Was ist ein Geschäftsreisemanager

Ein Geschäftsreisemanager ist eine Fachkraft, die sich mit der Planung von Geschäftsreisen - und der Erstellung einer Reiserichtlinie für ein Unternehmen befasst, in der Ausgaben, Sorgfaltspflicht und vieles mehr festgelegt sind. Sie sorgen dafür, dass die Mitarbeiter sicher reisen und dass alle Reisen der Reiserichtlinie des Unternehmens entsprechen.

Zu ihren Aufgaben gehören in der Regel die Reisekostenabrechnung, der Abschluss von Lieferanten- und Partnerverträgen und die Erfassung der Bedürfnisse der Geschäftsreisenden. Im folgenden Artikel untersuchen wir, was ein Geschäftsreisemanager ist, welche vier Aufgaben er üblicherweise hat und warum seine Fähigkeiten für Geschäftsreisen wichtig sind.

Was ist ein Geschäftsreisemanager?

Ein Reisemanager hilft bei der Erstellung der Reiserichtlinie eines Unternehmens, bei der Verwaltung von Reisearrangements und bei der Auswahl des besten Geschäftsreisebüros für das Unternehmen. Sie organisieren und übersehenen außerdem die Reisekosten und kümmern sich um das Wohl der Geschäftsreisenden.

Nach einer Geschäftsreise ist ein Reisemanager für die Analyse der Daten und deren Nutzung zur Rationalisierung und Verbesserung zukünftiger Reisen zuständig. Sie müssen über ausgezeichnete Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten verfügen und strategisch denken können.

Früher wurde die Rolle eines Reisemanagers vom Büroleiter oder einer Person aus der Personalabteilung ausgeübt, die zusätzlich zu ihren anderen Aufgaben Reisen organisierte. Immer mehr Unternehmen jeder Größe erkennen die Vorteile, die sich aus der Einstellung eines speziell für Geschäftsreisen zuständigen Managers ergeben.

Diese Position ist für alle Unternehmen sinnvoll, deren Mitarbeiter häufig reisen müssen.

Die 4 Hauptaufgaben eines Geschäftsreisemanagers

Reisemanager spielen eine entscheidende Rolle für den Erfolg eines Geschäftsreiseprogramms. Sie sind in der Regel für die folgenden vier Aufgaben verantwortlich:

1. Verwaltung von Reiseplanung und -vorbereitung

Einige Unternehmen überlassen es ihrem Reisemanager, alle wichtigen Aspekte für die Buchung der Geschäftsreisen von Mitarbeitern zu übernehmen, während andere diese Aufgabe den Mitarbeitern selbst überlassen. Die beiden wichtigsten Aspekte sind Transport und Unterkunft, aber die Zuständigkeiten umfassen auch Reiseversicherungen, Flughafentransfers, Visaregelungen usw.

Wenn das Unternehmen über eine Reiserichtlinie verfügt, werden sich die Reisemanager bemühen, Reisen gemäß den festgelegten Richtlinien zu buchen, damit die Unternehmensleitung weiß, dass sie die besten Angebote erhält. Reisemanager stellen auch genauere Details zu Transport und Unterkunft zur Verfügung. Beispielsweise legen die meisten Unternehmen in ihren Reiserichtlinien die Reiseklasse (z. B. Business oder Economy) sowie die Hotelkategorien fest.

2. Verwaltung der Ausgaben und des Reisebudgets

Ein weiterer Aspekt von Geschäftsreisen, der relativ schwer vorherzusagen ist, ist die Verwaltung der Kreditkarten und der Ausgaben am Zielort. Reisemanager sind für die Festlegung akzeptabler Ausgabenlimits für Reisen verantwortlich, um die Finanzverfolgung zu erleichtern.

Eine Obergrenze für Kreditkarten und Spesen gibt dem Unternehmen mehr Kontrolle über die Ausgaben für Geschäftsreisen. Für die Arbeitsmoral der Mitarbeiter ist jedoch ein gewisses Maß an Freiheit erforderlich. Ein Reisemanager ist dafür verantwortlich, ein Gleichgewicht zwischen Freiheiten und Kosteneffizienz herzustellen. Da die Lebenshaltungskosten von Reiseziel zu Reiseziel unterschiedlich sind, müssen die Ausgabengrenzen entsprechend angepasst werden.

Ein potenzieller Stolperstein dabei ist die Schwierigkeit, den richtigen Betrag für jede Reise zu schätzen. Daher ist ein Reisemanager mit Branchenerfahrung aufgrund seiner Kenntnisse und Ressourcen oft eine gute Idee. Sie sind verantwortlich für die Bereitstellung von Kostenaufstellungen und Prognosen für die kommenden Zeiträume.

3. Analyse von Daten

Während eine Unternehmensreiserichtlinie darauf abzielt, alle Eventualitäten der Geschäftsreisen eines Unternehmens abzudecken, ist es wichtig, die bereits stattgefundenen Reisen zu analysieren. Ein Reisemanager muss die Daten aller Reisen auswerten, um fundierte Entscheidungen für zukünftige Reiserichtlinien zu treffen. Dazu gehört auch die Durchführung von Umfragen vor und nach Reisen.

Wenn es zum Beispiel immer wieder vorkommt, dass Mitarbeiter Reisen buchen, die das Budget überschreiten, muss dieser Aspekt angegangen werden. Mit einem zuverlässigen Datensatz, der auf vergangenen Reisen basiert, kann ein Reisemanager Probleme identifizieren und Mitarbeiter konsultieren, um herauszufinden, welche Änderungen erforderlich sind.

Und schließlich sind Finanzdaten nützlich bei der Festlegung von KPIs und Analyse der Rentabilität von Geschäftsreisen. Reisemanager können die Kosten und den Nutzen jeder Reise klar erkennen und so sehen, welche am vorteilhaftesten sind.

4. Weiterentwicklung durch neue Technologie

Die bei Geschäftsreisen eingesetzte Technologie entwickelt sich sehr schnell und Reisemanager müssen mit dieser Entwicklung Schritt halten, um die besten Ergebnisse für die Bedürfnisse ihres Unternehmens zu erzielen. Verbesserungen der Buchungstools machen die Abläufe für das gesamte Unternehmen schneller und effizienter.

Änderungen können auch die Reiseerfahrung von Reisenden erheblich verbessern. Mit einer bestehenden Reiserichtlinie haben Mitarbeiter nun die Möglichkeit, ihre Reisen innerhalb der Richtlinie selbst zu buchen.

Indem die Mitarbeiter über neue technologische Fortschritte auf dem Laufenden gehalten werden, erhalten sie mehr Autonomie und die Reisemanager können sich auf andere Aufgaben konzentrieren.

Herausforderungen für Reisemanager

1. Mangelnde Kontrolle

Reisende, die direkt auf externen Webseiten buchen, haben nicht unbedingt die Reiserichtlinie im Kopf. Man könnte sie als „Schwarzbucher“ bezeichnen und für den Reisemanager werden Richtlinienverstöße oft erst erkennbar, wenn der Reisende von der Reise zurückgekehrt ist und seine Ausgaben einreicht.

Warum ist das ein Problem?

Es ist ein Problem, weil Sie den Überblick über die Reisenden verlieren, was wiederum Fragen bezüglich der Sorgfaltspflicht aufwirft – wie können Sie sicher sein, wo sich der Reisende befindet, wenn dies nicht in Ihrem System erfasst ist? Ohne diese Kontrolle wird auch die Berichterstattung zu einem Problem und es ist schwieriger, die Kosten dieser Reisen zu ermitteln, da Ihnen die Daten erst zur Verfügung stehen, nachdem die Ausgaben eingereicht wurden.

So meistern Sie die Herausforderung:

Es ist nicht einfach, die Kontrolle über die Reisenden zurückzugewinnen, insbesondere über diejenigen, die die Reiserichtlinie ignorieren. Untersuchungen zeigen jedoch, dass visuelle Kommunikation viel effektiver ist als schriftliche Kommunikation. Studien zufolge erhöhen farbige Grafiken die Bereitschaft, Inhalte zu lesen, um 80%. Auf diese Weise können Sie Ihre Reisenden ansprechen und hoffen, dass sie Ihre Richtlinie eher lesen/ansehen und befolgen.

Versuchen Sie, eine visuell ansprechende Version Ihrer Reiserichtlinie zu erstellen, die leicht zu verstehen und leicht zu befolgen ist. Möglicherweise ist das mangelnde Engagement der wahre Grund für das Kontrollproblem.

2. Unzureichende Datentransparenz

Wenn Daten über die gesamte Organisation verteilt und in unterschiedlichen Systemen gespeichert werden, ist es fast unmöglich, sich ein vollständiges Bild von den tatsächlichen Vorgängen zu machen.

Warum ist das ein Problem?

Weil es so wichtig ist, auf hochrangige Daten zugreifen und diese kombinieren zu können, um zeitnahe und genaue Berichte zu erstellen. Wir haben herausgefunden, dass die Berichterstattung über die Ausgaben an das Management für mehr als ein Viertel der Reisemanager eine große Herausforderung darstellt.

Ohne Daten ist die Einbindung der Stakeholder innerhalb der Organisation viel schwieriger. Sie müssen auch in der Lage sein, die Daten aufzuschlüsseln, um Ausgabenunregelmäßigkeiten aufzuspüren und Ausgabenprognosen bereitzustellen.

So meistern Sie die Herausforderung:

Die ideale Lösung wäre, alle Daten aus allen Quellen und Regionen in einem System zu integrieren. Dies kann viel Zeit und Investitionen erfordern, die nicht unbedingt zur Verfügung stehen.

Ein Zwischenverfahren könnte darin bestehen, eine führende Quelle/Region auszuwählen und daran zu arbeiten, Daten aus anderen Quellen/Regionen zu sammeln, um die Daten für die Berichterstattung zusammenzuführen und zu standardisieren.

3. Frustrierte Geschäftsreisende

Eine der interessantesten Herausforderungen haben wir uns für den Schluss aufgehoben: frustrierte Geschäftsreisende und die Zufriedenheit der Reisenden. Dies ist eine Herausforderung, über die sich viele Reisemanager uneinig sind, da einige der Meinung sind, dass die Zufriedenheit der Reisenden entscheidend ist, während andere eher darauf bedacht sind, die Reisenden zufrieden zu stellen und gleichzeitig die Kosten niedrig und die Compliance hoch zu halten.

Mitarbeiter wollen zunehmend die Tools, die sie zu Hause verwenden, auch zur Organisation ihrer Geschäftsreisen nutzen, und das ist auch der Grund, warum „Schwarzbucher“ so ein Problem darstellen. Sie möchten sich nicht durch die Reiserichtlinie des Unternehmens eingeschränkt fühlen und halten sich daher nicht daran. Wenn sie beispielsweise online eine günstigere Flugoption finden, mit der sie auch Flugmeilen sammeln können, werden sie diese wahrscheinlich nicht zugunsten einer weniger bequemen Option aufgeben wollen, die den Richtlinien entspricht.

Warum ist das ein Problem?

Dies führt zu Ressentiments und Misstrauen zwischen Reisenden und Reisemanagern. Der Geschäftsreisende beginnt, den Reisemanager eher als Hindernis denn als Wegbereiter zu sehen. Wenn Geschäftsreisende die Situation so empfinden, ist es weniger wahrscheinlich, dass sie innerhalb der Richtlinie buchen.

So meistern Sie die Herausforderung:

In vielerlei Hinsicht ist die Antwort ein Kompromiss. In den meisten Fällen wollen Geschäftsreisende das tun, was das Beste für ihr Unternehmen ist. Anstatt sie also zu überwachen, sollten Sie nach Lösungen suchen, mit denen Sie ihre bevorzugten Tools in Ihr System integrieren können.

Auf diese Weise sind Reisende eher bereit, die Richtlinie einzuhalten, weniger frustriert und hoffentlich zufriedener. Darüber hinaus verringert es die Herausforderung für Sie, da Sie durch die Einbindung der Tools in Ihr System die Kontrolle wieder zurückerlangen, die entscheidenden Daten für die Berichterstattung einbringen können und die Lösung die Anzahl der Direktbucher und damit der abtrünnigen Reisenden reduzieren sollte.

Mit modernen Tools, wie zum Beispiel Booking.com for Business, sind Geschäftsreisemanager besser gerüstet, um die Reisen ihrer Mitarbeiter zu verwalten.

Warum sind Geschäftsreisemanager wichtig?

Die Kosten für Geschäftsreisen sind häufig der zweitgrößte Ausgabenposten für Unternehmen, nach den Gehältern und Sozialleistungen der Mitarbeiter. Und während COVID-19 den Geschäftsreiseverkehr im Jahr 2020 drastisch reduziert hat, erholt sich die Branche bereits in einem ermutigenden Tempo und wird sich voraussichtlich in den kommenden Jahren vollständig erholen.

Beides bedeutet, dass Reisen weiterhin eine wichtige Rolle bei den Ausgaben eines Unternehmens spielen werden. Darum ist es eine gute Idee, Geschäftsreisen professionell zu verwalten.