La mejor forma de gestionar presupuestos de viajes de trabajo

Los viajes de negocios son una parte fundamental de las operaciones de muchas empresas, pues facilitan la expansión, el networking y las relaciones con los clientes. Gestionar el presupuesto de viajes de negocios de forma eficaz es crucial para preservar la salud financiera y garantizar que los viajes sigan siendo productivos y beneficiosos. En esta guía veremos estrategias para gestionar el presupuesto de los viajes de negocios, desde calcular costes hasta elegir el enfoque adecuado según las necesidades de la empresa.

Comprender los costes de los viajes de empresa

Antes de adentrarnos en las estrategias presupuestarias, es esencial comprender cuáles son los componentes de los costes de los viajes de negocios. Estos suelen incluir:

Transporte

Ya sea reservar vuelos a destinos lejanos, organizar viajes en tren para reuniones regionales, conseguir coches de alquiler o utilizar taxis o servicios de viajes compartidos, los gastos de transporte son un aspecto fundamental de los presupuestos de viajes de negocios.

Alojamiento

Los gastos de alojamiento pueden incluir estancias en hoteles, reservas de apartamentos o cualquier otra opción adecuada para viajes de trabajo. La decisión de dónde alojarse depende a menudo de factores como la proximidad a los lugares de reunión, los servicios ofrecidos, las políticas corporativas y las limitaciones presupuestarias.

Comida y ocio

Las comidas, el ocio con clientes y los imprevistos son una parte importante de los gastos en viajes de negocios. Tanto si son cenas formales con clientes como comidas informales con colegas, las dietas son una parte sustancial de los costes de viaje. Los gastos relacionados con el tiempo de ocio con los clientes, como entradas para eventos o espectáculos, deben incluirse en el presupuesto general. Además, también hay que tener en cuenta los snacks y las bebidas.

Gastos varios

Otros costes pueden incluir gastos en conferencias para asistir a eventos de la industria o ferias, tasas de visado para viajes internacionales y cargos derivados del uso del teléfono móvil y del acceso a Internet. Los viajes pueden ser impredecibles. Retrasos, cambios de planes… Los presupuestos deben considerar los costes que puedan surgir durante el transcurso del viaje.

Comprender el desglose de estos elementos permite a las empresas desarrollar estrategias presupuestarias efectivas, basadas en datos y adaptadas a sus necesidades de viaje específicas. Al evaluar y gestionar meticulosamente cada categoría de gastos, puedes optimizar tus presupuestos.

Configurar el presupuesto para viajes de negocios

Los viajes de empresa que van sobre ruedas comienzan con una buena planificación. Y elaborar el presupuesto para viajes de negocios es un primer paso esencial.

Antes de hacerlo, es importante tener claro cómo encajan los viajes de negocios con los objetivos de la empresa. A partir de ahí, establece qué se puede lograr con esos viajes y define cómo pueden influir en tu negocio.

Para crear un presupuesto de viaje de negocios eficaz, sigue estos pasos:

1. Reunir datos

Revisa los gastos de viajes anteriores para identificar los patrones de gasto habituales.

Analiza los viajes previos para identificar tendencias, comprender en qué se gasta mayoritariamente y encontrar áreas de ahorro potencial. Este enfoque basado en datos proporciona una base sólida para elaborar un presupuesto realista que sea coherente con los objetivos financieros de la empresa.

2. Identificar las categorías de costes

Divide los gastos en categorías como transporte, alojamiento, ocio y comidas.

Al clasificarlos, puedes asignar fondos estratégicamente y supervisar el gasto en áreas específicas de manera más efectiva. Esta segmentación también posibilita un análisis más detallado de los costes de viaje para identificar áreas de gasto excesivo o de ahorro potencial.

3. Asignar fondos

Decide cuánto asignar a cada categoría.

Una vez que hayas identificado las distintas categorías de costes, determina cuánto asignar a cada una según las prioridades y posibilidades financieras de la empresa. Considera la frecuencia de los viajes, el tipo de actividades que se llevan a cabo y cualquier proyecto o evento futuro que requiera viajar. Asigna recursos de una manera que refleje los objetivos de la empresa y, al mismo tiempo, asegúrate de cubrir las necesidades de viaje esenciales con fondos suficientes. Es importante ser flexible en las asignaciones para que se puedan hacer ajustes a medida que las prioridades comerciales vayan cambiando.

4. Establecer políticas

Establece pautas claras para los gastos permitidos y los límites de gasto.

Estas políticas deben abordar una variedad de cuestiones, incluidos los medios de transporte preferidos, las normas de alojamiento, las dietas, los procedimientos para solicitar reembolsos y los requisitos de aprobación de los gastos de viaje. Las directrices transparentes promueven la coherencia y el cumplimiento de las restricciones presupuestarias en toda la empresa. Revisa y actualiza periódicamente estas políticas para reflejar los cambios en las necesidades comerciales, tendencias de la industria o requisitos normativos. Si ya tienes algunas políticas implementadas, asegúrate de actualizarlas y compartirlas periódicamente.

5. Adoptar sistemas de seguimiento.

Usa herramientas o software para controlar los gastos en tiempo real e identificar áreas de mejora.

Los sistemas automatizados de gestión de gastos pueden agilizar el proceso de reembolso, guardar recibos en formato electrónico y generar informes para dar visibilidad de los gastos de viajes. Estos sistemas de seguimiento te ayudan a identificar posibles casos de incumplimiento de las políticas. Analiza periódicamente los datos de gastos para evaluar la eficacia de los controles presupuestarios y tomar decisiones informadas que te permitan optimizar el presupuesto de viajes de negocios.

Siete consejos clave para elaborar presupuestos de viajes de empresa

1. Planificar con antelación: uno de los principios fundamentales de la elaboración de presupuestos para viajes de empresa es la previsión. Al planificar con anticipación y reservar vuelos y alojamiento con mucho tiempo, el potencial de ahorro puede ser significativo. Cuanto antes organices el viaje, más probabilidades tendrás de obtener tarifas más bajas y ofertas ventajosas, sobre todo en temporada alta.
2. Aprovechar los programas de fidelización: las personas con experiencia en viajes de empresa saben lo importante que es la fidelidad del cliente. Apuntarse a los programas de fidelización de los hoteles y las aerolíneas puede ser un verdadero punto de inflexión a la hora de hacer rendir el presupuesto. Acumular puntos y aprovechar los premios de fidelización no solo se traduce en descuentos en reservas futuras, sino que también puede ser sinónimo de ventajas y mejoras exclusivas.
3. Establecer límites de gasto: definir límites de gasto claros es esencial para garantizar que se respetan las normas durante los viajes de empresa. Al establecer directrices transparentes en torno a los gastos permitidos, las empresas pueden poner freno al gasto excesivo de forma eficaz.
4. Elegir tarifas flexibles: en el impredecible ámbito de los viajes de negocios, la flexibilidad es clave. Elegir flexibilidad, optando por billetes reembolsables o con posibilidad de cambio, proporciona una capa adicional de seguridad frente a imprevistos que puedan influir en los planes de viaje. Si bien estas tarifas pueden ser ligeramente más altas en un principio, la posibilidad de adaptarse a cambios de última hora puede evitar cargos por modificaciones en el futuro.
5. Hacer un seguimiento de los gastos: en la era digital, usar la tecnología es primordial para gestionar los gastos de forma eficaz. El uso de herramientas o apps específicas para hacer un seguimiento de los gastos permite a las empresas optimizar el proceso de control, tener visibilidad en tiempo real de los patrones de gasto e identificar áreas para una posible reducción de costes. El análisis de datos puede ayudarte a tomar decisiones informadas para optimizar tus presupuestos de viaje.
6. Fomentar un comportamiento de gasto responsable: concienciar al personal de la importancia de comportarse de manera responsable a la hora de gastar es fundamental para gestionar el presupuesto de viajes de empresa. Si fomentas una mentalidad de ahorro y resolución de problemas, el personal tendrá las herramientas necesarias para buscar proactivamente oportunidades de ahorro, ya sea compartiendo alojamiento, utilizando el transporte público o eligiendo comidas más económicas.
7. Revisar y ajustar: el mundo de los viajes de empresa evoluciona constantemente, al igual que deberían hacerlo tus estrategias presupuestarias. Revisar y reevaluar periódicamente el presupuesto de viajes permite a las empresas mantenerse ágiles y receptivas a las cambiantes necesidades comerciales y condiciones del mercado. Al adoptar una actitud proactiva y flexible, las empresas pueden ajustar sus enfoques presupuestarios y mitigar los riesgos potenciales.

Reducir el gasto y optimizar el presupuesto

La implementación de medidas de ahorro de costes antes y durante los viajes puede influir significativamente en tu gasto general. Considera las siguientes estrategias:

• Negociar descuentos. Trabaja con proveedores de viajes o plataformas como Booking.com for Business para conseguir tarifas con descuento en reservas múltiples o colaboraciones a largo plazo.
• Centralizar las reservas. Reúne las reservas de viajes en una única plataforma o empresa de gestión de viajes para agilizar los procesos y acceder a mejores tarifas.
• Fomentar las reuniones virtuales. Explora las alternativas a los viajes físicos, como las videoconferencias, para reducir la necesidad de viajes costosos.
• Usar programas y puntos de fidelización. Plantéate el uso de programas y puntos de fidelización o herramientas como Booking.com for Business para conseguir tarifas a medida para viajes de negocios.

Elegir el enfoque presupuestario correcto

En materia de viajes de empresa, hay dos enfoques presupuestarios principales:

• Presupuesto con límite máximo: establecer un límite estricto para el gasto total en viajes durante un período determinado, lo que significa definir límites claros pero limitar potencialmente la flexibilidad.
• Presupuesto dinámico: dar flexibilidad a la hora de gastar en función de las necesidades empresariales y las condiciones del mercado, lo que supone una mayor capacidad de adaptación, pero requiere un seguimiento cuidadoso para evitar gastos excesivos.

No existe una verdad absoluta para elaborar presupuestos de viajes de empresa. Dependiendo de las necesidades y objetivos de la empresa, diferentes enfoques podrían funcionar mejor en distintas etapas del crecimiento del negocio.

Consejos clave para ajustarse al presupuesto

1. Considera las fechas u horas de menor demanda para viajar con el fin de reducir los gastos en billetes de avión o de tren.
2. Compara diferentes sitios web y empresas de viajes cuando vayas a elegir medio de transporte y alojamiento.
3. Echa un vistazo a las apps de reserva para encontrar ofertas y ahorrar en las comidas durante los viajes.
4. Busca actividades gratuitas y económicas en tu destino.

Para hacer un buen uso del presupuesto para viajes de negocios es necesario combinar una planificación estratégica, una actitud de gasto responsable y una evaluación continua. Si pones en práctica los consejos descritos en esta guía y eliges el enfoque presupuestario adecuado para tu negocio, te asegurarás de que los viajes de empresa sean eficientes, rentables y útiles para lograr tus objetivos comerciales. Gestionar el presupuesto de forma eficaz no es solo reducir costes, es optimizar los recursos para maximizar el valor de cada viaje de negocios.