Les déplacements professionnels peuvent être essentiels pour conclure d’importants contrats et nouer des relations fructueuses avec les clients. Cependant, il n’est pas toujours simple de se confronter à des coutumes et des cultures inconnues, et si vous ne respectez pas les convenances, vos résultats risquent d’en pâtir. Que vous ayez l’habitude des déplacements professionnels ou que vous soyez sur le point d’effectuer votre 1er voyage, il est important de faire un point sur ce qu’il convient de faire et de ne pas faire lors d’un voyage d’affaires.
À quoi fait-on référence quand on parle de convenances à respecter lors d’un voyage d’affaires ?
Les convenances à respecter lors d’un voyage d’affaires englobent un large éventail de comportements, notamment en matière de communication, de choix vestimentaires et d’interactions sociales. En maîtrisant ces compétences, vous aurez plus de facilités à vous accoutumer aux cultures et coutumes qui vous sont inconnues lorsque vous voyagez pour raisons professionnelles.
Pourquoi ces convenances sont-elles importantes ?
Lorsque vous voyagez pour raisons professionnelles, vous devez garder à l’esprit que vous n’agissez pas seulement en votre nom, mais aussi en celui de votre société. Il est donc important que vous respectiez les convenances afin de donner une impression positive à vos interlocuteurs et interlocutrices, et afin d’établir des relations fructueuses avec vos clients, collègues et partenaires commerciaux potentiels. En faisant preuve de politesse et de respect des coutumes locales, vous établirez une relation de confiance avec les personnes rencontrées, vous ferez preuve de professionnalisme et vous augmenterez vos chances de remplir les objectifs de votre voyage d'affaires.
Nos 7 conseils pour respecter les convenances lors d’un voyage d'affaires
1. Soyez à l’heure
L'une des convenances les plus importantes lors d’un voyage d'affaires est la ponctualité. En arrivant à l’heure, vous montrez que vous respectez le temps des personnes rencontrées et vous faites preuve de professionnalisme. Essayez d'arriver au moins 5 à 10 minutes en avance afin d'avoir du temps pour vous concentrer avant le début de la réunion. Cela dit, en voyage d’affaires, il est fréquent de faire face à des imprévus. Si vous avez du retard, assurez-vous d'en informer les personnes que vous devez rencontrer le plus tôt possible.
2. Adaptez-vous aux coutumes locales
Lorsque vous voyagez à l'étranger pour affaires, il est très important de respecter les coutumes et les traditions de votre destination. Renseignez-vous sur les coutumes locales et essayez d’appréhender les nuances culturelles. Par exemple, dans plusieurs cultures, il est inapproprié de parler de religion, de politique ou de la famille des personnes. Autre exemple : dans certains pays, les pourboires constituent un élément essentiel du secteur des services. Au Japon, en revanche, il est considéré comme étrange, voire impoli de donner un pourboire. En vous appropriant ces coutumes et pratiques, vous éviterez de commettre un impair.
3. Faites preuve de professionnalisme
Il est essentiel de saluer vos clients d’une manière appropriée pour faire bonne impression. La poignée de main est une convention universelle pour établir des relations commerciales. Cependant, celle-ci n’est pas appropriée dans toutes les cultures. En Inde, par exemple, il est de coutume de joindre les deux mains et de s'incliner légèrement. Assurez-vous d'accorder toute votre attention à vos interlocutrices et interlocuteurs lorsqu’ils parlent, et évitez de répondre à des appels ou de consulter vos messages lors de réunions professionnelles.
4. Habillez-vous d’une manière adaptée
Il est essentiel de s’habiller de manière adaptée pour faire bonne impression lors d’une réunion professionnelle. Renseignez-vous sur le code vestimentaire en milieu professionnel dans votre destination afin de choisir des vêtements adaptés. N’oubliez pas que ce code vestimentaire peut varier considérablement d’un pays à l’autre.
5. Faites preuve de respect
Le respect est un aspect déterminant des convenances en milieu professionnel. Il est important de garder une attitude professionnelle, même lorsque vous organisez une sortie avec des clients en dehors du travail. Évitez d'élever la voix, d'utiliser un langage grossier et d'interrompre les personnes qui parlent.
6. Faites preuve de bon sens
Au cours de vos voyages d'affaires, vous pourrez rencontrer de nombreuses situations dans lesquelles il convient de faire preuve de bon sens. Il y a de nombreuses façons de faire preuve de respect et de maintenir des relations de confiance lors d’un voyage d’affaires. Attendez d’être en privé pour entamer la conversation sur les sujets professionnels et n’abordez pas d’informations sensibles dans un lieu public. Pendant votre voyage, faites attention à ce que vous partagez sur les réseaux sociaux.
7. Faites preuve de tact dans vos négociations
Les convenances à suivre en réunion peuvent différer considérablement selon les pays et les secteurs. Il est important de jauger l’ambiance qui règne dans la pièce et d’ajuster son approche en conséquence. Affirmez-vous sans faire preuve d’agressivité, écoutez attentivement vos interlocuteurs et interlocutrices et montrez-vous diplomate, même en cas de désaccord.
Ce qu’il faut faire en voyage d'affaires
Nos meilleurs conseils pour vos voyages d’affaires :
- Habillez-vous d’une manière adaptée
- Soyez à l’heure
- Faites preuve de respect
- Soyez organisé(e)
- Communiquez efficacement
Ce qu’il ne faut pas faire en voyage d'affaires
À éviter absolument en voyage d’affaires :
- Ne soyez pas impoli(e)
- Ne dépensez pas trop
- Ne faites pas d’abus
- Ne soyez pas négligent(e) avec les biens de votre société
Différences culturelles et convenances en milieu professionnel
Les différences culturelles sont un aspect crucial à prendre en compte lors des voyages d'affaires internationaux. Elles régissent la manière dont les gens interagissent, communiquent et font des affaires dans différentes régions du monde. En vous renseignant sur les spécificités culturelles de votre destination et en les respectant, vous éviterez les malentendus et aurez moins de risque d’offenser les personnes que vous rencontrerez, et de potentiellement porter préjudice à vos relations commerciales. Par exemple, une tenue vestimentaire ou un certain comportement peuvent être considérés comme appropriés dans une culture, mais inacceptables dans une autre. Dans certaines cultures, la communication directe est valorisée, tandis que dans d’autres, c’est la communication indirecte qui est privilégiée.
En prenant note de ces nuances culturelles et en vous y adaptant, vous pourrez nouer des relations avec vos interlocuteurs et interlocutrices et leur inspirer confiance. De plus, cela est une marque de respect envers les coutumes et les traditions de la population locale qui pourrait vous permettre d’atteindre de meilleurs résultats.
Évitez de critiquer les infrastructures ou l’administration d’un autre pays. Même si vos clients sont d’accord avec vous, ils n’apprécieront pas que vous attiriez l’attention sur ces problématiques. Évitez tant que possible de vous plaindre, car cela pourrait être considéré comme impoli. Faites également preuve de respect en dehors du cadre professionnel, notamment lorsque vous recevez un client au restaurant ou ailleurs. S'il convient d'établir des rapports détendus avec les personnes que vous rencontrez, il est important de veiller à garder une attitude professionnelle à tout moment.
En conclusion, il est important de bien connaître les convenances à respecter lors d’un voyage d’affaires pour établir des relations fructueuses avec vos interlocuteurs et interlocutrices et gagner leur confiance, mais aussi pour atteindre vos objectifs commerciaux. En suivant certains principes de base, vous ferez bonne impression et éviterez les malentendus susceptibles d’avoir des conséquences négatives sur votre voyage d’affaires. En particulier :
- Soyez à l’heure.
- Habillez-vous d’une manière adaptée.
- Respectez les différences culturelles.
N'oubliez pas de faire des recherches et de vous familiariser avec les coutumes ou pratiques locales avant votre voyage, et faites attention à votre comportement et à votre style de communication lorsque vous êtes en déplacement. En respectant les convenances à suivre lors d’un voyage d'affaires, vous pourrez atteindre vos objectifs, établir des relations solides et donner une bonne impression à vos clients, collègues et partenaires commerciaux potentiels, dont ils se souviendront longtemps.
