Los viajes de trabajo pueden ser fundamentales para cerrar tratos importantes y establecer buenas relaciones con la clientela. Sin embargo, tratar con culturas y tradiciones desconocidas puede suponer un desafío, e incumplir el protocolo puede convertirse en un obstáculo. Tanto si ya tienes experiencia en viajes de trabajo como si vas a hacer tu primer viaje, es esencial conocer el protocolo, lo que se debe hacer y lo que no se debe hacer durante este tipo de viajes.
¿Qué es el protocolo en los viajes de negocios?
Este concepto abarca una amplia variedad de comportamientos, la comunicación, el código de vestimenta y las interacciones sociales. Conocer todo esto en detalle puede ayudarte con las diferencias en las costumbres y las normas culturales cuando viajas por trabajo.
¿Por qué es importante el protocolo en los viajes de empresa?
Cuando viajas por trabajo, es importante recordar que actúas en tu nombre, pero también en el de la empresa. Por eso, las buenas formas son esenciales para causar una buena impresión y establecer relaciones positivas con la clientela, compañeros de trabajo y posibles socios comerciales. Si actúas con educación y muestras respeto por las costumbres locales, generarás confianza, serás profesional y, en última instancia, tendrás más probabilidades de que tu viaje sea un éxito.
7 consejos clave para cumplir con el protocolo en los viajes de negocios
1. Sé puntual
Uno de los elementos más importantes del protocolo en los viajes de negocios es la puntualidad. Ser puntual es mostrar respeto por el tiempo de otras personas y es sinónimo de profesionalidad. Trata de llegar al menos unos cinco o diez minutos antes para tener tiempo suficiente de prepararte antes de que empiece la reunión. Con todo, puede ser que las cosas se compliquen. Si vas a llegar tarde, avisa cuanto antes a las personas con las que has quedado.
2. Adáptate a las costumbres locales
Cuando viajas al extranjero por trabajo, es muy importante respetar las costumbres y tradiciones de tu destino. Infórmate de las costumbres locales y esfuérzate por comprender los matices culturales. Por ejemplo, en algunas culturas, no es apropiado hablar de política, religión o cuestiones familiares. En otras, dejar propina es fundamental. Sin embargo, en Japón, dejar propina no solo es inusual, sino que puede llegar a considerarse de mala educación. Conocer las costumbres y prácticas habituales puede ayudarte a evitar meteduras de pata.
3. Sé profesional
Saludar a tus clientes de forma adecuada es fundamental para causar una buena impresión. El apretón de manos es la manera universal de iniciar una relación comercial. Sin embargo, no es lo adecuado en todas las culturas. En la India, por ejemplo, es costumbre colocar las dos manos juntas e inclinarse ligeramente. Asegúrate de prestar atención cuando hablan otras personas, y evita coger el teléfono o revisar tus mensajes durante las reuniones de trabajo.
4. Elige la ropa adecuada
Vestirse de forma apropiada para una reunión de negocios es esencial para causar una buena impresión. Infórmate de cuál es el código de vestimenta local en estos casos y elige tu ropa en consonancia. Recuerda que lo que se considera ropa adecuada para un encuentro de negocios puede variar considerablemente de un país a otro.
5. Muestra respeto
El respeto es un aspecto crucial del protocolo en el mundo de los negocios. Es importante ser siempre profesional, incluso en los momentos de ocio con los clientes. Evita elevar la voz, usar palabras malsonantes e interrumpir a la persona que habla.
6. Usa el sentido común
En los viajes de negocios pueden darse una amplia variedad de situaciones que requieren aplicar el sentido común. Son muchas las formas de mantener el respeto y la confianza en un viaje de trabajo. Habla de negocios en privado y evita comentar información confidencial en lugares públicos. Durante tu viaje, ten cuidado con lo que compartes en redes sociales.
7. Negocia con tacto
El protocolo en las reuniones de negocios puede variar mucho entre países y sectores. Es esencial tantear el ambiente y ajustar tu enfoque en consecuencia. Usa un tono firme, pero no agresivo, escucha detenidamente lo que dicen otras personas y esfuérzate por actuar con diplomacia, incluso cuando no estás de acuerdo.
Lo que sí debes hacer
Estas son algunas de las cosas que debes poner en práctica cuando viajas por trabajo:
- Vístete adecuadamente
- Sé puntual
- Muestra respeto
- Organízate bien
- Comunícate de forma efectiva
Lo que no debes hacer
Estas son algunas de las cosas que debes evitar cuando viajas por trabajo:
- La mala educación
- Gastar más de lo necesario
- Los excesos
- Descuidar lo que pertenece a la empresa
Protocolo de negocios y diferencias culturales
Las diferencias culturales son un aspecto crucial del protocolo en los viajes de negocios internacionales, porque determinan la forma de interactuar, comunicarse y hacer negocios en las diferentes regiones del mundo. Comprender y respetar las diferencias culturales puede ayudar a evitar malentendidos, ofensas y posibles daños a las relaciones comerciales. Por ejemplo, lo que se considera un atuendo o un comportamiento adecuados en una cultura puede ser inaceptable en otra. En algunas culturas, se valora la comunicación directa, mientras que en otras se prefiere la indirecta.
Si conoces estos matices culturales y te adaptas a ellos, conectarás con otras personas, generarás confianza y mostrarás respeto por las costumbres y tradiciones locales. Y esto, en última instancia, se traducirá en mejores resultados empresariales.
Evita criticar la burocracia o las infraestructuras de otros países. Aunque tus clientes crean que tienes razón, no apreciarán ese tipo de comentarios. Las quejas deberían reducirse al mínimo, ya que podrían considerarse muestra de mala educación. También se debe mostrar respeto fuera de la oficina, sobre todo si estás con un cliente en un restaurante u otro lugar. Aunque es positivo que haya un ambiente distendido, es importante mantener la profesionalidad en todo momento con la gente con la que te reúnes.
En conclusión, saber lo que se debe hacer y lo que no en un viaje de trabajo es fundamental para establecer relaciones fructíferas, generar confianza y conseguir los objetivos comerciales. Si sigues algunos principios básicos, puedes causar una buena impresión y evitar malentendidos que podrían afectar negativamente a tu viaje de trabajo. Estos principios incluyen:
- Ser puntual
- Vestirse adecuadamente
- Respetar las diferencias culturales
Recuerda informarte y familiarizarte con las prácticas o costumbres locales antes de viajar a tu destino, y presta atención a tu comportamiento y estilo comunicativo una vez allí. Si conoces y sigues el protocolo en los viajes de negocios, puedes conseguir tus objetivos, establecer relaciones sólidas y causar una impresión positiva y duradera ante tus clientes, compañeros de trabajo y posibles socios comerciales.
