbeheer en uitgavenlimieten
• Gedragsvoorwaarden voor reizigers
• Vergoedingsregelingen

Begin bij het begin. Het is essentieel om het door jouw bedrijf goedgekeurde boekingsproces en boekingstool in je reisbeleid op te nemen: wil je dat reizigers via één platform voor zakenreizenboeken, zodat je je uitgaven kunt consolideren? Wil je dat reizigers binnen het beleid voor zichzelf boeken, of wil je dat ze een reisaanvraag indienen bij een reismanager die alle reizen boekt?

Je beleid moet ook een uitgavenbeleid bevatten waarin duidelijk wordt vermeld welke aankopen kunnen worden gedeclareerd en welke niet. Op die manier kunnen je reizigers kosten vermijden die ze niet vergoed krijgen. Er moeten limieten worden vastgesteld voor alle zakelijke uitgaven, zoals uitgaven voor entertainment, zakelijke maaltijden, vergoedingen voor autoverhuur of registratiekosten voor evenementen. Alle uitgavenlimieten moeten duidelijk in het beleid worden omschreven en in elke fase voor medewerkers zichtbaar zijn.

Om precies te zijn moeten reizigers vertrouwd zijn met informatie over:

• Hoe reizen worden geboekt en wat de toekenningsprocedure is
• Maximale kosten van vliegreizen
• Hoe ver van tevoren reizen idealiter geboekt moeten worden
• Of de voorkeur wordt gegeven aan openbaar vervoer
• Maximale kosten voor vervoerstickets
• Richtlijnen voor gebruik van voertuigen en brandstofvergoeding
• Richtlijnen voor autohuur
• Wat wel en niet wordt gedekt door de reiskostenvergoeding
• Hoeveel de reiskostenvergoeding is, op basis van de bestemming
• Hoeveel vergoeding medewerkers dagelijks ontvangen
• Hoe wordt omgegaan met uitgaven in verband met entertainment voor klanten
• Hoe het vergoedingsproces werkt – wat wel en niet kan worden vergoed
• Hoe bleisure (business leisure, zakelijke vrije tijd) werkt – hoe dit wordt behandeld en wat bij de vergoeding is inbegrepen
• Welke veiligheids- en verzekeringsrichtlijnen er moeten zijn
• Goedkeuringsstappen voor reizen en onkosten

5 tips voor het schrijven van een effectief zakelijk reisbeleid

Er komt veel kijken bij het regelen van zakenreizen, dus het is verstandig om een solide zakelijk reisbeleid te hebben. Door alle relevante procedures op te stellen blijven je medewerkers veilig tijdens het werk en worden de reiskosten van je bedrijf verminderd.

Enkele van de belangrijkste stappen om je ideale zakelijk reisbeleid op te stellen, zijn onder meer:

1. Het bepalen van je doelstellingen

Denk bijvoorbeeld aan het laag houden van de kosten, ervoor zorgen dat medewerkers zich veilig en comfortabel voelen en het helpen bij het nemen van beslissingen tijdens hun reis.

2. Ervoor zorgen dat je reisbeleid tegemoetkomt aan de behoeften van zowel reizigers als bedrijven

Houd rekening met de meest voorkomende bestemmingen van je zakenreizigers en wat de beste manier is om daar te komen. Zijn er specifieke behoeften of overwegingen met betrekking tot de activiteiten van je bedrijf?

3. Je medewerkers opties geven

Iedereen houdt ervan om een keuze te hebben, dus probeer je medewerkers een selectie van hotels of luchtvaartmaatschappijen te geven. Je kunt de kosten laag houden door het aantal sterren van het hotel of de klasse van het vliegticket te beperken.

4. Duidelijke richtlijnen opstellen voor alle aspecten van het reizen

Je reisbeleid moet allesomvattend zijn, zodat er geen twijfel over bestaat – en 'alles' betekent hier: van boekingsvoorwaarden van vluchten tot het beleid op gebieden zoals extra uitgaven en het accepteren van geschenken.

5. Ervoor zorgen dat iedereen op de hoogte is van het reisbeleid

Alle relevante documenten moeten voor iedereen binnen je bedrijf gemakkelijk beschikbaar zijn, of het nu is via het intranet of een reisplatform. Het beleid moet duidelijk aan iedereen worden gecommuniceerd, ook aan de managers, zodat zij het kunnen handhaven.

Wat betreft schrijfstijl is het belangrijk dat de gebruikte taal duidelijk en effectief is. Vaak is het reisbeleid te bureaucratisch of moeilijk te begrijpen. Het kan worden vereenvoudigd met behulp van technologie, waardoor het reisbeleid voor medewerkers gebruiksvriendelijker wordt. Er zijn een paar punten waar je altijd rekening mee moet houden:

1. Informatie over accommodatie, maaltijden en kilometrage moet gemakkelijk te begrijpen en te onthouden zijn
2. De details met betrekking tot het indienen van onkostendeclaraties en met wie contact moet worden opgenomen in geval van problemen, moeten duidelijk zijn, zodat medewerkers weten wat ze moeten doen als er zich een probleem voordoet
3. Alles met betrekking tot uitzonderlijke en onvoorziene uitgaven of hoe men zich moet gedragen wanneer een klant wordt meegenomen naar een lunch of diner, moet op ondubbelzinnige wijze worden gespecificeerd
4. Je reizigers moeten zich veilig voelen, dus het opnemen van een reisverzekering of vergoeding van medische kosten kan een manier zijn om ze op hun gemak te stellen – dit wordt ook wel risicomanagement genoemd

Wat is risicomanagementbeleid?

Een risicomanagementbeleid is gericht op het waarborgen van de veiligheid van reizigers gedurende de hele reis. Het moet worden afgestemd op specifieke zakelijke behoeften en omvat doorgaans verschillende onderwerpen, zoals:

• Toepassingsgebied van het beleid
• Rollen en verantwoordelijkheden
• Het plannen en toekennen van reizen
• Reisrisicobeoordeling
• Incidentenrapportage en reizigersondersteuning
• Verzekering

Tegen welke problemen kun je aanlopen met het reisbeleid?

Je wilt niet dat je reisbeleid wordt genegeerd. Helaas gebeurt dit in vele gevallen wel. Hier zijn enkele algemene problemen die bij het reisbeleid voorkomen:

• Het ismoeilijk te begrijpen
• Niemand leest het of onthoudt het
• Reisbeleid wordt niet gehandhaafd met behulp van technologie
• Reisbeleid komt te bureaucratischover
• Reisbeleid is onrealistisch of niet representatief voor huidige wereldwijde situaties
• Reisbeleid is niet correct ingevoerd of niet goed gecommuniceerd
• Reisbeleid is niet datagestuurd of gebaseerd op eerdere ervaringen van een bedrijf of enquêtes onder reizigers

3 tips om deze veelvoorkomende problemen te vermijden

1. Je reisbeleid moet zichtbaar en toegankelijk zijn

Als medewerkers niet gemakkelijk toegang hebben tot het beleidsdocument voor zakenreizen, zullen ze waarschijnlijk reizen blijven boeken zonder het document te raadplegen. Het is een belangrijke eerste stap om ervoor te zorgen dat medewerkers gemakkelijk toegang hebben tot het document via je HR- of medewerkersportaal.

De tweede stap is ervoor te zorgen dat het beleid beknopt en gemakkelijk te lezen is. Gebruik niet te veel jargon en leg de reisrichtlijnen duidelijk uit. Je kunt zelfs overwegen om het beleid op te delen in afzonderlijke onderdelen op basis van de rollen van de medewerkers.

Tot slot kun je overwegen om een checklist op te stellen die medewerkers kunnen gebruiken om elke stap voor het indienen van boekingen of uitgaven af te vinken.

2. Maak een uitgebreide FAQ

Zelfs het meest beknopte, goed geschreven reisbeleid bevat niet elke eventualiteit of vraag van een medewerker. En als je wijzigingen in je reisbeleid aanbrengt, moeten deze ook worden geëvalueerd.

Als je steeds weer dezelfde vragen moet beantwoorden, of als je een vraag hebt gekregen waarvan je denkt dat anderen die ook kunnen hebben, maak dan een pagina met veelgestelde vragen, zodat reizigers gemakkelijk toegang hebben tot oplossingen.

3. Stimuleer feedback van medewerkers

De meest voorkomende reden waarom medewerkers zich niet aan je beleidsrichtlijnen houden, is dat ze het proces niet prettig vinden of dat het proces te ingewikkeld is.

Door feedback te vragen over boekings- en uitgavenprocessen weten je medewerkers niet alleen dat je waarde hecht aan hun ervaringen, maar kun je ook nuttige suggesties in je beleid opnemen.

De overlap tussen reisbeleid en culturele waarden

Het is gemakkelijk om in de val te lopen van een reisbeleid dat niet past bij de culturele waarden van de organisatie. Het kan zijn dat het reisbeleid haaks staat op je bedrijfscultuur of dat de cultuur zich heeft ontwikkeld en dat het beleid geen gelijke tred heeft gehouden met de veranderingen. Maar inzicht in de culturele waarden van je bedrijf is een van de belangrijkste manieren om meer betrokkenheid en synergie te creëren tussen je medewerkers en je reisbeleid.

Als je het belang van culturele waarden voor je reisbeleid niet erkent, heeft dat gevolgen voor de keuzes die zakenreizigers maken – van de accommodatie die ze kiezen, het grondtransport dat ze nemen en hun bereidheid (of anderszins) om zich aan het reisbeleid te houden.

Hier zijn vier soorten culturele waarden, met de typerende kenmerken van deze culturen en wat dit je kan vertellen over het in kaart brengen van je reisbeleid voor ze.

1. Resultaatgerichte cultuur

Dit zijn organisaties die boven alles prioriteit geven aan resultaten en prestaties – vaak willen ze de wereld veranderen. In dit soort organisaties stellen medewerkers de status quo ter discussie als ze denken dat zaken kunnen worden verbeterd, en werken ze hard om de klus te klaren.

Het reisbeleid moet ook resultaatgericht zijn, dus is het essentieel om over voldoende gegevens te beschikken om het besluitvormingsproces rondom reizen te ondersteunen.

2. Horizontale cultuur

In deze organisaties zijn functietitels niet belangrijk. In plaats daarvan werkt iedereen samen om gezamenlijke doelen te bereiken. Dit is het soort bedrijf waar de CEO zijn eigen koffie haalt en mensen betrokken zijn bij tal van projecten.

Het reisbeleid voor deze organisaties moet een weerspiegeling zijn van deze platte organisatiestructuur. Het moet één regel voor iedereen zijn, zonder uitzonderingen.

3. Progressieve cultuur

Dit zijn organisaties die de traditionele arbeidsnormen op de proef willen stellen. Ze hechten waarde aan diversiteit op de werkvloer en bieden flexibele werkmogelijkheden. Vertrouwen is een belangrijk onderdeel van het werken in een progressieve cultuur.

Het reisbeleid van organisaties met een progressieve cultuur is vaak zeer flexibel, waarbij zakenreizigers veel autonomie krijgen. In progressieve culturen valt het niet goed om reizigers te bestraffen wanneer ze iets boven hun budget zijn gegaan.

4. Gevestigde bedrijfscultuur

In dit soort organisaties zijn er duidelijke beleidsregels en processen voor de meeste onderdelen van het bedrijf – en reizen is daarop geen uitzondering. Belangrijke beslissingen over de richting van het bedrijf worden bijna altijd genomen door het senior managementteam. De mensen die hier werken hebben zeer duidelijk omschreven rollen, die normaliter niet evolueren na verloop van tijd.

Het reisbeleid voor gevestigde bedrijfsculturen is exact. Er zal geen twijfel bestaan over wat de juiste procedure is voor het boeken en beheren van reizen. Ook verwachten reizigers duidelijke richtlijnen. Het reisbeleid in gevestigde bedrijfsculturen besteedt vaak aandacht aan wat er gebeurt als medewerkers zich niet aan het beleid houden.

Uitgavenlimieten vaststellen

Als het gaat om de beste werkmethoden op het gebied van zakelijk reisbeleid, is het essentieel om rekening te houden met uitgavenlimieten en deze op te nemen voor elk aspect dat door medewerkers kan worden gedeclareerd. Deze moeten een kostenbeleid voor accommodatie, een autokostenbeleid, een vervoersbeleid, een maaltijdvergoedingsbeleid en een algemeen onkostenbeleid omvatten, dat kan worden toegepast voor alle activiteiten en behoeften van een zakenreiziger. Deze uitgavenlimieten moeten in elke fase transparant zijn en duidelijk met de medewerkers worden gecommuniceerd.

Zakenreizigers willen vooral doen wat goed is voor hun bedrijf – en veel bedrijven merken dat, door medewerkers controle te geven over hun eigen uitgaven, verkwisting juist kan worden verminderd. Vind een middenweg door medewerkers controle te geven en tegelijkertijd belangrijke limieten in te stellen. Maaltijdkosten kunnen bijvoorbeeld worden vastgesteld als een totale vergoeding per dag, waarbij medewerkers kunnen kiezen hoeveel ze individueel uitgeven aan ontbijt, lunch en diner.

Als het gaat om het boeken van accommodatie, geef medewerkers dan de keuze tussen een standaardkamer in elk hotel met een bepaalde sterrenclassificatie of een maximumprijs per nacht.

Voor grondtransport moet een zakelijk reisbeleid medewerkers duidelijk advies geven om de meest kosteneffectieve methode te kiezen, rekening houdend met de reistijd. De meeste zakenreizigers zullen het ermee eens zijn dat ze op korte reizen alleen gebruik mogen maken van vluchten in economy class. Het uitgavenbeleid moet afhankelijk zijn van de bestemming, aangezien sommige landen duurder zijn dan andere.

Afhandeling van onkostendeclaraties

Het is belangrijk dat zakenreizigers een duidelijk omschreven werkwijze hebben om hun uitgaven te declareren. Vraag hen een onkostenrapport in te vullen met de datum, het bedrag, de categorie, de locatie en het zakelijke doel van hun declaratie, en beslis of ze kwitanties moeten indienen voor al hun uitgaven of alleen voor uitgaven die een bepaald bedrag overschrijden.

Geef je medewerkers een tijdschema voor het indienen van declaraties – dit helpt je bedrijf om een stabiele en accurate cashflow te behouden. Laat ze ook weten wanneer ze kunnen verwachten dat het geld weer op hun rekening wordt bijgeschreven. Afhankelijk van het bestede bedrag kan het een goed idee zijn om in elk geval duidelijk te maken wie hun uitgaven goedkeurt.

Gegevensverzameling en feedback van reizigers

Zorg dat reizigers na hun reis een enquête, een e-mail met een open antwoordvenster of een gesprek/feedbacksessie krijgen. Op deze manier kun je feedback en gegevens van je werknemers verzamelen om je processen en beleid continu te optimaliseren.

Het reisbeleid aan medewerkers communiceren

Nadat je je zakenreisbeleid hebt opgesteld, moet je ervoor zorgen dat je medewerkers het lezen en begrijpen. Je kunt ervoor kiezen om het beleid in een gedrukt document, via intranet of in een e-mail te verspreiden. Dit zijn enkele goede manieren om ervoor te zorgen dat het zo effectief mogelijk wordt gecommuniceerd.

Samenvatting

Een reisbeleid is een essentieel document voor je bedrijf, waarin de voorwaarden en budgetten voor alle zakenreizen, veiligheidsmaatregelen en reisgerelateerde uitgaven staan.

Er zijn enkele algemene vuistregels die voor de meeste bedrijven gelden, maar de parameters van de meeste van deze voorwaarden worden bepaald door het individuele bedrijf. Zorg ervoor dat je samen met je bedrijf je reisbeleid test, verbetert en uitbreidt.