Ach, skromny szablon planu podróży służbowych – niegdyś zaufany pomocnik każdego menedżera i administratora biura, który zajmował się rezerwowaniem podróży dla szefa lub zespołu. Skrupulatne wypełnianie arkuszy kalkulacyjnych Excela lub dokumentów Worda, z zanotowaniem każdego szczegółu i każdej godziny, było takie satysfakcjonujące. Ale podobnie jak telefony z klapką i faksy, niektóre rzeczy, które kiedyś okrzyknęliśmy rewolucyjnymi, są teraz bardziej niż odrobinę przestarzałe.
Przyjrzyjmy się siedmiu powodom, dla których te szablony planów podróży są równie przestarzałe jak Internet przez modem.
1. Błędy ludzkie są faktem
Czy kiedykolwiek zdarzyło Ci się przeoczyć jakiś szczególik albo zrobić literówkę w szablonie planu podróży? Jak nam wszystkim. To rozdzierające wnętrzności uczucie, gdy wiesz, że to przez Twój własny błąd podróżujący w celach biznesowych spóźnił się na lot albo pojawił w niewłaściwym miejscu lub o niewłaściwej porze. W przypadku podróży służbowych jedno takie drobne niedopatrzenie może prowadzić do dramatycznych konsekwencji i naprawdę niezadowolonych podróżujących. W porównaniu z ręcznie tworzonymi planami podróży, zautomatyzowane plany znacznie ograniczają ryzyko wystąpienia błędów ludzkich, zapewniając spójność, poprawność i aktualność informacji.
2. Dynamiczne środowiska wymagają dynamicznych rozwiązań
W dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie plany mogą błyskawicznie się zmieniać. Loty spóźniają się, spotkania są przekładane, a Robert z działu inżynierii może po prostu zdecydować się złapać wcześniejsze połączenie. Edytowanie i ponowna dystrybucja ręcznych szablonów planów podróży za każdym razem, gdy dochodzi do zmiany, jest nie tylko żmudne, ale także tragicznie nieefektywne. Natomiast nowoczesne platformy do zarządzania podróżami, takie jak Booking.com for Business, zapewniają pełną widoczność zmian wprowadzonych w rezerwacji, dzięki czemu wszyscy są na bieżąco z informacjami bez dodatkowego zamieszania.
3. Kluczem jest integracja
Pamiętasz czasochłonne przełączanie się między stronami linii lotniczych, platformami do rezerwacji hoteli i stronami wypożyczalni samochodów, a następnie zbieranie wszystkich tych informacji w jednym planie podróży? Jest to administracyjny odpowiednik próby jednoczesnego klepania się po głowie i głaskania po brzuchu. Nowoczesne platformy, takie jak Booking.com for Business, integrują wszystkie te elementy, dzięki czemu każdy element podróżniczej układanki idealnie pasuje do siebie w jednym miejscu.
4. Możliwa jest teraz personalizacja na dużą skalę
Przy tradycyjnych szablonach planów podróży konieczne było ręczne wprowadzanie najdrobniejszych szczegółów z pamięci lub kopiowanie i wklejanie każdego elementu z poprzedniego planu podróży. Obecnie systemy zarządzania podróżami przechowują ważne dane podróżnych (takie jak imiona i nazwiska, daty urodzenia, adresy, stanowiska) oraz dokumenty podróżne (paszporty i wizy) wraz z preferencjami bazującymi na wcześniejszych rezerwacjach, informacjami o programach lojalnościowych, a nawet oddzielnymi kartami kredytowymi. Mając pod ręką wszystkie te szczegóły, można szybko zarezerwować podróż tak, by przebiegła w sposób preferowany przez podróżującego, nie wykonując przy tym dodatkowej pracy.
5. Lepsza współpraca i komunikacja w przypadku podróży grupowych
Pamiętasz czasy, gdy udostępnienie planu podróży oznaczało wysłanie załącznika do wiadomości e-mail lub, co gorsza, wydrukowanie fizycznych kopii? Te metody nie tylko szkodziły drzewom, ale utrudniały współpracę w czasie rzeczywistym. Dziś żyjemy w epoce komunikatorów internetowych, współdzielonych kalendarzy i platform opartych na chmurze, a zespoły oczekują stałego dostępu do aktualnych informacji.
W przypadku szablonów planów podróży wprowadzenie zmian w podróży grupowej (takich jak zmiana lotu lub rezerwacja innego hotelu) oznaczało ręczną aktualizację dokumentu i wysłanie tych zmian do wszystkich zainteresowanych osób. Zawsze istniało ryzyko, że ktoś posłuży się nieaktualną wersją albo przeoczy aktualizację. Z kolei Booking.com for Business zapewnia wszystkim podróżującym dostęp w czasie rzeczywistym do najnowszych szczegółów podróży. Dzięki temu wszyscy będą poinformowani i nikt nie będzie próbował się zameldować w złym hotelu.
6. Lepsze statystyki i raporty
W czasach ręcznych szablonów planów podróży uzyskanie przeglądu trendów, wydatków i wzorców podróży mogło wymagać przedzierania się przez gąszcz liczb. Aby dowiedzieć się, ile poszło na loty w ciągu kwartału, trzeba było spędzić godziny na przeglądaniu dokumentów i wklepywaniu liczb do kalkulatora. Nowoczesne platformy do zarządzania podróżami, takie jak Booking.com for Business, mają wbudowane funkcje analityczne i raportowe. Kilkoma kliknięciami można uzyskać dostęp do danych o wydatkach na podróże według kategorii (loty, zakwaterowanie, samochody), które można również filtrować według okresu. Nie tylko ułatwia to planowanie budżetu i prognozowanie, ale także pomaga firmom w podejmowaniu bardziej świadomych decyzji co do przyszłych planów podróży. Dodatkowo jest nieocenione przy demonstrowaniu decydentom zwrotu z inwestycji (ROI) dla podróży służbowych.
7. Lepsze wrażenia podróżujących
Podróżowanie w celach służbowych nie polega tylko na dotarciu z punktu A do punktu B. Chodzi o wrażenia, o zapewnienie podróżującemu gładkiej i bezstresowej podróży, aby dotarł na miejsce wypoczęty i gotowy do produktywnej pracy. Posiadanie w jednym miejscu całości prawidłowych i aktualnych planów podróży naprawdę w tym pomaga, a do tego zmniejsza ryzyko, że podróżujący nie będzie wiedzieć, gdzie i kiedy powinien być.
Nowoczesne platformy podróżnicze powstały z myślą o właśnie tym. Pomagając osobom rezerwującym podróże brać pod uwagę takie czynniki jak dobre samopoczucie, komfort i bezpieczeństwo podróżujących, a także zapewniając, że każdy aspekt podróży jest uwzględniony i usprawniony, podróżujący służbowo i osoba dokonująca rezerwacji mogą naprawdę odetchnąć z ulgą.
Chociaż chylimy czoła przed sprawdzonymi szablonami planów podróży, które dobrze służyły nam w przeszłości, jasne jest, że przyszłością administrowania podróżami są zintegrowane, zautomatyzowane i dynamiczne platformy. Jeśli więc nadal trzymasz się swoich szablonów, może nadszedł czas na pójście dalej? W końcu nawet najbardziej nostalgiczni z nas nie zamieniliby smartfona na pager, prawda?
Aby być przed konkurencją w szybko zmieniającym się świecie podróży służbowych, trzeba korzystać z narzędzi zapewniających wydajność, dokładność i spokój ducha.