Wskazówki dotyczące oszczędzania czasu

Nie wszyscy bohaterowie noszą peleryny, ale ci, którzy potrafią bez trudu koordynować podróże służbowe dla swojego zespołu, na pewno mają supermoc.

Administratorzy i kierownicy biur są często niedocenianymi bohaterami każdego udanego projektu. Mają sporo na głowie, od przetransportowania zespołu inżynierów do zdalnego miejsca pracy po zapewnienie, że międzynarodowa podróż w interesach dyrektora generalnego przebiegnie bez przeszkód. Co jest jednym z najważniejszych zadań? Zarządzanie podróżami służbowymi.

Żonglowanie wieloma harmonogramami, poszukiwanie najlepszych ofert i zapewnianie, by wszystko szło gładko, może być przytłaczające. Ale nie martw się, mamy kilka wypróbowanych i działających trików związanych z rezerwacjami, dzięki którym staniesz się doskonałym koordynatorem podróży.

1. Używaj zintegrowanej platformy dla wszystkich rezerwacji biznesowych

Trik: Odpuść sobie arkusze kalkulacyjne i przyklejane karteczki

Używaj kompleksowej platformy, takiej jak Booking.com for Business, która usprawni całą obsługę rezerwacji podróży służbowych. Koniec skakania między witrynami linii lotniczych i portalami hoteli. Dzięki możliwości rezerwacji w jednym miejscu lotów i zakwaterowania, a nawet wynajmu samochodów na podróże służbowe, dostajesz asystenta cyfrowego na wyciągnięcie ręki. A co w bonusie? Możliwe do udostępniania plany podróży oznaczają, że nie trzeba już ręcznie wprowadzać danych, więc już nigdy nie będziesz odpowiadać za dołujące błędy polegające na podaniu nieprawidłowych szczegółów planu podróży.

2. Zapisuj profile podróżujących służbowo tylko raz

Trik: Zapomnij o wielokrotnym wpisywaniu tych samych danych

Ile razy zdarzyło Ci się wcześniej wpisywać dane swoich podróżujących? Skonfigurowanie i zapisanie profili użytkowników oznacza, że masz natychmiastowy dostęp do ich preferencji, numerów członkowskich w programach linii lotniczych i innych niezbędnych informacji. To nie tylko oszczędza mnóstwo czasu przy przyszłych rezerwacjach, ale też gwarantuje Twoim podróżującym pracownikom doświadczenia dostosowane do ich preferencji. Uznają Cię za absolutnego mistrza, bo zawsze będziesz pamiętać o wszystkich ważnych dla nich drobiazgach.

3. Korzystaj z elastycznych opcji płatności

Trik: Skorzystaj z opcji przedpłat i elastycznego odwoływania rezerwacji.

Zmiany w podróżach służbowych mogą pojawić się błyskawicznie. Gdy do nich dojdzie, elastyczne opcje płatności i odwoływania rezerwacji umożliwią dostosowanie planów bez problemów finansowych. Dodatkowo podróżującym, którzy nie mają służbowych kart kredytowych, funkcja przedpłat ratuje życie, gwarantując, że nie zostaną pozostawieni sami sobie ani zmuszeni do pokrywania wysokich kosztów podróży służbowych własnymi kartami (lub długiego czekania na zwrot kosztów).

4. Pilnuj swoich podróżujących

Trik: Używaj platformy, która daje pełen wgląd w przebieg podróży.

Jeśli wielu ludzi podróżuje służbowo jednocześnie, spamiętanie, gdzie są, może być trudne. Masz obowiązek dochowania należytej staranności względem podróżujących współpracowników, dlatego w najlepszym interesie każdego jest, aby znana Ci była ich lokalizacja na wypadek, gdyby się coś stało. Częste podróże służbowe mogą również oznaczać, że budżet na podróże wymknie Ci się spod kontroli, jeśli nie będziesz monitorować kosztów lotów, zakwaterowania i wynajmu samochodów. Dzięki zintegrowanej platformie rezerwacji, takiej jak Booking.com for Business, możesz dowiedzieć się, gdzie jest Twój zespół, jakie są jego wydatki na podróże, a nawet jakie zmiany w podróżach wprowadził w ostatniej chwili. Więc nawet jeśli członkowie zespołu zdecydują się dostosować odcinek swojej podróży, nie tracisz dostępu do informacji.

5. Nie lekceważ znaczenia całodobowego wsparcia

Trik: Upewnij się, że korzystasz z platformy oferującej całodobowe wsparcie.

Nawet najlepiej ułożone plany mogą natrafić na przeszkody: loty są odwoływane, a podróżujący spóźniają się na połączenia. Wypadki mogą się zdarzać i się zdarzają, dlatego wiedza, że ma się do dyspozycji specjalny zespół doradców do spraw podróży, którzy są gotowi w każdej chwili wkroczyć do akcji, da Ci jakże potrzebny spokój ducha. Możesz polegać na ich wiedzy, gdy zechcesz zmienić lub odwołać podróż. Mając ich wsparcie, nie musisz wszystkiego dźwigać na swoich barkach. A żeby było jeszcze lepiej, za swoje usługi nie biorą oni ani grosza!

6. Wyciągnij jak najwięcej z każdej złotówki w budżecie

Trik: Korzystaj z platform oferujących zniżki dla firm i programy lojalnościowe.

Czy wiesz, że możesz dostać takie same hojne zniżki co duże firmy i biura podróży? Booking.com for Business oferuje ekskluzywne ceny biznesowe w hotelach i liniach lotniczych, gwarantując, że otrzymasz najwięcej za swoje pieniądze. Aby dostać najlepsze ceny i największe zniżki, poszukaj w wynikach wyszukiwania oznaczenia „Ekskluzywne ceny”. Twoje własne członkostwo w programie Genius w Booking.com jest honorowane w Booking.com for Business, więc będziesz dostawać też takie oferty. I ostatni bonus: gdy w profilach podróżujących zapiszesz informacje o ich uczestnictwie w programach lojalnościowych hoteli, będą oni otrzymywać te milutkie punkciki, odwiedzając ulubione hotele.

7. Zawsze bądź na bieżąco z aktualnymi informacjami

Trik: Dołącz do forów i grup administratorów.

Świat podróży służbowych ciągle się zmienia. Dostęp do aktualnych informacji, od nowych zasad działalności linii lotniczych po najnowsze i najlepsze oferty hoteli, może zapewnić Ci przewagę. Dołącz do forów lub grup internetowych, gdzie inni administratorzy i kierownicy biur dzielą się swoimi wskazówkami i sztuczkami. Kilka świetnych zasobów, które polecamy, to:

8. Stawiaj na bezpieczeństwo i komfort

Trik: Stawiaj dobre samopoczucie podróżujących służbowo na pierwszym miejscu.

Bezpieczeństwo i komfort podróżujących są najważniejsze. Wykonaj tę dodatkową pracę, od zbadania okolicy po zrozumienie oferowanych udogodnień. W końcu dobrze wypoczęty członek zespołu to produktywny członek zespołu.

9. Opcje branżowe są najlepsze

Trik: Wybieraj platformy, które spełniają unikatowe potrzeby Twojej branży.

Każda branża ma swoją specyfikę, co jest szczególnie prawdziwe, jeśli chodzi o potrzeby w zakresie podróży. Weźmy na przykład budownictwo. W przeciwieństwie do podróżującego z miejskiej korporacji, który może woleć hotel w centrum miasta w pobliżu dzielnicy biznesowej lub centrum konferencyjnego, pracownicy budowlani często mają diametralnie inne wymagania:

Lokalizacje zdalne – projekty budowlane, zwłaszcza w branżach takich jak górnictwo lub infrastruktura, mogą znajdować się w odległych lub mniej znanych obszarach. Oznacza to, że platformy podróżnicze muszą mieć szeroki zakres opcji zakwaterowania, który wykracza poza zwyczajowe centra miast. Pomyśl o kwaterach w pobliżu budowy lub nawet pensjonatach w bardzo odległych miejscach.
Przedłużone pobyty – projekt budowlany może wymagać od pracowników długotrwałego pobytu. Dlatego kluczowe znaczenie mają obiekty na dłuższy pobyt oraz apartamenty z obsługą, które oferują zaplecze kuchenne i inne udogodnienia typowe dla normalnego domu.
Magazynowanie sprzętu – w przeciwieństwie do zwykłego podróżującego w celach biznesowych, który może po prostu mieć ze sobą walizkę, pracownicy budowlani mogą mieć sprzęt, narzędzia czy stroje ochronne. Duży schowek lub nawet wyspecjalizowane zaplecze przy obiekcie może być dużym plusem.
Wczesne rozpoczęcie – budowa często zaczyna się o świcie. Oznacza to, że niezbędne może być bardzo wczesne podawanie śniadań, a może nawet całodobowa obsługa.
Procedury bezpieczeństwa – w obszarach wysokiego ryzyka lub konkretnych miejscach realizacji projektu mogą obowiązywać dodatkowe procedury bezpieczeństwa lub wymagania dotyczące wejścia i wyjścia. Niezbędne są więc obiekty, w których jest to przyjmowane ze zrozumieniem i bez kłopotów umożliwiane.
Grupowe rezerwacje – często projekty budowlane wymagają przenoszenia całych zespołów, co oznacza, że rezerwacje grupowe stają się normą, a nie wyjątkiem. I to nie tylko na kilka dni, ale dłuższe okresy. Możliwość rezerwacji jednej podróży dla kilku osób jest bardzo pomocna.

Warto porównać to z branżą informatyczną, w której podróżujący mogą priorytetowo traktować szybkie łącze internetowe w swoich pokojach lub bliskość centrów technologicznych. Można też rozważyć sektor finansowy, w którym preferowane może być przyjmowanie klientów lub partnerów w luksusowych hotelach z wysokiej jakości zapleczem biznesowym.

Zasadniczo właściwa platforma podróżnicza rozumie te niuanse branż i potrafi spełnić ich wymagania, co sprawia, że proces jest płynny. Tu nie chodzi tylko o rezerwację pokoju, ale o zapewnienie, żeby pobyt idealnie pasował do celu podróżującego. A kiedy takie dopasowanie nastąpi, nie tylko przejścia będą płynniejsze, ale także podróżujący znacznie bardziej zadowoleni.

Nie ma wątpliwości, że zarządzanie podróżami służbowymi wiąże się ze sporą liczbą wyzwań. Zwłaszcza, że często nie jest to główna część pracy na stanowisku administratora. Ale gdy ma się właściwe narzędzia i kilka opanowanych trików, całość może być równie bezproblemowa jak spacer po plaży (może nie do końca, ale na pewno łatwiejsza). Pamiętaj, każda minuta zaoszczędzona to minuta zarobiona. Dzięki tym trikom nie tylko zaoszczędzisz czas, ale zapewnisz, że każda koordynowana przez Ciebie podróż będzie sukcesem.

To właśnie trzeba wiedzieć, aby stać się mistrzem przygotowywania podróży służbowych w swojej organizacji.

Triki dotyczące rezerwacji podróży biznesowych: 9 sposobów na oszczędzanie czasu dla kierowników biur