Virtuele betaalkaarten zijn onmisbaar tijdens zakenreizen, omdat cheques en contant geld in de zakenwereld bijna niet meer worden gebruikt. In de loop van de tijd zijn ze vervangen door handigere digitale betaalwijzen, die tal van voordelen bieden voor zowel bedrijven als voor werknemers die op zakenreis gaan. Virtuele betaalkaarten: een spannende stap in de richting van slimme bedrijfsuitgaven.
Wat zijn virtuele betaalkaarten?
Een virtuele betaalkaart is een digitale kopie van je fysieke bankpas en is opgeslagen op je apparaat. Virtuele betaalkaarten hoeven niet per se een fysieke tegenhanger te hebben. Dit geldt met name voor bedrijven. Ze kunnen worden gebruikt om contactloos te betalen in winkels of voor online transacties. Een virtuele betaalkaart heeft dezelfde kaart- en identificatiegegevens als een fysieke creditcard of betaalpas, inclusief:
- Naam van de kaarthouder
- Creditcardnummer
- Factuuradres
- CVV
- Vervaldatum
Het verschil is dat virtuele creditcards online retailers dynamische informatie bieden. Elke keer dat je met een virtuele creditcard betaalt, verschilt daarom de verificatiecode. De 16 cijfers zijn uitsluitend bedoeld voor één betaaltransactie van een vooraf vastgesteld bedrag.
De soorten virtuele betaalkaarten
Er zijn twee soorten virtuele betaalkaarten voor zakenreizen:
- virtuele creditcards: Een virtuele creditcard voor bedrijven werkt als een normale creditcard. Het beheerplatform zet een krediet op je betaalkaart en dit dient als jouw saldo. Wanneer er een geldbedrag op een rekening wordt gestort, kun je een virtuele creditcard aanmaken, budgetten toewijzen, betalingen uitvoeren en het uitgegeven bedrag aan het einde van de betalingstermijn betalen.
- Virtuele debetkaarten: Virtuele debetkaarten zijn vergelijkbaar met een betaalkaart voor bankrekeningen, behalve dat ze geschikt zijn voor zakelijk gebruik. Met een virtuele debetkaart kan je bedrijf een bepaald bedrag op een zakelijke bankrekening zetten. Dit bedrag zie je in het totale kaartsaldo. Wanneer zakenreizigers transacties uitvoeren met een virtuele debetkaart, betalen ze dus met bedrijfsgeld, waardoor declareren niet meer nodig is.
Hoe virtuele betaalkaarten zakenreizen beïnvloeden
De reissector maakt al ruim twintig jaar gebruik van virtuele betaalkaarten. Deze betaalwijze is onmisbaar geworden voor zakenreizen vanwege de toegankelijkheid, het gebruiksgemak en de hoge mate van transparantie.
5 voordelen van virtuele betaalkaarten voor zakenreizen
Een programma voor virtuele creditcards biedt je bedrijf veel voordelen. Hier volgen er vijf:
1. Verbeterde kostenregistratie
Wanneer je de traditionele plastic betaalkaart niet meer gebruikt, worden zakenreiskosten automatisch bijgehouden. De totale reiskosten worden bovendien op één plek vastgelegd.
2. Fraudepreventie
Omdat je niet meer te maken hebt met verloren pasjes of gehackte rekeningen, neemt de kans op fraude af. Met virtuele betaalkaarten kun je een kaart onmiddellijk bevriezen, annuleren of verwijderen in het geval van een beveiligingslek of wanneer de kaart is gecompromitteerd.
3. Realtime zichtbaarheid van betalingen en transacties
Met virtuele betaalkaarten krijg je de informatie die je nodig hebt, wanneer je deze nodig hebt. Kaarthouders kunnen het saldo bekijken en de transactiedetails zien om op de hoogte te blijven van de uitgaven. Zowel reisbeheerders als de reizigers die kaarthouder zijn, krijgen meldingen over geweigerde, geannuleerde of geblokkeerde kaarten, en over drempellimieten. Dit geeft zakenreizigers een grotere verantwoordelijkheid.
4. Eenvoudiger onkostenbeheer
Zakenreisbeheerders kunnen betalingsinformatie verzamelen voor de financiën van je bedrijf en betalingen van externe teams bekijken en bijhouden. Dit zorgt voor gecontroleerde en beveiligde bedrijfsuitgaven, zonder dat terugbetalingen of voorschotten nodig zijn.
5. Verbeterde uitgavencontrole
Met virtuele betaalkaarten kun je een kaart instellen voor elke uitgave en voor elk toegewezen budget. Je kunt limieten instellen, waardoor uitgaven buiten het toegewezen budget niet zijn toegestaan. Je ontvangt bovendien een melding met daarin het saldo wanneer dit verandert.
Waarvoor kunnen virtuele betaalkaarten worden gebruikt tijdens zakenreizen?
Veel aspecten van zakenreizen kunnen worden geoptimaliseerd door virtuele betaalkaarten te gebruiken:
1. Vervoer
Reizende werknemers kunnen een virtuele betaalkaart gebruiken voor een taxi, Uber of andere carpool-dienst. Er kunnen ook dagvergoedingen op een kaart worden gestort voor eventuele online of in-app aankopen.
2. Stroomlijnen van het crediteurenproces
Virtuele betaalkaarten zijn een effectieve vervanging voor vervelende administratieve en arbeidsintensieve taken. Met virtuele betaalkaarten kunnen de leden van het crediteurenteam zich focussen op financiële planning en andere verantwoordelijkheden.
Dit bespaart tijd en verkleint het risico op menselijke fouten. Tegelijkertijd wordt ook het hele crediteurenproces gestroomlijnd.
3. Hotelboekingen en betalingen
Net als bij vervoer is het veel handiger om met een virtuele betaalkaart te betalen dan met een fysieke betaalpas. Bovendien zijn de bedragen voor accommodaties waarschijnlijk hoger dan de kosten voor het delen van een rit. Het gebruik van virtuele betaalkaarten kan bescherming bieden tegen fraude of financiële bedreigingen.
4. Kosten voor eten en drinken
Als zakenreizigers een virtuele betaalkaart gebruiken, kunnen ze heel gemakkelijk contactloos betalen voor alle zakelijke uitgaven, rechtstreeks uit het bedrijfssaldo. Ook weten ze altijd wat het resterende budget is. Op deze manier kunnen zakenreizigers gemakkelijk binnen het budget blijven en hoeven ze tijdens hun reis niets uit eigen zak te betalen, omdat het bedrijf extra geld op de kaart kan storten.
Zorgplicht en virtuele betaalkaarten
Voor het verbeteren van de veiligheid en beveiliging van zakenreizigers zijn virtuele creditcards en betaalkaarten enorm handig. Ze bieden gestroomlijnde, contactloze betalingen, bijvoorbeeld bij het inchecken in hotels. Hiervoor zou anders veel menselijke interactie nodig zijn.
Bovendien zijn deze kaarten veilig en goed beschermd. Je loopt tijdens je zakenreis minder kans om te worden beroofd of bestolen, en de zorgplicht voor zakenreizigers is geregeld.
Virtuele betaalkaarten en facturen voor zakenreizen
Virtuele betaalkaarten van een veilige en zorgvuldig gekozen aanbieder geven je volledig beheer omdat ze kunnen worden geïntegreerd met je automatiseringssysteem voor crediteuren. Hier is het aanvragen, goedkeuren en genereren van virtuele creditcards gebaseerd op de unieke behoeften van je bedrijf.
Dit is vergelijkbaar met factuurverwerking, behalve dat de goedkeuring vóór de aankoop plaatsvindt. Deze virtuele betaalkaarten leggen ook automatisch transacties vast op het moment dat deze plaatsvinden. Bovendien kunnen ze worden gesynchroniseerd met het systeem voor resourceplanning van je bedrijf.
Virtuele betaalkaarten en leveranciersbeheer
Je kunt virtuele betaalkaarten aanmaken op het kaartbeheerplatform op basis van het aantal leveranciers dat je hebt. Op deze manier zie je het totale aantal leveranciers dat je bedrijf heeft, verspreid over alle afdelingen, en hoeveel geld aan hen wordt uitgegeven.
Dit inzicht in de crediteurenadministratie is ook handig voor onkostenanalyses en -inzichten.
Voor zakelijk reisbeheer zijn virtuele betaalkaarten voordeliger dan fysieke pasjes, waarbij alle bovengenoemde factoren worden meegewogen. Bij elke samenwerking met een partner of leverancier tijdens een zakenreis zijn tijdige betalingen ook een gegarandeerd voordeel.
Zowel grote als kleine bedrijven kunnen profiteren van de betere beveiliging en efficiëntie die virtuele betaalkaarten medewerkers bieden wanneer ze op zakenreis zijn.
Zakenreizigers zelf profiteren ook van het gemak van virtuele, contactloze betalingen die tijdig en veilig zijn.
